设备采购审计审计报告

工程编号：2023—002报告时间：2023121日HR水电工程科报送：*经理、董事长抄送：总副总经理名目页数工程概述.............................3审计总体结论.........................3审计觉察与建议.......................7后续跟踪.............................7【工程概述】1、工程背景项进展专项审计。2、审计目的期望通过此次工程设备选购专项审计，到达以下预定目标：了解公司有关工程设备选购现状；觉察工程设备选购事项的内控缺失；改善工程设备选购流程。3、审计范围〔1〕业务范围：工程部与HR水电科涉及到工程设备选购事项；〔2〕期间范围：2023120233月；资料范围：供给商资质清单、供给商交易统计表、选购付款统计表等；组织范围：工程部、HR水电工程科、生产部、财务部、总经方法务；流程范围：公司现有涉及到工程设备选购的流程标准、外部法规要求；4、审计方法本次专项审计承受了以下审计取证方法：对合同及公司制度执行状况的检查；对相关人员进展询问、访谈；对选购价格进展审查、询价；对有关数据及检查状况进展计算；【审计总体结论】工程部作为公司工程设备治理部门，对公司的技术革和工艺改进有较大的促进和推动作用。HR水电工程科在资料治理、选购制度执行状况等方面表现良好。综合本次专项审计来看，被审计单位通过工程设备〔含装修〕的选购工作〔其中工程部选购额为2562.26万元、HR水电工程科选购额为634.78万元〕有效的满足了公司生产需求，为公司全年目标的完成做出奉献，但也存在一些问题，主要表现在询价力度缺乏、贮存供给商信息不够、制度建设欠缺等方面。【审计觉察与建议】本次工程设备选购专项审计主要方向为制度检查、合同及价格审查、内控建设与改善。依据审计人员审计觉察，并依照审计觉察、合规标准、审计建议的挨次列示如下：1、不相容职务没有分别，部门牵制无法达成审计觉察：被审计部门负责供给商开发、询价、议价、签订合同、设备验收、跟进付款等采购主要流程。合规标准：选购流程中需求部门、供给商开发、询价议价、确定并签订合同、设备验收、跟进付款等不相容职务应分别。程设备〔标准型号)选购程序文件，由总经理批准后实施。2、供给商档案治理及询价资料保管不到位40202343032.5%。HRHR水电工程科议价资料也有遗漏。《选购与付款把握治理制度2.3.条规定供给商评估资料应备案存档〕审计建议：加强供给商档案治理，结合《供给商治理及辅导程序》，部门建立供给商信息登记和贮存制度。3、供给商或加工方资质调查〔考核〕执行内容缺失审计觉察：工程部未能供给工程设备生产商的有关资质调查资料，可能影响工程设备质量及后续修理质保。合规标准：对于工程设备选购必需明确技术指标和参数，同时进展供给商资质考察，避开设备技术缺陷和修理难度。审计建议：参考品管部制订的《供给商认证细则》，选购部门与工程技术部门等部门进展必要的现场考察和技术询问，并提交书面资质技术认证报告。4、询价力度不够，没有“货比三家”，影响公司选购本钱审计觉察：被审计部门在比价时供给商个数一般都少于3家，有时仅有1家。审计部在随机抽取工程部3个标准设备进展价格审查，占工程部标准设备选购总数的6%，取得的抽查报价有8家，有1-2家进展相应工程制作。合规标准：选购询价原则上是“货比三家”。。同时实行多种渠道进展价格询问，建立价格信息库。5、工程设备选购立项尚无标准程序审计觉察：工程部从2023年度启开工程设备选购立项工作，但有些工程立项与实施时间连接较紧。经询问生产部*经理了解到，有些立项指标并未经使用部门会商，立项也未经其会签，可能造成生产线人员编制剩余。工程部李工解释为由于生产部签阅立项意见时间较久，影响工程进展打算，所以后期没有再找生产部会签。合规标准：立工程的是为了改善工艺，达成年度生产目标，所以立项应经各部门共同会商制订。审计建议：启开工程设备革立项打算工作，实行由上而下与由下而上相结合的立项打算，同时由工程部牵头起草立项标准程序，明确立项流程及方法。6、工程验收制度未完全履行审计觉察：HR水电工程科存在局部工程设备尚无验收单据或验收时间与竣工时间间隔3个月以上情形。HR水电工程科经办的某些工程存在一个部门〔HR水电工程科〕验收的状况。工程部的设备且班组长签字内容大多为“符合要求、满足生产需要”等词句，没有明确具体设计指标数据。合规标准：设备或装修都应验收，且应当是使用部门与工程技术部门共同验收合格方可。审计建议：已与工程部陈*、HR水电工程科刘主任就《工程设备验收单》提出验收工作需使用部门与工程技术部门共同验收，且使用部门负责人需在验收单上签字确认到达《技术合作协议》中的某些指标〔涉及保密性指标不会写在验收单上〕。7、加工方未供给合作开发的非标设备技术图纸审计觉察：非标设备加工方未供给应我司相关非标设备的机械原理图和电气线路图等相关技术图纸信息。工程部李工解释为公司已有局部设备的易损件图纸和编程源程序。合规标准：依据公司与非标设备加工方签订的技术协议明确指出双方为合作开发，公司有理由和权力取得经加工方确认的书面的非标设备的相关技术资料和图纸，否则可能影响我司申请专利或是增加修理革本钱。审计建议：建议由工程部与非标设备加工方协商取回全部已签订技术合作开发合同的技术资料和图纸的书面资料。建议法务专员重修订技术合同版本，明确提交方式和供给资料的内容。8、合同未盖章、总经理未签字已实施、未签保密协议和技术协议等〔1〕审计觉察：HR工程 部 备 注抽查份数1042合同总数35251抽查比例28.6%16.7%2023年HR问题点1 位隔墙安装修理工程合同签订日期早于总 的17%经理批准请购单日期HR23

自行添加相关条款。

37%占抽查总数的80.9%在抽查的35份已签保密协议的合同中，有28份违约问题点4 金额处画“/”，有7处违约金额处为10000元，合同总额与违约金比例严峻不符工程部李工解释为

总代签合同。2023年11月1日实施的《财务审批制度》中明确规定超过2023元的请购单、合同批准人为公司总经理。合同一般是在公司法人或授权签字人签字、盖章前方可生效，除例外状况外。审计建议：第一、由工程部对未加盖公章或选购合同章的合同进展补盖印章；其次、由总经方法务专员起草合同评审治理制度，经总经理批准后实施；第三、对于保密协议中的保密期限与违约金金额，由法务专员依据有关规定和公司实际状况制定相关期限和比例，经总经理批准后实施；第四、对于已返还供给商的合同，可以实行发回补盖〔假设设备已完成验收并交付使用，可以不用补盖〕；对于未签订保密协议的补签保密协议；对于保密协议金额空白或划“/”的，签订补充协议，明确保密期限和金额。由法务专员制订有关合同的标准格式，经公司高管签阅后受控并实施。〔在公司OA上已有局部格式合同，但经询问法务专员*证明，局部格式合同已失效或与现行的不符，同时也存在局部格式未上传的状况。〕【后续跟踪】202311序号问题点反馈意见责任人完成时间1审计觉察与建议【1】号由选购部制订工程设备选购程序文件*2023-6-152审计觉察与建议【2】号加强资料档案治理*2023-6-103审计觉察与建议【5】号工程设备立项程序文件李*斌2023-6-154审计觉察与建议【6】号工程设备验收单改版*群2023-5-305审