旅行社计调工作流程及注意事项

旅行社计调工作流程及注意事项旅行社计调的工作流程一、报价：

根据对方询价编排线路，以《报价单》提供对应价格信息（报价）；

二、计划登录：

接到组团社书面预报计划，将团号、人数、国籍、抵/离机（车）、时间等有关信息登录在当月团体动态表中。如遇对方口头预报，必须请求对方以书面方式补发计划，或在我方确认书上加盖对方业务专用章并由经手人签名，回传作为确认件；

三、编制团体动态表：

编制接待计划，将人数、陪伴数、抵/离航班(车)、时间、住宿酒店、餐厅、参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、其它特殊规定等逐个登记在《团体动态表》中；

四、计划发送：

向各有关单位发送计划书，逐个贯彻。

1、用房：根据团体人数、规定，以传真方式向合同酒店或指定酒店发送《订房计划书》并规定对方书面确认。如遇人数变更，及时做出《更改件》，以传真方式向合同酒店或指定酒店发送，并规定对方书面确认；如遇酒店无法接待，应及时告知组团社，经同意后调节至同级酒店。

2、用车：根据人数、规定安排用车，以传真方式向合同车队发送《订车计划书》并规定对方书面确认。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向合同车队发送，并规定对方书面确认。

3、用餐：根据团体人数、规定，以传真或电话告知向合同餐厅发送《订餐计划书》。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向合同餐厅发送，并规定对方书面确认。

4、地接社：以传真方式向合同地接社发送《团体接待告知书》并规定对方书面确认。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向合同地接社发送，并规定对方书面确认。

5、返程交通：认真贯彻并核对计划，向票务人员下达《订票告知单》，注明团号、人数、航班(车次)、用票时间、票别、票量，并由经手人签字。如遇变更，及时告知票务人员。

五、计划确认：

逐个贯彻完毕后（或同时），编制接待《确认书》，加盖确认章，以传真方式发送至组团社并确认组团社收到。

六、编制概算：编制团体《概算单》。注明现付费用、用途。送财务部经理审核，填写《借款单》，与《概算单》一并交部门经理审核签字，报总经理签字后，凭《概算单》、《接待计划》、《借款单》向财务部领取借款。

七、下达计划：

编制《接待计划》及附件。由计调人员签字并加盖团体计划专用章。告知导游人员领取计划及附件。附件涉及：名单表、向合同单位提供的加盖作业章的公司结算单、导游人员填写的《陪伴报告书》、游客（全陪）填写的《质量反馈单》、需要现付的现金等，票款当面点清并由导游人员签收。

八、编制结算：填制公司《团体结算单》，经审核后加盖公司财务专用章。于团体达成前将结算单传真至组团社，催收。

九、报帐：

团体行程结束，告知导游员凭《接待计划》、《陪伴报告书》、《质量反馈单》、原始票据等及时向部门计调人员报帐。计调人员具体审核导游填写的《陪伴报告书》，以此为据填制该《团费用小结单》及《决算单》，交部门经理审核签字后，交财务部并由财务部经理审核签字，总经理签字，向财务部报帐。

十、登帐：

部门将涉及到该团的合同单位的有关款项及时登录到《团体费用往来明细表》中，方便核对。

十一、归档：

整顿该团的原始资料，每月底将该月团体资料登记存档，以备查询组团社的日常工作流程组团社的日常工作流程

第一步：市场策划人员根据收集到的旅游情报等信息决定推广什么样的旅游线路，让后和计调人员拟定线路的可行性，同时计调也核算出线路的成本价格，市场策划作出每一条线路的销售价格，行程，接待容量等计划。

上述环节是指靠策划－广告收客的旅行社，如果是已经接到关系客户，关系客户会直接告诉旅行社需要什么样的线路，计调会根据指定的来计划线路，重要是寻找地接社和预定来回票。

第二步：市场销售人员开始接待游客，同时把接待到的游客状况给计调以预定票务，预定地接社，这些接待状况也被反馈到市场策划人员那里，市场策划人员也就懂得了自己的线路市场反映状况。

第三步：团体或者散客成行，地接社开始接待，游程结束后，游客意见反馈到组团社。第一减少组团社同行销售成本

市场策划人员决定销售线路时，收集信息有市场信息，组团社同行信息，地接社信息，其中组团社同行信息完全能够从我们的交易网上获得，例如：现在海南包机基本是做散客同行，组团社接到小团体，散客基本交给海南包机组团社，由于海南包机组团社的单位成本低，因此包机组团社将自己的每日或每七天同行包机航班、价格、线路等信息通过传真发给每一种旅行社，但海南线的价格变动及航班变动是比较大的，传真一次发一种旅行社，成本很高，并且地区范畴很窄，需要信息的旅行社有时候没收到，不需要的旅行社每天接传真，如果使用旅游交易网的公布信息功效，信息公布到网上，组团社自己上网收取信息，就和收信同样方便，节省诸多时间，并且诸多平时销售不到的地区也能查询到，这样每个组团社都能够开发出同行线路来销售给每一种组团社，由于销售渠道变畅通了，不用紧张同行销售成本问题。尚有，如果组团社接到海南散客，能够直接将预定信息通过旅游交易网的会员传真发给包机组团社，不需要普通传真，由于对于这种日常业务，双方旅行社都彼此理解，对线路的状况和包机商的状况不需要通过复杂的手续来识别和签证。第二减少组团社团体运行成本和收集地接社信息成本

接到一种团体或散客，或是提前策划一组线路，组团社都要寻找地接社信息，往常都是看报，看名录，同行介绍，并且这些信息都是单向的，不是交互的。组团社只能单纯的阅读，最后还是要通过发传真来询价。而通过旅游交易网的长久信息功效（使你能阅读全部地接社的地接信息）和公布信息功效（使全部地接社能收到你的询价信息），你能够立刻掌握最新的地接行情，如果把自己的需求信息公布到地接区域，收到信息的地接社会立刻报价，这样原来由于信息不畅通而造成的高成本就不再存在的，特别是关系团体或是关系客户，她们往往规定旅行社为她们专门设计线路，这样组团社通过中国旅游交易网把设计的线路、游客的规定公布到地接区域，这样全部的地接旅行社都会返回她们的地接信息，较以前传统打两三家的电话，发两三个传真要有效的多。第三减少计调查询成本

计调去安排一种行程，总离不开票务，租车等环节，通过网上查找这些信息，会方便诸多，由于通过电话询问，一次只能获得一种信息，而在网上，你能够查询到全部票务、租车信息，并且能够把自己急需的信息放在网上，方便票务公司和租车公司来和你联系。第四减少信息反馈成本

过去一种团体结束，组团社不会把游客反馈的小建议和意见反馈到地接社，由于又会增加通讯成本，现在你把游客的建议直接通过网上会员传真发给地接社就行了，费用能够无视不计。《旅行社计调的工作》计调全称为计划调度，是旅行社完毕接待业务、贯彻发团、出团计划的总调度、总指挥。计调员对外代表旅行社同旅游供应商建立协作关系，订立有关合同，来确保提供游客所需的各项委托事宜得到贯彻，并担当解决有关计划变更和突发事件的任务。在旅行社的经营管理中，市场部、计调部、接待部构成了旅行社具体操作的三大重要版块，与财务、人事等后勤部门构成了整个旅行社的运作体系。计调在旅行社的整体运作中发挥着极其重要的作用，因此要做好计调的工作需含有下列条件：一、计调应含有的素质1、责任心。一名好的计调会让导游和旅行社省心；2、工作有计划性。如：出境游需要提前多少天办理签证，要给自己建立一种预警机制；3、掌握与合作地接社、酒店的谈判技巧；4、有风险和法律意识，对旅游有关法规要了如指掌；5、市场意识。二、计调的岗位核心成本领先与质量控制是计调岗位的两大核心1、成本领先---掌握着旅行社的成本；要与接待旅游团体的酒店、餐馆、旅游车队及合作的地接社等洽谈接待费用。因此，一种好的计调人员必须要做到成本控制与团体运作效果相兼顾，也就说，必须在确保团体有良好的运作效果的前提下，在不同行程中编制出一条能把成本控制得最低的线路出来。在旅游旺季，计调要凭自己的能力求取到十分紧张的客房、餐位等，这对旅行社来说，相称重要！2、质量控制即在细心周到地安排团体行程计划书外，还要对所接待旅游团体的整个行程进行监控。由于导游在外带团，与旅行社惟一的联系途径就是计调，而旅行社也恰恰是通过计调对旅游团体的活动状况进行跟踪、理解，对导游的服务进行监管，涉及对游客在旅游过程中的突发事件代表旅行社进行灵活地应变。因此说，计调是一次旅行的幕后操纵者。三、计调的知识储藏和信息储藏知识储藏：1、一种合格的计调应当熟悉各项旅游法规，涉及《旅行社管理条例》《导游管理条例》以及合同方面的法规以及酒店管理、以及车辆运输、航空法规等有关行业的法律法规。2、应当有较强的文挡解决知识，其中涉及电脑办公自动化软件和简朴的图形解决软件，后来必定会加上纯熟使用旅行社多个经营管理软件（个别岗位还应当规定含有网页制作和其它网络操作能力）也涉及某些档案制作和编制能力。3、交际和沟告知识的储藏：旅游是个与人打交道的行业，如果没有良好的沟通能力，不通晓普通的礼仪常识是不行的，如果能够类似于保险行业进行专门针对性学习和培训，那么就会有更加好的效果。涉及细致从电话接听，到团体完毕后回访，指定一种原则的程式，严格执行。信息储藏：1、组团型计调必须理解各条线路的价格，成本，特点以及能够影响这些因素的因素，尚有各条线路的变化和趋势。初入门的这种类型的计调，建议最佳从全陪做起，并且要时常调阅本社团体的卷宗，理解各条线路和各地接社的信息反馈，编写各条线路地接社的反馈总结，同时理解客户状况，对于自己所在的区域市场建立熟悉的人际关系，多渠道的理解客户信息。2、组团型计调必须要有一种以客户为中心，满足客户需要的理念，成为客户的朋友。3、定时，每天查阅传真和信息，在报价前再次贯彻核准价格，行程，原则，所含内容在签定合同前提前告知地接社作好准备。4、规范确认文献，在确认件中必须要同时含有达成时间，行程安排，入住酒店的原则，景点状况，餐标，车辆原则，导游规定、可能产生的自费状况。建议必须细致到车型、车龄、酒店名称，尚有可变化状况和变化后程序和责任状况。5、熟悉导游状况，理解每个导游的年纪、外型、学历、反馈、性格、特点、责任心、日常心，并理解社内导游的安排状况，方便做出针对客户作出最适宜的导游安排。四、计调应含有的能力1、报价要快速精确计调报价要非常快速有效。在珠江三角洲，受地区文化的影响，客人最不喜欢计调乱报价格。警察个一听到客人说：“你终究懂不懂，怎么与你之前跟我说的不同？”最佳的方法是要亲密注意价格变化状况，特别是黄金州等时段，各酒店、餐馆、车费、景点门票都有所变动，每天做的团数多达几十个的时候更规定计调报价要很精确。2、与导游沟通对我司的导游多理解某些，能根据旅游团的特点安排导游，如果是计调无权差遣的导游，可是建议接待部差遣哪个导游，这样有助于确保旅游产品的质量和提高旅游者的满意度。例如，有些导游在带教师团时很在行，但派取代散客团时就难以应付。同时，要重视在团体回来后，跟导游或领队及时理解带团的状况，她们对地接、酒店、景点景色游玩状况的意见很直接，有利工作的更顺昌和及时调节。3、信息及时更新计调员要保持自己理解的信息都是最新的，如火车时刻查询系统、飞机时刻调查系统、天气预报查询系统、道路状况查询表等。例如，有一条道路某天开始封路，但没收到这方面的信息，在差遣用车时的价格也没有变动，可能出团后，才会发现这条线路做下来是亏本的。很快前，笔者有个朋友参团去长隆欢乐世界，可是那天刚好一整天都下雨，朋友大大扫兴，埋怨说，计调没有查天气预报吗？即使有些客观因素，可是如果把工作做得更用心，某些不必要的事情还是能避免的。同时，对同行的某些信息也要及时理解，最佳能每个星期都上竞争者的网站，理解市场状况。4、平时多充电如某些谈判技巧、解决突发事件的书籍，法律知识、旅游有关法规等，多和有经验的、优秀的计调学习，多参加中国计调网的论坛。5、做事细致计划书的细致与周到直接影响着团体服务质量，行程原则写相信明了、办理多个手续要当事人签名、跟合作社、酒店确认并规定对方回传、购置的门票要认真看清票面的内容。在团体结束回来后，要将有关的单据收齐等，无不规定计调细心。五、计调的工作规定1.业务纯熟。必须对团体的旅行目的地状况、接待单位的实力、票务运作都胸有成竹。2.含有敬业精神。必须热爱旅游事业，计调工作应当说其实是很枯燥的，是由无数琐碎的工作环节构成，没有敬业乐业的精神，是无法把这份工作做好的。3.认真细致的工作态度。旅游是个一环紧紧围绕一环的活动，而负责将这些环紧紧围绕在一起的工作便由计调人员去完毕。如果没有认真负责的工作态度，票务、用车、接送团体等其中一环没扣好或没扣上，就会出现一招不慎、满盘皆乱的失控局面。4.精确的预算能力，必须要做到成本控制与团体运作效果相兼顾。也就是说，必须在确保团体有良好的运作效果在确保团体有良好的运作效果的前提下，能在不同行程安排中编制出一条最经济，能把成本控制得最低的线路出来。5.含有不停学习、创新的能力。旅游市场千变万化，计调人必须要懂得不停学习的重要性，认真理解旅游市场、各旅游目的地的变化、各地接待单位实力的消长状况等，还要根据学习的收获，不停对工作进行创新，跟上时代潮流的发展。六、计调的工作任务旅游行业正朝着国际化、大型化、网络化发展，这是一种更强调服务个性化的时代，对旅行社计调人员素质的规定也越来越高。旅行社的计调人员能否跟得上时代的潮流，能否组合出更具个性化的旅游产品，正日益成为旅行社之间竞争的着力点。1、计调部工作人员，应广泛收集和理解不停变化的旅游市场信息及同行有关行情。对同行旅行社推出的常规、特色的旅游线路逐个分析，力推我司的特色线路及旅游方案。2、计调人员在协调、安排市郊及周边地区旅游团旅游时，在配备有交通服务、导游服务方面，要做到有备无患，在安排游客的吃、住、玩等活动时，尽量考虑周到，在确保团体质量的前提下，力求"低成本、高效益"。3、计调人员要当好管家，在每次旅游团旅游完毕回团后，在有关导游、司机报帐时，要严格把关，并与财务部认真核对每一种目，确保精确无误。4、计调人员为提高工作效率，在工作中，按季节及时掌握各条线路的成本及报价，以确保对外报价的可靠性、可行性及精确性。计调部和计调人员的工作好坏，直接影响和决定着旅游公司的正常工作。因此应当提高工作效率和工作效益，本着"当好管家，搞好管理，努力服务，不停学习"的态度，做公司的基础和后台，做总经理的好帮手。七、计调业务计调部在旅行社中处在中枢位置，这是毋庸置疑的。由于计调业务连接内外，牵一发动全身，是为神经。普通而言，计调是指为贯彻接待计划所进行的服务采购，以及为业务决策提供信息服务的总和。有关计调的位置：以现有的外联体制为例，计调业务随旅行社业务的发展而发展。总而言之，计调在旅行社运转中的作用日益突出，可是，无论是那一种外联体制，都含有以下共同特点：1、计调业务是旅行社经营活动的重要环节。旅行社实践的是承诺销售，旅游者购置的是预约产品。旅行社能否兑现销售时承诺的数量和质量，旅游者对消费与否满意，很大程度上取决于旅行社计调的作业质量。计调的对外采购和协调业务是确保旅游活动顺利进行的前提条件，而计调对内及时传递有关信息又是旅行社做好销售工作和业务决策的保障，因此，计调业务是旅行社经营活动的重要环节。2、计调业务是旅行社实现减少成本的重要因素。旅游产品的价格是旅游产品成本和旅行社利润的加和，因此，减少旅游产品成本决定了旅行社利润增加的空间以及市场份额的占有。旅游产品的成本普通体现为为各旅游供应商提供的机（车）位、客房、餐饮、门票等的价格，计调部门在对外进行对应采购时，应尽量争取获得最优惠的价格，以减少旅游产品总的成本（就是我们常说的，减少旅行者的旅行成本），这也就意味着旅行社利润的增加。另首先，旅游产品成本的减少，确保了旅行社在激烈的市场竞争中获得更多的市场份额。计调业务即使不能直接创收，但减少采购价格无疑对旅行社的营业额和利润的实现含有重要意义。3、计调业务的范畴依旅行社的规模和发展不尽相似，但对外采购服务，涉及变更后的采购，以及对内提供信息服务都是旅行社计调业务的基本内容。所谓对外采购服务是按照旅游计划，代表旅行社与交通运输部门、酒店、餐厅和其它旅行社及其它有关部门订立合同，预定多个服务，满足旅游者在食、宿、行、游、购、娱等方面的需求，并随着计划的变更，取消或重订。所谓对内提供信息，是把旅游供应商及有关部门的服务信息向销售部门提供，方便组合旅游产品；做好统计工作，向决策部门提供有关旅游需求和旅游供应方面的信息。计调业务实际也就是旅行社的经营内容。4、计调业务承当着极为繁重的工作任务。它涉及采购、计划、团控、质量、核算等内容。普通，教科书上只是概括地讲到采购和计划作业，更多的从基本原则和实践意义作出叙述，而无视了计调作业的技巧、方略以及可作性。这可能是学风问题，但可能耽搁许多人不明就里，探索2、3年也不得其门而入，其后将作侧重。计调的工作含有较强的专业性、自主性、灵活性，而不是一种简朴重复的技术性劳动。计调岗位十分需要高素质、高水平的人员，一种优秀的导游或外联人员能直接给旅行社带来客源效益，计调人员的价值也同样重要。这位幕后的英雄优秀与否，是旅行社经营运作的一种重要原素。计调八大禁忌

旅行社计调工作八大禁忌

仪孝法

计调工作作为旅行社工作的核心，对她的从业人员有特别严格的规定，但对于某些初次从事计调工作的人员来说，总有某些工作做得不到位，即使对于某些老计调来说也容易犯某些常识性错误。下列是笔者总结出的旅行社计调工作八大禁忌，与大家共勉。

第一，口头确认或不明确确认：计调在与有关合作单位拟定吃、住、行、游、购、娱等方面的接待事宜时，必须要以接受到对方盖有公章或者业务专用章的确实认函或者接受到对方盖有公章或者业务专用章传真确认件为准，并加以核算，不能接受对方的口头确认或者网络聊天确认，即使对方是很熟的合作对象也不能够，由于口头确认和网络聊天确认的内容存在很大的变数，特别是在旅游旺季时节，有关接待事宜较难得到确保，甚至造成与对方规定原则的不一致，从而给本社名誉造成不可弥补的损失。例如某沿海旅游都市一家旅行社在接待河北客人的时候，组团社一次性确实认了两批团体，由于传真确认件不是十分清晰，地接社计调也没有具体查看，电询了对方导游的电话号码后做行程安排，成果遗漏了第二批团体，致使第二批客人达成该都市游览时无房可住，时值旅游旺季，无法按照对方原则来安排，最后甚至让第二批客人露宿街头，本次事故造成的影响无论是组团社还是地接社，都是巨大的。最后组团社联合许多旅行社集体封杀地接都市的这个旅行社合作。口头确认的事宜对对方缺少法律意义上的约束，对方极有可能为了追逐更高的利润或者受其它因素的影响而撤销对你的接待承诺。一旦对方撤销对你的接待承诺，你又没有接到变更告知，在旅游淡季时节可能能够变通接待事宜，但旅游旺季时节对计调人员来说，绝对是严峻的工作挑战。解决不当会造成严重的经济损失和名誉损失。

第二，工作无条理：计调需要解决多个各样的日常或者突发事件，也需要与多个各样的人打交道，这就规定计调人员做事要有条理，有计划，要分清轻重缓急与先后次序，更要预先准备好多个状况下的解决预案。计调要对每一种运行团体的基本状况烂熟于心，并适时进行双向的信息沟通。

计调要有一种机敏灵活严谨的大脑，要随身带一种大笔记本，把经常见到的多个信息分门别类地记下来，特别是易忘但又需要特殊注意的某些事情更要随时记下来，每天都看上几遍，以备忘。能够写的很条理，也能够只是几个核心词，只要是自己能看懂就能够。

第三，延误回复：计调人员对每一件需要你尽快予以回复的规定都要引发足够的重视，绝对不能迟延或者应付。否则，要么耽搁事情的有效解决，要么会失去客户。例如对方规定你提供一种产品的报价，或者一条旅游线路设计，你必须尽快从自己的资料库中提取有关信息，并进行加工润色之后，在3——5分钟之内回复过去，否则对方会因等待焦虑而转而谋求其它合作单位。如果自己实在忙但是来，应当请其它计调人员予以协助。切忌对于不熟悉的旅游产品和线路胡乱报价，否则要么影响自己公司的经济收入，要么会影响公司的信誉，从而失去客户对公司的信任。

第四，滥用通讯设施：计调人员对打出或打入的电话都应当言简意赅，快捷明了，不能闲扯过多的无关话题，也不能拨打私人电话，更不能用来谈情说爱而进行“话聊”，实在不能兼顾时要采用双手机或双卡或多手机的形式，并要以旅行社事务为主。否则会造成许多业务电话既不能打进也不能打出，会耽搁旅行社业务的及时有效解决。与之相对应的是，计调必须确保24小时开机，不分上班时间还是下班时间都应当确保自己的联系方式是畅通的，除非重大事项，不能无端关机。现在旅游市场上的年轻化大有愈演愈烈之势，并且部分年轻人有比较多的共同话题，经常以工作之需的名义互相聊天，套近乎，从而达成拉住客户的目的，可是，这种既浪费时间又浪费资源的办法是不可取的，在你与对方互相恭维的时间里，如果用在如何把团体做好上，你会得到更多的客户。充足运用好通讯设施，也是一种作为合格计调的必要素质。某旅游都市的地接社计调在安排好本天的工作项目后外出，晚间，计划第二天达成的团体由于事故因素提前一天达成该市，可是负责安排本项工作的地接计调由于手机故障的因素，电话始终接不通，最后，组团社在万般无奈之下选择了其它合作伙伴，从而造成了地接社的巨大损失。

第五，作业不精心：计调人员要缜密严谨，心细如发，目光如电，要能够发现接待计划中的细微变动，要对特殊规定认真研究，要有重复检查及细节检查的意识。要对每一项需要向接待人员交代的注意事项都贯彻到书面上，不能只是在脑子里过一下或者临时现想，否则就会有遗漏而存在隐患，不利于接待计划的正常执行。计调的文档管理要规范有序，需要什么材料都能在最短的时间