办公室行政管理

《行政总务管理》主讲：郑健教授《行政总务管理》中国石油天然气勘探开发公司首届行政办公系统培训班总目录一、行政管理者的核心职能二、行政管理者的素质要求三、目标管理与工作的计划性四、时间管理与工作统筹技巧五、沟通管理与人际关系协调六、高绩效团队的精神激励1、管理企业管理规则的建立和执行企业资源管理——供给、保管、维护、更新企业文化塑造——办公室行为系统建设舆论导向——团队建设、企业形象企业内部管理制度一、行政管理者的核心职能2、协调与控制物力协调——资源调配与控制

人力协调——部门协作与危机处理成本控制——经济学的基本原理一、行政管理者的核心职能毛利润总收入总成本=3、服务为“企业的前线”倾斜服务——市场导向企业内部的服务——管理就是服务4、公共关系处理政府事务——中国传统文化与人际特色一、行政管理者的核心职能1、行政管理者职业化的素质特征

复合性——知识经济时代的必然——一专多能：“德、才、学、识、质、体”

层次性——不同层次人员综合性能力不同（高层、中层和基层）

动态性——在学习化生存的今天，能力是个变量二、行政管理者的素质要求2、新时期行政管理者素质模型能技能专业技能、情商、经营人生智智商知识、文化、思考力、决策品道德仁、善、正直、职业道德性气质性格特征、承压、逆境商心灵商事业心、积极心态、热情二、行政管理者的素质要求2、新时期行政管理者素质模型心灵商事业心、积极心态、热情万事皆由心

——心能：心灵智力没有理由的理由

——生命意志的表现——事业心强的人把事业当爱人创造力永不枯竭的源泉执行力持久不倦的燃料二、行政管理者的素质要求2、新时期行政管理者素质模型性气质性格特征、承压、逆境商性格天成，与生俱来

——江山易改，本性难移性格没有好坏之分四种应用型性格的划分心为性之先

——天将降大任于斯人也…——意志力修炼二、行政管理者的素质要求2、新时期行政管理者素质模型品道德仁、善、正直、职业道德人生之初，品性如何？隐恶扬善——社会的进步与发展现代人的品德修养

——仁爱之心——忠诚敬业——职业道德二、行政管理者的素质要求2、新时期行政管理者素质模型智智商知识、文化、思考力、决策

智慧的头脑——基础智力(IQ)——敏锐的目光(观察力)——逻辑思维能力——敏捷的反应力

潜能挖掘——勤能补拙——巧干是智慧的体现二、行政管理者的素质要求2、新时期行政管理者素质模型能技能专业技能、情商、经营人生知识素质——知识结构、范围、层次、专业知识

表达：交际沟通能力——文字、口语技术素质——某一领域的专业技术操作能力——动脑和动手的执行能力领导能力——战略、决策、计划、组织、领导、控制二、行政管理者的素质要求3、素质模型中潜能与显能？？？表现出来的人的语言和思想表现出来的人的行为和成果？？二、行政管理者的素质要求技术能力人事能力判断能力备注

高层领导中层干部代表含义：很重要较重要次重要不重要基层管理者一线操作者

4、

各层次人员必要技能分析提问：从上表中你看出什么样的规律来？二、行政管理者的素质要求

行政人员素养能力构成行政文秘技术修养相关行业知识修养行政人员素质思想素质心理素质文化素质身体素质修养理论修养知识修养其他社会常识修养品质修养性格修养艺术修养文秘技术能力逻辑思维能力执行能力能力口头表达能力交际能力OAINTERNET办事办会公文写作文档管理口头文字学习能力二、行政管理者的素质要求1、目标管理的内涵

目标管理概念——目标管理是使所有人员的努力都集中到目标上来，用最适当的方法、最短的时间、最少的费用，取得最佳成果的一种管理方法。

目标管理功能——可提高企业计划——管理控制与协调——人力运用——决定公平待遇三、目标管理与工作的计划性2、目标管理的五要素内容

评价

什么目标？

是如何实现的？

完成的怎么样？

什么时间完成？

达到什么程度？

ACDEB三、目标管理与工作的计划性3、目标的设定与分解设定大目标——什么是大目标？——与文化理念、发展战略、长期愿景是怎样的关系？大目标分解为多级目标——通常的三种方法A、自上而下法B、自下而上法C、自然形成法三、目标管理与工作的计划性3、目标的设定与分解大目标分解的最有效方法——最高层目标公司总目标制订小组总经理采购副总经理销售副总经理生产副总经理财务副总经理人事副总经理三、目标管理与工作的计划性3、目标的设定与分解大目标分解的最有效方法——下一级目标总经理生产副总经理财务副总经理销售副总经理地区销售经理地区销售经理地区销售经理三、目标管理与工作的计划性3、目标的设定与分解大目标分解的最有效方法——连锁目标——最低一级目标甲组总经理财务副总经理生产副总经理地区销售经理地区销售经理丁组事业部销售经理地区销售经理丙组地区销售经理乙组销售副总经理事业部销售经理事业部销售经理地区销售经理地区销售经理三、目标管理与工作的计划性3、目标的设定与分解大目标分解的结果公司总目标高层管理人员目标中层管理人员目标第一线基层工作人员目标三、目标管理与工作的计划性课程导入：时间是怎样产生的■日常的时间概念——年、月、日、时、分、秒——地球自转、公转与月球公转太阳地球地球公转轨道月球四、时间管理与工作统筹技巧1、时间的基本特性时间恒久性时间特性客观公正性时间的刚性不可逆转性时间一维性54321四、时间管理与工作统筹技巧2、什么是时间管理■概念——由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。■结论——通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。四、时间管理与工作统筹技巧3、应该记住的20条实用方法■准备之一：长期准备（4）——购买工具书/增加知识储备/提高能力——训练你的快速阅读能力——把常用的文件/文具放好——养成存放思想档案和作记录的习惯

——凡事预则立，不预则废。四、时间管理与工作统筹技巧3、应该记住的20条实用方法■准备之二：临时准备（5）——明天的工作前晚进行优先级排序——将相关的工作列在一起——把工作计划放到随时可见的地方——每天早晨比规定时间起早十分钟——做好正式工作前的准备工作四、时间管理与工作统筹技巧3、应该记住的20条实用方法■要培养的好习惯（7）——利用各种装备如电话/信件等节省时间——把最困难的事放在效率最高的时候——利用零碎时间处理例行性事务——午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会——休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料——报刊放在晚上看——每晚沉思片刻/回顾与总结四、时间管理与工作统筹技巧3、应该记住的20条实用方法■与外部产生联系时的应变能力（4）——站着接待一向健谈的来访者——从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者——管理电话：A、主动拨号B、被动接听——如遇琐事缠身能快速摆脱四、时间管理与工作统筹技巧４、工作优先级综合分析——分清工作的轻重缓急重要度紧迫性A

重要而且紧迫Ｃ

紧迫但不重要D

不重要不紧迫Ｂ重要但不紧迫四、时间管理与工作统筹技巧1、组织协调与沟通

沟通的定义——沟通是人与人之间通过语言、文字、符号或其它的表达形式，进行信息传递和交换的过程。

组织与沟通——组织是由社会中的人组成的群体，成员之间是相互依赖的关系，组织中的沟通是信息在组织成员中的传送者和接收者之间交换的过程。五、沟通管理与人际关系协调1、组织协调与沟通

沟通模型理解传