浅谈如何做好会计电算化会计档案的管理工作

浅谈如何做好会计电算化会计档案的管理工作

会计要素是应用于会计实践的现代电子技术和信息技术的总称。会计电算化与会计档案管理之间是相互依存、互为促进的关系,一方面,会计电算化工作拓宽了会计档案的职能范围、提高了会计档案管理的效率;另一方面,会计档案管理也对电算化环境下的会计提出了新要求,并为会计控制提供了重要的理论依据。如何做好会计电算化会计档案的管理工作,以使其发挥更大、更好的作用。笔者根据事业单位会计电算化工作的实践,就如何做好会计电算化会计档案的管理工作,谈谈个人的看法。一、数据库的开发传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。而电算化会计档案,是指存贮会计数据(各种凭证账簿、报表)和程序的软盘及其他存贮介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料,即保存在磁盘、可读写光盘、磁带等存贮介质上的会计档案。与传统的会计档案相比,电算化会计档案具有如下特点:1、电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外,主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。2、电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在,另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在。后者受存贮介质质量、存放环境等因素的影响很大,保存不当容易遭到破坏。3、电算化会计档案较传统会计档案易于修改,且不留痕迹。4、电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。5、电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前,且使用时具有方便、快捷、直观,容易产生一些分析结果,可以对管理和决策提供较好的支持。二、化发展中的挑战由于会计电算化档案具有领域的拓宽性、环境的依赖性与数据易改性等特点,会计电算化虽然有助于简化核算过程与拓宽会计监督的职能,但在会计工作质量控制与会计信息安全利用等方面存在较多的问题,给会计工作提出了新的任务与要求。同传统手工记账时代的档案管理职能相比较,会计电算化环境下会计档案的职能主要应突出它的两大功能。1、建立相对独立的内部会计控制制度,维护会计设备评估制度在会计电算化环境下,会计质量控制的重点是建立一种内部制约机制,会计档案管理的主要职责是要留下包括“差错”与“舞弊”行为在内的经济业务记录与会计工作痕迹,并通过相应的事后监督机制,及时发现并中止上述行为。因此,在会计电算化环境下,会计档案管理首要职能是实现档案归集关口的前移,确保会计档案资料的真实性,反映经济业务与会计工作的本来面貌;其次,要将内部会计控制制度与实施结果纳入档案管理的范畴,把事后监督信息定期反馈到会计工作前台,同时真实记录信息反馈与信息处理的过程;再次,要建立会计档案归集的审查制度,制订各种会计信息处理过程的归档要求,做到内容完整、手续完备、要求具体、责任明确,使会计档案的归集成为单位会计工作质量再完善的过程。2、做好档案文献的归档与管理由于计算机中的数据文件是动态的,时刻都在发生变化,因此,会计档案利用的首要任务是要根据会计工作的特点,在规定的时间段内进行数据备份,并定期将计算机系统中的所有档案要素复制到磁介质上,与相关的文字材料和电子文档等一同归档,保证归档资料的完整性,为实现档案数据的综合查询与有效利用奠定基础;其次,要运用相关的统计分析方法,根据单位经济业务的分类,对会计信息进行加工整理,并通过对会计档案的编研,以财务年鉴等方式形成有价值的会计信息,防止保存档案信息的载体失效而使重要的会计信息丢失;第三,根据工作需要,在有针对性地实现会计档案信息对外提供与提高会计档案利用价值的同时,做好会计档案数据的日常维护工作。三、如何准备算术文件为了更有效地做好电算化会计档案工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。(一)打印或录入记账凭证,立卷归档保管电算化后,记账凭证的生成有两种方式:1、根据原始凭证在计算机上直接编记账凭证,由计算机打印输出。在这种情况下,记账凭证上应有录入员、稽核人员和会计主管人员的签名或盖章。收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证,按《会计电算化工作规范》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。2、手工事先作好记账凭证,向计算机录入记账凭证,然后进行处理。在这种情况下,保存手工记账凭证与机制凭证皆可。(二)会计资料的生成规定了以日清月结、按季、按年打印的的账簿,在会计电算化对电算化后的会计账簿和会计报表的打印和保管《会计电算化工作规范》有明文规定,即应当打印出书面形式,其保存期限按《会计档案管理办法》的规定办理。考虑到计算机打印的特殊情况,在《会计电算化工作规范》中对会计资料生成作了一些规定,包括:1、现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出,做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印,由于受到打印机条件的限制,可采用计算机打印输出的活页账页装订成册。如果每天业务较少、不能满页打印的,可按旬打印输出。2、一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印;发生业务少的账簿,可满页打印。3、在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下,总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。(三)会计要素系统中开发的文档管理会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管,保管期截至该系统停止使用或有重大更改之后的1—3年。(四)存储会计账簿、报表存储计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据),是在会计电算化情况下的新的会计档案形式。在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并留有副本。一般说来,为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复,这些介质都应视同会计资料或档案进行保存。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表,具有磁性化和不可见的特点。因此,必须注意以下几点:1、采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据,不再定期打印输出会计账簿,应征得同级财政部门的同意。2、保存期限同打印输出的书面形式的会计账簿、报表。3、记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账仍需要打印输出,还要按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。(五)保管合同档案管理一般是通过制定与实施档案管理制度来实现的。档案管理制度包括以下内容:1、存档的手续,主要是指各种审批手续,比如打印输出的账表,必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管;2、各种安全和保密措施;3、档案管理员的职责与权限;4、档案的分类管理办法;5、档案使用