人力资源工作分析与设计

工作分析与设计河南财经政法大学国际教育学院工商企业管理二班许照洋主要内容工作分析概述工作分析的方法工作描述和说明书工作分析和战略人力资源管理本章小结由于大多数机构的整体使命和目标太大，不可能由任何单个人来完成，所以，组织便产生了。接着，组织必须有一套系统的方法来确定有哪些员工来完成一个特定的任务。因此，组织的基础就是一系列有员工完成的工作反过来，这些工作为组织成功所需的各种活动提供了合作与联系的机制。所以，通过所谓的工作分析来研究和理解工作是任何人力资源管理项目的一个重要部分。工作分析概述：工作分析中的概念工作分析：对一项工作相关的重要方面收集信息的有目的的、系统的过程。工作描述：工作分析的主要成果。它是作为一个组织特定单位的工作的书面总结。工作说明书：有效完成一项特定的工作所必需的知识、技能、能力和其他特征的书面说明。任务：产出一项成果的经调整和集合的一系列工作元素。职位：单个人所完成的任务与职责的组合。在一个组织里，有多少员工就有多少个职位。工作：一些具有相似职责的职位的集合。如计算机程序和薪酬专员。工作簇：两个以上具有相似职责的工作集合。工作分析的步骤1.检查整体组织和每项工作的适当性；2.决定如何运用工作分析信息；3.选择需要分析的工作；4.运用容许的工作分析技巧收集信息；5.准备工作描述6.准备工作说明书工作分析的步骤运用工作分析的步骤的信息来进行：工作设计计划招聘甄选和培训绩效评估薪酬和福利遵照公平就业机会法案过程管理评估工作分析的作用人力资源管理者、专业人员和一般管理者认识到工作分析有许多作用。一向能视为良好的工作分析能够发挥下面的作用：应该生成一个全面的清晰的工作描述；必须评价工作行为的经常性和重要性它必须能够对一项工作所要求的知识、技能、能力和其他特征做出精确的估计。它必须能够说明工作职责和这些知识、技能、能力和其他特征之间的关系。也就是说，它必须要清楚地判断哪些知识、技能、能力和其他特征对一项工作职责是重要的。工作分析的作用除了帮助组织满足他们的法律要求，工作分析与人力资源管理项目和活动也是密切联系的。它在下面每一项领域都经常用到：招聘和甄选培训和职业开发薪酬战略计划工作分析的主体工作分析的各个步骤体现了细心与计划是工作分析的两个重要方面计划的一部分应该包括仔细选择有谁来进行分析。每一种选择都有优点和缺点。不管有谁来收集这些信息，他们都应该全面理解人、工作和整个组织系统他们还应该相当了解工作如何在组织中运行的期望。工作分析的方法工作分析人员必须选择最好的操作方法和程序来进行分析。为了获得关于组织结构和流程的相关信息有两类图表非常有帮助：组织图、流程图。组织图呈现了企业不同部门和单位之间的关系。流程图体现了一系列特定的工作之间的相互关系。定性方法收集工作分析信息有4种基本方法：观察、面谈、问卷和工作日志。它们可以单独或结合起来使用。在每一种方式里，可以将工作信息收集起来，并且通过在职工作人员完成的任务对工作进行研究。这种工作分析方法称为职务导向法。另一方面，也可以通过工作任职者的行为对工作进行研究。这种方法称为行为导向的工作分析。定性方法这四种方法，或者他们的任意组合，都必须关注重要信息。考虑到时间和成本，管理者需要收集可参照的、有用的数据。因此，无论采用什么方法，必须收集某种形式的核心数据。专业的工作分析者通常对在职者和主管进行广泛的面谈，收集工作记录，可能的话还直接观察在职者进行工作。一种叫做工作信息表的工具可以运用观察、面谈、问卷和工作日志中的任何一种工作分析方法来收集基本的关键信息。它使得工作分析人员在手机信息是对工作、工作职责和要求有一个全面的把握。定性方法除了实际的工作分析外，对工作分析信息表的信息进行分析也应该考虑到不同在这人员的差异。工作分析人员不能认为所有的在职人员和他们的主管以同样的方法去看待一项工作。为了防止对一项工作产生错误的看法，工作分析人员需要对不同的在职人员收集信息。工作分析人员应该尽可能地对男性员工和女性员工、老员工和新员工、高绩效和低绩效员工分别收集信息。最后，工作分析人员不能认为所有的在职人员和主管对工作同样了解。这很重要，因为研究表明对工作了解太少会导致错误的工作描述。定性方法观察直接观察方法用于标准的、工作周期短的体力劳动。如自动流水线上的员工、保险公司的档案人员及仓库的保管人员所进行的工作。工作分析人员在从事从事这些工作的人员中选出一个有代表性的进行观察。观察通常不适用于涉及重要的脑力工作，如科学研究者、律师或者是数学家的工作。观察的技巧要求训练工作分析人员观察与工作相关的行为。在进行观察时，为了尽可能避免唐突，工作分析人员必须站在一旁一边工作人员进行工作。定性方法面谈：与在职人员进行面谈常常与观察结合起来。面谈可能是收集工作分析信息使用最广泛的技术。它使得工作分析人员可以与在职人员进行面对面交流。在职人员可以向工作分析人员提问，而工作分析人员也可以通过面谈解释从工作分析中得到的知识和信息将如何来使用，面谈可以对单个在职人员，一组在职人员或者对了解这项工作的主管人员进行。通常，面谈将使用结构化的一系列问题，以使不同个人和小组的答案可以进行比较。定性方法虽然面谈可以获取有用的工作信息，但是了解他潜在的局限性也是很有必要的。面谈难以标准化，不同的面谈人员可能会问不同的问题，而同一个面谈者这也会无意识地对不同的回答者问不同的问题。另外，面谈这还可能无意识地歪曲回答者提供的信息。最后，面谈的成本会非常高，特别是不能进行集体面谈时。定性方法问卷使用问卷通常是收集信息花费最少的方法。他能在短期内有效地收集大量的信息。它包括了关于工作、工作要求、工作条件和配备的一系列详细问题。一种脚底结构化的，更开放性的方法是要求在职人员用他们自己的话来描述自己的工作。这种开放的形势使得在职人员运用他们自己的语言和思想来描述工作问卷应该具备的结构化形式和程度是一个争论的话题。工作分析人员在这个问题上有他们自己个人的偏好。问卷的确没有最好的形式。但是，这里有一些提示可以使问卷使用起来更加容易:越短越好解释问卷是用来做什么的简单——不要试着用专业的词汇使用之前测试问卷定性方法工作日记或日志：工作日志或日记是在职人员对工作职责、职责的频度和何时完成职责的纪录。这种方法要求在职人员记录日志或日志。不幸的是，大多数人不会遵守规定去记日记不，如果每天都记下日志，它能提供关于工作的非常好的信息，每天的日志也可以成为周记、月记的基础。这就可以区别开日常合肥日常的工作职责。在试图对难以观察的工作进行分析时，工作日记和日志非常有用的，如工程师、科学家以及高级管理人员从事的工作。工作分析方法的选择虽然这四种方法可以任意单独或者结合使用，但对于哪几种方法可以获得最好的信息并没有定论。许多专家认为，不能单独依赖面谈来收集信息，另外，各种方法不能互换，在特定的情况下，某种方法要比其他的方法更加合适一些。所以许多组织都转向采用多方式工作分析法。在这种分析法中，工作分析人员首先把对在职人员和主管进行面谈与现场观察结合起来。接着，一项基于专家判断的任务调查将建立并执行。最后，对这项任务调查的答案进行数据分析，以评价他们的一致性和识别器中的任何系统的差别。比如说，可能存在工作人员与主管、不同位置的工作人员或者不同部门的成员描述的差异，无论如何，需要消除对工作描述的误差，并对它的真正的本质特征达成一致。当然，使用综合的方法，如多种方式工作分析法，相对来说需要花费较多的成本和时间。但是，相对于单独使用那些基础方法，他有一个明显的趋势：运用更综合的方法得到的信息的质量更能得到法律的认可。定量方法四种工作分析信息的收集方法形成了构成那些在各种类型的组织周末很流行的具体的方法的基础。如果这些具体方法得到适当的使用，他们可以提供系统的定量的程序，人们可以知道哪些工作职责正则正在实现，执行这项工作需要什么知识、技能、能力和其他个性特征。有三种更加流行的定量方法，它们是功能工作分析、职位分析问卷和管理职位描述问卷。定量方法功能工作分析功能工作分析是大约50年对工作分析和描述进行研究积累的结果。它最初出现于20世纪40年代末，并称为改进《职业名称字典》中工作分类的机制。《职业名称字典》是美国雇用服务机构对工作信息进行描述的主要来源。《职业名称字典》的最新版本运用功能工作分析的基本描述语言描述了20000多种工作。他采用9位数的代码对这些工作进行分类。所列的工作的代码的前三位数列出了职位代码、名称和行业，接下来的三位数指明了工作执行着对数据、人和事件的一般的可以负责和判断的程度。最后的三位数用于对可负责和判断程度相同的的职位群按照工作名称的字母顺序进行分类。定量方法功能工作分析《职业名称字典》的描述帮助工作分析人员了解一项特定的工作中所涉及的内容。而功能工作分析可以用于更详细和全面地描述一项工作的内容。功能工作分析主要关注于形成精确描述大量工作的通用语言，这样，其他的专家也可以可靠的使用它们。定量方法功能工作分析以下是对功能工作分析的简短总结功能工作分析假定工作可以用在职人员在工作中存在的三种基本关系来描述。为了完成工作中的任务，工作者必须在物理上与“事物”相联系，运用精神资源处理“数据”并与“人”相互作用。一项工作与这三种关系牵涉程度形成了功能工作分析所要进行的工作描述的基础。运用行为术语，工作的这三种关系可以根据复杂性组成一个连续的集合。定量方法功能工作分析

组织实例个人功能刻度刚加公司的售货员公司教练1A.获得指示/帮助留在制定的区域教授要求的项目1B.服务向顾客发送样品回答训练者的问题2.交换信息提问及估计顾客需求要求训练者提供反馈3A.信息探源介绍顾客到产品经理向训练者提供其他资料3B.劝说打动顾客购买产品向训练者指明重要性3C.训练鼓励新的销售助理检查和帮助训练者的计划定量方法功能工作分析

3D.指引适时取悦顾客创造轻松的学习气氛4A.咨询向顾客说明产品定义和澄清关键概念4B.讲解说明产品如何使用教授新的计算机软件4C.处理n/a（不适应）n/a（不适应）5.管理安排助手的工作评价训练者的学习情况6.协商与顾客讨价还价向HR副总要求更多的预算7.指导在职业问题上向助手提供忠告帮助新教练传授训练项目8.学习为新的售货员树立榜样树立发展十分重要的观念定量方法：功能工作分析

功能工作分析的一个优点是每一个工作有一个定量的分数。因此，可以将工作进行划分来实现薪酬和其他的人力资源管理目的，因为具有相似等级的工作假定是相似的。定量方法职位分析问卷普渡大学的研究者们提出了一种对工作进行定量分析的结构问卷。它叫做职位分析问卷。职位分析问卷包含195项。这个问卷要求相当的经验和较高的阅读理解能力，所以要由经过训练的工作分析人员来填写的。工作分析人员必须判断每一项是否适用于一项特定的工作。定量方法：职位分析问卷

职位分析问卷表格范例使用程度:NA——不曾使用，1—极少；2—少，3—中等；4——重要5——极重要1.资料投入1.1.工作资料的来源（请根据任职者的使用程度，来审核下列项目中各种来源的资料。1.1.1工作资料的可见来源1.书面资料（书籍、报告、文章、说明书等）2.计量型资料（与数量有关的资料，如图表、报表3、清单等）图画型资料（如图形、设计图、X光片、地图、描图等）定量方法：职位分析问4.模型及相关器具（如模版、钢板、模型等）5.可见陈列物（计量表、速度计、钟表、划线工具等）6.测量工具（尺、天平、温度计、量杯等）7.机械器具（工具、机械、设备等）8.使用中的物料（工作中，修理中和使用中的零件、材料和物体等）9.尚未使用的物料（未经处理的零件、材料和物体等）10.大自然的特点（风景、田野、地质样品、植物等）人为环境特点（建筑物、水库、公路、等，经过观察或检查以成为工作资料的来源）定量方法：职位分析问卷职位分析问卷包含的195项分为了6个主要的部分：资料投入：在职人员从何处以及怎样获得工作资料智力处理：从事这项工作要使用什么样的推理、决策和计划过程？工作输出：从事这项工作需要什么样的物理劳动和工具？与其他人的联系：从事这项工作需要与他人建立什么样的关系？工作背景：这项工作是在什么样的自然环境和社会背景中？其他工作特征。除了前面5部分描述的情况外，还与那些其他的活动、条件和特征相关。定量方法：职位分析问卷可以利用计算机程序基于7个维度对职位分析问卷的等级进行打分：决策、沟通、社会责任、熟练工作的进行情况、体能活动、操作工具或设备、处理信息。根据所得的分数可以促进工作分析的发展和工作之间的比较。与其他工作分析方法一样，职位分析问卷法有优点也有缺点。它的最大的优点就是他得到了广泛的使用和研究。可获得的证据表明它是一种可以用于各种目的的有效的方法。相同工作的工作分析等级几乎没有无差异。所以，它是可靠的。它是在工作要求的能力中建立差异的有效方法。职位分析法的问题是它的长度。完成它需要时间和耐心。同时，因为没有描述特定的工作活动，工作中的行为活动会歪曲工作的实际任务之间的差异。定量方法：管理职位描述问卷对管理职位进行工作分析对工作分析人员是一个很大的挑战，因为不同职位，不同层次和不同行业间是不一致的。数据控制公司曾试图对管理职位进行系统地分析，研究结果是提出了管理职位描述问卷，它列出了与管理者的工作内容和责任相关的208项问题。它对管理工作的综合的描述，可以用于大多数的工业企业中。管理职位描述问卷的最新版本有15部分问题归入到不同的部分可以减少填写所需的时间，还可以帮助回答进行解释。基本信息、决策、计划和组织、管理、控制、监督、商议与改革、联系、调整、代表、监控商业指示器、全部的等级、知识，技能和能力、组织图、评论和反应。定量方法：管理职位描述问卷普通公职问卷由任职者填写，它与存在的其他方法相比有一些潜在的优点。该问卷适合于许多工作；它们更加具体，从而使任职者更容易对他们的工作进行评级。最近，欧洲在工作分析方面进行了很多研究，研究主要集中在定量方法上。美国劳动部、雇用和培训管理局进行了很多的工作分析方面的工作。他们与其他一些投资者合作，推出了职业信息网。它发展成为描述美国职业、员工KSAO和工作场所要求的一个综合的系统。自动化的、可获取的O’NET结合了近60年关于植物和工作性质的知识，可望取代笨重的《职位名称字典》工作描述说明书一份工作描述是关于这项工作必须从事哪些相应职能。一份全面、精确和现时的工作描述对一个组织的重要性怎么强调都不过分。近几年发生的许多变化加大了对这样的工作描述的需求。这些变化包括：多得难以置信的组织重组；需要运用创新的方法来激励和回报员工；科技加速改变工作环境；新的、更严格的有关雇用实践的联邦法规的出台，虽然一些人力资源经理觉得科技和快速变化的工作最终会降低对工作描述的需要，但是人力资源管理的各个方面不需要精确的工作描述似乎仍然是不可能的。工作描述说明书虽然工作描述没有标准格式，但是，几乎所有的好的有用的描述都包括了以下的信息：工作名称——工作的名称以及其他辨识信息。如，薪酬和福利等级。小结——对工作目的进行描述的简短的一两句话，以及对在职者的期望产出。设备——对有效进行工作所需的工具、设备和信息的清楚的说明。环境——工作条件、工作地点和其他直接工作环境的相关特征的说明，如，危险和噪音程度。活动——包括对从事这项工作的工作职责、责任和行为的描述。以及进行工作可能的社会交往。工作描述说明书工作说明书从工作描述发展而来，它说明了有效地进行这项工作需要什么样的个人特征和实践经验这个问题。工作说明书在位招聘和甄选提供依据方面尤为有用。工作描述说明书：人力资源经理工作描述工作名称：人力资源经理部门：人力资源管理】日期：XX年XX月XX日工作的一般描述负责一个大的办事处或机构的人事活动管理工作。负责包括招聘、测试、甄选、评估、任命、提升、调动、建议调整部门员工状况、以及管理向员工发布必要的信息系统等人力资源管理项目的计划和管理工作。在总管的指导下工作，但在从事给定的任务上可以主动地、独立地做决定。工作描述说明书：人力资源经理工作描述工作活动1.参与到整个计划和决策的过程，提供有效一致的人事服务。2.通过公告、会议和人事接触等形式向组织各个层次传达政策；3.面试和评价应试者，并对他们进行分级；4.为组织空缺职位招聘和筛选应聘者，并回复合格的申请；5.与主管一起商议人事问题，包括配置问题、留用或解聘试用员工、调动、降级和解