EHS体系文件控制程序

文献控制程序1目的通过对管理体系运行的有关文献实行控制，保证有关场所所使用文献的合用性和有效性。2合用范围本程序合用于与管理体系运行有关的文献的控制。3职责3.1办公室负责管理手册的编制工作。3.2各有关部门负责与本部门有关的程序文献的编制。3.3档案室负责文献的归档、借阅等管理工作。3.4办公室负责管理体系文献、企业管理制度和合用的外来文献的控制和管理。3.5技术研发部负责技术文献的搜集、汇总和存档工作。3.6各职能部门负责本部门与体系运行有关文献的控制和管理工作。4工作程序4.1文献的分类和编号4.1.1文献的范围和分类——管理体系文献：综合手册、程序文献、作业指导书及登记表式等；——企业管理类文献：包括技术原则、工艺规程（规范）及管理制度等文献；——外来文献：法律、法规、原则及多种外来文献。4.1.2文献的标识措施A、管理手册的标识HBG01-B-0其中：HBG代表企业01代表第一层次文献（综合手册）B代表版本号0代表修订号B、程序文献代号HBG02-B-0其中：HBG代表企业02代表第二层次文献（程序文献）B代表版本号0代表修订号C、规章制度代号XXX03-001-0其中：XXX代表部门代号（注1）03代表第三层次文献001代表序列号0代表修订号D、记录的标识XXX-XX其中：XXX代表部门代号（注1）XX代表记录编号注1：部门代号为：办公室(包括信息中心、档案室)HBB；采购部HBG；财务部HBC；营销部HBX；设备科HBS；计划科HBD；技术科HBJ；品管部HBZ；研发部HBY；投资发展部HBE。4.2文献的编制4.2.1管理手册由管理者代表组织办公室进行编制。4.2.2程序文献由各有关职能部门负责编制。4.2.2技术性文献由技术研发部负责编制，如产品企业原则、检测规范、工艺规程、操作规程、作业指导书等。4.2.3企业企业管理文献、规章制度等由办公室负责组织编制。4.2.4其他文献如质量、生产、设备、计量、财务、贸易、能源、环境保护、安全、卫生等由各有关部门负责编制。4.2.5文献的编制必须规范、合用、完整和统一，并按4.1.2规定进行标识。4.2.6文献编制后，应规定其版次、公布、实行日期等内容。4.3文献的审核、同意4.3.1管理手册由管理者代表审核，总经理同意。4.3.2程序文献由办公室负责审核，由管理者代表同意。4.3.3技术性文献由技术科负责人或专业技术人员进行审核，报技术研发部主管同意。4.3.4设备管理类文献由设备科负责人审核，报制造部负责人同意。4.3.5企业管理类文献由办公室审核，报总经理同意。4.3.6其他文献经有关部门负责人会审后，由主管部门负责人同意。4.3.7对直接应用于生产、检查的各类外部技术文献，要经技术研发部负责人同意。4.4文献的发放4.4.1文献发放部门应对文献规定其控制性质（分“受控”和“非受控”两种状态），对受控文献发放前应加盖“受控”印章予以标识。4.4.2受控文献发放时，由主管部门确定发放范围，办公室按规定范围进行发放，文献领用人应在《文献发放、回收登记表》上签收。4.4.3当文献破损严重影响使用时，文献领用人应到文献主管部门办理更换手续，交回破损文献，补发新文献，并要在原发放登记表上注明更换日期，有分发号的仍沿用原文献发放号，并将破损文献加盖“作废“章，按4.9执行。4.4.4当文献使用人文献丢失后，应到文献主管部门申请领用手续，并在原发放登记表上注明丢失和补发日期。4.4.6外来文献的发放参照上述条款执行。4.5文献的复印4.5.1一般性及非保密性文献需复印时，由专人进行复印。对于保密性文献的复印，应由办公室负责人同意后方可复印。4.6文献的管理4.6.1各部门要对本部门内使用的文献加强管理，保证在现场使用的是对应文献的有效版本。档案室负责文献的归档管理工作，并要在《档案资料移交清单》上作好记录。4.6.2受控文献由部门负责人、档案员或文献使用人妥善保管，保证文献保持清晰、易于识别，不得随意借阅和涂改。4.6.3文献持有者因故调动工作时，由双方办理移交手续。4.6.4企业员工需借阅文献时，需经档案管理员同意，并在《借阅登记表》上签字登记后即可借阅。4.6.5对非企业员工需外借文献的，必须经办公室审定借阅内容、范围、时间，经同意同意后方可借阅。4.7文献的评审4.7.1对于在多种场所下，评审不合格项所采用纠正和防止措施，并审定与否需要修改文献，若需修改。按4.8执行。4.7.2在管理体系的内部审核和管理评审中。若发现管理体系文献不合适时应提出文献评审，若需修改，按4.8执行4.8文献的更改和换版4.8.1发行的文献不合用时，由原文献编制部门提出申请，经主管部门同意后，由文献编制部门进行修改。4.8.2如协议有规定期，文献更改应征得顾客的同意。4.8.3文献修改后，由编制部门按《文献发放、回收登记表》上原发放名单，对受控文献在规定期限内逐一实行更改，同步，需更改存档文献。4.8.4文献的更改可根据状况采用下列三种措施之一：采用附页更改的方式，文献持有者签收更改页，并纳入文献中；采用换页更改的方式，将文献原页抽掉并由发放部门回收，纳入更改页，但需注明版次或更改次数。采用在原文献上进行更改的方式，文献持有者在原文献上进行更改，必要时注明更改人、日期。4.8.5对4.8.4中a、b更改后的发放，需在《文献发放、回收登记表》上，由收到更改页的人签字确认。4.8.6文献一般经四次更改后或进行了大幅度的修改时作换版。原版次文献作废，按4.9作废和销毁条款执行。4.9文献的作废和销毁4.9.1有下列状况之一的文献可作“作废”处理：多次修改已换版的；破损严重需重新更换的；已过有效有效期限的；由于多种原因已失效的或失去使用价值的。4.9.2文献“作废”后，由档案室或主管部门收回所有“受控”版本，划掉“受控”章，加盖“作废”章，并在《文献发放、回收登记表》上作用好记录，回收的作废文献，一律加盖“作废”章，以防止误用。4.9.3对于因法律或积累知识的目的需要保留已作废的文献，应加盖“参照”图样章，作好标识，由档案室妥善保管。4.9.4除4.9.3外的所有作废文献，应经主管部门负责人签字同意后在主管部门指定专人在场监督的状况下一律予以销毁，并填写在《销毁登记表》上。4.10对电子文献应经有关主管审核后设置密码，如需发放需经有关主管同意后方可发出，发出按4.4.2执行。4