某上市公司档案管理制度

某上市公司档案管理制度第一章总则第1条为加强公司档案管理，规范档案业务建设，提高档案利用效率，实现档案工作标准化、规范化、现代化，更好地为生产、经营、技术创新以及各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国档案行业标准》结合公司实际情况，特制定本制度。第2条本制度适用于公司各类档案形成、积累、整理、归档移交、利用与保密等管理，以及档案库房管理。第3条公司档案：指在各项活动中形成全部档案的总和，包括公司在生产、经营、项目建设、科研、管理等各项活动中，直接形成的对国家和公司具有保存利用价值，并保存备查的各种文字，图表、声像、荣誉、电子数据等不同形式、不同载体的文件材料的总称。第4条档案文件材料：记录和反映本企业生产活动和各项管理工作的不同载体、不同形式的文件的总称，是指公司在从事生产、经营、科研、项目建设、管理等活动中，按客观规律和一定程序直接形成的不同形式的原始、真实的记录。第5条档案整理：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目，使之有序化的过程。第6条组卷：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。第7条案卷：由一定规律和特点互相联系的若干文件而成的一种档案保管单位。第8条、--------第9条、--------第10、--------第二章档案分类第11条公司档案分类原则：以公司范围内全部档案为对象，依据公司管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。第12条按档案内容区分，公司档案分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、项目建设、设备仪器、会计档案和人事档案十个大类；按档案载体区分，公司档案分为纸质档案及特殊载体档案两大类，其中特殊载体档案又分为电子档案、声像档案、荣誉实物档案。第13条档案密级：分为绝密、机密、秘密三种。只限于公司或有关部门使用又无需定密级的划分为"内部"。第三章档案资料管理第14条各部门应明确一名专（兼）职档案管理人员按公司档案管理制度要求对部门资料进行收集、整理、归档，该项工作的完成情况作为考评该员工及所在部门工作绩效的依据之一。第15条如因档案管理人员失职或故意行为导致公司档案丢失或公司秘密泄露的，视情节严重性给予责任人通报批评、经济处罚直至解除劳动合同，造成公司重大损失的追究其法律责任。第16条为保证公司档案资料完整安全，档案室管理员及各部门专（兼）职档案管理员在离职前须与新任档案管理员做好档案清点及移交工作，方可离职。第17条党群、行政、经营、生产技术管理类档案的形成与归档。1、编制预立卷类目。每年1月底前，各部门专（兼）职资料员应根据上一年文件的归档内容和本年度工作计划内容编制本年度的预立卷类目。2、预立卷类目按工作职能----问题分类，即在某项职能工作范围内，一类问题设立一个相应类目，而不是按文件来源分类。3、建设项目的前期文件、设备、工艺和涉外文件、竣工试行及验收文件，由公司各相关部门负责收集、积累，并按规定向公司档案室移交项目文件材料。4、建设项目勘察、有关设计基础资料和设计文件，在项目监理过程中形成的监理文件，施工、安装、调试阶段形成的文件，由各负责单位编制、整理，并提交（含最终版施工图光盘）。第18条党群、行政、经营、生产技术管理档案文件材料的整理与组卷：1、在预立卷的基础上，将文件组成若干案卷。组卷时按照文件材料的形成规律和密切联系原则，兼顾保管期限和密级等级大体相同，厚薄适当，易于拟定案卷标题，当一个项目的文件材料多时，可分立几卷；文件材料少时，也可二个或三个项目的材料合并立卷。2、当一项工作或活动由几个部门共同完成时，主办部门应负责对参与各部门形成的有关文件材料及时进行收集、整理和汇总，以便保持工作活动中形成的文件材料的完整性，各部门不要自行单独立卷，实行谁主办谁立卷的办法。3、-----------------4、-----------------第19条产品、科研、项目建设、设备类档案归档材料的整理与组卷：1、项目所形成的全部文件在归档前必须由文件形成单位进行整理。2、公司各部门形成或收到的有关项目的前期文件、设备技术文件、竣工试行及验收文件，应根据文件的性质、内容，分别按年度、项目进行整理组卷。3、----------------4、-----------------第四章归档要求第20条党群、行政、经营、生产技术管理档案文件材料的归档文件要求。1、归档的文件必须是按公文运转程序处理完毕，并且有保存价值的文件。2、归档的文件材料必须完整齐全，如正本与定稿为一件，定稿过厚的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）也可各为一件。文件正文与文件处理单为一件，文件处理单包括收文处理单或拟办单，发文件稿头纸以及领导批示的签批条等，应与文件作为一件。原件与复印件为一件，如文件形成出现热敏传真纸、铅笔书写件行等情况，应复制后归档，复制件与原件为一件。批复与请示，转发文与被转发件为一件。报表、名册、图册、刊物等每册（本）为一件。获奖荣誉证书与事迹材料等，都必须收集齐全、完整归档。3、公司重要会议、重要活动，上级领导视察、指导工作，外国友人来访等过程中拍摄的照片（含底片）、录音、录像，要随文件材料一起归档。4、----------------5、----------------6、-----------------第21条产品、科研、项目建设、设备仪器类档案文件材料的归档文件要求。1、文件材料必须完整、齐全、准确、系统，文件材料质量符合要求，文件材料必须真实记录和准确反映项目过程实际情况，图物相符，技术数据可靠，签字手续完备，文件材料符合档案管理要求。2、所有需要签署的文件材料必须使用碳素墨水等耐久性材料书写。电子文件应与其内容相一致的纸质文件同时归档。3、项目建设类档案归档材料，在项目竣工验收结算后，项目经办人将该基建项目全套材料（包括项目工程申请、签报、合同、预算书、结算书、工程图纸、验收报告等，如工程为公开招标的还应当附招投标材料等）整理后归档至档案室。4、----------------5、----------------6、-----------------第22条特殊载体档案的归档要求。1、归档的照片力求清晰，规格统一，标明活动主题、时间、地点、人物、背景、作者。2、电子档案要附上必要的文字说明，如磁盘、光盘内的主要内容、编制日期、编制单位、读取的软硬件环境要求等。如果一盘内几项内容的，要按内容的顺序编写目录。3、归档的题名字迹必须为原版，另纸标明活动主题、时间、地点、人物。归档的荣誉实物档案必须同时移交获得此荣誉的事迹文件材料。第五章归档责任第23条实行文件材料形成部门和项目管理部门立卷归档制度。第24条生产、项目建设、科研等活动中形成的文件材料，由项目负责人指定有关人员负责收集和整理，经项目负责人审定签字后向公司档案室移交归档。第25条重大技改项目、一般大中型基建项目、改扩建项目文件资料，由各部门专（兼）职资料管理员负责收集、整理，向公司档案室移交归档。第26条人事档案、党群和行政文件由总经办收集、整理归档后向档案室移交。第27条在编制会计档案移交清册时，必须列明移交会计档案的名称、卷号、册数、页数、起止时间、档案编号和保管期限。第28条产品生产、科研开发档案中涉及重要技术秘密的文件资料，由技术部门按本制度的规定立卷保管，每年1月底前将上年度档案目录归档至档案室，其余不涉及重要技术秘密的文件资料按本制度规定归档至档案室。第29条-----------------------第六章归档时间第30条经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件在办理完毕后的第二年第一季度归档。第31条科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档、周期长的可分阶段、单项文件生效六个月后归档；产品生产及服务业务定期或按阶段文件生效六个月后归档。基建项目在结算后一个月内，经办人将有关项目材料归档至档案室。第32条会计档案由财务部按年度负责保管，保管期为三年，期满后由财务部填写会计移交清单，向档案室移交保管（如2013年移交2009年的档案）。第33条产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。第34条电子文件逻辑归档与相应门类归档时间一致。第35条-----------------------第36条----------------------第37条----------------------第七章档案分类、归档范围、保管期限第38条档案分类设10个一级类目，每个一级类目又分为若干个二级类目、三级类目。各级类目设置标识详见《档案分类、归档范围及保管期限表》（见表A.1－A.10）。特殊载体档案见表A.11。第39条声像、荣誉、电子档案不单独设类目，视其内容、特征同纸质档案对应分类编号。但因其载体形式和保管要求不同，需分库保管。第40条档案分类方法编号规则：略第八章档案的管理和使用第41条档案室应配备专用档案库房，档案库房应配备有防虫、防盗、防高温、防火、防强光、防涝、防潮、防尘、防有害生物和防污染的安全设施。每天做好温、湿度记录，不适宜时应及时采取调节措施。第42条档案保管期限分为永久（代号：1）、30年（代号：2）、10年（代号：3）。对介于两种保管期限的档案，其保管期限一律从长。第43条档案室应建立、健全档案统计工作，保证档案统计数字的准确性，做到账物相符。第44条部门或个人由于不遵守本规定造成文件材料丢失、泄密、损坏或损毁的，要视情节轻重予以处罚。第45条---------------------第46条------------------第47条档案使用管理1、公司员工查阅非密级内部资料的，凭本人工作卡到档案室办理，需借阅、复印非密级资内部资料的，须填写《文件借、阅、印申请表》，经所在部门负责人审核、档案管理人员调卷并办理借阅手续。如需查阅、借阅、复印密级类档案的，秘密级档案由经办人所在部门负责人及总经办负责人审批，机密级档案由经办人分管领导及总经办分管领导审批，绝密级由总经理审批。保密性文件根据保密制度和保密范围，定秘级级别。2、档案库房设有专人管理，非档案室工作人员未经允许不得进入档案库房，查阅档案者只能在阅览室内阅览，管理人员应确保档案的完整、保密与安全。3、凡借出档案到期不归还或不办理续借手续者，对借阅人处以100元/次的罚款。凡丢失档案者，应在三天内向档案室提交经部门负责人签字确认的丢失报告。4、凡没有遵守本公司保密制度和档案借阅规定，擅自圈划、涂改、污损、抽取、撤换、私自复印、泄露档案内容及丢失档案者，视情节轻重予以批评教育、罚款直至解除劳动合同处理，造成严重后果的追究其法律责任。第九章附则第48条本制度自公布之日起实