高校实验室文档管理现状与对策

高校实验室文档管理现状与对策

实验室文档资料高校实验室文档的构建和管理是实验室建设的重要组成部分，反映了实验室的管理体制，是实验课程和实验室活动的重要保障。同时，它也是实验室管理和实验人员工作量的内容之一。为了分析、控制、调整和反馈实验室的工作，可以创建完整的文件资源。另外,实验室文档资料也是评价实验室的重要依据。因此,抓好实验室常规文档工作,使实验室的管理更加科学、规范具有非常重要的意义。1目前，实验文件管理中存在一些问题1.1管理意识不强,管理机制不健全长年以来,部分高等院校对实验室的建设重视普遍不够,特别是对新形势下的文档资料管理职能和作用、文档管理的科学属性和地位认识不足,管理人员不固定,管理机制不健全,使得文档资料不能形成一个完整的体系。1.2实验室人力资源管理相对低下目前,有些院校特别是部分高职和专科院校,对于实验人员的管理不到位使得实验室的人员更换频繁,加上一些工作人员缺乏长远的管理意识,平时也不注意日常工作的数据采集和整理,造成实验室文档管理水平相对低下的现状。2加强文档资料管理的一些建议2.1重知识学习,不重实验学习由于历史的习惯,一些高等院校或多或少存在重理论轻能力的培养,大部分的高校院系不太重视实验,觉得理论比实验更高明,更高深,甚至认为学习就是学理论知识,而很少有人重视实验学习。在这种状态下实验教学长期处于理论教学的附属地位,实验人员得不到应有的重视,甚至有很多院校没有专职实验管理人员和实验指导教师,实验课大多由任课教师来安排,即使是有实验课也是上完课就走人,没有统一的计划和安排,更谈不上文档资料的记录了,使得文档资料的管理基本成为空白,因此,提高认识文档资料的重要性和管理的重要性具有现实意义。2.2管理的好是科研的关键健全和规范的实验教学体系是管理实验室文档资料的前提,而管理的好坏直接影响教学和科研的工作是否正常。因此健全和规范的实验教学体系非常关键,它使文档资料的管理有章可循,使实验文档资料的管理条理化,规范化。2.3实验室信息归档在健全和规范的实验教学体系基础上,实验室的文档资料的管理实际可以看成是平时工作的一个缩影,最好将实验室的文档进行科学的分类归档,将院、系文件、规章制度、重大会议纪录等作为实验室的文件资料归档;把实验室人员的学历、职称、聘任、外出进修情况、考核材料、发表论文等情况作为实验室人员情况统计进行归档;将实验室教学任务、教学计划、实验研究、教学工作总结、学生实验考试试题、实验报告等作为实验室教学情况归档;除此之外,还要对科研、文档资料管理信息、低值耐用品管理信息、实验教材样本、表格样本等进行分类。所有文档、资料进行收集、归纳和整理,并实行统一管理,日积月累,便形成了一个完整的文档资料管理体系。3文件管理的具体措施针对存在的问题,我们结合工作实际,在实验室的文档管理方面具体做到以下几点:3.1仪器说明书的管理是保证仪器完好率和实验教学完成率的重仪器说明书是学校实验室管理工作的组成部分和重要环节,说明书能为仪器的正确使用提供有力的保证,并为仪器的维修提供依据,仪器说明书的管理是保证仪器的完好率和实验教学完成率的重要前提。在工作中,我们将各种仪器说明书按类装订成册,并在扉页上编写目录,以便查找方便。另外,仪器维修记录作为维修仪器的证据认真填写并按学期装订成册后妥善保存。3.2物品布置计划实验计划包括实验教学大纲、实验教学计划、实验教研计划、实验日程安排计划、物品添置计划等。各种实验计划在学期初制定,以便于课程的安排,平时注意计划实施情况的检查,确保实验教学的正常进行,学期结束时,把各种计划整理归档以便查阅。3.3加强实验资料管理,保证实验质量实验教学资料范围广泛,包括《实验人员职责》、《仪器使用制度》、《安全制度》、《实验室学生守则》等各项规章制度,实验规则是实验教师和学生在实验时就遵守的制度和行为规范。另外实验教学资料还包括实验教师工作职责、实验仪器借还制度、学生实验规则等等。除此之外,还包括《实验通知单》、《实验开设记录表》、《实验教学日志》、《教学工作手册》以及实验考核办法、学生实验成绩、实验报告、实验教师的学历、职称、聘任、外出进修(或培训)情况、考核材料、发表论文、教学改革计划、措施、总结及分析材料等。在实验教学资料的管理方面,我们首先要求实验教师必须提前填写通知单,递交各班级,内容要详细、清楚,以便学生提前了解实验的内容及实验时间,其次实验人员务必保存好现有通知单,凭通知单提前做好实验准备,保证实验教学顺利进行。期末要把实验通知单分年级分科汇总成册,积累资料,整理归档。实验通知单的管理,不仅使实验工作有条不紊,还可以提供有效资料,便于了解实验教学开展情况。《实验开设记录表》的管理也是实验教学资料管理很重要的部分。学生实验结束后,教师必须监督学生认真填写《实验开设记录表》,作为学生进行实验的原始资料,同时教师应填写《实验教学日志》,详细记录实验注意事项,学生实验操作是否规范,实验效果是否明显,仪器的损坏情况,实验是否有改进的必要。这样做可以使任课教师和学生重视实验课,以利于任课教师总结经验并改进教学方法,促进实验教学改革,提高教学质量。另外,实验教学资料实行登记管理,内容包括实验通知单、借出仪器登记、实验情况登记、仪器损坏与处理情况登记等等。实行登记制度的目的,是及时了解实验教师借出仪器及实验情况,以便做好仪器的管理、实验的准备和改进工作。3.4强化账物管理仪器帐目是学校实验室文档管理的重要环节。实验室仪器,多达几千种,价值数十万甚至千万元,是实验教学的物质保障,是学校的重要资产。为了规范化管理,应有健全的财务资料。财务资料的管理,范围很广,包括《实验室总账》、《仪器明细账》、《消耗品账》等各种账目。账目要每学期进行核对,要做到物物有账,账物相符。规范的财务管理可以杜绝学校资产的流失,充分发挥仪器作用,更好地为实验教学服务。在平时的工作中,我们对新购进的仪器验收后,配合器材科及时上账入柜,对报损的仪器及时销账报废,保证账目清晰、整洁。另外,为便于查找,在仪器存放方面,我们根据教学仪器的编号和卡片分类存放,仪器卡填写规范,标签贴放整洁合理,每学期期末将实物、账目、卡片进行核对,做到账、物、卡相统一。以上文档资料,我们在工作中利用计算机进行管理,这样不仅能大大降低劳动强度和差错率,还能更快捷地提供各种资料和数据,显著提高工作效率。实验室高效管理在日新月异的信息时代,科技的发展推动着实验手段的更新换代,实验室文档资料的管理也需要现代化的管理手段,作为实验教学人员,要重视实验室文档的管理工作,重视平时图片、课件、教学仪器的改进,实