物业管理操作记录控制工作程序

物业管理操作记录控制工作程序本文提要：当操作记录超过规定保存期限时,由部门责任人填写《过期操作记录处理登记表》,连同过期操作记录一并送管理处客服中心文员,由管理处决定处理方式统一处理,并记录在《过期操作记录处理登记表》中。对需要长期保存的操作记录,各部门按公司相关档案管理制度执行。

1.0程序目的

通过对管理处所有与管理有关的记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理之控制,确保记录完整、准确、清晰,以证明物业管理服务质量满足规定要求,管理处的管理体系在有效地运行,并为实现可追溯性及采取纠正和预防措施提供依据。

2.0适用范围

适用于管理处所有与管理有关记录的管理和控制。

3.0主要职责和权限

3.1管理处负责监督《操作记录控制程序》执行和管理处所有操作记录表格的管理。

3.2各部门负责与本部门工作相关的质量记录的领用、收集、整理、标识、归档、贮存、保存。

4.0工作程序

4.1.1质量记录表格的名称、编号及版次由管理处负责编制,确保每种表格均有唯一的名称和编号。具体编号方法参照《文件控制程序》执行。

4.1.2对规定有"记录编号"的操作记录由操作记录填写人按时间日期顺序进行编号填写,确保每份记录均有唯一的记录编号。编号方式如下:

□□-□□-□□-□□

分序号(必要时加,如01、02)

日期(如‘09’表示9日)

月份(如‘08’表示8月)

年份(如‘07’表示20**年)

4.1.3外购的操作记录空白表格采用原表格编号或不做表格编号和记录编号要求。

4.1.4管理处所有操作记录空白表格由管理处客服部文员统一管理,并编制《操作记录表格一览表》,随操作记录空白表格一起发给各部门责任人。各部门必须按规定使用操作记录表格。

4.2质量记录的收集、归档、检索、贮存及防护

4.2.1填写的操作记录由各部门定期收集并按类别分别装订成册,并基本保证编号的顺序,以便检索。

4.2.2各部门责任人在接收操作记录表格时,应注意检查操作记录项目填写是否齐全,确保所收集的操作记录有效。

4.2.3各部门责任人应将操作记录表格保存在适宜的环境中,防止操作记录被更改、丢失或破坏,必要时应采取防潮、防鼠措施,确保操作记录的完好。

4.3操作记录的查阅、.保存期限及过期的处理

4.3.1管理处负责编制《操作记录表格一览表》,在表中规定操作记录的保存期限和其它需注意事项,当管理体系文件发生更改变动时,管理处应相应修订《操作记录表格一览表》,具体执行参考《文件控制程序》。

4.3.2当业主(住户)或管理处人员需要查阅记录时,须经管理处主任及经理同意,由部门责任人协助查阅,防止操作记录被损坏或更改。

4.3.3当操作记录超过规定保存期限时,由部门责任人填写《过期操作记录处理登记表》,连同过期操作记录一并送管理处客服中心文员,由管理处决定处理方式统一处理,并记录在《过期操作记录处理登记表》中。对需要长期保存的操作记录,各部门按公司相关档案管理制度执行。

4.4操作记录空白表格的增加、更改

4.4.1各部门可根据实际工作的需要,增加或更改现有的操作记录空白表格,具体由使用部门提出申请,填写《管理体系文件更改申请表》,按照《文件控制程序》执行。

4.4.2管理处客服中心文员在收到经过审批的《管理体系文件更改申请表》后,应及时撤回作废旧有的操作记录空白表格,同时发放新的空白表格。

4.4.3对新增或取消操作记录空白表格的情况,管理处客服中心文员还应更改《操作记录表格一览表》,具体按照《文件控制程序》执行。

4.5其他要求

使用操作记录空白表格的人员应清楚地填写表格中的各项内容,需要签名时应严格按要求执行,确保操作记录完整、准确、清晰,如实反映实际情况。

5.0支持性文件

5.1《操作记录表格一览表》

6.0质量记录

6.1《过期操作记录处理登记表》

篇2：ISO9000文件-质量记录控制工作程序

公司程序文件版号:A

修改号:0

EJ-QP6.5质量记录的控制页码:1/2

1.目的:

建立质量记录的收集、编目、查阅、传递、标识、保存等管理程序,以确保服务满足规定要求,能提供足够的有效证据。

2.适用范围:

适用于本公司质量记录的管理。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.16章

3.2ISO9002标准第4.16章

4.职责:

各部门负责人应确保本公司所产生、发出的质量记录与本部门质量工作有关的记录按规定的程序收集、传递、标识、编目和保存。

5.工作程序:

5.1质量记录的收集、传递:

5.1.1各部门负责人应确保本部门所产生的质量记录及本部门质量记录分门别类得到完整收集,并按有关信息反馈渠道及流程及时传递。

5.2标识、书写:

5.2.1负责人应确保本部门产生或收集的质量记录数据,所记录的内容(项目)等进行必需的标识,标识应与质量记录所记录的内容一一对应,易于查阅。

5.2.2所有的质量记录应字迹清楚,基本内容齐全,能分清各类名称等。每一份质量记录均应有日期。

5.2.3所有记录中的数据不允许用涂改液涂改,其书写记录时有错应用横线划掉,并且要能识别原记录。

5.3编目:

5.3.1为了便于查阅存放记录的资料表,文件柜应按类存放,并建立目录,目录应存放在方便查阅的地方。

5.3.2各部门可根据各部门的实际情况自行编目归档。

5.3.3综合办公室应对所有质量记录编制一个总的《质量记录一览表》,该表除标明质量记录名称、编号外,应有存放地点、责任人、保管年限,应注明版号、发布日期,《质量记录一览表》应发放到各部门,并抄送一份报管理者代表。

5.4贮存、保管:

5.4.1各部门负责人应确保质量记录完好无损,记录的内容完整清晰,可随时作为质量体系运作的有效证据提供给需方或其代表或第三方机构审核。

5.4.2如需查询有关质量记录,经该部门责任人同意,并填写《文件/资料借阅登记表》,查阅完毕,尽快还回,做好登记,以防遗失。

5.5保管年限:

5.5.1综合办公室根据各部门的实际情况,对各种不同的质量记录的用途及合同中的规定或有关服务对保存质量记录的要求,作适当规定,并在《质量记录一览表》中明确。

5.5.2各部门保存的公司程序文件涉及到的每一种质量记录的表格需登记在《质量记录一览表》中。

5.6质量记录的修改:

5.6.1各部门员工如在填写质量记录过程

篇3：小区业主委员会工作记录控制程序

小区业主委员会工作记录控制程序

1目的

为保证业主委员会的工作符合规定的要求并留有可追溯的证据，特制定本程序。

2适用范围

本程序适用于业主委员会所有记录的控制，包括财务预决算、工作日志、会议纪要、诉讼资料、收发文记录、投诉及处理记录等，业主大会相关资料也纳入本程序管理。

3引用文件

YJ-002(09)《北京市朝阳区YJ花园小区业主大会议事规则》

《北京市朝阳区YJ花园小区业主委员会文件控制程序》

4职责

4.1业主委员会负责制定《记录控制程序》并监督实施;

4.2业主委员会秘书负责建立并保存相关运行记录及记录清单。

5工作程序

5.1业主委员会秘书应每天将日常工作中产生的记录进行收集、归纳和标识，并按照“记录类型-编号-年份”的规则进行编号，及时登入《记录清单》;

5.2业主委员会记录分为财务记录、会议纪要、工作日志、诉讼资料、投诉及处理记录、其它记录六大类，简写分别为：

财务记录：CW

会议纪要：JY

工作日志：RZ

诉讼资料：SS

投诉及处理记录：TS

其它记录：QT

5.3记录应贮存在防潮、防腐、防尘的适宜的环境中，并应避免丢失和变质;

5.4每周五业主委员会秘书负责将本周产生的记录扫描，形成电子媒体记录，并放于业主委员会的共用电子邮箱的相应文件夹中;

5.5每届业主委员会的运行记录的保存期限参照同届的文件保存期限，由隔届的业主委员会决议通过方可进行销毁。

6记录

《记录清单》

篇4：业主委员会工作记录控制程序

记录控制程序

1目的

为保证业主委员会的工作符合规定的要求并留有可追溯的证据，特制定本程序。

2适用范围

本程序适用于业主委员会所有记录的控制，包括财务预决算、工作日志、会议纪要、诉讼资料、收发文记录、投诉及处理记录等，业主大会相关资料也纳入本程序管理。

3引用文件

YJ-002(09)《北京市朝阳区Z花园小区业主大会议事规则》

《北京市朝阳区Z花园小区业主委员会文件控制程序》

4职责

4.1业主委员会负责制定《记录控制程序》并监督实施；

4.2业主委员会秘书负责建立并保存相关运行记录及记录清单。

5工作程序

5.1业主委员会秘书应每天将日常工作中产生的记录进行收集、归纳和标识，并按照“记录类型-编号-年份”的规则进行编号，及时登入《记录清单》；

5.2业主委员会记录分为财务记录、会议纪要、工作日志、诉讼资料、投诉及处理记录、其它记录六大类，简写分别为：

财务记录：CW

会议纪要：JY

工作日志：RZ

诉讼资料：SS

投诉及处理记录：TS

其它记录：QT

5.3记录应贮存在防潮、防腐、防尘的适宜的环境中，并应避免丢失和变质；

5.4每周五业主委员会秘书负责将本周产生的记录扫描，形成电子媒体记录，并放于业主委员会的共用电子邮箱的相应文件夹中；

5.5每届业主委员会的运行记录的保存期限参照同届的文件保存期限，由隔届的业主委员会决议通过方可进行销毁。

6记录

《记录清单》

篇5：质量手册:质量记录控制工作程序

质量手册：质量记录控制程序

1目的

规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。

2范围

适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录，包括外来相关方的记录。

3职责

3.1各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。

3.2管理部负责汇总、编制企业记录控制清单。规定各项记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制；负责服务质量检验报告的归档和管理。

4定义

无

5程序

5.1记录包括：全公司的检验记录、检验报告、生产记录、工作报告、本公司内部审核过程记录及报告等。记录可以采用文字、照片、光盘、磁带和磁盘等形式。

5.2记录的标识和检索

5.2.1记录的格式、编号按《文件控制程序》规定执行。文字形式的记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰、易于识别和检索。记录标识应反映活动的名称、编号、时间。记录可以按照活动的时间归类，也可以按照活动的类别归类。必要时要对记录进行编目，以便检索。

5.2.2照片形式的记录必须附带文字说明。应标识活动的内容和时间。若照片是文字形式记录的附件应随同文字记录一并归档。

5.2.3光盘、磁盘、磁带等形式的记录必须将储存的位置、记录保管人、记录名称填入。必要时进行备份，记录文件按类型和控制要求进行归类整理，建立文件夹储存以便检索。

5.3记录的保存、保护

5.3.1各部门的资料员必须把所有的记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥地方。所有的记录保持清洁、字迹清晰。磁盘记录还应及时以其他形式备份，防止丢失，不被修改。各台电脑由专人使用，密码保护并及时杀毒。

5.3.2管理部编制《质量记录清单》，将企业所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，规定记录名称、编号、保存期、使用部门、保存地点等内容。

5.4记录借阅和复制

5.4.1各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准，借阅应填写《质量记录借阅登记表》。

5.4.2企业的技术数据、商业秘密、财务报表属于企业的保密记录。相关人员应遵守企业保密制度。除非有合同的规定，经经理批准方可向外部提供。

5.5记录的处置

5.5.1记录必须按要求及时传递给相关部门或人员使用。

5.5.2记录的收集保管部门