秘书的职业要求-秘书的职能与作用

秘书的职业要求秘书工作的作用——沟通协调桥梁1秘书是沟通协调的桥梁2案例CONTENTSCONTENTS秘书是沟通协调桥梁1秘书是上级下级、组织内外沟通协调的桥梁。由于沟通协调的对象或问题可能分布在组织各个层级、各类事务或发生于任意时间中，秘书部门作为信息集散枢纽以及上下级、组织内外的交叉点，辅助领导处理沟通协调事务具有天然的优势和便利。一方面，秘书工作的辅助地位能在职责范围内为领导处理大量的沟通协调工作，使领导事务进一步精简和净化，减少工作上的障碍，节省大量时间和精力，提高管理效率；另一方面，上级部门下达决策或指示时，由于决策、指示一般精炼简洁、直指目标，下级部门未必能完全理解其中的全局意识、长远目光，局限于具体情况及局部利益的部门或个人可能会对决策或指示产生质疑，秘书作为中介进行处理能推进决策、指示更好地贯彻执行。下级部门的工作问题、矛盾、误解、抱怨等，经过秘书的缓和或化解，也有助于建设紧密团结、精诚合作的团体，使组织内部和谐稳定，步调一致。出于错综复杂的原因，一些推脱扯皮等不便于领导直接用权威下压的情况，秘书则可摆事实、讲道理、以更近的距离和更平和的语气来进行沟通协调，以获得对方的认可。

秘书这座沟通协调的桥梁必须是时刻疏通的，在注意沟通协调方法的同时，以强烈的责任心，通过对单位之间、部门之间、领导之间、员工之间以及领导与员工之间的联络、平衡、调解等工作，促进真诚合作，提高工作效率。案例分析2新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：来电者：“是利达公司吗？”陈小姐：“是。”来电者：“你们经理在吗？”陈小姐：“不在。”来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？”陈小姐：“是。”来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？”案例一：陈小姐：“1.8美元。”来电者：“1.6美元一打行不行？”陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1．6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”，陈小姐哭丧着脸说：“为什么？”上司说：“你犯了五个错。”陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？她在电话礼仪方面还犯了哪些错？【案例思考】错误1、没有认真听记。错误2、没有准确解答。错误3、自作主张粗暴回绝询价。错误4、没有及时汇报错误5、事后记起，缺乏头脑。在电话礼仪方面还犯了如下错误:缺乏热情语言冷淡。【案例评析】秘书的职业要求秘书工作的作用——事务管理助手1秘书是事务管理助手CONTENTSCONTENTS秘书是事务管理助手1秘书作为决策中心（领导部门）的事务管理助手，主要通过承担日常事务的管理，使领导者能从琐碎、繁重的事务性工作中解放出来，集中时间和精力思考重大问题，谋划长远的发展。秘书就像领导延长的双手，以务实的精神和高度的责任感，辅助领导完成下列工作：事务管理助手：图片来源：韩国电视剧《金秘书为何那样》文稿的起草、修改、审核、校对，文件、信函等的印制、收发、传递、登记、办理、立卷和归档；1文书处理会议的策划与组织，会议的善后、评估与总结、资料整理等工作；2会务服务客户接待、业务接待、信访接待等相关服务；3接待来访接听电话，办公环境管理，档案管理，车辆安排、日程安排等；4日常办公事务管理在授权范围内对工作进行检查督办，促进工作的有序推进；5检查督办临时陪同领导外出，代表领导参加会议，慰问员工等；6领导临时交办的事务紧急突发事件产生的相关事务工作；7突发性事务秘书的职业要求秘书工作的作用——信息集散枢纽1秘书是信息集散枢纽3案例分析CONTENTSCONTENTS秘书是信息集散枢纽1

第一，在工作中，为领导提供信息是秘书的重要职责。秘书在事务处理过程中，能从接听电话、接待来访、文书管理等广泛而又琐碎的工作中获得大量一线信息，加上秘书围绕工作从多渠道收集的信息，经过整理及提炼，能及时向领导提供或汇报工作的进展，让领导在百忙之中高效地掌握组织运转情况；

第二，秘书有上情下达和下情上报的职责。上级部门的决策与指令等一般要通过秘书（部门）进行传达，下级部门遇到的问题或提出的意见和建议也要通过秘书（部门）向上级部门递送。秘书（部门）作为一个信息集散中心，能较好地掌握上下流通的信息，了解部门或单位的动态,当领导授权需要秘书进行拟写方案、辅助决策或解决问题时，秘书能够准确地将有价值的信息迅速挖掘出来，利用自己的信息储存撰写或提出有效的方案供领导参考借鉴、科学决策；

第三，秘书能够利用自己信息集散中心的优势，在职责范围内经营必要的人际关系，搭建内外互联、四通八达的信息网络中心，更广泛地收集信息、感知变化，使领导“耳聪目明”。

最后：信息的收集、整理、提炼、分布是一个复杂的过程，需要秘书持之以恒，沙里涤金，保证信息的真实性和适用性，使信息集散枢纽成为决策中心强有力的支撑。案例分析2亿斤沙梨愁销路湖北省枝江县有这样一个事情——1994年6月，县委办公室在全省沙梨大乡——百里洲乡调查时发现：该乡3万多亩沙梨于八九月份成孰，近亿斤沙梨愁销路。百里洲乡近万户梨民为此忧心如焚。县委办公室将上述情况编成“急情要事”的信息，迅速送给省办公厅、市委办公室和县委、政府领导。很快，省委办公厅专门编发了专题信息，市委办公室也将百里洲亿斤沙梨愁销路的信息反馈给市领导和市直有关部门。信息发出第二天，县委书记就解决这一问题作了批示，并决定县委直接在百里洲乡召开县有关部门负责人参加的现场办公会，现场解决问题。7月上旬，在百里洲乡召开了有关公安、工商、财税、外贸、银行、交通等部门负责人参加的沙梨销售现场办公会议，落实敲定由县直有关部门在销梨现场办理边境证（因大批沙梨销往广东、深圳）、检疫证，增设外销窗口，开展有关沙梨对外宣传等28个具体问题。案例分析：7月下旬，县委办公室又连续抓了十多次信息反馈的督办催办，督促有关部门在13个沿海城市和其他大中城市设立外销窗口80处，建立销售信息网点110处，增加汽车、船只72辆（艘），包装箱2万多个，储备可供随取随用的销售专用资金300多万元等。由于提早做好了沙梨销售的前期准备工作，今年，百里洲仅30天就销完4千万公斤沙梨，比往年提前一个月销完，平均每亩比去年增收500元，仅销售沙梨一项全乡人均增收150元。以往销售秩序不好等问题没有发生。百里洲党委书记说：“县委办公室一条信息促进了4千万公斤沙梨销售，百里洲乡要给这条信息记功。”结合案例内容分析秘书机构的信息沟通，对于领导者进行决策与管理，发挥着十分重要的作用。具体而言，一是先导作用。没有县委办公室沙梨愁销路的信息，市县领导也就不会有这一次的决策；也正因为沟通了这一信息，在沙梨销售的管理过程中，才做到了科学地计划、组织、指挥和管制。这说明信息的沟通在决策与管理中是不可缺少的。二是枢纽作用。如果没有县办的信息沟通，也就不会有县委书记的批示和现场办公室的决定，也就没有这次沙梨销售的成功。因此说，信息沟通是领导机关正常工作秩序和工作的有效运转的可靠保证。三是协调作用。正是这样一条宝贵的信息，才使得领导认识一致，各有关部门行动上的一致，也才使沙梨的销售顺利完成。

参考答案：这条信息对县政府的经济管理具有指导意义，它是此次管理活动的基础。它不仅是计划与决策的前提，而且是执行的粘合剂，是沟通组织整体的媒介。由于深入到了经济领域，使得信息工作不再处于悬浮状态。秘书部门是上传下达的枢纽和桥梁，是机关各种信息的集散地。准确无误而又迅速地传递和反馈信息，就成为它的一项重要职能。秘书部门的信息沟通的确起到了枢纽和桥梁的作用；秘书部门的信息沟通究意有哪些特征呢？其特点概括地说有：双向性、中介性、保真性、时效性和连续性的特征。这一案例中对信息的处理，也符合这几个特征。参考答案：秘书的职业要求秘书工作的作用——智谋补偿助手1秘书参谋咨询的职能体现2案例分析CONTENTSCONTENTS秘书参谋咨询的职能体现1秘书参谋咨询的职能体现了秘书作为决策中心（领导部门）智谋补偿助手的作用。智谋补偿助手决策过程中，秘书需要调查研究，并整理、提炼信息，为领导部门提供事实、理论、法律等的决策依据以及有参考价值的信息，遇到重大事件或特殊情况，秘书还要在授权范围内出谋划策，提出有针对性的解决方案供领导选择借鉴。秘书是以个人智谋性工作，在时间上对领导者的时间进行补偿，在知识上对领导者的知识进行扩容，在思维上使领导的思维进一步发散。秘书作为领导的智谋补偿助手，虽然区别于独立的“顾问团”“智囊团”，却是领导者智慧的延伸。案例分析2最近，局里要进行一次分房，解决一些符合条件的人的住房困难问题。据说这是最后一批福利分房，以后国家要调整国有单位的住房政策。听到这个消息，局里议论纷纷，那些住房困难的人，都想找找关系，托托门子，以便赶上这最后一趟分房的末班车。所以，这些天找局长的人和电话特别多，局长就叮嘱秘书郭静遇到此类的人和电话一律挡驾。面对他们，秘书只能态度坚决地推托局长不在到市里开会去了或说局长到下属单位视察去了等。案例一：由此，得罪了很多人，他们都在背后骂郭秘书：“狐假虎威，瞎神气。”有一天，财政局经常和他们局打交道的刘科长来了，要见局长，也是为了分房子的事来找局长走走后门。郭秘书来到局长办公室跟局长一说，局长也不想见他，因为见了答应也不是，所以也让郭秘书挡驾。郭秘书还没来得及出去，刘科长已经敲门自己走了进来，问道：“怎么，李局长，连我也不想见啊。”李局长很尴尬，马上说：“哪里，哪里，欢迎，欢迎，很忙啊。”这时，郭秘书见状，急中生智对李局长说：“对不起，局长，我是来提醒您，您该出发了，自来水厂的问题还急等着您去现场处理呢。”李局长一听，马上接过来说：“对，对，你看我都忙糊涂了。对不起啊，老刘，那边的事情很棘手，你的事要是不急，咱们改天再谈，或者你跟郭秘书先谈一下，我有急事先走一步。”留下郭秘书招待。1、秘书在执行领导意图的时候，稍有不慎会被骂成“狐假虎威”，你认为应该怎样做才能避免呢?郭秘书的所做所为是否真的是“狐假虎威”?2、秘书在日常工作中要与领导形成一种默契，你认为在本案例中郭秘书是否已与自己的领导形成默契，表现在什么地方?3、从本案例中我们可以领会到哪些秘