公文管理办法

公文管理措施1.目的为了使企业公文管理工作规范化,制度化,保证企业公文管理工作规范,精确,及时,安全,特制定本措施.2.合用范围本措施中公文是指企业正式印发的各类请示,汇报,告知,通报,决定,函,会议纪要等文献,以及企业收到的由政府及其他机构正式印发的各类文献.企业公文实行统一管理,本措施合用于我司上述各类公文的处理活动.传真文献与公函的处理根据《企业传真,公函管理措施》.3.职责总经理办公室负责企业公文的管理工作,负责企业发文的起草,初审,登记,缮印,校对,用印,流转,督办和归档工作,负责来文登记,传阅,督办,归档工作.根据工作职责权限和业务归口,有关业务负责人作为企业发文的审核人和签发人,负责公文的审核和同意.接受公文的部门负责保管公文,并贯彻文献规定事项.4.发文管理4.1企业印发公文的种类4.1.1请示请政府机构或企业董事会等企业治理机构指示和同意,用"请示".4.1.2汇报向政府机构或企业董事会等企业治理机构汇报工作,反应状况,用"汇报".4.1.3指示对企业各部门,人员布置工作,阐明工作活动的指导原则,用"指示".4.1.4公告向国内外宣布重大事件,"用公告".4.1.5告知传达指示,规定企业各部门,人员办理或者需要懂得的事项,批转或转发公文公文,用"告知".4.1.6通报表扬,批评,传达重要状况以及需要所属各单位懂得的事项,用"通报".4.1.7决定,决策对某些问题或者重大行动作出安排,用"决定".通过会议讨论通过,规定贯彻执行的事项,用"决策".4.1.8函与其他企事业单位之间互相商洽工作,向有关政府部门问询和答复问题,用"函".4.1.9会议纪要传达会议议定事项和重要精神,规定有关单位共同遵守执行的,用"会议纪要".4.2发文程序发文包括拟稿,审稿,签发,缮印,校对,用印,分发等程序.4.2.1草拟4.2.1.1企业发文由总经理办公室文秘专人草拟,重要公文由总经理办公室主任草拟.4.2.1.2草拟公文应注意如下规定:要符合国家的方针,政策,法律,法令和有关规定.如提出新的政策规定,应尽量与本来的有关政策相衔接,并加以阐明.状况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清晰,层次要分明,标点符号要对的,篇幅要力争简短.引用的公文要写明发文机关,公文编号,标题和发文时间.草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸,文献字迹要清晰,文面应保持整洁,但凡文面凌乱不清的,要重新清稿.数字的写法.正式文献中,除文献编号,登记表,计划表,序号,专用术语和比例必须用阿拉伯数字书写外,其他用中文书写.章节序数的写法.一般应按下列次序排列:第一层为:"一",第二层为"(一)",第三层为"1",第四为"(1)".防止滥用简称.年月日,人名,地名,文献名称,事物名称等,一般不要简称.4.2.2审核4.2.2.1文稿送签此前,应由总经理办公室主任核稿,重要文献须经业务分管副总经理审核.4.2.2.2审核的重点包括:与否需要行文;与否符合国家的方针,政策,法律,法令;与本单位发过的公文与否衔接;提出的规定和措施与否明确详细,切实可行;处理程序与否完备,行文关系,公文格式与否符合规定;文字论述与否符合文法和逻辑,标点符号与否对的等.4.2.2.3审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回承接人修改,改动过大的,要重新抄正.4.2.2.4发文审核使用《企业发文审批笺》,承接人与审核人应在《企业发文审批笺》做好记录.4.3签发4.3.1文稿审核后,由承接人连同《企业发文审批笺》,送业务分管副总经理签发,重要文献由总经理签发.4.3.2签发后的公文不得再作任何修改.若确需修改,必须重新送签.4.4缮印,校对,用印和分发4.4.1公文签发后,由文秘专人负责打印,盖章,装订,登记,分发.总经理办公室主任负责校对.4.4.2打印文献要美观大方,符合公文格式,采用企业发文稿纸印刷.装订要整洁牢固,不漏页,错页,粘页.印章盖在年,月,日的中上方,上沿不压正文,下沿略压年,月,日,如正文末页无空档,可另起一空白页注上日期盖章,并在该页的左上方标明"此页无正文"字样.4.4.3公文校对以原稿为准,不得私自改动原文.4.4.4公文用印时,应做好文号登记.4.4.5分发公文应按规定的分发范围分发到负责人,并做好收发登记.4.5保管和保密4.5.1公文保密等级分为:绝密,机密,秘密三种,其他为一般文献.绝密,机密文献打印一定要用专用磁盘.绝密文献只能印一份,由起草人送有阅文资格的人传阅;机密文献按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档.秘密文献由阅文人妥善保管.文献机密级数,由发文部门的主管领导根据文献内容确定.4.5.2有关人员,对公文中波及国家,政府或我司应保密的事项,必须严守机密,不准随便向他人泄露.4.5.3公文办理完毕后,要及时送交文秘专人整顿立卷,个人不得私自保留.5.收文管理5.1收文由总经理办公室统一负责,由文秘专人及时对收文归类,登记,然后根据文献的内容,分送有关领导阅示.5.2文秘专人根据文献规定的传阅范围或领导指示,安排传阅或办理.收文传阅使用《文献传阅笺》.领导人之间不适宜直接横向传递,以免积压或传失.5.3阅件人对送来的公文要及时阅示,阅完后要签名并注明日期,不得涂改.急件的,当日批复;一般文献