无纸化办公会议系统方案

无纸化办公会议系统方案无纸化智能会议系统解决方案Solutionforpaperlessintelligentconferencesystem河南讯谷科技有限公司contents目录contents一、 项目需求分析 21、 项目背景 22、 客户需求 33、 无纸化会议趋势 54、 系统建设目的 5二、 总体介绍 71、 设计原则与根据 72、 设备选型总体原则 73、 方案构成部份 8三、 总方案图 9四、 无纸化会议系统 101、 系统介绍 102、 全新概念的会议流程 123、 产品优势 194、 软件功效介绍 20a) 会前准备（会议管理者登陆后台管理界面后进行，需顾客名和密码） 20b) 会中功效 21c) 会后归档 285、 系统链接图 296、 技术参数 297、 案例图片 31项目需求分析项目背景“无纸化会议”最早是由联合国非政府组织委员会于提出，它用全电子模式运作非政府机构委员会，是努力提高委员会工作效率，改善工作办法的举措之一。同年5月5日，联合国总部的一号会议厅正式启动“无纸化委员会”，每次为委员会会议节省纸张4至8万份。1月1日，联合国对会议文献的使用、管理全方面推行“无纸化”。纵观国际国内较成熟的无纸化会议系统，从系统外观来看，好似小型一体化电脑，集视频显示、计算机技术、智能触控、通讯技术、软件技术、书写技术等多个功效于一身，能够完毕从资料查阅、文献批注到讲稿导读、会议统计、会议室型号触控切换等系列工作，无需分发大量的纸质文献，使与会者真正告别了纸质材料。中国国家领导人在多次会议上强调，要以高度负责态度应对气候变化，加紧经济发展方式转变和经济构造调节，抓紧研发和推广低碳技术，进一步开展节能减排全民行动，努力实现“十一五”节能减排目的，践行有关国家承诺。在两会期间，全国政协办公厅新闻局负责人表达，本届全国政协会议将大幅减少会议简报、大会讲话报告等纸质印刷品，重要通过委员办公系统平台及官方网站公布，仅此一项，可节省会议支出约200万元。造纸用纸必要砍树，在当代科技高速发展的背景下更多实现“无纸化”会议系统，不光是在厉行节省、提高会议效率，更是“生态绿肺”的福音。无纸化会议是一种全新的会议模式，它将多个信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，为办会和参会人员提供极为实用的工作平台。传统会议模式面临下列几个方面的挑战：办会效率低：为举办一次会议，会务人员不得不进行大量前期准备和协调工作。如：协调会议室使用、制作参会人员桌牌、收集和准备会议资料、印刷会议资料、制作选票、统计选票、统计到会状况、收集过程文档、避免敏感会议资料丢失等。上述工作一种人难以完毕，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成会议的组织不圆满。参会人员累：由于采用纸质的会议资料，参会人员需要大量的精力才干定位到自己关心的章节或内容，有时还可能出现遗漏；由于缺少丰富的多媒体和图文体现形式，会议过程枯燥，特别对于较复杂的议题参会人员难以快速理解和把握其核心思想；多人报告时，为了使用投影仪，频繁换座位，造成会场局面混乱。应变能力差：会议时参会人员发生变化，将无法提供对应的纸质桌牌；如果会议资料在会前几分钟或会议中才收集准备完毕，将不可能进行大量印刷，影响会议质量；体现形式单一：会议内容以纸质资料为主，缺少必要的多媒体或音视频体现形式，使得会议过程枯燥，影响会议的预期目的。宣传、教育或学习类型的会议，如能配合一定的纪录片、原理演示动画等，将起到事半功倍的效果。设备操作复杂：某些会议室引入了某些硬件设备，以提高会议品质，如：投影仪、音响系统、影碟机。但由于各设备的接口和连线复杂，办会人员难以完全掌握，或者出现问题后难以解决。资源浪费严重：传统会议需要大量的纸张开销，而绝大部分的纸质会议资料，会后就没有任何用处，造成了巨大的资源浪费。目前，中国乃至全球，多个资源越来越匮乏，节省资源、保护环境，已经成为目前的迫切任务。安全保密隐患：会议内容涉及到国家秘密或商业秘密时，对会议资料的控制非常重要。传统会议采用纸质会议资料，很容易发生丢失现象，难以确保会议资料的安全。传统意义上的智能会议室，涉及投影机、视频/电话会议终端、电子白板等众多设备，通过中控系统将各个互相独立的系统连接起来，但其操作性仍然显得不够和谐。在传统会议室里，人们群体沟通的需求没有被较好地满足。并且随着全球一体化进程的加剧，人们对于在会议室里的沟通、协作以及提高效率的规定变得非常迫切。国家政策大力推动无纸化会议进程，联合国实现无纸化会议，国家两会大力报道无纸化会议的实用性，高效、节能、环保的总体大环境规定，无纸化会议系统势在必行。客户需求本次改造重要为内部现场功效改造。具体功效模块需求以下：桌面终端硬件规定：配备规定：一体式设计。采用4核解决器。在图像解决方面则采用了最新研发的GPU，真正实现1080P硬解码能力；系统内存：4GBDDR3存储容量：扩展内存支持64GBFlash闪盘；显示：内屏:多点电容触控屏，分辨率：1920×1080；含一体化升降器,可编程统一升降或是单独升降,可调节显示角度,记忆显示角度，传动采用双电机软传动真正做到无噪声；书写技术：采用国际先进的多点电容手写技术，实现批注、签名。触控：双触控技术，同时支持多点电容触控，支持鼠标键盘操作。网络：支持有线网络组网，终端机支持USB接插，可直接查阅U盘内文献；桌面终端功效规定1、支持排位显示；能将几个小时的手工操作缩短为几秒钟，含有模拟排位、支持页面布局，涉及缺席机制、新增机制、换位机制，能瞬间更新，名字自动移动并显示；2、支持会议触控签到功效，能够实现参会人员电子签到、统计会议出席状况，签到同时自动下载会议文献（根据人员权限），并且签到数据可实时投影到大屏幕显示并支持后台统一控制；3、支持会议文献查阅；对于各项议题文献实施严格权限管理，与会人员如果不涉及某个议题文献，会议终端自动屏蔽该议题文献在本终端上显示，会议结束后，全部资料自动删除；4、支持批注功效；对可操作文献进行批注，修改，保存；5、支持交互式电子白板功效，可多人同时电子白板上进行圈划、书写、交流、保存；6、支持表决功效；对议题表决支持赞成、反对、弃权。表决成果实时投影到大屏幕，显示目前投票状况，并投票成果支持保存；7、支持终端一键同屏；任何一台终端能够在会议过程中一键同屏画面到其它会议终端，进行讨论；8、支持会议终端一键进入同屏状态；当与会者终端，就各自关心的命题、内容提迈进行思考，阅览或是回溯阅览后能够一键进入同屏模式下接受同屏信息；9、支持会议主席机功效，会议主持人含有控制会议现场的一切管理权限。如强制同时某个信号、停止信息交流、统一进行签到、统一表决开始与结束等；10、支持会议交流功效；支持短信交流，能够一对一进行会议交流；11、支持会议中服务功效；预设茶水、笔、服务员等，也能够自定义呼喊。服务器软件与主席机功效：1、支持常见操作系统安装，一键完毕各个功效模块安装；2、支持多会议预置功效；一次能够设立多场会议，涉及参会人员、会议信息、会议文献等。一键切换下场会议，瞬间更新；3、支持图像界面修正参会人员与参会单位，支持批量导入与会议人员，支持界面操作，支持智能排位功效，涉及：人们、背景、LOGO、字体、颜色等；4、支持远程访问控制会议流程（提供顾客名与密码），能够实现无人值守；5、支持会中集控功效；随意切换音视频源与终端信号并实时显示到会议终端或到大屏幕，能够统一控制信号的交互，如1号终端画面到其它显示终端，或到大屏幕、支持外部信号如笔记本电脑，台式电脑信号到全部会议终端或到大屏幕；6、支持集中签到，并且画面到大屏幕显示签到实时状况与数据，支持集中表决，表决成果画面实时投影到大屏幕；7、支持对终端的集中开关机控制，并检查连接状态等检测.；8、支持会议交流功效；支持系统告知群发，支持对单个或多个终端进行单独告知；无纸化会议趋势每开一次会，收一堆材料，看一遍就搁下……这是不少人的开会经历。目前，这种状况正随着无纸化会议系统的推广应用而逐步消失。现在开会不再分发纸质资料，而是提供会议密码，通过网上会议系统查看。“这项改革如果在全局大部分会议中全方面应用，一年可节省数百万元。”据悉，南京市政协主席会、常委会印刷费用约为7万元，十三届一次全体会议印刷费用约为36万元，录制会议参考材料光盘等约为10万元，全年会务印刷总费用约为53万元。开发建设电子会务系统全套硬件价格为50万元。如使用4年，可节省印刷费用约150万元。“通过智能触控终端阅读资料、查阅文献更方便，开会节奏也快了。”据理解，自从采用无纸化会议系统后，会议准备时间大大缩短，同时也使议程更流畅紧凑，会议效率提高。“无纸化会议系统是预先将会议资料上传到服务器，其它终端设备可通过网络与服务器相连，会议开始后，服务器文献根据参会者权限自动分发。”该系统支持智能人名显示、按参会人员进行智能排位，文献分类查看、章节定位、批注涂鸦、会议签到、会议投票、会议服务、会议交流、交互式电子白板等。开会时，每个参会组员面前会有一台可触控智能会议一体终端，以往的纸质材料难觅踪影。参会者要查看有关资料，只需进入系统，轻点有关图标就可查阅批注，并能够把本画面一键触控广播到其它会议终端一起讨论，同时支持其它会议终端退出同屏后，观看其它会议文献，通过触控按键从新回到广播同屏界面，方便快捷。支持移动U盘与其它视频文献VCR等一键同屏到其它会议终端或大屏幕，完毕会议系统的智能操作，互联互通！纸材料的印制、分发消耗了筹办人员的大量精力，还造成森林资源的浪费，环境的破坏，不符合当今环保低碳的潮流，更容易泄密。以往开完会，材料用完就扔了，如今在电子文献上做完笔记后能够转存到电脑里，以备用时随时调取。系统建设目的本次改造的会议系统目的是建设一种先进、统一的全高清视频会议平台，并能够满足多个不同类型会议的召开。具体来说应达成下列几项规定：可靠稳定的系统由于视频会议对业务实时性规定非常高，为了确保系统的稳定，我们首先在设备选型上要选择业内最成熟、最稳定的产品，核心设备（MCU）必须是电信级产品，从方案设计要进行高稳定性的设计并且整个系统需要提供很强的管理手段与事故监测手段（全部系统硬件开机自动检测、历史事件统计、硬件发生故障时，重新自动地完毕硬件资源分派、告警提示…）简朴易用的系统为了确保会议系统的良好效果，最为复杂的是会议前的准备工作，需要中心会场的会议组织人员或系统维护人员占用大量的时间进行调试，与全部分会场的人员进行会议前的沟通和协调。系统建设时应当应考虑会议系统的易用性，由使用部门开机即可使用，免去组织人员或系统维护人员调试时产生的费用和时间成本。灵活扩展的系统会议系统符合当今信息技术发展的趋势，我们在本次系统的方案设计中，必须考虑到此后的扩展以及互联互通需求。这就需要我们所提供的产品必须是符合ITU、ISO、IEC、GB原则的，并且适应多个网络环境，我们提供的方案能够方便灵活地进行系统扩展以及互通。安全保密的系统会议中经常涉及到交流某些机密信息，因此，系统的安全性就显得尤为重要。我们从方案设计到产品选型，都充足考虑到整个系统的安全性和保密性，整个会议系统分为系统配备管理、业务管理、终端密码授权等多级安全体系，并且核心设备（MCU）的系统配备与管理应支持物理的隔离。总之，会议系统将是一种先进、稳定的平台，是一套技术领先、高性价、应用灵活的会议系统，能够解决跨地区实时沟通和管理需求，大大提高使用单位整体运作效率。总而言之，我们根据贵单位会议系统的项目实际应用和需求，采用最新的智能会议产品和先进设计手段，提出本系统方案供顾客选择和参考！本次设计的多功效会议室系统改造工程，我们结合数年智能会议系统设计的经验，我们提出了无纸化智能会议系统解决方案。在设计本方案时，我们采用了先进的视听系统设计，采用了大量科技含量较高的产品，结合当代先进的会议系统，做到整体解决方案系统化、集成化、数字化。总体介绍设计原则与根据采用成熟先进的技术，选择性能可靠的产品，力求最佳的性价比，使建成的系统突出“安全性、先进性、智能性和实用性”的特点。智能会议系统全方面解决方案是一项功效齐全的工程。为加紧智能会议系统工程的信息化建设步伐，提高进行当代化、高质量的会议系统、满足会议厅堂扩声、视频会议规定，推动工程的建设和对外展示的形象，真正发挥该系统自动化的功效。在建设中，项目根据的总原则是：系统运行应有较高的可靠性、稳定性、安全性、可管理性、可扩展性和兼容性；系统化、集成化、数字化；统一规划，统一规范，统一建设，统一管理；设备安装、调试、维护、保养应简朴方便；充足运用现有设施和资源，最大程度持节省经费；设计根据的原则以下：国标GB/T15839-1995《64K-1920Kbit/s会议电视进网技术规定》。国家规定TZ-20-95《64K-1920Kbps会议网络技术体制》。中华人民共和国通信行业原则YD5032-97《会议电视系统工程设计规范》YD5033-97《会议电视系统工程验收规范》《全国电子办公系统示范工程建设要点与技术导则》《智能建筑设计原则》（DBJ08-47-95）《建筑与建筑群综合布线系统工程设计规范》（CECS72：97修订本）设备选型总体原则本次设计的是智能会议系统工程，根据会议室的系统配备，需要实现功效的规定，在前期设计时，我们根据功效需求、产品的应用特点、投资额度等进行了有效设计；同时还考虑了系统的此后的扩展性能和其它系统的兼容性等问题，最大程度的发挥产品的功效，满足客户需要。根据会议室采用多媒体数字解决中心，产品在选型上都是采用统一的原则和原则进行的，在整体系统产品选型上有以下的特点：选用优秀的会议终端，含有触控操作及一键式功效，确保会议系统灵活方便；在选用的与硬件完美搭配的会议软件，已考虑实用和品牌相结合的特点，尽量地将价格贴近客户，但又不失专业的水准。采用智能控制系统，能够预存多个使用模式，操作简朴只需轻轻按下选择按钮，避免误操作；语言会议系统操作简朴，功效转换灵活，且节省资金；系统设备均采用各厂家所长的产品，性能价格比好，配套性强；系统含有较强的扩展性，为此后系统的升级准备了条件。方案构成部份无纸化会议系统 无纸化会议系统是采用自主研发的无纸化智能会议专用系统平台开发的新一代高效数字化智能会议系统，管理者在短时间内能完毕考勤管理、会议议程、座位安排、同屏互动、信号切换、会议投票、分组讨论、资料查阅等功效，通过这个平台，与会者各部门单位可进行实时的会商和有效的信息沟通；变化了传统会议低效、单一、资源浪费、保密隐患等问题，实现会议全程无纸化。无纸化会议系统构成:服务器端、管理端、客户端。服务器端：服务器负责会议室管理、顾客管理、权限管理，会议进程控制、以及会议进行时数据等信息的转发。含有会前功效涉及：公布会议主题、安排人员座位、设立人员权限、上传会议资料、预设开会时间、编辑铭牌背景、添加投票选项，会中功效涉及：统一签到大屏幕实时显示签到状况并保存、支持书写技术、支持终端自由信号交互、支持服务器与主席机最大权限控制会议进程涉及外部多个信号的切换、支持投票功效。会后功效，对资料的保存、自动清空会议文献机制的解决；管理端：由会议助理操作，用于控制会议的各项功效，例如：上传会议资料、拟写会议议程、组织会议投票、录制会议等。客户端：通过加密网络接入无纸化会议系统，供参会者使用，参会者使用触控技术，在终端设备进行会议签到、浏览会议议程、查看会议材料、同屏互动、对会议进行圈点批注等操作。其它辅助设备常规会议用，含音源系统、扩声系统、视频显示系统。总方案图无纸化会议设计方案应需与顾客实际办公场合布局、装修设计统筹考量。在实现产品功效以及设计需求的同时做到与周边环境相适应，这是该系统设计方案图中重点要体现的。根据客户所提供的会议室布局以及所需改造的会议系统规定，我们由专人根据这些信息进行系统图和施工开孔图纸绘制。针对无纸化智能会议专用系统平台终端型号产品规格的差别，我们提供相对应产品的安装尺寸开孔图。无纸化会议系统系统介绍无纸化系列采用18.5寸高清宽屏设计，完全符合会议现场人体坐姿舒适可视效果。主机高度严格按不遮挡视线角度设计，系统采用嵌入式软件架构，完美实现交互式无纸化强大的会议功效。该系统基于自主研发的无纸化智能会议专用系统平台开发，采用行业领先的嵌入式架构，顶级硬件配备1.8GHZ双核解决器、多点触摸电容屏，分辨率达成1920*1080。显示屏采用电磁技术会议终端。智能数字会议系统实现全数字化管理，支持Ethernet网络连接方式，有力保障通信质量。系统中央节点采用千兆以太网串行模式连接，级联扩展全部通过网线实现，终端可采用有线通讯方式，对多个规格的会议厅以及临时会场均含有良好的适应性。实物拍照：

全新概念的会议流程产品优势软件功效介绍会前准备（会议管理者登陆后台管理界面后进行，需顾客名和密码）会议概况编辑及设立会议基本信息设立会议主题、主持人、会议秘书、会议服务、会议时间、会议地点。设立会议权限、会议室布局图等与会者编辑编辑参会人员列表（用于显示于双面屏）添加、修改、删除与会人员支持导入导出与会人员设立每位与会人员的操作权限（签到、投票、讲话、主持、中控权限）编辑参会人员单位、职称、座位号信息文献分发上传会议文献编辑文献分类（上传PDF\PPT\Word文档）编辑会议文献列表（对应每种会议文献格式的列表）设立每一种文献对每一位与会者的查看权限（可设立严禁阅读）会议设立设立及管理睬议投票编辑会议投票标题、选项、阐明、类型设立每个投票的权限控制投票的起讫时间支持投票信息的导入和导出首页设立设立开机欢迎界面自定义背景图片保存设立后实时生效人名屏设立编辑外侧屏的显示内容（只合用于双面屏产品）设立显示内容（会议名称或单位、人名、职称、职务）的字型字号字的颜色设立显示内容的整体布局设立背景图片视频管理配备视频直播、点播上传视频文献配备流媒体源会中功效会议签到 参会人员签到（后台可设立免签到）。一键触摸，快速签到，后台自动统计签到状态。签到后，参会者能够观看基本会议概况内容签到状态统计成果可直接导出为excel文献。参会人员显示参会人员的基本信息以排位图的形式显示与会者人员的座次以列表的形式显示与会者人员的坐席号、姓名、单位、职位、签届时间支持与会者列表信息的导入导出（Excel格式）会议文献显示并打开管理员分发的会议文献支持文献分类(word\Excel\PPT\PDF等)支持权限控制支持多个办公文献格式同时现场支持打开文档并同时共享演示文档支持打开并查看文档支持在线修改文档支持批注文档并保存支持共享演示文档到其它终端支持共享演示文档到投影仪会议统计会议过程随手笔记支持格式化编辑（Word格式）支持导出到U盘支持上传到服务器支持手写、无线键盘、手写板书写多个形式电子白板可在模拟白板上进行手写演示，使会议变得形象生动支持铅笔、直线、矩形、圆形、椭圆形、文本、图片等工具支持更换画笔粗细、画笔颜色、文字字号等支持多人同时共享在同一白板上书画因此图像都保存为矢量图，全部比划环节都支持单步撤销支持白板存档、载入，支持将白板内容同时到投影仪交流提示支持与会者之间实时交流支持单选、多选收件