办公室日常管理制度

办公室日常管理制度总则为规范公司管理日常工作，树立良好的外部形象，提高工作质量和办事效率，根据公司项目管理办法，结合公司业务特点，制定此制度。员工行为规范：着装仪表规范1、正常工作时间内，所有员工均需按公司要求着工装。2、仪容要以干净、整洁、素雅为标准，女员工可化淡妆，工作时间不能当众化妆，勿戴过多饰品；领口过低、裙、裤过短的服装禁止穿着。3、鞋、袜保持干净、卫生，在工作场所不赤脚、不穿拖鞋。4、行为举止要文明、礼貌，不得打架，斗殴，酗酒，从事违法乱纪的活动。5、同事之间沟通问题时，应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应委婉，礼貌。严禁说脏话、忌语，使用文明用语。6、保持良好的坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人。7、出入会议室或上司办公室，主动敲门示意，进入房间随手关门。8、接待客人时，要热情主动。客人到时应起立迎接，安排入座，双手递水；告辞时，应道别。接待客人的过程中，不以貌取人，不盛气凌人。：日常工作行为规范1、遵守党和国家的法律、法规，遵守公司的各项规章制度。2、员工不得携带违禁品、危险品、枪支、管制刀具等进入办公场所。3、办公大厅、各独立办公室应保持安静，禁止高声喧哗、打闹、打游戏、网络聊天、下载电影、游戏及做与工作无关之事。4、员工应自觉维护办公场所的清洁卫生，禁止在办公区域内吸烟，严禁堆放杂物、随意丢弃废弃物，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣，保持地面、门窗、办公家具、办公设备等的清洁整齐。5、办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放。6、个人外套、大衣应尽量悬挂于更衣柜内，请勿摆置于椅子后方。7、工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。8、工作中不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。9、未经行政部同意，禁止私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公家具、办公设施。电器使用规范第三条：每位员工应爱护公司的财产，如有损坏，照价维修或赔偿。不得私自挪动、拆卸公司的各种电器，如有需要，须提前申请，经批准后方可操作。第四条：公司的各种电器，原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，须事先提出申请，经批准后方可使用。第五条：办公室人员应保守企业秘密，不准利用电脑、打印机、传真机等对外泄露公司有关经营管理中的一切信息。否则一经发现，将根据情节轻重，给予经济及行政处罚，严重的解除上岗合同。第六条：电脑的使用规定1、从事计算机网络信息活动时，必须遵守《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》的规定，应遵守国家法律、法规，加强信息安全教育。2、任何人不得利用网络制作、复制、查阅和传播封建迷信、淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖、教唆犯罪的内容。2、电脑由公司统一配置并定位，任何部门和个人不经允许不得私自挪用调换、外接和移动电脑。3、电脑的日常维护由使用人负责，如遇故障影响正常使用的情况，请及时通知行政部，行政部将联系专业人员对电脑进行维修，不得擅自处理。5、电脑操作应按规定的程序进行。1）电脑的开、关机应该按正常程序操作，因非法操作而使电脑不能正常使用的，修理费用由该使用人负责；2）不得随意在电脑上安装无用的软件；3）电脑使用人应在每周进行杀毒软件的升级，每月打好系统补丁；4）使用移动设备时，应先进行病毒检测。5）严禁上班期间用电脑上网聊天、看电影、玩游戏等做各种与工作无关的事。如有违规，发现一次按迟到一次处理。6）为文件资料的安全起见，勿将重要文件保存在系统的活动分区内如：C盘、我的文档、桌面等；请将本人的重要文件存放在硬盘其它活动分区（如D、E、F）。并定期清理本人相关文件目录，及时把一些过期的、无用的文件删除，以免占用硬盘空间。7）所有电脑必须设置登录密码，一般不要使用默认的administrator作为登录用户名，密码必须自身保管，严禁告诉他人，计算机名与登录名不能一致，一般不要使用含有和个人、单位相关信息的名称。第七条：打印机、复印机和传真机等的使用规定。1、在使用以上设备时，如当前文件含有公司或客户信息，必须本人亲自监督整个过程，确保整个过程中相关信息不会外泄。2、在使用传真机或复印机后，所产生的错误报告或废纸等，须及时处理，重要文件应予以销毁，非重要文件应回收再利用。传真后的稿件，应立即拿走，禁止堆放在传真机或复印机上。3、以上机器不使用时应当关闭，以避免电力损耗。第八条：空调使用规定。1、空调作为办公设施，仅限于办公期间使用，不允许在非办公时间使用空调。使用空调时，应先关闭门窗，如需通风换气要先关闭空调。下班前15分钟关闭空调，坚决杜绝开窗使用空调现象。2、办公室在使用空调时根据气象台温度预报结果，夏季室外最高气温达28度以上，可开启空调制冷，制冷温度设置不应低于25度左右，其余时间（晚间、阴雨天温度未达要求时等）不得开启空调；冬季室外气温低于8度以下的，方可开启空调制热，制热温度设置不应高于24度。3、办公人员离开或办公室无人预计半小时以上的，应关闭空调，严禁室内长时间无人情况开启空调。4、夏季雷雨天气应立即关闭空调，切断电源，以免遭受雷击。第九条：电话使用规定。1、打电话的时间应尽量避开上午8点前、晚上8点以后的时间，还应避开晚饭时间、午休时间。电话交谈持续时间不宜过长，事情说清楚就可以了，一般以3-5分钟为宜。2、通话之前应核对对方公司或单位的电话号码、公司或单位的名称及接话人姓名。写出通话要点及询问要点，准备好在应答中使用的备忘纸和笔，以及必要的资料和文件。3、拨打电话先说明自己是谁，公务电话要同时报出你的公司及部门名称，然后再提一下对方的名称；应说明拨打电话的内容，且用语应礼貌、规范、简洁、扼要。4、拨打及接听电话应说标准用语，如“您好！桐凡物业管理服务有限公司”面对公司内部职能部门应说统一用语：“您好！**部门，我是***。”5、在电话响三声内必须接听电话，超过三声接通应致歉“对不起，让您久等了”。接听电话时应保持端正的姿态，不得吃东西、喝水、嚼口香糖等，不得出现一些影响正常交谈的动作。在接听电话过程中，要仔细聆听对方的讲话，并及时应答，给对方以积极的反馈；通话不清楚或听不明白时，要马上告诉对方。如“抱歉，请再说一遍好吗”。7、原则上接到不属于自己分管的业务电话，最好不要擅自做主回答问题，让对方选择留下姓名和联系方式，转给处理该项业务的同事，请他给客户回电话，解决问题。8、如果对方请你代转电话，应弄明白对方是谁，要找什么人，以便与接电话人联系。此时，请告知对方“稍等片刻”，并迅速找人。9、如果不放下话筒喊距离较近的人，可用手轻捂话筒或按保留按钮，然后再呼喊接话人。10、转接电话时不要对方等太久；假如要让顾客等待，一定要先致歉，告诉对方要等多久，提供选择；11、假如等候的时间过长，每20秒再问是否还要继续等待12、如果要接电话的人不在，应为其做好电话记录，记录完毕，最好向对方复述一遍，以免遗漏或记错。13、在处理顾客投诉时，以倾听顾客抱怨的方式来稳定顾客情绪；并尽快将电话转接到有经验的主管或经理来处理。14、谈话结束，应表达谢意（“感谢您的致电，再见。”、“谢谢，再见。”，等待对方先挂电话。考勤制度第十条：工作时间：周一至周五上午9:00----12:00下午13:30-----17:30第十一条：打卡制度公司实行上、下班指纹录入打卡制度。全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间；因公外出不能打卡应填写《外勤登记表》,注明外出日期、事由、外勤起止时间。因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写《未打卡补签申请表》，由直接主管签字证明当日的出勤状况，交由行政部存底，并记录当月考勤。忘记打卡的员工每月有3次机会填写《未打卡补签申请表》，超过3次机会的员工按旷工处理。第十二条：迟到/早退30分钟（含）以内，扣RMB20元；迟到/早退30分钟以上，扣半天工资；月累计迟到/早退累计3次（含）者，按矿工1天论处并给予警告处分；旷工半天扣1天工资，矿工1天扣3天工资，并给予1次警告处分；月累计旷工2天（含）者，扣发5天工资，并给予记过1次处分；每月累计旷工3天（含）者，扣发10天工资，并给予记大过1次处分；月累计旷工3天以上，7天以下者，扣发半月工资，第二个月起留用察看，发放基本工资；月累计旷工7天（含）以上者，予以辞退，不发放工资。第十三条：参加公司组织的会议、培训、学习、考试或其他团队活动，如有事请假须提前向组织者或带队者请假。在规定时间内未到或早退的，按照本制度迟到/早退规定处理；未经批准擅自不参加的，视为旷工半天处理。未经批准，值班人员不得空岗或迟到，如有迟到、空岗者，视为旷工1天处理。第十四条：公司员工享有法定假、病假、事假、婚假、丧假、产假、护理假、工伤假、年休假。法定假：按国家规定执行，元旦1天、春节3天、五一劳动节1天、清明节1天