英文论文写作的格式规范问题

PAGEPAGE8（中）英文科技论文WORD写作之格式规范ABC谢青季（xieqj123@）执笔湖南师范大学2011.01.15一、写在前面的话图文材料的撰写和交流是每个人自己一辈子的必修课。学术论著是自己用好已学知识、创造新知识的能力的综合反映。通过论著出版，可以让全世界都很方便地“看到”自己。研究生期间是学习和锻炼文字表达的重要阶段，其中，文字撰写的规范性从来就不是可有可无的东西。“白纸黑字”，出自你的图文材料的规范程度会反映你是训练有素还是经验不足，是严谨细致还是粗心毛糙。态度决定一切，我们希望实验室每位人员都有良好的习惯，成为严谨、规范、负责的专家。鉴于实验室论文撰写过程中的一些普遍问题，特制作以下简表，跟各位初探论文撰写的规范性，望仔细研读并提出意见和建议。二、简表分类规范撰写不规范和错误撰写（原因）说明或正误例举，或提示一、关于非键盘字符u（不是同一个字母，形似而已）μ（中文字符）先写m，再改成symbol字体得（编辑部一刷正文字体就白改了。但SigmaPlot等作图软件可这样做！）不管是中文还是英文论文，、乘号、等非键盘字符一律选“插入/符号/symbol”（或“插入/符号/TimesNewRoman”、或“插入/符号/任何显示为西文的字体”等）中的字符，切忌插入中文状态下的字符，如不能从“插入/符号/宋体”或“插入/符号/普通文本”等中选择。不能输入键盘字符后，再修改为symbol字体等。总原则：英文论文中避免使用非西文下的任何字符！！！否则在对方的英文操作系统为乱码。中英文混排时，若无特别限制，强烈建议全文（大小标题可除外）刷成“TimesNewRoman”字体！粗体黑体：粗体（严格说，叫加粗）只是将字的笔划加粗，字体不变；而黑体是一种专门的汉字字体！这样，黑体也可加粗。乘号X、x（实在不是同一个符号）×（中文字符）先写W，再改成symbol字体得（编辑部一刷正文字体就白改了。但SigmaPlot等作图软件可这样做！）Ω（中文字符）文章完成后必用Word的“工具/字数统计”功能进行检查，英文论著中不能统计出“中文单词和朝鲜语单词”等非西文字体。二、关于特殊或组合符号摄氏度（o上标+大写C）oC0C（不是零0为上标，而是英文字母o为上标℃（中文符号）未找到英文中的相应组合符号，故只能这么写。组合字符也应插入symbol字符下的，如和等。三、关于物理量及其单位mol/Lmol/L（多了一个空格）mol/L（多了两个空格）mol/l（体积单位宜大写为L）mol/L之类的单位本身就是一个整体，所以中间不能有任何空格！类似地，有A/s1/2、mV/s。也可写成molL-1和molL-1的形式，连同mol/L共三种写法都是规范的。但一篇文章只能统一为其中一种写法，取决于杂志要求。不用l、ml、l之类的体积表示，应为L、mL、L。这点很少例外。ipa/mAipa（多了一个空格）ipa（多了两个空格）ipa（只能物理量i本身为斜体，上下标和之类应为正体）ipa/mA（斜杠/为物理量和其单位的分开符号，前后最好各空一格）ipa是一个整体，所以中间任何地方均不能有空格。只能物理量本身为斜体，上下标和之类应为正体，如ipc、f0a才是对的。对ipa/mA，斜杠/为物理量和其单位的分开符号，前后最好各空一格。有例外：有些杂志可能采用ipa/mA的形式。v/mVs-1v/mV/s(前后两个斜杠的意义不同，后为除号，显然不统一而不对)v/mVs-1（V和s之间显然必须空格或加中点分隔）v(mV/s)（同一文中，不能既用斜杠/、又用“()”表示物理量和单位的分隔。）v（mV/s）（错误地采用了中文括号）v/mvs-1（伏特V总是大写）无论采用v/mVs-1还是v(mV/s)的形式，全文均需统一！且按照杂志的要求选择。v/mVs-1和v/mVs-1的格式均是规范的，加中点的写法是国家标准。物理量及其单位或数学方程中的任何字符均应该是西文字符，加入任何中文（如中文括号；、；，等）、日文等非西文字符都是不对的。GHz、MHz、kHz、Hz、mHz、Hz、nHz、pHz、fHzHZ（频率总是Hz）KHz（“千”一般用小写k表示）uHz（u应为）G、M、km、、n、p、f来自于英文中基于“千”的倍数的计数体系。常用有益。pH16.PH（应为小p，表示-log(x)的意思，如pH=-log(aH+)、pKa=-log(Ka)）11.pX是化学中经常使用的特殊物理量（无需斜体），如pF就表示氟离子活度的负常用对数。但PHS-3C仪器确是大写的P（厂家写法）。log(x)log（x）（不规范的中文括号）log(x)（物理量x应为斜体）log(x)（只能物理量x是斜体）活度a浓度c20.（其英文activity首字母的简写，物理量为斜体，故为a的斜体a，不是：alpha）12.活度a的手写也不能写成alpha。13.浓度最好统一为小写斜体c，用正体下标表示某物质的浓度，如cglu。动力学参数为小写k；热力学参数为大写Kk、K大小写不分14.已是行业习惯，有谁想犯众怒？练好眼力，分得清正斜、认得了字体、辩得出字号、…！四、关于编号1.Forx,…2.Fory,…i)Forx,…ii)Fory,…(I)Forx,…(II)Fory,…一、二、1.1、（不能中英文符号混用）2.（1）（不能中英文符号混用）3.(1).（英文括号和句号均表示编号之意，重复）4.一.（宜用、）5.1)。（中文句号不当，且有两符号均表示编号之意，重复）6,①、②、⑴、⑵、⒈、⒉、ⅰ、ⅱ、ⅲ、Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ等中文编号字符用于英文论文中编号均是不规范的。1.正确使用编号系统的原则包括中英文编号不混用、编号字符不重复。2.面对任何问题和任何事情，均努力试着去总结成（1）（2）（3）等少数几点，学习好“我讲三句话”的本事！这点事关总结归纳、行事有条理有思路的本领，太重要了！！！五、关于标点符号规范例句：Liftingthetemperatureincreasedthereactionrate,asshowninFig.1S(ESI),implyingthatthereactionisanendothermicone.1.英文标点符号后必须接一个（不多于1个）空格，所以养成一个句中完整单词后和一个句末标点符号后马上打上一个空格的良好习惯。2.标点符号紧接一句的最后一个单词，如…rate,as…是不规范的（错在英文逗号前多了个空格）。3.英文句子中不能出现连续的一个以上的空格，如…reactionrate,as…是不规范的。4.英文中括号的规范写法：a(X,Y)b,或c(U,W),等等。即括弧外必有空格或标点，内部紧邻括弧的不能有空格：如a(X,Y)b;a(X,Y)b;a(X,Y),均是错的。5.英文中出现任何中文的符号（如，;、;（）;“”;；和。等）均是不规范的。注意英文中没有顿号“、”，而用英文逗号,或英文分号;代替（注意加空格）。6.英文句子中，特别注意上下标后的标点符号（含空格）应是常规（非上下标）尺寸的，因为上下标后直接键入标点符号（尤其是尺寸较难辨识的空格）易出错。例，“Padenotestheanodicpeak.”一句，若下标a后直接键入空格，容易误写成“Padenotestheanodicpeak.”（这里下标尺寸的红色空格是错的）。（又及，这里的Pa不是物理量，而是简写，所以P无需斜体）1.高度注意WORD的拼写和语法检查功能，有绿色下划波浪线指示的可能有语法错误，有红色下划波浪线指示的可能有单词拼写错误。2.中文材料中出现连续的英文内容，最好不要中英文混排，如：“在Science,Nature,PNAS和JACS等刊发表论文多篇。”是规范的，句中的“,”不宜写成中文顿号“、”或中文逗号“，”。3.几个同级别事物并列时，最后两个并列的事物必须用and连接,如“AandB”;“A,BandC”;“A,B,andC”;“A,B,C,andD”（注意：英文中罗列比较3个及3个以上的事物，倒数第二个事物后常加英文“,”，以更好地相互分隔和避免歧义，尤其是长的词组相互比较时）。中文类似，但采用中文顿号写为“A、B、C和D”（注意：中文中倒数第二个事物后不加逗号，且写成“A、B、C、D”是不规范的）。六、关于时态不强调过去动作而强调真理性客观存在的总为一般现在时。如Liftingthetemperatureincreasedthereactionrate,asshowninFig.1S(ESI),implyingthatthereactionisanendothermicone.琢磨：这里主句强调的是过去的动作，从句强调的是有把握的客观存在（过去现在将来均如此）！时态是英文论文中较难掌握的内容，且不同文献不很统一。左栏为一些一般性的问题和对策，供参考。需要灵活掌握。时态使用的基本原则是：（1）给出你觉得是把握性大的结论和讨论（真理）用一般现在时，否则你也可强调为“某某事物过去服从某某经验规律”而用一般过去时；（2）实验后发生的数据分析和机理讨论通常一般现在时，图、表、方程等的给出必须用一般现在时；（3）强调过去发生的动作必须用一般过去时；（4）过去发生但对本文或本处的讨论很有影响的用现在完成时；（5）强调过去的过去发生的动作采用过去完成时（很少见）；（6）强调动态连续动作时用进行时（不多见）。有些刊物的摘要部分要求全部用一般现在时。写教学研究论文的实验部分，一般也用一般现在时，主要是强调这些动作对学员而言就是一种教学指导，过去现在将来均需这么做的。实验中的动作用过去式，实验后的数据分析和机理讨论宜用一般现在时，如AnAuelectrodeservedastheworkingelectrode(WE),aKCl-saturatedcalomelelectrode(SCE)asthereferenceelectrode(RE),andaPtwireasthecounterelectrode(CE).AllpotentialsarereportedversusSCE.琢磨：这里前句强调的是实验中发生的动作；后句强调的是实验后数据处理的一种客观存在（过去现在将来均如此），所以用一般现在时。若后句也用一般过去时，则可理解为“过去是如此”的意思，言外之意就是过去的和现在将来不一定相同，显然不对！类似的写法：Theelectropolymerizationofanilinewasstudiedbycyclicvoltammetryandquartzcrystalmicrobalance(QCM),andtheelectropolymerizationmechanismisdiscussedindetailfromtheacquireddata.前句强调的是实验中发生的动作；后句强调的是实验后、撰写论文时的一种数据处理和理论分析，宜用一般现在时。若后句也用一般过去时，则可理解为“过去讨论了”的意思，言外之意就是过去讨论的不一定对，现在还需重新讨论！图、表、示意图(Scheme)和方程的给出，必须采用一般现在时态（主动语态和被动语态均可），且需使用对应的规范动词做谓语：如Fig.1shows…;Fig.1demonstrates;Table1lists…;Table1summarizes…;Scheme1demonstrates;Scheme1describes…;Eq.1gives…;Eq.1describes…。注意：切忌使用Table1shows;AsshowninTable1;Fig.1lists或AslistedinFig.1之类的用法，因为表格只能“列出”数据，而图不能。有时，从句的时态较难确定，可改用动名词形式，免去时态琢磨之苦：如Liftingthetemperatureincreasedthereactionrate,asshowninFig.1S(ESI),whichimplied(implies)thatthereactionisanendothermicone.这里which引出的一级从句whichimplied(implies)that的时态似乎不好确定，干脆改为动名词形式：implyingthat。七、关于语态合理使用好主动和被动语态。被动语态强调的是动作的客观性。用好主动语态可使文笔生动、表达简洁。主动语态的主语主要是第一人称和第三人称，使用好第三人称“one”有利于增加描述的客观性。如：Liftingthetemperatureincreasedthereactionrate,asshowninFig.1S(ESI),thusonecanconcludethatthereactionisanendothermicone.(这里的one强调“任何人”均能得到此结论)1.注意一下这类句子的区别：(1)Byconsideringtheexperimentalfindings,theconclusionthatthereactionisanendothermiconecanbereached.(2)Consideringtheexperimentalfindings,onecanreachtheconclusionthatthereactionisanendothermicone.这里前句有By引导considering，是因为主句动作的主体theconclusion不会主动considers，而后句的主体可，故无需By引导。这两句英文表达，语法上均可，但后句更简洁而成首选。科技论著中，能少用一个字表达相同的信息量，则绝对不多用！（简洁性原则）resultin/from互为主、被动语态，没有beresultedin/from的说法。类似地，sufferfrom等词组和所有不及物动词也无被动语态。八、关于简写某些单词或较长的词组因在论文中需经常用到而可定义其简写，如Weemployedthequartzcrystalmicrobalance(QCM)tostudytheelectrodeprocessofdopamine(DA).在整个论文主文件中，同一个全称定义为简写最多两次：摘要一次+正文一次，且定义了简写的同一全称最多出现两次。可通过WORD的文字查找确认！摘要和正文相互独立：摘要中没用到的简写，就不能在摘要中定义（摘要定义了就必须在摘要中用到）；摘要中定义了的简写，中文中首次出现该全称时还需再次做相同定义，且下文不再出现该全称。简写在整个支撑材料中最多定义一次。科技论文中不应出现英语语法方面的简写。如，不用I’m,It’s,there’s等简写，必须写全。简写尽量少用，简写只能在不增加阅读难度的情况下使用。尽量不自创简写，需直接采用文献中已有共识的简写，如RNA、DMcT。须遵守杂志要求的简写格式。如，glucoseoxidase尽可能简写为GOx（AC格式）而非GOD。注意避免有歧义的简写，如色谱+电化学的交叉学科研究文中，玻碳电极不要简写成glassycarbon(GC)electrode，三单词应一起定义为GCE，避免跟气相色谱（GC）混淆。九、关于图片PDF中图形的高分辨拷贝：PDF中有照相工具，允许我们通过Windows的剪贴板将PDF中的任意部分作为图形拷贝至WORD页面，但直接拷贝会很不清楚，必须在PDF文件中将显示比例放大至200%～300%以上，才能在WORD中得到高清晰的图片！（1）小显示比例（如66.67%）下照相：（2）大显示比例（如300%）下鼠标右键拷贝至粘贴板：知识产权问题：禁止从文献中拷贝他人的图作为自己的图（综述除外）；分子式、结构式需用ChemDraw等软件自己制作。图片分辨率问题1：不得使用Windows“画图”软件制作装置图、示意图等（分辨率太低），应在ppt、ChemDraw、Photoshop等软件中完成，再进行选择性粘贴等处理。图片分辨率问题2：电镜、光镜和照相图片等直接输入或拷进WORD，会导致WORD文件太大。此时不宜拷频（PrtSc键），应先转换成PDF文件，再按左侧“PDF中图形的高分辨拷贝”所示，高分辨拷入WORD文件。图片的精细定位问题：绘图工具条中选择“绘图/绘图网格/网格设置”，设置绘图网格的水平和垂直间距均为最小值（0.01），再籍鼠标粗调、同时按住“Ctrl”和“箭头”两键细调定位。用好“编辑/选择性粘贴/图片（增强型图元文件）”。比如：所拷贝的带格式SigmaPlot图文件较大，投稿前需用WORD的选择性粘贴功能以拷贝成不带数据的图片文件。用好“图片”工具栏中的裁剪、亮度、对比度等功能。十、关于SigmaPlot作图规范图不规范图！所有线条（包括坐标刻度、空心符号的边缘线和误差条等）均加粗一个级别；所有文字加粗，并适当加大（如加大到18号）所有坐标数字最好适当加粗；所有物理量均改为斜体！最好用大写的A、B、C给各小图编号；用小写的a、b、c或1、2、3给图中的曲线编号，必须全文统一！！！SigmaPlot允许模板法作图，即按照以上做法做好一个图后，另存为一个新的spw文件，再输入新数据即可自动生成新图，再适当改动坐标范围和格式即可！强烈建议使用SigmaPlot2.0版本。科技绘图总原则：（1）图形清晰、布局美观、比例协调、无歧义！（2）图标题的文字表达简明扼要，且给全必要的实验条件。右上图问题（红色标记）：横坐标线、红色线性回归线和空心三角形边缘线未加粗。物理量未改为斜体，但其上下标和前面的等必须是正体。曲线（大写A和B）和图（小写a）的标记不规范。上标1/2的字号偏大（刷字号所致）。浓度宜用小写斜体c，且其上下标为正体。u应为。图中纵坐标单位的物理量与其单位间采用“/”分隔，而后面单位内的“/”却表示除号，同一符号却代表两个意思，不可！十一、关于参考文献[1]K.C.Koile,D.C.Johnson,Electrochemicalremovalofphenolicfilmsfromaplatinumanode[J].Anal.Chem.,1979,51(6),741-744.[2]WeiY.,G.Wang,H.Chen,andB.Fang,PreparationofCeriumTungstophosphoricAcid/MultiwalledCarbonNanotubeCompositeModifiedElectrodeandItsApplication[J].ChinJApplChem,2008,25,514（inchinese）.问题：各实词的首字母大小写不统一（and,of等虚词肯定用小写）。文献[1]有期而[2]无；文献[1]有起止页而[2]无起止页。文献[2]第一作者为姓前名后，与其他不统一。文献[2]中有多余的空格。chinese应是Chinese。不能有中文标点符号，如文献[2]的中文括号。最后一位作者前是否有and分隔，取决于杂志要求！杂志名中各单词后的英文句号表示省略的字母，按照杂志要求进行统一，该省全省，该有全有！各杂志的文献格式可能很不一样，应严格按要求撰写和修改，精确到标点符号！！！标点符号其实是参考文献撰写时极易出错的地方。中文期刊和学位论文所有文献中除汉字本身外，一律不出现任何中文标点、全角字符！！！！！！格式一定要统一，如卷和期（期的信息不一定要有）的问题、起止页码的问题、文献标题各单词中首字母的问题。作者姓名中，姓肯定为全写，而名为简写。姓前名后还是名前姓后应统一为杂志要求的格式。名字中的中划线尽量不用，L.-W.Wang改成L.W.Wang。尽管有ENDNOTE文献管理软件，格式问题依然需认真对待（ENDNOTE中就规范好格式）。引文献千万不能出（科学性）错误。尽量不引自己未读原文的文献；若不得不引就不能不慎重，至少要用Google等搜索查对一遍无误。英文论文尽量引英文文献（基本不引纯中文文献）。注意引用有代表性的、确有贡献的文献（里程碑式文献、综述类文献、专著类文献、目标杂志上的文献、被推荐（或疑似）审稿人的文献…）。注意引用本实验室和他人文献的合适比例（对任何一个话题，本实验室文献通常要求<50%）。有意忽略他人的紧密相关文献是错误的（学术不端）。十二、其他1.关于“插入/页码”2.关于“插入/分隔符/分页符”3.关于行号的设置4.貌似任何问题，均可通过GOOGLE、百度、维基百科…中查找关键词得出一堆答案，再琢磨、思考后得到解决！5.关于正式材料的准备和提交。6.在论著和材料中宜用中性描述，既不能过（夸夸其词不可，“老子天下第一”不行，谁也不喜欢咄咄逼人的语气和行为），也不能逊（自己好的工作就要总结好、敢于写透、善于写透）！慎用“首次发现”（可改为“就我们所知，这方面的研究暂未见文献报道”之类以软化语气）、“本研究具有重大意义”（可改为“