公司费用报销制度

公司费用报销制度第一章总则第一条适用范围本办法适用的费用包括招待费、差旅费、业务宣传费、会议费、通讯费、办公费、交通费。适用于全体员工，如有例外情况另制定补充附则。第二条管理目标为了严格公司管理制度，合理控制公司经营费用，明确及规范费用报销流程，根据公司经营活动的特点，特制订本制度。第三条管理细则公司费用管理采用“预算控制，分项管理，归口监管”的原则，各级费用管理的责任承担者，都必须做到责任内容清楚，职权范围明确，厉行节约，杜绝浪费，合理审批和监管公司的各项费用的开支。费用报销的总原则：计划管理、分级负责、层层把关。当事人填写好费用报销单后，由各部门负责人对本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务对报销票据的合法性进行二级审查，对金额的正确性进行复核；由分管财务的副总经理对报销票据进行综合审批；最后由董事长（总经理）或授权进行审定。由出纳对审批通过的单据进行核对支付。所有人员因公发生的各项费用支出，应填写费用报销单，粘贴好相关报销单据。为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工，费用报销时间每月两次，每月5号及18号（节假日顺延），每月5号及18号前，员工将填写规范、并经过本部门负责人审核签字的费用报销单据递交至财务部门。为保障员工报销的及时性，财务部务必在三个工作日以内将单据审核完毕，送交分管财务的副总经理审核；副总经理在收到财务部递交单据后两个工作日内将单据审批完毕，送交董事长（总经理）审定；董事长（总经理）在收到单据后两个工作日内将单据审批完毕，通知财务部领取报销单据。借支和付款申请单不受此时间限制。第二章业务招待费报销管理第四条接待范围和标准业务招待费是接待客户所发生的接待费用，以及对与公司业务相关的单位和个人在必要的情况下给予的礼仪性接待等所支出的费用。招待费的使用对促进企业经济合作和企业管理起到积极作用；必须遵循勤俭节约，效能优先的原则，能免则免，能省则省的原则，严禁铺张浪费。第五条招待费用报销的审批和程序招待费实行事先审批、归口管理、定额控制的原则。所有员工出面接待，须填写业务招待申请单，注明招待事由、招待人数、招待标准等信息，报部门经理或分管副总经理审批。特殊情况下的业务招待，可先请示部门经理或分管副总经理同意，在发生招待后按照谁同意谁审批的原则补签业务招待审批单。出差可能发生的业务招待费应该在出差任务书上一同审批，注明业务招待预计金额和招待标准，报部门经理或分管副总经理审批。出差所发生的业务招待费应该与当次差旅费一同报销，否则一律不准单独报销异地招待费。业务招待费超过出差任务书中预计金额的应该注明理由，由部门负责人及分管副总加签同意后方可报销。接待人员凭业务招待审批单或出差任务书审批单、业务招待发票及刷卡的POSS小票到财务部报账。未经批准安排就餐、住宿、娱乐招待的和擅自提高招待标准的，一律不予报销。接待时，严格控制陪同人数并限于业务及相关人员，不能利用工作之便进行私人宴请活动。严禁私客公待。所有招待费支出必须是因公性质，否则公司一律不予报销。对弄虚作假、虚报冒领者，一经核实，有关费用将从工资中扣除，并视情况予以责任追究。因业务工作需申请招待费，事前审批权限如下：出差人员发生招待费用，全部报经部门负责人同意。单次在1000元以内（含）的招待费用，报经部门负责人同意；单次在10000元以内（含）的招待费由部门负责人和分管副总经理审批同意；单次超10000元的招待费由部门经理、分管副总经理、董事长（总经理）同意。单次的意思是：某次出差、某类事项，而非一次接待。第三章业务宣传费报销管理第六条业务宣传费范围和标准业务宣传费是指公司开展业务宣传活动所支付的费用，主要是指未通过媒体传播的广告性支出，包括公司发放的印有公司标志的礼品、纪念品等。第七条业务宣传费报销的审批和程序1•公司总经办（对外联络部）、市场部、行政部等经办部门应该组织定期开展适合公司自身发展需要的业务宣传活动，提高公司知名度，提高企业标识认知度，推广公司产品和技术，维护改善各往来单位关系。公司各大区域、各部门应该根据自身业务发展和市场开拓的需要，均可制定本部门、本区域的年度宣传计划并执行。在策划每次活动前，各业务部门应该制定活动策划方案和详细预算清单，并将方案和预算送交财务部会签，报公司领导审批。3•在报销业务宣传费时，应附会签过的活动策划方案和预算清单，以及所有与活动费用支出相关的票据。活动方案事先未经财务部会签的业务宣传费，财务部可拒绝报销。4•公司购买的用于馈赠客户和其他单位的礼品、纪念品等，一律应该加印公司名称或标志，否则不予报销。广告费用是指公司开展业务宣传活动，经过工商部门批准的专门机构制作的，通过媒体传播的广告性支出。一般情况下以合同的形式进行前置审批，依据合同条款办理费用报销和付款手续。第四章会议费和员工培训费第八条会议费开支范围包括会议住宿费、会议场地租金、会场布置、与会人员的交通费、会议举办期间的餐饮费、文件印刷费、医药费及其他相关杂费。第九条员工培训费是指员工上岗和转岗培训、各类岗位适应性培训、岗位培训、职业技术等级培训、高技能人才培训、专业技术人员继续教育、特种作业人员培训、企业组织的职工外送培训的经费支出、职工参加的职业技能鉴定、职业资格认证等经费支出、购置教学设备与设施、职工岗位自学成才奖励费用、职工教育培训管理费用、有关职工教育的其他开支。员工培训费开支范围包括培训住宿费、培训场地租金、培训场地布置、师资费用、培训人员的交通费、培训期间的餐饮费、文件印刷费、医药费及其他相关杂费。第十条3000元以上会议费和员工培训费，经办部门应制定方案和详细预算清单，并将方案和预算送交财务部会签，报公司领导审批。第十一条费用报销的管理参考业务宣传费执行。第五章差旅费报销管理第十二条出差办理程序1•出差人员必须事先填写“出差申请单"，注明出差地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人批准后方可出差。部门负责人出差的，需经分管副总经理或董事长（总经理）审批。2•凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销；因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经部门负责人签署意见后方可报销。3•凡因公事借款出差或购买物品均须在费用发生后一个月之内凭有效发票报销，确因业务原因不能及时报销的，必须向财务主管讲明原因，否则财务部有权执行前账不清、后账不借的原则,且在工资中扣除借款部分。第十三条差旅费报销标准住宿费、伙食补助费和交通补助费按出差的实际天数在规定标准内凭据报销;车船费在规定的等级标准内凭据报销。住宿标准(金额单位：元)职级一线城市二线城市三线城市及以下区域经理及以上500300200其他人员350210180注：一线城市为北京、上海、广州、深圳；二线城市为其他省会城市和副省级城市；三线城市为省属其他城市。・员工出差住宿费在规定限度范围内凭据报销，特殊情况经部门负责人批准后方可报销。其他人员如同上级职务人员一起出差，因工作需要，其他人员可随同住宿，享受上级职务相同的标准。出差人员由单位接待或住亲友家的，一律不予报销住宿费。住宿费标准一般指每天每间，若同性二人同时出差，按一个房间标准报销，总监以上人员可以住单间。2•伙食补助标准：伙食补助为50元/天。参加各种会议、培训的出差人员，以缴纳会议、培训期间的伙食费的，不再报销会议、培训期间的伙食补助费。在出差期间，如产生餐饮招待费的，需扣除当餐伙食补助。出差市内交通补助费一般人员为50元/天，区域经理及以上人员为60元/天，出差人员原则上不能乘座出租车，但下列情况除外：出差目的地偏远，没有公共交通工具的；携有巨款或重要文件须确保安全的；收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；陪同重要客人外出的；执行特殊业务或夜间办事不方便的。交通费用标准职级飞机咼铁长途汽车出租车区域经理及以上经批准二等座实报实报其他人员经批准二等座实报实报乘座其他交通工具，超出上述标准的部分由个人承担。乘座各种交通工具，应出具合法有效票据。因急要公务需乘座飞机的人员应事先报批，并凭飞机票报销差旅费。员工经批准乘座飞机的，往返机场的专线客车费用可凭据报销。乘座公司交通工具的，不得报销交通费。5•计算出差天数方式(按照乘坐交通工具的票据时间)：中午12点之前离开本市按全天补助；中午12点之后离开本市按半天补助；中午12点离开出差地按半天补助；中午12点之后离开出差地按全天补助。6•自驾车市外出差，凭加油票按照1.2元/km报销交通费用，不再报销其他形式的长途交通费用；过桥过路费按照实际发生额报销；行车途中的违章罚款一律不准报销。自驾车在出差前后，驾驶员需自行拍下驾驶车辆仪表盘上的里程起止数照片(里程数以百度地图计算的距离为准，截图打印；里程起止数照片需清晰且有日期显示，作为辅佐单据)，并计算补助金额后，交财务审核。补充规定自带交通工具或接待单位提供交通工具的出差人员不允许报销市内交通费，有接待单位提供食宿的不允许另外报销住宿及伙食补助；利用出差或调动工作之便，回家探亲办事的，其有关费用均由个人自理。其绕道和在家期间一律不报销出差伙食补助费、住宿费和市内交通补助费。第六章电话费及办公用品费报销管理第十四条电话费的报销管理普通员工手机通讯补助每月提供上月通讯发票报销，不足部分需提供其他发票补足差额。凡由公司委托银行代扣手机费的，由行政部按照实际金额填写费用报销单报销；3•固定电话实行定额制，由行政部统一报销。第十五条办公用品费用的报销管理办公用品由行政部归口管理，日常办公用品的购置原则上是由行政管理部门集中采购；台式电脑、笔记本电脑、打印机等电子办公用品由采购部集中采购，各部门按需领取。特殊情况下，需要采购特殊办公用品的董事长（总经理）或财务副总经理批准后可由部门自行采购。办公用品报销时应附上发票、办公用品购置明细表等相关附件。第七章市内交通费报销管理第十六条市内交通费报销管理普通员工交通补助每月提供上月交通发票报销，不足部分需提供其他发票补足差额。员工外出执行公务原则上乘坐公共汽车，特殊情况经部门负责人批准可乘坐出租车或由公司调配公司车辆。乘坐出租车的市内交通费应在的士票的背面加以说明，什么事，什么原因，起止地点，实际发生金额。员工出差发生的所有交通费一律同当次差旅费一并报销，摊入相关部门或项目费用，并严格按照差旅费报销规定执行。员工外出参加培训、学习及会议发生的交通费用同培训、会议费一并报销，否则不能单独报销异地交通费。私车公用的补贴金额一律由经办人提供市内汽油费发票等作为报销依据。5•公司原则上不鼓励私车长途出差。凡是需用私车出差的人员，与正常出差一样先填写出差任务书，指明本人不搭乘公共交通工具，并获得部门负责人或分管副总经理批准，方可私车出差。市内车辆交通补贴标准为1元/km（针对所有车型）。第八章项目支出报销管理第十六条项目支出范围和管理项目实施阶段发生的业务招待费、市内交通费、差旅费按公司报销制度执行。项目实施阶段发生的材料费、易耗品等，金额在500以内的由项目经理自行采购，采购人员凭有效发票及poss刷卡单、采购清单进行报销，超500元的采购统一报公司采购部进行购买。如遇紧急情况报部门经理及分管副总经理同意后自行采购。项目实施阶段发生的人工劳务费，要求各项目部与成建制的单位签订服务合同。确需零散用工的，按一事一议原则报公司批准。同时，按住建部与人社部联合印发的《建筑工人实名制管理办法（试行）》的要求，我司全面实行建筑业农民工实名制管理制度，坚持与农民工先签订劳动合同后进场施工。建筑工人实名制信息由基本信息、从业信息、诚信信息等内容组成。建议项目经理作为建筑工人实名制第一责任人，信息采集由各项目部牵头，人事部、财务部配合；劳动合同签订由人事部牵头，各项目部配合。年度零散人工经招投标确定单位后与中标单位签订签订服务合同，按合同执行；在招投标前，因个人所得税等财税政策变化，关于人工劳务费报销及所需票据的问题，经公司相关部门集体商讨后补充说明。项目实施阶段发生的房租、水电费，项目经理提交申请经领导审核批准后公司财务支付，后提供出租人收到款项收据交财务，水电费报销标准参照相关标准执行。项目支出所有报销单据先由经办人和证明人分别签字，然后提交单据。第九章特别支出报销管理办法第十七条特别支出包括项目零星材料购置、零散用工等在无法取得正规发票的情况下进行的支出。

第十八条特别支出报销管理规定：1.公司人员发生的工程施工材料费、人工费等业务时无法取得有效发票时，需要进行特别支出报销审批。无票报销单笔业务金额在2000元（含）以内的，可以提供足额发票冲抵及商家开具的收据，填写费用报销单与本月报销统一走流程，无需填写特别支出报销审批单。无票报销单笔业务金额在2000元以上需提供部分发票冲抵及商家开具的收据、刷卡单等先关支出证明凭证，填写特别支出报销审批单，报销人逐一签字走流程。第十章员工加班餐费及部门聚餐管理办法第十九条员工加班餐费报销管理规定：公司员工因公加班（加班时间需超3个小时），报销加班餐费的，加班餐费标准为每人每次15元-20元，最多不得超过20元，超过标准部分不予报销。如加班次数较多时，需另附明细单据，列明加班天数、加班日期、人数等，经行政主管确认签字后，统一报销。第二十条部门员工聚餐或部门与部门之间员工聚餐，按人均50元的消费标准，超出标准部门自行承担，公司不予报销。报销时，应列明参加人数，并需50%以上参与人员签字确认，凭刷卡单、点菜单、发票报销。第十一章费用报销审批及流程第十一章费用报销审批及流程第二十一条费用报销流程审批权限职务级距--部门主管分管副总财务主管财务总监财务副总董事长报销金额在10000元（不含本数）的▲▲•★

报销金额在10000元及以上的▲▲♦♦•★说明表中“▲”表示审核，“♦”表示复核，“•”表示审批，“★”表示批准第二十二条费用报销流程各节点审批事项第十二章费用单据填写要求第十二章费用单据填写要求第二十三条票据粘贴要求1.将发票、收据整理分类，有正规发票的票据和收据、收条分开填写费用报

销单，不能混合填写在同一张报销单上；将车票一律用胶水整齐粘贴在粘贴单内

不能使用订书机等金属性易锈蚀的物品，并注明张数。2.交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧粘贴单顶界和右界从左往右横向粘贴。过宽过长的附件，应进行纵向横向的折叠，不应超出单据封面边沿线。第二十四条单据填写要求费用报销单据必须使用蓝、黑钢笔或签字笔填写，不得使用圆珠笔填写。字迹工整、不得涂改，填写大小金额的报销单据，大小金额必须一致，相关类容需填写完整。如，报销部门、单据及附件张数、报销项目名称、摘要等。第十三章费用报销的其他规定第二十五条票据及资金管理1.公司人员因业务需要发生费用支出时凭真实、合法、规范、有效的发票到财务报销。对外取得的票据或原始凭证必须具备以下基本要素：票据日期、发票开据单位及发票开据单位发票专用章、接受凭证单位全称（公司全称）、经济业务内容、和金额等各项明细。否则财务工作人员有权拒绝受理不真实、不合法的发票；对于记载不准确、不完整、内容欠缺的发票，财务工作人员有