论电算化部门内部控制的必要性

论电算化部门内部控制的必要性

一、中小型企业对会计数据处理的重要性为确保数据处理功能产生的信息完整性、完整性、及时、有效，并确保数据处理功能本身的有效性。会计制度和会计准则的要求。避免违规的发生。提高信息系统的效率和效率。提高公司的竞争力。鼓励公司提高行政决策的正确性。二、检测性控制功能1.预防性控制功能。它是通过防止或阻止错误、灾害、事故、舞弊等的发生来避免各种灾害。2.检测性控制功能。它是通过找出、发现已经发生的错误、灾害、事故以及舞弊现象来防止危害的扩大或使危害得到补偿。3.纠正性控制功能。它是通过更正和纠正已检测出的错误,处置发生的舞弊行为,以及处理和补救已发生的灾害等来减轻危害,使系统恢复正常。三、内部控制措施(一)组织控制1.资产管理方面在会计电算化的情况下,电算化部门除了对数据采集部门所送来的数据按一定程序进行处理外,不能负责业务的批准和执行、也不能保管除计算机系统以外的资产。一般设置数据采集、数据处理、维护管理等新的岗位。这些岗位将承担起内部会计控制的作用,达到保证会计数据真实可靠,提高会计工作质量的目标。2.职能分离在经济业务处理中,将不相容职能予以分离是十分必要的,但是会计电算化却常常将这些职能集中化。因此,在电算化部门内部,应该适当地进行职员分离,以补救不相容职能集中化的不足。一般来说,电算化部门内部应做到以下的职能分离。(1)系统分析和应用程序设计的分离。将系统分析和应用程序设计分离开来,有利于分别检查系统的设计相应用程序的设计,不过,这两者不严格分离并不会严重削弱内部控制。(2)系统分析和应用程序设计与系统程序设计的分离。没有这种分离,系统程序就可能在未经批准的情况下对应用程序和数据文件做出变更。(3)系统分析、应用程序设计以及系统程序设计与操作职能分离。如果让系统分析员和程序设计员运行程序,他们就有机会对程序和文件进行非法修改。(4)独立的档案保管职能。实行独立的档案保管职能有助于防止任何未经批准而使用程序、文件和系统资料的行为。(二)通过规范操作控制来实现救济和防止重操作控制的目的是通过规范的计算机操作来保证信息处理的高质量,减少产生差错和未经批准而使用文件、程序和报表的机会。操作控制是通过制定和执行规范的操作规程来实现的。规范的操作规则主要有以下几个方面:1.执行规则。计算机操作员必须遵守操作指导的规定进行操作2.机操作方法。应为计算机输入设备的操作制定标准化的操作方法3.使用时间记录器。处理每个机器用户所使用的时间，并评估计算机完成的任务和每个机器的时间4.控制终端记录规则。操作系统必须创建一个监视器记录，以记录整个操作系统的活动、设备和操作员的操作5.严格的监控规则规范的操作规则还应要求对操作活动进行严密的监察和检查,包括定期地对控制台记录、操作记录和用机时间记录,加以审查和比较。6.合同机床使用的目这涉及到设备的使用、程序的存放、文件的处置等方面,目的是为了使机房保持良好的秩序,以减少程序和数据损失和破坏的风险,保证保密的输出信息不落入未经允许使用的人之手。(三)处理和控制1.文件的预处理可靠的和合适的数据处理要求应用程序所处理的数据是正确的,而处理正确的数据意味着要读入正确的文件和文件中的记录,而且所处理的业务与主文件所包含的业务相配。有效性检验是为了发现用错文件、记录和业务数据的情形,其措施包括:(1)文件标签检验。打开文件时,应检查文件的内部标签,以便确认使用的文件是所需的文件以及所需的版本。(2)记录标识检测。在处理顺序文件时,应用程序是依次读文件中的记录的。为保证要读的下一记录在逻辑顺序上是正确的(即确是下一记录),应用程序应在处理该记录前检测一下记录的标识(关键字)。(3)业务代码检测。业务数据文件通常包括不同类列的业务数据,每类业务数据需要得到不同的处理。业务类型可以出业务代码来辨别。每类业务的业务代码均被应用程序读入,以便决定由哪一段应用程序来进行处理。(4)顺序测试。秩序混乱的文件会导致在处理顺序文件的过程中遗漏记录,导致文件的误用,导致文件排序或合并操作的失败。因此,应用程序应通过比较前后两次读入的记录的关键字来检查记录的顺序。2.借贷记账法上的检查指令费用和收入类账户在期末—般没有余额。因此,可以在程序中设置余额检查指令。在借贷记账法下,大部分负债和所有者权益类账户的期末余额应在贷方,而资产类账户的期末余额应在借方。因此,可将此作为余额合理性标准编人程序。当程序运行时,就可对账户余额进行合理性检查。3.平衡计算。根据会计方法的计算平衡法，整个账户的期末余额是测试的。如果不平衡，则需要检查和纠正4.确认账户和详细账户的余额。添加账户所有账户的余额，并将组合结果添加到整个账户的余额中四、革的重要保证总之,发展会计电算化,是