多功能定题服务系统的设计与实现

多功能定题服务系统的设计与实现

随着高校图书馆对网络信息服务的重视和普及，个性化服务呈现出多样性的趋势。而定题服务作为其重要的服务模式之一,已成为图书馆向科研人员开展信息化服务的主要途径。定题服务在图书馆界的开展由来已久,随着数字化进程的推进和信息化技术的发展,其服务内容和方式也得到了进一步的拓展和深化。但直至目前,尚未有一款合适的管理软件辅助图书馆人员开展定题服务工作,对文献信息的检索、分析和整理也只停留在手工方式上,如果能够开发或者利用一款管理软件,将势必提高定题服务的工作效率和工作质量。笔者在对NoteExpress管理软件的使用中发现,因其在管理文献方面具有较完备及多种独特功能,在定题服务中可起到重要的辅助作用,能极大地提高工作效率及质量,应该得到推广和广泛使用。鉴于此,笔者就NoteExpress在定题服务中的应用做了简要说明,旨在为图书馆工作人员提供一款合适的管理软件服务于定题服务工作。1提供文献信息定题服务(selectivedisseminationofinfommtion,SDI)也称定题情报服务,是指图书馆情报人员根据承担特定课题研究人员的实际需要,主动提供文献资料,搜集情报信息,筛选情报数据,评述发展方向等综合服务的形式。定题服务通常是在一定期间内有针对性地、及时地、连续地为研究人员提供有关课题全面而准确的文献信息,包括专题文献题录、文摘、原文,乃至专题文献信息述评等。这种提供文献信息的方法,目的明确、针对性强、密切结合实际,能够减轻研究人员获取文献信息的工作强度,大大缩短研究人员的课题研究时间,因而深受研究人员的欢迎。NoteExpress是由北京爱琴海软件公司开发的专业文献管理软件,提供了以文献的题录为核心的科研模式,可轻松导入各类文件进行有序管理,目前已被中国社会科学院、清华大学、北京大学等单位正式整体采用,成为中国文献管理软件市场上的第一品牌。NoteExpress具备文献信息检索与下载功能,可以用来管理各种文献的题录,并以附件方式管理文献全文或任何格式的文件;笔记功能可以实现隐性知识的显性化管理;独有的数据共享功能可以方便用户之间的交流和探讨;数据挖掘的功能可以帮助用户快速了解某研究方向的最新进展、各方观点等。2多功能表面活性剂定题服务的服务过程大致分为3个阶段:选题阶段、文献信息检索及分析阶段、整理文献阶段。这3个阶段都离不开SDI工作人员对文献的管理。而具有文献检索、文献管理、文章撰写等多功能的NoteExpress管理软件恰恰可以辅助SDI工作人员对文献进行高效有序的管理。如果将其合理地应用到图书馆定题服务中,不仅可以使枯燥无味的工作变得轻松简单,而且还可以大大提高工作效率和工作质量。笔者基于定题服务的服务过程,就如何将NoteExpress应用其中作简要介绍。2.1项目失败,经费俗话说万事开头难,选题阶段亦如此。如果选题方向有误,有可能会导致项目失败,浪费时间和经费。而这就要求SDI工作人员做到既要了解课题所涉及的学科领域,又要了解课题的研究内容以及科研人员对文献信息的需求,检索并筛选出有价值的相关文献资料。2.1.1sdi数据库的建立在NoteExpress安装完毕后第一次运行时,系统会自动加载“示例库(sample)”。为了服务于SDI工作规范相关文献信息,可以点击主菜单【文件】→【新建数据库】新建一个SDI数据库。在命名新数据库时,可以使用课题负责人名字作为数据库名称,亦可采用课题项目题名作为数据库名称,但笔者推荐使用后者建立数据库,以免遇到同一负责人申请不同项目时造成混淆。图1为SDI数据库主界面,左侧为数据库目录树,右上为题录区,右下为文献细览区。在数据库目录树的根节点下有5个文件夹:题录、笔记、检索、组织和回收站,且在题录、笔记以及检索的子目录“最近检索”下均可自由增减文件夹,以便于文献的分类管理。这样,在题录下便可针对每个课题创新点新建对应的文件夹,例如1、2、3...或者创新点1、创新点2、创新点3...,然后将检索到的相关文献题录信息分别导入对应的文件夹下,方便SDI工作人员对相关文献进行有针对性的分析和管理。2.1.2质控系统数据库to在充分了解课题需求后,选择恰当的检索词,制定出准确的检索策略,然后到相关学科数据库进行检索。目前,通常的办法是将检索并筛选后的基本信息粘贴到Word文档中,或盲目地下载全文,然后再逐篇分析筛选,这样对文献的管理既不规范,又浪费时间,增加了SDI工作人员的负担。NoteExpress提供了国内外181个常用数据库的检索连接文件,SDI工作人员利用“在线检索”功能可以不用登录数据库页面直接检索,省去了打开相关数据库的页面反映时间,亦可以根据工作的需要增加必要或删减不必要的数据库链接,使得选择更具灵活性;随后在检索结果中筛选出相关文献,便可以利用导入题录功能将题录信息导入到指定的文件夹下。另外,NoteExpress还提供过滤器导入功能,可以方便偏好登录数据库Web网站进行文献检索的SDI工作人员将筛选后的检索结果题录导入进来。NoteExpress的手动添加功能可以将那些自动录入困难或零散的文献资料,根据工作的需要补充到系统软件当中。通过上述3种基本方法,便可以将相关文献的题录信息导入到NoteExpress的指定文件夹下,这样极大地方便了SDI工作人员管理文献信息,也为接下来的分析阶段提供软件平台。2.1.3sdi工作人员由于收录期刊的重复性,SDI工作人员在不同的数据库使用相同的检索策略得到的结果中,避免不了有重复的题录信息。如VIP与CNKI的重复期刊就占了VIP的43.795%,且占CNKI高达86.956%之多,无形中给SDI工作人员增加了不必要的查重任务。NoteExpress提供了数据查重和快速删除的功能,打开【工具】菜单下的【查找重复题录】窗口,选择待查重的文件夹和待查重字段后,即可开始查重。在待查重字段中,有题录类型、作者、年份、标题等69个字段供用户选择,其查重准确率是非常高的。对查出的重复数据,利用键盘的Delete键即可一次性予以删除。2.1.4阶段性成果分析SDI工作人员应具有敏锐的信息捕捉和分析能力,能够就课题创新点近几年的发展现状进行归纳总结,方便研究人员对已形成的阶段性研究成果进行对比分析。NoteExpress独有的“文件夹信息统计”功能,可以帮助SDI工作人员按作者、年份、题录类型等统计某项创新点近几年的研究现状(见图2)。由此可以很清晰地看出某项创新点从2007—2009年3年里的总体研究进展情况,并将此统计结果以文字说明或表格的形式提供给研究人员,一定程度上提高了课题选择的准确率。2.2将前引物关联到实验分析的深度和广度,目的提高文献信息检索及分析阶段也叫研究阶段。在课题方向确定后,SDI工作人员应加大信息检索的深度和广度,同时增加对课题涉及内容的前沿信息的检索,确保科研人员在论证自己的论点或进行实验分析时能做到数据翔实、引证充分。此阶段NoteExpress在检索方面的应用前面已经介绍,这里只就如何帮助研究人员分析文献加以说明。2.2.1保证信息的及时更新由于各数据库导入的题录基本信息不同或者不全,将会导致导入的相关文献信息不详实。这时,SDI工作人员可以借助在线题录更新功能来改善题录信息的完整性和保证信息的及时性。其使用方法为:(1)选择需要更新的题录,点击【检索】→【在线更新题录】→【自动更新】。(2)在弹出的“在线更新题录”对话窗口中,点击【更新自】下文本框后的选项,选择更新数据库(比如重庆维普),然后点击【查找更新】。如果自动更新后没有找到对应题录信息,建议尝试其他可能数据库进行更新。(3)查找完毕后,可以在检索窗口中看到是否检索到相应的题录信息。如果检索到多条信息,可以比较后选择最匹配的信息。选择完毕后,点击【应用更新】。2.2.2关联文献的选择在分析文献的时候,如果SDI工作人员对某一篇相关文献进行总结,或者由于某篇文献的启示而产生了新的研究思路,那么通过NoteExpress自带的笔记功能,可以随时将研究的新思想、新想法记录下来,并且与该文献题录直接关联,加强了思路与文献的关联性,易于SDI工作人员与研究人员之间对相关文献的对比研究。使用方法为:选择某条题录信息后,右键选择【为题录新建笔记】功能,或在文献细览区直接选择“笔记”图标来实现笔记功能。此外,在编辑笔记窗口的工具栏里有“插入到Word”按钮,可以非常方便地将笔记插入到课题研究报告中去加以使用。通常在浏览题录信息时,题录的摘要内容往往不能满足研究人员的需要,或者摘要内容激发了研究人员看文章内容的想法,对于题录想进一步的了解,需要阅读文献全文。在NoteExpress中,可以对每条题录添加多个附件信息,最简单直接的方法是:点击某条题录后,右键选择【添加附件】,内容包括网络链接、关联题录信息、笔记等,方便研究人员在需要的时候快速打开,省去在电脑中手动寻找的麻烦。2.2.3“作者”子节点NoteExpress主界面左侧数据库目录树中的“组织”功能节点,提供了作者、关键词及作者机构的枚举视图。“作者”子节点将数据库中所导入的所有题录信息,以作者姓氏英文字母从A~Z排序,方便研究人员查找该课题领域其他主要研究人员发表文章的情况;“关键词”子节点列出了所有导入文献的关键词,并以关键词首字母从A~Z排序,方便研究人员准确、有针对性地查找涉及某一关键词的相关文献信息。2.3文献检索的统一SDI工作人员在本阶段要全方位系统地收集课题相关资料,提供最新的反映课题本质的高质量情报资料,文献的选择应依照准确性和运用性相结合的原则,分为密切相关文献、一般相关文献和参考文献3种。在SDI工作人员利用NoteExpress管理软件提交文献题录信息的时候,可以运用标记功能,依据上述3种类别以软件自带的(1)(2)(3)形式加以标志,亦可以根据自己的喜好更改标记样式。根据研究人员的需要,可以将重要题录的全文,利用NoteExpress的“下载全文”新功能下载到本地,免去了到相应数据库中的重复查找。在定题服务中,同科研人员的沟通和协商是非常重要的,应给予高度的重视。NoteExpress的数据共享功能方便SDI工作人员与研究人员之间的业务交流,提供了软件交流平台。由于一个单纯的题录信息数据库大小只有几十kb,所以在SDI工作人员与研究人员不能及时面对面交流的情况下,运用E-mail或QQ等传输工具可以将数据库文件互传递,解决了远距离沟通困难