声像档案管理杨春民

声像档案管理焦作市档案局杨春民第一节声像档案概述一、声像档案的概念声像档案是指以摄录手段记述和反映国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、外交、文化、教育、科学研究等各种活动中形成的有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并以文字说明的历史记录，亦称音像档案、视听档案。声像档案作为档案的一种载体形式，是纸质档案的重要补充，是机关、企事业单位档案的重要组成部分，也是党和国家的宝贵财富。二、声像档案的特点（一）形象生动声像档案以画面的可视形象，生动地将档案内容展现在利用者面前，有的配有声音，具有较强的形象性和直观性，能使利用者有“身临其境”的感觉，其生动性和形象性是其他类型档案难以达到的。（二）时空感受声像档案运用先进科学技术，可将一瞬即逝的现场记录和再现，并可进行超越时空的传递，具有较强的时间感和空间感。（三）便于复制和转换声像档案复制简捷，并可运用多媒体技术在不同载体之间互相转换，利用数字多媒体技术进行存储和传播。（四）携带使用方便声像档案信息存储量大，体积小，携带方便，可多次重复使用。（五）保管要求高声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体，这些材料对温湿度变化、灰尘、有害气体、外界磁场较敏感，保管要求高。三、声像档案的作用（一）较强的凭证作用（二）重要的科研和宣传素材（三）便捷的信息交流手段（四）较高的艺术欣赏价值第二节声像档案的收集归档

当前，我们在行政执法监督和业务指导中发现大部单位都存在着没有声像档案或声像档案收集十分不全的现象，应引起我们各单位的重视。一、声像档案的收集原则为保证将有保存和利用价值的声像材料收集齐全，在收集工作中应遵循“以我为主、突出主题、质量精良、内容齐全”的原则。（一）以我为主——即以本单位形成的并能反映本单位职能活动的声像材料作为收集重点。（二）突出主题——即收集的声像材料要能反映出重要活动、会议等主要内容、场景人物的实况。（三）质量精良——对收集来的声像档案材料必须精心挑选，把主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的声像材料归档。（四）内容齐全——归档的声像材料内容要完整。即照片档案要有照片、底片、文字说明（应含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等诸要素）齐全，照片与底片相符；录像档案要录像片、解说词、文字说明（含录像片的片名、制式、语种等）齐全。二、声像档案的归档制度按照《中华人民共和国档案法》确定的档案管理原则和《机关档案工作业务建设规范》的有关规定，单位、部门或个人在各种重大活动中拍摄的具有保存价值的声像档案应及时向档案部门移交归档，任何部门或个人不得以任何借口据为已有。（一）声像档案归档范围1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料；2、领导和著名人物参加本单位、本地区有关重大公务活动的声像材料；3、本单位组织或参加重要外事活动的声像材料；4、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料；5、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民风民俗和著名人物的声像材料；6、其他具有保存的价值材料；（二）声像档案的归档时间应根据实际情况，采取随时归档与定期归档相结合的方式。随时归档。对具有归档保存价值的声像材料，其摄影者或承办单位应及时系统规范整理后，向档案室归档，一般不跨年度。定期归档。依《档案法实施办法》之规定，声像档案应随立档单位其他载体形态档案一并向有关档案馆移交。特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可提前或延迟移交。（三）声像档案归档要求声像档案的搜集、征集和移交应符合《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）《磁性载体档案管理与保护技术规范》（DA/T15－95）等有关标准要求。对于录音录像带要特别注意保护好，防止被消磁，失去效用。三、声像档案的收集方法（一）集中收集即有计划、有针对性地进行阶段性收集，这是声像档案收集的重要途径。（二）定向收集即向某项活动的主办、承办单位或参与活动的单位和个人进行重点收集。（三）直接参与收集即单位档案机构派员直接参与现场拍摄的收集方法。（四）随时收集即要求档案人员平常要注意收集有关活动信息，发现线索及时跟踪，及时收集。声像档案的收集工作要注意“四结合”1、档案部门与相关部门结合，调动相关部门的积极性，多层次、多渠道地开展搜集工作。2、档案馆（室）收集声像档案与清理机关、团体、企事业单位的积存声像材料相结合，明确声像档案收集的重点单位。3、向机关、企事业单位征集与个人征集相结合，取得单位和个人的有力支持，进一步拓宽搜集渠道。4、无偿收集与有偿收集相结合。第三声像档案的整理一、照片档案的整理二、录音录像档案的整理三、录音录像档案划分保管期限和价值鉴定一、照片档案的整理照片档案的整理应遵循“三个有利于”（有利于保持照片照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用）的原则。归档的照片与底片影像一致；无底片的照片应翻拍底片，无照片的底片应冲洗照片；照片档案的底片、照片应分开存放。（一）照片档案的构成与种类目前的照片档案有两种：一种是用一般相机和普通胶卷，采用可见光使胶片感光的照片；另一种是运用数字技术与光学技术相结合而成的照片，即我们通常说的数码相片。1、照片档案的构成（普通）照片档案由底片、照片及文字说明三部分构成。（1）底片——底片是与被摄景物颜色相反的负影像，以感光胶片为载体。（2）照片——照片是与被摄景物颜色相同的正影像，它是通过底片冲印而成的。（3）文字说明——文字说明是对照片档案内容的介绍和补充，它与照片相辅、互不可分。文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等诸要素。2、照片档案的种类主要包括普通胶片照片和数码照片两种。（二）照片的选择对收集归档的照片档案，档案人员应精心挑选，对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定；对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要的、主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的照片归档，力求完整性、完美性、典型性相统一。（三）照片档案的分类、排列及编号对于照片档案数量较少的单位，照片档案可从属文书档案工科技档案，并统一整理、编号；对于照片档案数量较多，且所收集的照片档案与文书档案或其他类型档案相对独立的单位，应将照片单独分类、编目，单独存放。1、底片的分类、排列、编号（1）底片的分类对于大部分单位来说，底片数量不多，可不分类，只按底片收集的先后顺序编流水号即可。对于底片数量和类型较多的单位，可按以下几种方式分类：第一，按制成材料分类，可分为软制底下和硬制底片，黑白底牌和彩色底片；第二，按形成方式分类，可分为原底片与翻版底片；第三，按底片呈像分类，可分为负片和反转片；第四，按尺寸大小分类，可分为2寸、4寸和特大号等；第五，按年度分类，即按不同历史时期、不同年度产生的底片来分类；第六，按内容分类，即按底片反映的问题、项目、产品等来分类。各单位可根据实际情况采用切合本单位实际的分类法。注意：一个全宗的底片要单独整理，不同全宗底片不可混杂。（2）底片的排列与编号底片排列是按收集时间顺序进行底片号编制格式：全宗号－保管期限代码－张号。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Ｙ、Ｃ、Ｄ”对应代表永久、长期、短期。张号：在某一全宗某一保管期限内底片从“1”开始顺编流水号。例：76－Ｙ－6，即代表焦作市档案局永久卷中的第6张底片。底片号登录顺序顺序与照片号登录顺序保持一致。（3）底片装袋插册底片应放入底片袋内保管，一张一袋，并在底片袋右上方标明底片号。翻拍底片应在底片袋左上方标明“Ｆ”字样；拷贝底片标明“Ｋ”字样。对大幅底片，应垫衬柔软的中性偏碱性纸张后放入专用档案袋档案盒。底片装袋插册后应填写册内备考表、册脊。2、照片档案的分类、排列及编号（1）照片的分类应在全宗内按保管期限－年度－问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限－问题－年度进行分类。不同全宗照片不可混杂。分类方案应前后一致，不应随意变动。（2）照片的排列应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度、保密等级进行排列。（3）照片档案的编号照片号的编制有两种格式格式一：全宗号－保管期限代码－册号－张号格式二：全宗号－保管期限代码－张号其中全宗号、保管期限代码与底片号中的全宗号、保管期限代码是一致的。册号：是指在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始编流水号。张号：格式一中的张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号；格式二中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。例一：焦作市档案局（馆）的照片档案分类大纲与编号方法：分类大纲：党群类、行政类、业务类、领导视察类四类。编号方法：采用全宗号－保管期限－册号－序号编号方法。如：76－Ｃ－1－3代表焦作市档案局长期保管的照片档案中的第1册（党群类）的第3张照片。例二：全市