公司档案文件编码规则

发文部门：人事行政部密级：S页次：页公司档案文件编码规则1 目的规范和统一公司制度文件的格式及管理，明确制度文件编制、审核、签发程序及要求，维护制度文件的连贯性、权威性，保障管理组织有序、运行有效。2 范围适用于公司各部门，各驻外机构可参照执行。3 职责3.1总经理负责公司各类制度文件的审批。3.2副总经理负责公司各类制度文件的审核。3.3人事行政部是公司制度文件的归口管理部门，负责公司制度建设的统筹规划、综合协调、组织实施与稽查落实；负责各类制度文件的初审；负责各类制度文件的档案管理。3.4各部门负责本部门职能、职责范围内相关制度文件的起草与报批；负责按职责划分执行相关制度文件。4制度文件分类及编号规则（见下表）。4.1版本制度文件版本分为版本和版号两部分：版本号用大写英文字母组成，从A开始顺次递增；版次号用2位阿拉伯数码组成，从00开始，顺次递增。4.2密级按制度文件保密程度，可将制度文件分为绝密文件（T）、机密文件（S）和一般文件。制度文件应标明密级，一般文件无需标注。4.3正文格式正文一般包括：1.目的、2.范围、3.职责、4.内容、5.附则、6.相关文件与记录、7.附件说明、8.文件履历说明。4.3.1“内容”一般指具体管理涉及的内容，如涉及管理内容、项目较多，可适当扩充章节，分类说明。4.3.2涉及专业管理、技术问题，或需经特别解释才能表达清晰，辨明歧义的，可适当增加“定义”章节。4.3.3文件履历说明一般包括制定（人）、审核（人）、批准（人），批准、颁发和生效日期，以及阅文批示及会签等内容。4.3.4正文一般采用四号小标宋体字（表格内文字小四号，页眉五号），A4纸，页边距上下左右均1.27cm，（标点符号用全角标注，占1字间距）。4.3.5附件与附件说明4.3.5.1制度文件如有附件，应在正文之未尾，“文件履历说明书”之前进行附件说明。4.3.5.2附件一般包括：相关流程图、相关表单和其他对正文内容的说明性材料。4.3.5.3凡具体管理流程应编制流程图，对各业务、管理环节进行节点描述。4.3.5.4业务、管理过程中涉及的表单，应统一编号附后。4.3.5.5附件说明应按顺序标注，其顺序号与附件顺序一致。标注时先标附件名称（不加标点），再用括号括入编号。5制度文件编制、发布流程5.1各部门根据管理、业务需要，按统一标准编制制度文件。5.1.1人事行政部每年11月份向各部门收集汇总制度建立、执行情况，并编制《年度制度建设计划》。5.1.2各部门编制制度文件原则上应在上述“制度建设计划”范围内按期完成；确因管理需要，需临时增、删、合并制度文件的，应及时向人事行政部提出申请，由人事行政部对“制度建设计划”作相应调整。5.1.3各部门制定的制度文件初稿（套制度模板的打印件），经部门负责人确认后统一交人事行政部初审。初审的主要内容：5.1.3.1是否按计划编制文件，是否符合编号规则；5.1.3.2是否按公司统一格式编制；5.1.3.3相关原则规定是否符合公司有关制度规定；5.1.3.4涉及跨部门事项是否与相关部门充分协商，相互间职责流程是否已清晰界定。5.2经人事行政部初审的制度文件统一交副总经理复核后，送总经理签批。5.3所有制度文件经总经理批准后，按审批发文范围予以发布。5.4经总经理批准的制度文件原件由人事行政部文控文员留存，并按照发文范围复印发放给相应部门及人员。5.5制度文件发放时应按受文部门在其“分发号”栏填写对应的分发号，并由受文部门相关人员在《文件发放及签收记录》上签名确认。5.6制度文件更版发放时，人事行政部文控文员应同时回收旧版文件，并做好相应记录。5.7经人事行政部编号发放的制度文件，原则上一号一部门，任何部门、人员不得擅自复制。确因工作需要需增发文件的，由需要部门申请，经人事行政部经理同意后，可复印增发，并按受文部门编号登记管理；原受文部门已发文件的，采用“部门编号+阿拉伯数码”方式发放，如营销中心增发的第1份文件编号用“04-1”表示。6制度文件的宣贯与试运行6.1制度文件一经公司总经理签批即行生效，编制部门应作好实施前的宣贯工作，并做好相应培训（宣贯）记录。6.1.1制度文件宣贯一般可利用早会时间进行，文件涉及的相关部门人员均应参加。6.1.2制度文件内容较多，涉及面广（包括需公司全员知晓）的，可由文件编制部门协商人事行政部另行安排时间进行全员培训。6.1.3制度文件执行过程中有不明确或不清楚的，可向文件编制部门咨询，文件编制部门应给予认真解答。6.2制度文件试运行6.2.1原则上制度文件自发放生效之日起一个月内为试运行阶段，试运行结束无需修订的，自动转为正式生效文件。6.2.2试运行阶段，文件编制部门应及时跟进、了解文件执行情况，对相应部门提出的问题及建议进行记录和分析，并酌情进行修订与完善。6.2.3试运行阶段，制度文件相应内容进行修订、完善的，应及时更新发放，并回收已发放的试运行制度文件。7制度文件的修订与废止。7.1当文件有下列情形之一者，应予以修订。7.1.1规定事项局部已不适用者；7.1.2规定事项与政府有关法令抵触者；7.1.3相关文件内容相互矛盾者；7.1.4与其它文件内容有交叉或矛盾者；7.1.5所记载部门名称已与实际不符，或原规定事项的主管、执行部门已经变更者；7.1.6条文文义含糊不明确，有必要重新修订说明者；7.1.7有其它修订之必要者。7.2当文件有下列情形之一者，应予以废止：7.2.1规定事项与现行经营方针不符或相悖者；7.2.2文件规定与事实情况完全不符者；7.2.3同一事项已有新文件（同一层次文件）规定并公布实施者；7.2.4主文件已废止或变更，子文件已失去其执行依据者；7.2.5因其它情形没有保留或继续使用必要者；7.3回收的作废文件的副本可即时销毁，但作废文件的正文应给予封存保留正常为一年时间，以便追索查询。7.4如果文件达到修订条件的，文件编制部门应在一个月内对文件进行修订完善；如果文件符合废止条件的，由文件编制部门申请，经人事行政部初审，中心总监审批后予以废止。8制度文件档案管理:见公司档案管理规定.9文件执行稽查9.1任何人不得在受控文件上涂改/乱画；9.2未经主管部门批准，任何人不得将受控文件私自外借/复印/打印/拷贝；9.3文件一经生效发行或提出问题还未正式修订原版本之前，相关部门必须严格遵照执行；9.4人事行政部定期（首次稽查在文件发行一个月后，以后每季度一次稽查）对文件的执行情况进行稽查，填写《文件执行稽查表》，有不合格项，必须有责任部门/人员签署确认；9.5稽查内容包括；各相关单位是否按文件规定执行工作；文件内容是否符合现状的需求，是否有不合理项需进行改进；10本制度自颁布之日起施行，原有相关文件作废。11本制度由人事行政部负责解释。相关文件：《档案管理制度》12文件编号示例：行政类文件的编号，其代号组成：XX-XX-XX-XXXX—XXXXX：企业代号，以大写的公司简体名称拼音首字母“FG”表示。XX：文件一级类号，见下表。XX：文件二级类号，见下表XXXX：文件年份；XXX：同类别下文件流水号；文件编号例：FG-XZ05-2012-001-A/O版本号文件顺序号年份文件类别公司简写意为公司人事行政部通知通告类2012年001号文件12.1一级类号、二级类号、归档范围一级类目（代码）二级类目（代码）归档范围行政类

XZ证照01各种证照（营业执照正副本，组织机构代码证正副本，税务登记证，生产许可证，注册证，获奖证，商标证等）。公司战略

02企业经营战略、决策、发展规划、管理目标等文件材料，董事会决议等。制度

03公司各项规章制度。合同

04合同、协议、公证书、意向书、招投标及有关谈判材料、律师函等。通知通告05红头文件，通知，通报、通告等。办公文件

06通联文件（上级下达的文件，下级上报的文件，平行部门往来文件等）；各职能部门工作总结，报告，计划等文件。会议

07公司级会议文件（报告，纪要，记录，简报，发言材料等。）政府文件

08公司申请、批复等有关材料（项目文件，产品注册文件等）。活动

09公司印刷、汇编材料、大事记等。公司大型活动的议程，领导讲话，照片、录音、录像等资料。其它10其它类型文件。销售类

XS市场

01新市场开拓、新项目论证、评价、市场调查、分析、预测等文件材料。销售政策

02促销、产品销售价格及调价政策等有关材料。其它03其它销售类文件。技术类

JS分析报告

01研发产品市场预测报告、产品质量分析报告，样品问题反馈报告等。项目

02研发项目调研报告、请示、批复等产品设计定型、改型、改进报告、批复。其它技术相关文件。生产类

SC生产01生产统计报告，发货统计报告，库存盘点报告，质量统计报告等。其它与生产相关文件。流程类LC流程01所有流程类文件12.2分发号：根据发文