合同采购管理制度

原料协议采购管理制度第一章总则第一条目的合理选择采购区域、规范采购定价、合理控制企业原料库存，增进原料的采购、接卸、仓储保管、用粮调度工作协调、规范、低成本运行，特制定本制度。采购协议的定义通过与供货商签订购销协议的方式，重要是指顺价粮食采购方式。第二章采购协议的有关规定第三条采购协议的内容1.产品名称、种类、数量、金额、质量原则、供货时间、发票提供等对标的物的规定应当清晰明白，精确无误，对于名称、品种、等级、质量规定、回货等应规定的精确、详细，不会产生疑义。货品单价按含税价填写、金额大小写数字要规范，提货时间及数量约定清晰。2.质量规定技术原则应强调按国标、行业原则或企业原则提供货品。企业原则应详细阐明原则号。假如按协议供方的企业原则，供方应在其书面提交的企业原则上加盖公章或协议专用章作为协议附件。3.退货规定应标明产品的质量规定，如质量不符合规定，应根据质量指标，选择退货或让步接受、退还部分或所有货款。4.交（提）货方式注明买方自提、卖方发运到站或到厂交货字样。5.费用承担注明汽运、或铁路运送，运费由谁承担、包装物由谁承担，退货由谁承担费用，运送途中发生风险由谁承担等。6.结算方式及期限注明现金、转账、银行或承兑汇票等方式结算及结算比例、期限。7.处理协议纠纷的方式强调处理纠纷的地点在企业所处行政区内的人民法院。8.违约责任应注明双方因违约承担的责任，应详细约定赔偿或支付违约金的原则或比例。明确出现损耗及质量问题的处理方式和原则。详细标明验收产品时发生质量问题，我方提出异议的时间及我方可以主张的权利。我方应在约定的异议期限内，以书面形式告知对方。该书面告知应与协议一同保留。对方不严格按照协议约定履行协议或未履行的，履约保证金不予退还或部分不退还，给企业导致的损失超过履约保证金数额的，应对超过部分予以赔偿；没有提交履约保证金的，应当按协议约定支付违约金，没有约定违约金数额的，对企业导致的损失承担赔偿责任。9.其他约定事项应规定客户在交货的同步提供全额发票并注明发票的种类及税率或本协议尚未约定的其他事项。明确签订协议质量和数量、原料保管规定、原料运送和接受责任、争议粮处理措施等条款的权力和责任。第四条协议采购的方式通过沟通议价的方式与供应商签订协议。协议签订、执行和解除(一)协议签订协议拟订后，由经办人在协议审批单上填写协议基础内容经主管处长审核后，报部门经理审核，再报法律部门，经法律部门审核后报财务部门审核，由财务经理确认后报主管副总签批，再经财务总监签批后，最终报总经理签批确认。玉米处业务助理玉米处主管领导部门经理法律办公室财务管理部会计财务管理部经理主管副总财务总监总经理(二)协议执行1.财务管理部对协议的签订及执行过程进行审核及监督。2.协议的附件明细要与协议正本内容一致，协议附件明细应由客户加盖公章或协议专用章。3.对付款业务，财务管理部应根据协议有关条款进行审核。没有签订协议的业务，由财务管理部主办人员在汇款单上注明“无协议”字样；已签订协议的按正常业务登记办理，业务部门在汇款单上需注明协议编号。4.汇款申请单上所列的对方单位名称、银行账号要与协议内容一致，付款金额要与协议签订的付款进度及付款条件相一致。未按协议约定付款进度提前支付货款或变化付款条件的，应由供应部阐明原因经总经理、财务经理签批后方可办理款项结算。5.约定货到付款的协议，必须是货到发票所有入账后方可办理款项结算。6.采购发票入账，验收单、入库单要齐全；供应部要在购货发票上注明协议编号并签字。7.在签订协议步，必须注明到货时间。逾期超过三个月的应由业务经办人做出详细阐明，上报财务经理签批后转交财务管理部立案。经办人员根据协议违约条款向其索赔。(三)协议的变更和解除1.协议的变更和解除必须在协议双方协商一致的前提下依法进行，任何一方未经对方容许私自更改协议内容或解除协议均不生效。2.只对原协议部分条款做补充时，应与对方签订补充协议，应在“补充协议”中注明修改的或补充的内容，该补充协议是原协议的构成部分。当需要变更的内容较多或与原协议有较大出入时应与对方协商废除原协议，另行签订新的协议。3.我企业依法或依协议约定解除协议或提前中断履行协议的，应及时告知协议对方；在法律没有规定或协议没有约定的状况下，我方需要解除协议或终止履行协议应与对方到达一致意见，双方签订终止协议或对方出具有法律效力确实认文书，业务部门应及时将该状况告知财务管理部。4.协议变更和解除程序按照协议审批程序执行。第六条协议的验收玉米原料抵达协议约定交货地点后，由品控部原粮化验室、计量室按国家检原则和企业检查规定进行检质、计量，并提供原始检测记录或原粮收购系统录入信息；一旦出现质量纠纷，先由双方进行协商，如协商不成由权威的第三方进行裁判。第七条协议档案管理1.由财务管理部建立台帐，帐面借贷相等，帐目清晰可查。2.协议签订后原件交由财务管理部保留，采购供应部可对原件进行复印，以便处理业务。3.由采购供应部建立合格分供方名目，优先在合格供方名目中择优合作。