物业公司提供给住户文件管理控制工作程序

物业公司提供给住户文件管理控制工作程序

公司程序文件版号:A

修改号:0

EJ-QP6.4物业公司提供给住户的文件管理控制程序页码:1/2

1.目的:

对提供给住户及住户管理机构的文件的制订、审批、传送、查阅实施控制。

2.适用范围:

适用于公司对所管理的小区向住户提供文件的控制。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.5章

3.2ISO9002标准第4.5章

4.职责:

4.1日常管理业务中需要提供给住户的文件由各相关部门制订。

4.2新的物业项目入住时的住户公约等文件由经营管理部或由副总经理指定人员负责制订。

4.3管理者副代表负责对住户提供文件进行规范性审查。

4.4管理者代表负责提供给住户的文件的审批。

4.5综合办公室负责提供给住户的文件的发放工作。

5.工作程序:

5.1提供给住户的文件的制订:

5.1.1各相关部门在管理业务工作中需要向住户发出文件时,主要是指维修、管理需要住户配合时;制订或修订有关规章制度需要告知住户时;需要召开产权人会议时;需向住户发出临时通知时,各相关部门负责文件的起草。

5.1.2根据物业管理方案和合同的要求,每年由经营管理部应对上年物业管理费用的收支作出总结,并制订本年的管理工作计划。

5.1.3新承接的物业项目,总经理应指定项目小组或特定人员在住户入住前应准备住户公约及其它管理文件。详见EJ-QP3.2《物业的入住管理》。

5.2提供给住户文件的审批和标识:

5.2.1各相关部门完成文件起草工作后,由管理者副代表进行审查、批准。

5.2.2文件审批后由综合办公室进行打印、标识,并登记在《文件/资料一览表》上。

5.3提供给住户的文件的发放:

5.3.1文件经过审批打印后,各相关部门加盖部门印章之后进行发放。

5.3.2会议通知、整改通知、收费通知等涉及到全体住户的文件可通过信箱分发,也可通过张贴方式通知住户。

5.3.3管理工作报告或费用收支情况等应提供给全体住户及其代表机构,可在开会时在小区宣传栏公布。

篇2：物业公司外来文件管理控制工作程序

公司程序文件版号:A

修改号:0

EJ-QP6.3物业公司外来文件的管理控制程序页码:1/2

1.目的:

对外来文件的接收、处理、归档管理实施控制,确保文件的正常管理和能及时处理、遵守和执行。

2.适用范围:

适用于政府主管部门及上级公司、上级物业主管部门及其它管理关系单位发给公司的文件。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.5章

3.2ISO9002标准第4.5章

4.职责:

4.1总经理或副总经理负责审批各类外来文件、责成有关部门处理。

4.2综合办公室负责处理除工程维修部工程技术文件、分承包合同、工程移交文件、经营管理部的经营合同、协议书以外的外来文件,包括上级公司、政府主管部门传来的文件及有关物业管理的法令、法规、各类规章制度的接收、登记、整理并保存原始件,将各部门传来的文件整理呈交总经理或副总经理审批,工程维修部及经营管理部的文件由综合办公室登记后保存一份原件。

4.3各部门负责本部门业务往来中的外来文件及有关物业管理合同的法令、法规的接收,经公司副总经理批准后,负责根据领导的批示处理有关文件。

5.工作程序:

5.1外来文件的接收:

5.1.1上级公司文件由综合办公室派专人领取,政府主管部门下发的文件由收发员送综合办公室,综合办公室应填写《外来文件接收登记表》。

5.1.2公司各部门的业务往来文件接收后,统一送交综合办公室进行分类,登记在《外来文件接收登记表》上。

5.2外来文件的处理:

5.2.1上级公司、政府主管部门的文件由综合办公室填写《外来文件处理表》,综合办公室主任填写呈办意见并由总经理或副总经理批阅,综合办公室根据批示转相关部门,并督促确保文件按总经理或副总经理批示执行。

5.2.2外来的有关物业管理的法令、法规,经总经理批示后,由经营管理部送交综合办公室并存档,有关部门需要时,综合办公室将复印件盖上受控文件专用章,并做好《文件/资料发放登记表》。

5.2.3传真由综合办公室在《外来文件接收登记表》上登记后,转相关部门,并由综合办公室存档。

5.3外来文件的档案管理:

5.3.1上级公司和政府主管部门的文件由综合办公室在年底或次年初提出销毁、立卷、归档意见,报公司领导批准后,对不需要使用查阅的文件填写《外来文件销毁登记表》后进行销毁,对有价值的文件进行装订成册,并保存。

5.3.2日常业务文件由综合办公室征求相关部门意见后,提出具体处理措施报有关领导进行相应处理,建立文件处理档案。

5.3.3归档文件借阅时受综合办公室监督,并做好借阅登记。

6.支持性文件与质量记录:

6.1《外来文件接收登记表》EJ-QR-QP6.3-01

6.2《外来文件处理表》若物业管理员也无法确认,应及时转交经营管理部主任确认后传送给住户。

5.4.3若属地址错写非本小区住户的信件,经营管理部主任确认后,收发员应及时退还邮局。

5.4.4若住户的信件、报刊一日内无人来取,收发员应及时与住户取得联系,让住户或其联络人知晓;二日内必须取走。

5.4.5若住户出差,已与收发员打招呼,住户的信件、报刊收发员应妥善收存,待住户回来后,一并交于住户。

5.5报刊、信件发放过程中,发生丢失情况时,收发员应主动向收件人赔礼道歉,积极寻找,由于失职造成的经济损失,由副总经理决定赔偿事宜。

5.6住户订阅报刊时,由住户填写《代住户订阅单》,并交纳费用,收

发员将第二联交给住户,收发员及时到邮局为住户订阅。

5.7收发员订阅报刊后,要及时填写《代住户订阅登记表》对邮局开回的票据、找钱,必须由住户在《代住户订阅单》存根上签收。

5.8在收发服务过程中执行《物业管理服务规范用语》和《物业管理服务规范行为》。

6.支持性文件与质量记录:

6.1《代住户订阅登记表》EJ-QR-QP4.15-01

6.2《代住户订阅单》二联EJ-QR-QP4.15-02

6.3《住户信件、报刊发放登记表》EJ-QR-QP4.15-03

6.4《报刊信件缺损登记表》EJ-QR-QP4.15-04

6.5《物业管理服务规范用语》EJ-WI-QP8.1-02

6.6《物业管理服务规范行为》&nbs

篇5：物业公司员工培训管理程序

公司程序文件版号:A

修改号:0

EJ-QP8.1物业公司员工培训管理程序页码:1/4

1.目的:

建立公司员工教育培训工作系统,制定培训工作方法和步骤,组织培训,保持培训记录,满足员工岗位工作需要。

2.适用范围:

适用于公司各部门及物业分承包商员工的培训管理。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.18章

3.2ISO9002标准第4.18章

4.职责:

4.1各部门负责人负责本部门人员培训计划的实施和监督考核,并做好培训记录。

4.2公司各部门主任负责员工的各种日常业务培训计划,并组织学习。

4.2.1工程维修部负责组织维修工、绿化工培训计划的实施,并做好有关培训记录和档案资料收集。

4.2.2保安服务部负责组织保安员、车管员、保洁员培训计划的实施,并做好有关培训记录和档案资料收集。

4.2.3财务部负责组织有关财务专业知识培训计划的实施,并做好有关培训记录和档案资料收集。

4.2.4经营管理部负责组织有关经营管理及有关物业管理知识培训计划的实施,并做好有关培训记录和档案资料收集。

4.2.5副总经理负责培训计划的审批。

4.2.6综合办公室负责各部室收集的各种培训资料存档。

4.2.7分承包商负责组织其员工专业知识培训计划的实施,同样做好有关培训记录