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文档简介

流动人员人事档案管理制度一、制度目的为保证企业对于流动人员的人事档案管理规范化、透明化，同时防范流动人员隐私泄露、企业资料外泄等风险，制定本制度。二、适用对象本制度适用于企业内流动人员人事档案的管理，包括但不限于内部调动、跨部门调动、离职等。三、档案建立（一）流动人员人事档案以电子档案的形式建立，包括个人信息、评价记录、培训记录、考勤记录等。（二）个人信息包括姓名、性别、民族、出生日期、身份证号码、联系方式、户籍地址、现居住地址、入职时间、离职时间等。（三）评价记录包括年度考评、绩效考评等。（四）培训记录包括企业内培训、外部培训等。（五）考勤记录包括请假记录、加班记录、打卡记录等。四、档案保管（一）流动人员人事档案由企业人力资源部门负责保管。（二）将电子档案储存至企业办公网，设定严格的权限管理，仅授权人员可查阅和修改。（三）对于离职人员，将其档案分类储存，保管期限不少于10年。（四）凡更新档案内容需要说明的，需注明更新时间和更新原因。五、档案查询（一）企业职工可以通过人力资源部门咨询相关流动人员的人事档案，需经过授权。（二）流动人员可以申请查阅自己的人事档案，人力资源部门在3个工作日内予以回复。（三）出于档案安全保密的考虑，企业职工和流动人员均需在前台登记并出示有效的身份证件，方可查询相关人事档案。六、档案销毁（一）离职人员的电子档案需保管期限内全部保留，过期后方可按销毁程序进行销毁。（二）对于流动人员人事档案中，包含敏感信息或重要数据的档案，在销毁前需进行备份或归档。七、档案备份（一）人事部门定期对于人事档案进行备份，以防止数据丢失或损坏。（二）备份数据可以存储在企业内部服务器以及云端存储空间，需要设定严格权限。八、行为规范（一）不得私自查询、修改他人档案，涉及到档案安全的问题应及时向人力资源部门反映。（二）不得将档案复制或者外传，特别敏感的信息应进行加密或者使用加锁的区域独立存储。（三）对于泄露或者外传他人档案的行为，将受到相应的纪律处分、经济处罚甚至法律制裁。九、制度培训企业人力资源部门应当定期开展流动人员人事档案管理制度的培训，以确保所有人员都能够全面理解、遵守本制度。新入职职工还应当接受制度培训，并在用人单位签署确认报告。十、违规处理对于违规查阅、修改、外传、泄露流动人员档案的行为，应当进行相应的纪律处分、经济处罚甚至法律制裁，同时要及时进行风险评估和处置。十一、附则（一）使用其他职员的身份证件查询人事档案，将追究其行为的责任。（二）如涉及到流动人员的隐私信息泄露或企业资料外泄的，应当及时向有关部门或机构报告和处理，配合相关部

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