设计部档案管理制度

设计部资料室管理制度目的：为了对设计部的资料和器具进行有效的管控，方便查阅和使用，特制定本制度。范围：由设计部负责接收、出具、使用、保管的资料和器具，包括元器件样本、工具书、规范文件、项目设计资料（含外来技术文件）、工具软件、调试工具、器具等。职责：资料员负责资料室的日常事务处理，一般由设计部人员人员专职或兼职。设计部门长负责资料室的整体管理。设计部或其它部门人员按照相关要求配合资料员进行日常处理管理职责：负责本部门及与本部门工作密切相关的不同载体、不同形式的文件材料的收发归集、登记、立卷、存档、保管及传递工作，确保归档材料的完整、准确、系统。根据部门内各科职能及不同种类文件材料形成的特点，将归档材料合理分类存放，便于利用和立卷归档。要求组卷合理、编写文号准确，编目填写清楚工整，案卷标题简明扼要、表述准确，保管期限划分科学、合理,装订整齐、美观。资料材料立卷归档后应及时向部门综合资料室移交，并认真填写好移交清单上的各个款项。做到保管严密，存放有序，查找方便，严格遵守公司保密制度。适用范围：设计部各课资料收集：原则上由各课对工作开展中产生的具有保存价值的客户样本、项目资料、公用器具、技术资料及公司相关制度等进行分类，拟出各课归档目录，提交资料管理员，按照资料性质予以收集、分类、归档。设计一课：项目资料、设计二课：设计三课：归档时间：1、客户样本：查阅完毕后及时入档。2、项目资料：以施工项目为单位，工程准备阶段文件一经形成及时入档，施工过程中产生的文件由各课每半月一次整理分类，做出文件清单入档。3、公用器具：使用完毕后及时入档。4、公司制度：查阅完毕后及时入档。资料保管：资料资料管理负完全责任，若资料丢失或擅自泄露资料机密，视情节严重予以处分。集中管理：入档材料集中存放于设计部资料室，由资料管理员专人负责。建立检索目录：入档文件分门别类建立检索目录，以便检索查阅。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。存档移交手续：存档手续：在文档存档等交表上注明存档日期、文件名称、文号、存档分数，经存档人签字确认。文件存档登记表由资料保管员保管，不得遗失。移交手续：资料管理员若发生人事变动，交接双方对移交的文件进行检查，编制移交清单，根据移交清单严格验收，在移交清单上签字并由部门主管签字确认；移交清单一式三份，三方各保存一份，以便查验。归档文件自存档移交三日内做成电子目录，以电子版形式在公司局域网上公布，以供核准查阅。资料保密绝密：不能向总经理和特别指出的最小范围内的相关工作人员以及承办人以外者公开的公司经营发展中直接影响公司权益的重要决策文件资料。机密：不能向总经理和特别指出的最小范围内的相关工作人员以及承办人以外者公开的公司战略规划、客户资料、项目资料、重要会议决定、决议和纪要、以及未公开的价格政策等。秘密：不能向总经理及相关人员以外者公开的公司的统计资料、合同契约以及协议或根据协商而决定的重要事项以及未公开的市场方案等。普通：设计部一般性会议决定、决议、通告、通知、行政管理资料、宣传资料、客户样本等。绝密、机密、秘密文档属于受控资料，要求标明密级，使用单位和个人有责任保守秘密。外出人员携带受控文件，须经主管部门批准。若发生资料丢失或可能存在泄密，必须及时向上级反映，采取措施，防止扩张。资料保管年限1、永久保存：项目资料、工程器具、开发软件及其他经核定须永久保存的文书2、长期保存（50年以上至10年以上）：预算、决算书类、合同及其他经核定须保存10年以上的文书3、短期保存：客户年度样本及其他经核定保存5年的文书。4、一年保存：结案后无长期保存必要的。资料借用：内部人员借用普通资料借用：公司内部人员借用资料，都必须填写借用登记表，注明借用时间、文件名称、文号、份数、归还时间，并经借用人签字确认。受控资料借用：公司内部人员借用受控资料，须经所属部长批准后方可办理借用手续。外部人员借用公司外部人员借用本部门资料均须经设计部部长批准后方可借用。资料归还：借用者按时归还借用资料，若到期未还，资料管理员必须及时予以追讨，并于资料归还时仔细检查资料是否完整，若发生丢失、泄密或其他损坏行为由借用者承担责任，视情节轻重按公司相关制度予以处理。资料销毁：任何部门或个人非经允许无权随意销毁本部门资料。保存到期的资料，经有关负责人审核，报设计部部长批准予以销毁，由审核人及经办人签字确认后备查。57710018030900120955790368228596330825771001803090012386576137399735760696577100180309001359457807757990251551257710018030900123875771649826018180515771001803090012138572131192158918326577100180309001235957903682236107605357710018030900123565761352861437917425771001803090012355575087869704693279170881003433552741012299443258333791708810034335527510186673293883200817088100343356107101581152501500522170881003433561081010001800598717321708810034335429510107419414268701717088100343356184101878660869628802170881003433561851017758311740866741708810034335610910108601437357284617088100343356110101152207216014916170881003433552