合同管理办法

湖北省楚建易网络科技有限公司合同管理方法(试行)制度编号：CJY-ZD-FK-001第一章总则第一条为加强合同管理工作，提高合同质量，确保依法订立、推行、变更和解除合同，及时解决合同纠纷，维护公司的正当权益，建立和完善事前防备、事中控制、事后补救的合同风险防备机制，根据《中华人民共和国合同法》，特制订本方法。第二条本合同所指公司，为湖北省楚建易网络科技有限公司。本方法合用于公司本级、公司各部门及将来分、子公司的合同管理。第三条本方法所称合同是指公司在经济活动中与自然人、法人及其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系而订立的合同，涉及合同书、含有法律约束力的其它各类法律文献（框架合同、备忘录、意向书、数据电文）以及即时结清的口头合同。本方法所称合同管理是指：公司对合同的审核、订立、推行、变更、解除、登记、争议解决、监督检查、奖罚等行为的管理活动。本方法所称合同经办部门为公司内部需求并负责订立合同的部门；合同经办人为具体负责合同订立的公司员工。第四条合同管理是公司管理的重要内容，合同管理工作应遵照下列原则：（一）谁主张、谁订立、谁管理、谁负责原则。合同的订立由合同经办人及合同经办部门负责，由财务部门审查监督，由风控部门审查及专项管理。（二）授权管理原则。合同经办人应当按照规定的权限负责谈判、订立合同，不得未经授权、超出授权以及越级订立合同。（三）依法订立合同原则各部门应当严格按照国家有关法律法规的规定订立合同，由合同审核部门对合同进行全方面审核，确保合同的正当性。（四）先签合同后推行原则。公司合同应当先订立、后推行，避免在合同推行过程中甚至推行完毕后补签合同。（五）全过程管理原则。公司合同管理流程的分为合同的准备、订立、推行、终止以及登记归档等，实施全过程管理。（六）及时解决合同纠纷，维护公司的正当权益原则。第五条公司任何部门或员工不得运用合同损害我司利益牟取私人利益，影响我司正常的生产经营。第六条管理、参加合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密，任何人不得以任何方式泄露在合同管理中知悉的商业秘密。第七条合同经办部门、合同经办人以及与合同管理有关的其它工作人员，都应当按照规定的职责、程序等认真做好合同管理工作。第二章合同管理机构、人员及其职责第八条公司涉及合同业务的各职能部门，负责本部门业务合同的订立及推行工作。（一）办公设备、办公用品的采购合同，房屋租赁、装修合同、宣传推广合同、劳动合同及人力资源培训合同由综合管理部负责。（二）技术开发、技术咨询、技术服务类合同由技术中心负责。（三）采购商、供应商入驻合同、广告合同及金融超市板块合同由市场部负责。（四）涉及公司与各家金融机构订立的战略合作合同、公司与银行订立的协定存款合同、构造性保本存款合同（合同）、定时存款合同（合同）、财务软件产品及服务采购合同以及公司聘任外部中介机构订立的专项审计、专项资产评定、专项税务咨询等合同由财务部负责。上述未列明的合同订立及推行工作，由该合同的经办部门负责。第九条公司合同经办部门的重要职责涉及：（一）进行合同订立的可行性研究、业务洽谈、资信调查、报审报批、授权手续、用印订立等具体事务；（二）负责本部门经办合同的初审，以及按程序提请有关部门审核、评审，呈请领导审批，依法订立、变更、解除合同；（三）检查合同推行状况，解决推行中出现的问题，合同不能推行或不能完全推行，应按程序及时报告有关领导和有关部门，加强合同异常推行的监控；（四）参加本部门业务范畴内法律文书、业务函件的协调转达、合同纠纷的协商、解决。第十条公司风控部为合同管理部门，重要职责涉及：（一）设计、建立和完善统一管理、分级负责的合同管理体系，制订公司合同管理规章制度并组织实施；（二）负责组织公司格式合同的编制、公布和推广使用各类格式合同，建立和维护示范格式合同信息库，供使用；（三）审核公司全部合同，提出法律审核意见，审核授权委托书、法人身份证明等签约手续；（四）负责公司各类合同的编号、存档，并检查公司合同推行状况；（五）收集、整顿、分析公司合同管理信息，定时向公司领导报告合同综合管理工作的状况；（六）管理本单位合同纠纷，督导和参加合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动。第三章合同审核第十一条公司合同的审核涉及五个环节：拟定/审核合同文本、审核业务风险、审核财务风险、审核法律风险及领导审批。第十二条合同审核采用书面审批方式，由合同经办人负责《合同订立审批表》的签批。第十三条法务人员负责拟定/审核合同文本，重要职责涉及：（一）审核经办部门提交的合同文本或根据经办部门提交的协商成果，收集有关信息，拟定合同文本；（二）合同的内容必须遵照《中华人民共和国民法总则》及《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规的规定，确保条款的正当性、严密性和可行性。对于核心条款，如数量条款、质量条款、价格条款、付款方式、付款时间、违约条款等，必须确保用词精确。（三）合同起草或审核后，法务人员应将合同文本与合同经办部门进行沟通，并确认最后内容。第十四条合同经办部门负责人对业务风险进行审核，重要职责涉及：（一）审核合同缔约方主体资格真实性、公司资质的时效与正当性，涉及专营许可证或资质的，应含有对应的许可、等级、资质证书；（二）在合同拟定后，对合同的推行前景进行评定，必要时，能够提出适宜增加优惠条款；（三）要根据业务发展前景来拟定合同的利润水平，拟定合同与否有订立的必要性；（四）对合同的风险控制方法进行评定，检查合同条款与否对可能出现的业务风险采用了恰当的规避方法。第十五条财务部门负责人对财务风险进行审核，重要职责涉及：（一）审核合同的付款条件，采用有利的付款条件，减少公司资金成本，并提高公司的资金周转率；（二）审核合同订立双方的税务发票开票信息及对税务发票开票税率、方式的商定；（三）以贷款方式支付合同货款或其它费用时，必须考虑资金成本，从财务角度对合同的盈利性进行预测。第十六条风控部门负责人对合同法律风险进行审核，重要职责涉及：（一）合同正当性的审核，即当事人有无订立、推行该合同的权利能力和行为能力；合同内容与否符合国家法律、法规和政策的规定；当事人意思体现与否真实；订立程序与否符正当律规定。（二）合同严密性的审核，即合同应含有的条款与否齐全；当事人的权利义务商定与否明确具体；文字表述与否精确无误。（三）合同可行性的审核，即当事人与否含有履约能力；预计获得的经济效益和可能承当的风险；合同非正常推行时可能受到的经济损失及救助方式。（四）合同完整性的审核，即合同必要附件与否齐全，与否有缔约相对方营业执照、法人身份证明、授权委托书、身份证复印件等。第十七条领导审批后订立合同。（一）标的额为20万（含）以上的重大合同必须通过公司总经理办公会商议通过，并报公司董事会同意，由法定代表人订立或者其授权代理人订立。（二）标的额为10万（含）-20万（不含）的合同经总经理（执行总经理）审批通过后由总经理（执行总经理）订立。（三）标的额为1万（含）-10万（不含）下列的合同经总经理（执行总经理）审批通过后由分管副总经理订立。（四）标的额为1万（不含）下列的合同经总经理（执行总经理）审批通过后由经办部门负责人代表订立。第四章合同订立第十八条合同审批后，由合同经办人提交印章管理人核对无误后加盖公司印章。合同盖章应满足下列条件：（一）合同审批表已由各审核部门签字确认，合同原件已由分管领导订立；（二）合同原件已由缔约相对方加盖公章（涉及落款章及骑缝章）并由法定代表人签字，由其授权代理人签字的，应附有授权委托书；（三）合同应附有缔约相对办法定代表人身份证明文献或身份证复印件；由其授权代理人签字的，应附有被授权人身份证复印件；（四）合同及其它资料中缔约相对方所使用的名称、印章、联系方式等内容一致。第十九条订立两页以上的合同必须加盖骑缝章（或逐页签字）。严禁在尚未最后拟定的合同文本、空白介绍信、信笺纸或其它纸张上加盖印章。严禁将仅有我方签字、盖章的未填写或空白合同交、寄对方签字盖章。第二十条严禁用部门印章等其它印章替代合同专用章、行政印章进行合同盖章。第二十一条合同订立合同过程中，我方处在优势地位时，必须采用公司公布的格式合同；没有格式合同的，应当参考法律规定的示范文本。第五章合同的归档第二十二条订立合同后，公司应最少保存三份合同原件，一份留合同经办部门保管用于后续合同推行、款项结算，其它原件交风控部门负责登记归档。第二十三条劳动合同应交综合管理部门，由人事专人登记归档。第二十四条其它合同应交风控部门，由法务专人登记归档。第二十五条合同归档应建立统一内部编号及电子台账，实施1份合同档案1个编号，不得重号、漏号，方便查询调阅。第二十六条合同档案编号由三部分构成：（一）第一部分为公司及文献代码：劳动合同代码CJY-RL；其它合同代码CJYHT。（二）第二部分为经办部门代码：综合管理部代码ZH，运行部代码YY，市场部代码SC，财务部代码CW，风控部代码FK,产品中心代码CP，技术中心代码JS，以这类推。劳动合同则省略此代码。（三）第三部分为年份、月份加次序号，如01001。例如，公司员工劳动合同可编码为CJY-RL-01001；公司其它合同档案可编码为CJYHT-ZH-01001。第二十七条合同档案的归档范畴重要涉及：（一）合同订立审批表。（二）合同文本及附件。（三）补充合同、变更或解除合同合同。（四）相对人营业执照、资格证、特种经营许可证等资信调查资料，对方签约人、法定代表人身份证明及授权委托书。（五）意向书、备忘录、会议纪要。（六）往来信函、电报、传真（涉及验收文献、质量异议书、催款告知书等）（七）送达回执或确认书。（八）其它有关文献、资料。第二十八条已归档合同的借阅、复印、外带等应按规定，由经办人提交《合同使用审批表》，经部门负责人及风控部门负责人审批同意后方可进行。第二十九条法务专人应做好合同借阅、复印及外带登记，填写《合同使用记录表》并由经办人签字确认。第六章合同的推行第三十条合同依法订立生效后，各部门必须认真、全方面、严格推行合同，按合同条款安排工作，及时检查推行状况，解决问题。第三十一条合同执行部门发现缔约相对方不推行或不全方面、不适宜推行合同，或收到对方对公司推行合同提出的异议时，应保存有关证据，书面报告分管领导及风控部门。第三十二条风控部门应在法定或商定时限内，以法定或商定方式向对方提出异议或予以回复。第三十三条缔约相对方的行为使公司难以推行合同或继续推行可能造成公司损失时，合同执行部门必须快速向分管领导及风控部门报告，由分管领导决定与否中断或终止推行合同。第三十四条对合同推行过程中相对方的违约行为，合同执行部门应及时查明因素，收集证据资料，经风控部门指导按合同规定及时、合理地向对方提出索赔规定。第七章合同的变更第三十五条因合同推行状况发生变化，公司认为需要变更合同条款的，能够向对方提出合同变更规定。第三十六条缔约相对方提出合同变更规定时，应由经办部门及风控部门审核对方理由与否正当、合理，与否符合变更条件。第三十七条对方变更合同的规定必须以书面形式提出。对方口头（涉及电话）提出变更合同规定的，经办部门必须规定对方提供书面文献，否则仍按原合同规定推行。经办部门不得以对方的口头（涉及电话）回复作为合同变更的根据。第三十八条经双方协商一致达成合同变更合同的，应由经办人申请合同审批流程。第三十九条双方对合同变更不能达成一致的，应继续按照原合同推行，经办部门应注意保存协商过程中的有关书面资料。第八章合同的解除第四十条发生法定或合同商定的合同解除情形时，经办部门应在法律规定或合同商定的期限内，以书面形式告知缔约相对方解除合同。第四十一条缔约相对方提出解除合同规定的，应当以书面形式告知公司经办部门。对方口头（涉及电话）提出解除合同规定的，经办部门必须规定对方提供书面文献，否则仍按原合同规定推行。第四十二条双方协商一致同意解除的，应订立书面的合同解除合同。第四十三条双方对合同解除不能达成一致的，由经办部门及风控部门共同参加协商，协商不成的，由风控部门提请法院或仲裁机构确认。因合同解除而造成公司损失的，还应规定对方予以赔偿。第九章合同争议的解决第四十四条合同有关法律文函、回复材料，变更、解除合同的告知或复函需经风控部门审核、备案后发出。第四十五条发生合同纠纷后，经办人、经办部门应及时报告风控部和有关领导，并主动参加纠纷的解决。有关案件当事人和涉案部门要主动妥善解决，协调配合，采用有效方法挽回可能造成的经济损失，不得互相推诿，推卸责任。第四十六条因对方当事人的违约行为造成我方正当权益受到侵害的，应规定对方承当违约责任，涉及违约金、损害赔偿金等。第四十七条对合同纠纷要力求先通过协商解决，协商达成一致意见的，应及时形成书面法律文献（涉及但不限于补充合同、合同解除合同等），并加盖双方单位公章。第四十八条在合同纠纷解决过程中，未经风控部审核，不得向合同另一方作出实质回复、提供文献资料。第四十九条风控部负责合同纠纷案件的诉讼或仲裁，办理授权委托手续，需要委托外聘律师办理的，由风控部负责。第十章奖励与处罚第五十条公司建立健全合同管理的奖惩制度，通过奖励或处罚，维护合同管理制度的严肃性，激发合同管理人员的主动性，不停推动合同管理水平的提高。第五十一条对符合下列条件的合同管理人员及其它合同管理配合人员，公司可视合同、案件标的额及避免、挽回经济损失的大小予以一次性奖励：（一）在合同订立过程中尽职尽责，发现并纠正重大缺点使公司免受重大经济损失的；（二）在合同推行过程中发现重大问题，主动采用补救方法避免重大经济损失的；（三）在解决经济纠纷中有突出奉献使公司免受重大经济损失的；（四）在合同管理工作中认真负责，做出突出奉献、应予奖励的其它情形。第五十二条有下列情形之一的，应追究有关人员责任。根据造成损失严重程度和责任大小，分别予以批评教育、经济处分、行政处分，情节严重涉嫌犯罪的，移交司法机关解决：（一）违反公司的合同专项管理方法或其它规章制度，不推行合同订立及变更的审批流程和手续，即自行订立和变更合同的情形；(二)合同管理不善，丢失、毁损合同文本及有关文献,给公司造成损失的；（三）订立经济合同违反国家法律、法规和政策规定，受到法律制裁的；（四）与对方当事人恶意串通，为谋取个人利益、小团体利益而损害公司利益的；（五）在合同订立与推行过程中失职、失职或接受贿赂的；（六）私自刻制公司印章，与别人订立合同，给公司造成损失的；（七）对合同项目不进行可行性分析，对对方当事人资信状况未进行细致考察，盲目订立合同，给公司造成损失的；（八）订立合同过程中应当使用公司公布的合同示范文本而未使用的；（九）故意隐瞒真实状况，获得审批而订立合同,给公司造成损失的；（十）应当订立书面合同而未订立的；(十一)未经公司法定代表人授权或超越代理权限，私自对外订立合同或出具书面承诺、无权代理或超越代理权限签约的；(十二)在订立、推行合同中疏于职守，不按法律和本方法规定的程序订立、变更、解除合同，给公司造成损失的；(十三)泄露合同意向、商业、技术秘密或其它有关机密，给公司造成损失的；(十四)发生经济纠纷后，不采用主动有效的方法加以解决，私自解决或隐瞒真实状况，不配合诉讼代理人的调查取证