项目二时间管理课件

时间管理

Time Management2014年3月时间管理

Time Management2014年3月1项目二

时间管理项目二知识结构图任务五提高效率任务六克服障碍思考工作和生活中的几种平衡关系，掌握利用时间的不同方式。通过自信地处理工作和生活中的问题，提高利用时间的效率。项目二时间管理项目二任务五任务六思考工作和生活中的通过2任务五提高效率学习目标掌握活动跟踪表的内容，学会使用活动跟踪表；★掌握保持工作和生活中几种关系的平衡的方法；重点掌握改进工作方式的几种方法；★使用时间管理矩阵，运用优先级法分清工作的轻重缓急。★

任务五提高效率学习目标3姓名、班级用一个词描述你目前的学习生活状况描述你心目中理想的时间管理状态是什么样？姓名、班级4许多的电话在响许多的事要备忘许多的门与抽屉开了又关关了又开如此的慌张我来来往往，我匆匆忙忙从一个方向到另一个方向忙忙忙盲盲盲盲的已经没有主张盲的已经失去方向忙的分不清欢喜和忧伤忙的没有时间痛哭一场许多的电话在响我来来往往，我匆匆忙忙5一、时间管理理论6点优先工作制帕累托原则莫法特休息法麦肯锡30秒电梯理论一、时间管理理论6点优先工作制6六点优先工作制工作妙招之——六点优先工作制工作妙招之——7故事

美国伯利恒钢铁公司总裁曾因为公司濒临破产而向效率大师艾维利求助。艾维利用10分钟的时间告诉了他一套时间管理方法。在近半个小时的交流中，前20分钟艾维利耐心地听完其焦头烂额的倾诉，最后请他拿出一张白纸，并让他写下第二天他要做的全部事情。几分钟后，白纸上满满记录了总裁先生几十项要做的工作。此时，艾维利请他仔细考量，并要求他按事情的重要顺序，分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。同时告诉他，请他从明天开始，且每天都这样做：“每天一开始，请你全力以赴做好标号为‘1’的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴的做标号为‘2’的事，依次类推……”艾维利认为，一般情况下，如果人们每天都能全力以赴的完成六件最重要的事，那么他一定是一位高效率人士。他请伯利恒总裁自己先按此方法试行，并建议他，若他认为有效，可将此法推行至他的高层管理人员，若还有效，继续向下推行，直至公司每一位员工。1年后，作为此次咨询的报酬，艾维利收到了一张来自伯利恒公司的2.5万美金的支票。5年后，伯利恒钢铁公司一跃成为当时全美最大的私营钢铁公司。故事美国伯利恒钢铁公司总裁曾因为公司濒临破8合理运用六点优先工作制4步骤1制定目标如果想运用六点优先工作制把工作安排好，应该问自己：今年的目标是什么？这个月的目标是什么？今天的目标是什么？首先要把握年度目标，并让自己每天的工作围绕这个目标展开。2根据周工作计划制定日工作计划六点优先工作制应该以周工作计划为基础，结合随时可能发生的事情制定而成。3预估每项工作需要完成的时间

——帕金森定律4工作布置后追踪查询追踪查询制度合理运用六点优先工作制4步骤1制定目标2根据周工作计划制定日91、要列出当日需要处理的事情。2、按事情的重要性进行排序：标出序号“1”，“2”，“3”……列出最重要的6件事，并将目标量化。3、按优先顺序处理事情：每天开始，全力以赴坐标号为“1”的事情，直到被完成或被完全准备好，然后全力以赴做标号为“2”的事情，依次类推。4、要检查完成情况。运用六点优先工作制的注意事项1、要列出当日需要处理的事情。运用六点优先工作制的注意事项10工具——六点优先工作制表序今日事务全记录量化目标完成状态12345678六点优先工作制表___月___日工具——六点优先工作制表序今日事务全记录量化目标11帕累托原则又称二八定律、80/20原则、最省力法则、不平衡原则、犹太法则、马特莱法则这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如，是那20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润，世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的财富。因此，要把注意力放在20%的关键事情上。

帕累托原则又称二八定律、80/20原则、最省力法则、不平衡原12

二八定律描述的是不平等关系的出现，不管结果是不是恰好为80%和20%(从统计学上来说，精确的80%和20%不太可能出现)。习惯上，二八定律讨论的是顶端的20%，而非底部的20%。

20%80%二八法则的核心：不要平均地分析、看待、处理问题及矛盾帕累托原则二八定律描述的是不平等关系的出现，不管结果是不是133、财富分配问题3、财富分配问题3、财富分配问题1、时间管理问题2、重点客户问题4、资源分配问题5、核心产品问题6、核心利润问题3、财富分配问题3、财富分配问题7、关键人才问题8、融资问题二八定律应用的范围3、财富分配问题3、财富分配问题3、财富分配14我们讨论的核心是二八定律应用于企业方面二八定律二八管理定律

企业主要抓好20％的骨干力量的管理，再以20％的少数带动80％的多数员工，以提高企业效率。

二八决策定律

住企业普遍问题中的最关键性的问题进行决策，以达到纲举目张的效应

二八融资定律

管理者要将有限的资金投入到经营的重点项目，以此不断优化资金投向，提高资金使用效率。

二八营销定律

经营者要抓住20％的重点商品与重点用户，渗透营销，牵一发而动全身。

二八定律在企业的应用我们讨论的核心是二八定律应用于企业方面二八定律二八管理定律15莫法特休息法《圣经新约》的翻译者詹姆斯-莫法特的书房里有3张桌子：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三章摆的是他正在写的一篇侦探小说。他的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。莫法特休息法《圣经新约》的翻译者詹姆斯-莫法特的书房里有3张16项目二时间管理课件17项目二时间管理课件18

19项目二时间管理课件20二、时间管理的原则与方法设立明确的目标学会列清单做好“时间日志”制定有效的计划遵循二八定律识别自己的时间层安排“不被干扰”时间严格规定完成时限合理平衡好工作、学习、生活时间二、时间管理的原则与方法设立明确的目标21设立明确的目标目标设置符合SMART标准。员工日常目标——员工短期目标是和当日事当日毕的原则相对应的。企业目标——团队领导既有远期目标，又有近期目标，这些目标同企业目标必须联系在一起。在所有目标中，找出一个核心目标，并依次排列重要性（即优先级别）设立明确的目标目标设置符合SMART标准。22学会列清单将年度目标切割成季度目标，列出清单；将季度目标切割成月目标，列出清单；每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；每天晚上把第二天要做的事情列出来。学会列清单将年度目标切割成季度目标，列出清单；23做好“时间日志”（即活动跟踪表★）活动时间有效/无效侧重点（任务/团队/）优先级别（A，B，C或D）做好“时间日志”（即活动跟踪表★）活动时间有效/无效侧24活动跟踪表的步骤第一步：把一天的工作活动详细地记录下来，包括具体工作内容、聊天、喝茶、打电话等，填写的时候必须细致；第二步：把第一个活动的起止时间记录下来，整个过程的时间是连续的、不间断的（例如从14:00—15:15)，最好不要有任何遗漏；第三步：对自己工作活动的有效性进行分析，标出有效或者无效；第四步：分析这些活动是属于团队管理工作，还是员工管理工作；第五步：对自己一天的活动按照优先级别进行分析，标出每个有效活动的优先级别。活动跟踪表的步骤第一步：把一天的工作活动详细地记录下来，包括25小刘的活动跟踪表序号时间活动有效或无效18:00-8:10打扫卫生

28:10-8:20上网浏览网页

38:20-8:30一天工作安排有效48:30-8:40给客户发邮件有效58:40-8:55召开部门临时会议

68:55-9:00接朋友来电

79:00-9:15继续给客户发邮件有效89:15-9:20喝水、上厕所

99:20-10:00分析客户投诉意见有效1010:00-10:20和同事聊天

1110:20-10:50与客户电话沟通有效1210:50-11:10帮助同事准备会议材料

1311:10-11:30与客户电话沟通有效1411:30-11:50准备临时会议材料有效1511:50-12:00打电话处理私事

小刘的活动跟踪表序号时间活动有效或无效18:00-8:10打26小刘的活动跟踪表请问，小刘上午的工作效率如何？活动跟踪表有什么作用？小刘的活动跟踪表请问，小刘上午的工作效率如何？27制定有效的计划究竟该怎样做计划呢？1、确立目标；2、探寻完成目标的各种途径；3、选定最佳的完成方式；4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；5、编排月/周/日的工作次序并加以执行；6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。制定有效的计划究竟该怎样做计划呢？28遵循二八定律（确定工作优先级别★）分清轻重缓急——决定哪些事情重要，哪些事情紧迫紧迫之事和重要之事矩阵遵循二八定律（确定工作优先级别★）分清轻重缓急——决定哪些事29时间管理矩阵★紧迫不重要重要不紧迫危机和紧急情况有最后期限的任务急待解决的问题准备与预防措施计划与审议团队建设团队与个人发展闲聊的电话干扰鸡毛蒜皮的事电话不必要的会议解决团队成员的问题优先级A优先级B优先级C优先级D重要而且紧迫重要但不紧迫不重要但紧迫不重要也不紧迫时间管理矩阵★紧迫不重要重要不紧迫准备与预防措施闲聊的电话电30请看下面的案例安排计划工作时你会考虑哪些问题？请看下面的案例安排计划工作时你会考虑哪些问题？31所需资源开始时间完成时间完成人追踪时间重新分类整理客户资料访谈重要客户了解服务需求客户的抽样意见调查，并制成统计表

估计不准

无法预知因素

同事或设备原因尽量准确，留有余地时间点的设置所需资源开始时间完成时间完成人追踪时间重新分类整理客户资料访32不可并行精力充沛时做策划型作业型交替安排自控型他控型开始时间尽量提前给最后期限设留缓冲区能同时做的事情不要分开去做可并行任务类型任务类型不可并行精力充沛时做策划型作业型交替安排自控型他控型开始时间33你的下周工作计划列出你下周所有要做的工作项目----------------------------------------------------------------------------------------------------------写出完成这些工作项目的时间点----------------------------------------------------------------------------------------------------------你的下周工作计划列出你下周所有要做的工作项目34张经理的难题张经理是珠海某著名四星级酒店的客房部经理，7月某天上午8：30，他刚踏入办公室，秘书小李就风风火火地跑进来，兴奋地说“国家正式发布，非典得到全面控制，一切警戒全部解除，要将重点转到恢复正常的经济工作上去。”张经理还没好好感受这好消息，一系列的难题就来了。销售部说今天上午9点有一个日本旅游团50人入住，其中45人是一家三口组成，需要15间家庭套房，但房务部告之今天只有10间家庭套房，12点之前肯定腾不出房？旅游局通知，今天上午9点召开全市酒店工作会议，主要布置非典过后，各酒店如何恢复生产，迎接可能到来的旅游高峰期，并保持今年我市旅游成绩既定的增长12%计划，而且指明张经理这家酒店出席并准备代表企业发言？总经理秘书来电话说，老总下午要出差，希望9点能够与张经理讨论一下非典过后，客房部如何完成下半年的营运目标？公关部经理来电说，酒店准备与南方航空公司在广州、北京、上海推出“浪漫珠海新感觉，机票+酒店套餐”，广告稿已经设计出来，需要他来定，时间定在9点？人力资源部来电说，小林上午要辞职，原因好象是另外一家酒店要挖她过去；小林可是他培养了五年的爱将，做事认真负责，对待客人真诚，酒店各项业务都精通，这可怎么办啊？老婆来电话，岳母大人上午10点到，要张经理开车去机场接一下，这是命令？假如你是张经理的秘书，你应该怎么办？张经理的难题张经理是珠海某著名四星级酒店的客房部经理，7月某35张经理的任务优先级分析任务优先级处理方法1、处理客房部家庭套房的事情A马上做2、准备旅游局会议A稍后做3、与总经理谈运营目标B换时间做4、新项目广告审定B换时间做5、解决员工辞职问题C协助和提建议6、去机场接岳母C安排别人代劳张经理的任务优先级分析任务优先级处理方法1、处理客房部家庭套36张经理的时间管理矩阵分析紧迫不重要重要不紧迫1、处理客房部家庭套房的事情2、准备旅游局会议3、与总经理谈运营目标4、新项目广告审定案例中没有D级别的任务5、解决员工辞职问题6、去机场接岳母优先级A优先级B优先级C优先级D张经理的时间管理矩阵分析紧迫不重要重要不紧迫2、准备旅游局会37提高工作效率的方法★保证每天在重要但不紧迫的任务上适当花费一定的时间；分析一下自己何时工作效率最高；为重要的工作选择最佳时间；确保在做重要工作时不被打扰；少接电话以避免被打扰；预见并及时处理问题；养成并坚持良好的工作习惯；根据工作优先级，确定自己每天的实际目标和工作方式；严格执行计划。提高工作效率的方法★保证每天在重要但不紧迫的任务上适当花费一38识别自己的时间层找出自己效率最高的时间带，将重要的工作安排在这个时间带来处理。安排“不被干扰”时间识别自己的时间层39你的角色应是平衡的个人丈夫/父亲新产品经理人事经理行政经理有任何角色是自己觉得花时间太多或太少的？有任何角色是自己感到不舒服的？有哪些未来的角色是我现在可以开始努力的？你的角色应是平衡的个人有任何角色是自己觉得花时间太多或太少的40确定角色设定目标制定计划逐日调整评估总结确定角色设定目标制定计划逐日调整评估总结41平衡时间（保持各种平衡关系的方法★）思考和行动之间的平衡－先有思考工作效率和工作效果之间的平衡－－效果更重要工作和维持工作能力之间的平衡－－培训与充电压力不足和压力过度的平衡－－适度工作和生活之间的平衡－－调整任务、团队和个人之间的平衡－－三环领导力模型平衡时间（保持各种平衡关系的方法★）思考和行动之间的平衡－先42三环领导力模型★完成任务发展个人建设团队三环领导力模型★完成任务发展个人建设团队43三环领导力模型——基于团队、基于任务、基于员工的活动搭配.任务——完成工作任务团队——建立和维护团队员工——监督、激励、培养和发展团队成员三环领导力模型——基于团队、基于任务、基于员工的活动搭配.44案例分析1、马先生终于领悟到同事说的“回归生活”这句话。大家经常谈论这个话题，他却总是不屑一顾，坚持着自己的生活方式。马先生认为自己做的很好——周一到周五从不加班，每周末最多加一天班。但他经常把工作拿回家做，一回到家便开始为工作发愁，有时孩子靠近他，他就会忍不住发脾气。晚餐后也总是独自在书房处理工作，那时他已经疲惫不堪，做事的效率比想象中差很多。他渐渐意识到，他的工作和工作习惯已经把自己压垮，到了应该回归生活的时候了。2、很多人都对上下班的车流高峰期有很大抱怨，但王先生却很喜欢，因为这样就把工作单位和家分开了，给自己留出一个独处的空间。王先生会在路上思考过去发生的事，有时也筹划一些事，偶尔也会发火等，但大多数只是开车、听听广播，什么也不想，等到家时，他就已经把心态调整好了。请问，上面的二位主人公是如何做到工作和生活之间的平衡？你有什么感想？案例分析1、马先生终于领悟到同事说的“回归生活”这句话。大家45三、改进工作方式的几种方法★解决时间观念差的方法防止压力过度的方法克服拖延的方法避免虎头蛇尾的方法提高灵活性的方法克服过于忙碌的方法三、改进工作方式的几种方法★解决时间观念差的方法46项目二时间管理课件47三、改进工作方式的几种方法★防止压力过度的方法定期停止工作进行休息工作延期的截止时间每天安排一些“慢节奏”的工作不要一下子做的太多工作每天至少一次身体锻炼请求别人的帮助不要事必躬亲三、改进工作方式的几种方法★防止压力过度的方法48三、改进工作方式的几种方法★克服拖延的方法接受自己需要时间思考的事实，并留出时间思考找出需要重新思考的活动或事情现在开始做，不得拖延分阶段完成工作，每阶段都要集中注意力将重要的工作放前面做给自己规定开始和结束的时间三、改进工作方式的几种方法★克服拖延的方法49三、改进工作方式的几种方法★避免虎头蛇尾的方法把工作分为几个部分，给自己确立子目标每达到一个子目标都对自己进行奖励一次只专心完成一件事克服障碍，勇往直前给每件工作留出足够的时间计划好每一天拒绝接听干扰性的电话把整件事都做完以后再庆祝三、改进工作方式的几种方法★避免虎头蛇尾的方法50三、改进工作方式的几种方法★提高灵活性的方法目标定在“挺好”而不是“完美”上规划出一天中的“机动时间”不要期待别人和自己一样做好应对变化的准备允许事情不完全按想象的情形发展给别人留有空间别对自己太苛刻三、改进工作方式的几种方法★提高灵活性的方法51三、改进工作方式的几种方法★克服过于忙碌的方法思考要做的每件工作是否属于自己的职责范围明确工作目标提前一天进行计划，留出做案头工作的时间按轻重缓急分配工作量信任团队成员，下放和分派更多的责任和任务对自己的时间负责三、改进工作方式的几种方法★克服过于忙碌的方法52拓展实训拖拉测试P35根据时间价值法写出你的时间价值，并谈谈感想P37谈一谈如果坐长途客车时，将如何利用这段时间？拓展实训拖拉测试P3553任务六克服障碍学习目标掌握自信、好斗、自卑等各类人的行事特点；重点掌握建立自信的几种方法。★

六顶帽子思考法。★任务六克服障碍学习目标54一、积极主动与自信果断喜欢主动行事的人往往是乐观的，会推动事情的发展。自信果断的人能够恰当地表达自己的需求和情感，能够在不冒犯他人利益的前提下争取自己的权利。一、积极主动与自信果断喜欢主动行事的人往往是乐观的，会推动事55三种不同的行为类型★自信果断的人好斗的人消极自卑的人清楚表达自己的需求不惜一切代价过分谦虚说话切题把观点说成事实自嘲具有合作精神不倾听绕圈子勇往直前威胁拐弯抹角能够支持他人恫吓容纳他人合理公正击败他人自我牺牲承认自身弱点爱说“你应该”焦虑不安听取他人意见责备他人易被别人操纵考虑周全不耐心不承认自己弱点优柔寡断三种不同的行为类型★自信果断的人好斗的人消极自卑的人清楚表达56二、建立自信的方法学会说“不”说出你的要求不要浪费时间学会应付打扰。二、建立自信的方法学会说“不”57如何说“不”积极自信认为自己有权利被要求做某事时三思而后行看着对方的眼睛不做某事就不必去想之真正把“不”说出口缄口不言用不着解释如何说“不”积极自信被要求做某事时看着对方的眼睛不做某事真正58案例分析小王的工作量现在已经是超负荷了，但是部门主管还要给他增加别的工作任务，而且这些任务本身并不在小王的工作范围内。这让小王很为难。拒绝怕领导不高兴，但接受实在完成不了这么多的工作。这让小王感到十分烦恼。请问，小王应该怎么做？应该勇敢地拒绝这些额外增加的工作任务或对工作加以调整，表达出自己的想法，征求部门主管的意见。案例分析小王的工作量现在已经是超负荷了，但是部门主管还要给他59案例分析2

有一个农夫在耕地，眼看就要耕完的时候，他的农具突然坏了，农夫十分沮丧，按计划他应该在当天就把田耕完。他想还是先借用一下邻居的农具吧，于是农夫以极快的速度赶往邻居家。翻过了高山穿过了溪谷，他一边走一边想：“邻居自己也要用耕具，我们的情况差不多，他肯定不会借我。”在快要进村庄时，他内心一个消极的声音在说：“不，他不会帮我的，他为什么要帮我？”转过弯，上了桥，这个声音在重复：“他不会借给我的，他根本不喜欢我。”最后来到邻居家时，农夫的心情已经遭极了。当他的邻居打开门时，农夫囔着：“我再也不需要你的耕具了。”然后扭头就走了，邻居感到大惑不解。案例分析2有一个农夫在耕地，眼看就要耕完的时候，他的农具突60案例分析2

请问这个寓言故事说明了一个什么道理？能否直截了当地说出你的想法是自信做事的关键，在此过程中要派出各种干扰杂念和内心的消极暗示。案例分析2请问这个寓言故事说明了一个什么道理？61案例分析3小李是某公司业务部的主管，最近他对一些电话来访非常头痛，这些电话有的是咨询的，有的是投诉的，一天下来，他觉得自己没干什么工作就该下班了，其他重要的决策和一些会议都不能正常进行。鉴于小李的这种情况，有什么建议可以让他解决目前的难题呢？案例分析3小李是某公司业务部的主管，最近他对一些电话来访非常62案例分析3以下是处理干扰电话的一些方法别人给你打电话之前，可以在方便的时候主动接触他们并给他们打电话留出打电话的时间，然后集中时间把这些电话打完别等来过电话的人再打给你，如果是重要电话，主动打给他们给打电话的人一个时限，告诉他，“是的