高校实验室文档资料的管理与管理

高校实验室文档资料的管理与管理

随着高校招生规模的扩大和学生人数的急剧增加，给高校实验室带来了巨大压力。为了满足实验要求，高校实验室继续扩大，高校实验室文档资料的收集和分类也在增加。如何管理好这些文档资料,不仅是提高实验室管理质量,同时也是高校实验室建设的重要组成部分,体现了实验室的管理水平,是实验课程建设和实验室进行正常工作的重要保证。建立齐全的文档资料,可以分析、控制、调节、反馈实验室的工作情况。另外,实验室文档资料也是评价实验室人员工作的重要依据。因此,重视实验室常规文档工作,能使实验室的管理更加科学、规范。同时建立实验室档案资料,也为学校考核提供了依据,为实验室向量化管理发展创造了条件。1目前，实验室数据管理存在几个问题1.1实验室管理信息数据库部分高等院校对实验室的文档资料建设不够重视,认为实验室做好实验就可以了,特别是对新形势下的文档资料管理职能和作用、文档管理的科学属性和地位认识不足,管理人员不固定,管理机制不健全,使得文档资料不能形成一个完整的体系。在实验室管理过程中,各项工作进行情况及结果要如实记录在册。实验室的工作记录有:实验室值班记录,实验开出记录,实验设备使用记录,实验室安全卫生检查记录,实验室人员工作日志,实验室主任工作日志,设备借、还记录,设备损耗报废和赔偿记录,设备保养、维修记录,学生创新实验记录,开放实验室记录,实验室为社会服务记录等等。实验室的工作记录由实验室工作人员和实验教师以及实验学生课代表负责记载,实验教师要积极配合,记录要随做随记,做到实事求是。1.2做好实验教学的辅助工作有些院校对于实验人员的管理不到位,使得实验室的人员更换频繁,没有教师愿意呆在实验室,实验室的人员不但要调试、保养、维修设备,而且要不断地取用、存放不同实验要求的设备仪器,同时还要配合实验教师做好实验教学的辅助工作。这些工作既默默无闻又繁重、细致,需要体脑并用,但是常常不被别人理解,往往会对实验室人员的工作作出不切实际的评价,认为是简单的实验仪器准备、实验记录等工作。从某种程度上挫伤了实验室人员工作的积极性,加上一些工作人员缺乏长远的管理意识,平时不注意日常工作的数据采集和整理,造成实验室文档管理水平相对低下的现状。2加强实验室文档管理的一些建议2.1实验人员失败一些高等院校对人才的培养重理论轻能力,不太重视实验,或者虽然重视实验但是只停留在口头上,没有具体重视实验的措施,觉得理论比实验更重要。特别是计算机实验室,理论不好上机编不出程序来,所以就会出现计算机专业的学生连WORD、EXCEL基本的办公软件使用起来都不熟悉。在这种状态下实验教学长期处于理论教学的附属地位,实验人员得不到应有的重视,严重挫伤他们的工作积极性,认为实验记录可有可无,当时不记录后面再补,这样就使实验数据不真实,不能实事求是。因此,提高认识文档资料的重要性和管理的重要性具有现实意义。2.2管理的造成和影响科研的正常进行健全和规范的实验教学体系是管理实验室文档资料的前提,而管理的好坏直接影响教学和科研的工作能否正常进行。因此健全和规范的实验教学体系非常关键,它使文档资料的管理有章可循,使实验文档资料的管理条理化、规范化。2.3实验室信息归档在健全和规范的实验教学体系基础上,实验室的文档资料的管理实际可以看成是平时工作的一个缩影,最好将实验室的文档进行科学地分类归档。将院系文件、规章制度、重大会议纪录等作为实验室的文件资料归档,把实验室人员的学历、职称、聘任、外出进修情况、考核材料、发表论文等情况作为实验室人员情况统计进行归档,将实验室教学任务、教学计划、实验研究、教学工作总结、学生实验考试试题、实验报告等作为实验室教学情况归档。除此之外,还要对科研、文档资料管理信息、低值耐用品管理信息、实验教材样本、表格样本等进行分类。所有文档、资料进行收集、归纳和整理,并实行统一管理,日积月累,便形成了一个完整的文档资料管理体系。3文件管理的具体措施针对以上的问题,本人结合在实验室工作的实际经验认为,实验室档案资料管理应具体做到以下几点:3.1学生实验总情况的管理实验教学资料范围广泛,包括实验课表、实验开出记录、设备仪器使用记录、实验值班记录、工作日志等等,另外还包括实验教师工作职责、实验仪器借还制度、学生实验规则。在实验教学资料的管理方面,我们首先要求实验教师必须提前安排好自己的实验课程,提前通知相关班级做实验的时间地点等信息,内容要详细、清楚。其次实验人员务必保存实验课表,根据实验课表做好实验准备,保证实验教学顺利进行。期末要把实验课表汇总成册,积累资料,整理归档。实验课表的管理,不仅使实验工作有条不紊,还可以提供有效资料,便于了解实验教学开展情况。实验开出记录表,可以提供实验开出情况和实验开出率,实验室利用情况等信息,也是实验教学资料管理很重要的部分。学生实验结束后,教师必须监督学生认真填写实验开出记录,作为学生进行实验的原始资料。同时教师应填写设备使用情况表,详细记录实验注意事项,学生实验操作是否规范,实验效果是否明显,仪器的损坏情况,实验是否有改进的必要等。这样做可以使任课教师和学生重视实验课,以利于任课教师总结经验并改进教学方法,提高实验教学质量,促进实验教学改革。另外,实验教学资料实行登记管理,内容包括实验课表单、设备仪器借用登记、实验开出登记、仪器损坏与处理情况登记、设备维修记录等等。实行登记制度的目的是为了及时了解实验教师借出仪器及实验情况,以便做好仪器的管理、实验的准备和改进工作。3.2强化账物管理设备帐目是学校实验室文档管理的重要环节。实验室仪器设备多达几千种,价值数十万甚至百万元,是实验教学的物质保障,是学校的重要固定资产。为了规范化管理,应有健全的设备资料。设备资料的管理范围很广,包括实验室总账、仪器设备明细账、低值易耗品账等各种账目。每学期要对账目进行核对,要做到物物有账、账物相符。规范的设备管理可以杜绝学校资产的流失,充分发挥仪器设备作用,更好地为实验教学服务。在平时的工作中,我们对新购进的仪器设备进行严格的验收后,配合设备处及时上账入柜,对报损的仪器设备及时销账报废,保证账目清晰、整洁。另外,为便于查找,在仪器设备的存放方面,我们根据教学仪器设备的编号分类存放,仪器设备标号填写规范,标签贴放整洁合理,每学期期末将实物、账目、设备标签进行核对,做到账、物、卡相统一。以上文档资料,我们在工作中利用计算机进行管理,这样不仅能大大降低劳动强度和差错率,还能更快捷地提供各种资料和数据,显著提高工作效率,也方便设备仪器的查找。3.3仪器设备使用说明书的管理仪器设备使用说明书,以及一些设备的驱动程序是学校实验室管理工作的组成部分和重要环节,使用说明书能为仪器设备的正确使用提供有力的保证,并为仪器设备的维修提供依据,仪器使用说明书的管理是保证仪器设备的完好率和实验教学完成率的重要前提。在实际工作中,我们将各种仪器设备说明书按类存放,并在扉页上编写目录,以便查找方便。另外,仪器设备维修记录作为维修仪器设备的依据,应认真填写并按各个实验室不同仪器设备分类装订成册。3.4做好实验进度表和实验室对外服务的管理,将实验教学纳入实验教学进展实验室同时还要保管好相关的实验教学大纲、实验教学计划、实验进度表、实验室的科研资料、实验室对外服务的相关记录,平时注意对实验进度表的实施情况进行检查,确保实验教学的正常进行,学期结束时,把各种资料整理装订成册、归档。4实验室文档的管理在经济高速发展的新时代,科技进步推动着实验手段的更新,实验室文档资料的管理也需要现代化的管理手段