电子文件控制程序

电子文献控制程序1．0目的为使企业的电脑软件以及电子文献的管理规范化，保障文献使用完整性。2．0范围在我司和产品及服务的电子形式存在的软件、资料与电子记录的资料。3．0管理权责管理部电脑工程师负责定期对各作业部门的邮件和流动的电子技术资料进行归档到企业网盘中，并及时维护网络和网盘的有效性，各电子文献流向的关注；文控中心负责受控发行文献电子档和法律法规电子档的归档和保管。4．0定义4．1电子资料：指电脑程序运行所产生的资料，如：图纸、数模、技术文献等，无论与否以报表列印或复制等作业的成果。4．2电子记录：指顾客将文献内容通过电脑作业方式，将其存储在电脑媒体，并且可供查询，列印处理的电子资料。4．3电脑顾客：如下简釈［顾客］，为透过企业系统网或使用其他应用软件执行有关作业人员、使用者4．4一般公用型的应用软件（软件）：指一般的文字处理软件（例如：Ofce中的Word、Excel等），不限制使用权限，由网络管理员安装或授权安装使用。4．5专用软件：指我司所辖范围内使用的企业集成管理系统，本项目由管理部依其职责限定顾客的［使用权限J（CAD／SPC／ProE）5．0使用权限5．1每一种顾客都由网管建立唯一识别码。5．2每一种顾客须设置密码，作为通行或进入［企业集成管理系巯］的验证。（1）对各电脑顾客依其职责限使用作业范围。（2）作业范围包括：1）资料输入、新增作业及保管。2）资料删除和保留审批作业。3）查询资料作业4）资料修改或変更作业。5）索引作业6）其他电脑维护作业。7）档案异动复制、删除、移动）作业6.流程6．1电脑软件管理流程：流程权责单位有关阐明使用表单退软件新增修改申请［软件新增与修改各电顾客各软件新增与修改内容记录件申请表］M核各部门长各部门长审核与否执行YN总经理软件可行评估评估不合格退件回各部门Y电脑工程师Y部门长软件方案回应预定完毕时间电脑工程师电脑工程师依申请安装软件安装软件电脑工程师安装的软件经测试OKN电脑工程师后，由电脑工程师教育训练各电脑用软件测试各电脑顾客户Y电脑工程师在教育训练后各电脑顾客在电脑工程电脑上线训练各电脑顾客师的督导下上线操作6．2电脑上线作业流程流程权责单位有关阐明使用表单有关的电子文献资料由顾客自行输入电输入资料［电子文档修变化更电脑顾客脑存储，如需修改的电子文档应提交申请］［电子文档修变化更申请］。电子资料异常解決申请电脑顾客在资料输入电脑后资料出现异常状况对异常的资料进行分析作出对应的计划，然后异电脑工程师资料异常处理常的资料进行调整［电子文献资料統计电脑工程师对所有的档案备份，然后进行调整表］资料备份电脑工程师每天对【企业网络系统】的电脑工程师所有资料进行维护，其他资料每两周进档案维护行维护6．3权限开放管理流程流程权责单位有关阐明使用表单各电脑顾客有关软件在使用权限需增长［权限开放申请表］权限开放申请N部门主管审核总经理同意与否开放权各部长限审查Y电脑工程师对电脑顾客的权限作对应电脑工程师的调整权限开放N由电脑顾客测试所开放权限与否到达电脑工程师顾客测试规定Y将开放权限的程式记录于，权限记录电脑工程师［权限开放登记表］登记入表开放表，供后来查询7．作业内容：7．1电脑软件管理：7．11软件新增与修改申请及审核：各部门负责人或电脑顾客在使用过程中发现缺乏电脑软件或电脑软件需要修改时，填写，软件新增与修改申请表，并由主管部门审核总经理同意与否执行。7．1．2软件可行性评估：（1）由总经理和各部门长，电脑工程师对顾客新增，修改电脑软件的规定进行讨论分析与否可行。（2）软件可行性评估依下列原则进行1）与否可以提高现行作业效率：如简化，合并等2）与否可以取代人工作业：如統计，整顿等。3）与否为实际业务需要。4）对其他软件，资料库的关联程度怎样。5）与否符合法律法规7．1.3软件方案检讨：（1）在通过可行性评估后，由电脑工程师向各部门长汇报对新增修改的电脑软件的总体规划，并回应预定期间。（2）软件方案，须考虑如下原贝流程的建立。1）流程的建立2）资料输入，输出的格式与内容．3）使用权限。7．1．4安装软件：电脑工程师按各软件新增与修改内容的规定进行安装并测试。7．1．5软件测试：在电脑工程师完毕软件后，经电脑顾客加以测试软件试运行与否有误。7．1．6电脑上线训练及上线作业（1电脑工程师安装的软件经测试OK后，由电脑工程师对电脑顾客进行教育训练。技术软件须要有专业人土或软件开发企业进行培训。2）完毕训练后各电脑顾客初次作业在电脑工程师的督导下进行电脑和式样的操作。7．2电脑资料的管理7．2．1输入资料（1）企业管理系统资料：按需求依软件画面提醒输入（2）有关的电子文献资料由顾客自行输入电脑存储，在输入电脑后由电脑顾客自已改正。（3）如顾客需修改旧有的电子文档应提交，电子文档修变化更申请，由部门审核后呈报总经理。7．2．2电脑异常解決申请及处理：各电脑顾客在入资料的过程中或资料已输入电脑后出现异常状况，应及时向电脑工程师反应状况，由电脑工程师制定对应的措施对有关的异常状况进行改正7．2．3资料的备份（1）电脑工程师应将［电脑管理系统］或office文档（包Email）R所有的资料备份至指定的公共网盘区域中，并加以保留，以供操作中程式失效时使用。必要时备份记录于［各部门电子档］上。公共网盘密码为电脑工程师或总经理专有修改和管理权。（2）其他资料应由各电脑顾客依规定储存于有关目录中，如有需要亦可备份存储。（3）为保持电脑系统运作的效率，主机、硬盘中所储存的集成管理系统，以3年或电脑寿命为期限，逾期的资料由电脑工程师备份至备存企业公共网络设备中，并妥为保留。其他资料由电脑顾客自行定保留期限。7．2．4档案删除：对于版本过旧需要作废的电文档，承接应填写［电子文档删除申请］提出删除申请，经主管审核、总经理同意后方可删除。7．2．5档案维护：电脑工程师每天对［企业公用网盘］的所有资料进行维护，其他资料每两周进行维护。7．2．6病毒防护：为维护企业电脑系统的安全性凡非我司购置的合法正版软件，严禁私自带入企业使用。电脑工程师定期用防毒软件对所有的资料进行病毒清理，对进入企业的电脑软件须由电脑工程师用防毒软件检査后来才能使用。7．2．7客户电子文献资料：对于客户提供的电子文献资料由部门长分发至电脑工程师处，由电脑工程师上传，如为对产品有影响的电子文献须交文控存档，并记录于（外来文献电子文献资料登记表］。7．2．8如我司制作的产品质量或服务的程序文献交文控中心发行时，须附带电子档交文控确认保留并进行对书面资料进行发行，同样，如进行设变，其发行同步也须进行电子档在文控存档。7．2．9如为我司设计图纸或设备资料，电脑工程师设定图纸放置公用盘区域，其区域权限为设计部门负负责人，电脑工程师和总经理，其他人使用权限为只能放置或阋读不能进行修改删除，电脑工程师每周及时对其进行维护和整顿存档。7．2（10营业部的客户电子报价单或客户对产品确认的邮件，由营业负责人分发至电脑工程师处，电脑工程师进行存档，其权限为总经理负责7．2．11所有离职部门人员或更换电脑人员在离职前或更换前，必须由电脑工程对其电脑资料进行备份存储在企业公用网盘中。7．3权限开放管理7．3．1权限开放申请及审查（1）各电脑顾客若因目前作业需要，须开放使用权限，则填写［权限开放申请表，若是本部门范围內作业权限，仅需部门主管审查；跨部门权限开放，需波及部门主管及总经理共同核准。2权限开放由总经理授权电脑工程