采供部管理制度(修订版)

---------------------------- 精品word文档 值得下载 值得拥有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------采供部管理制度一、 目的为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。二、 适用范围本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的固定资产、原辅料包材的采购以及采供部部门员工的日常工作行为规范。三、 采供原则1、5R原则.采购人员应遵循“适时、适质、适量、适价、适地”的原则。采购的物品必须有三家及以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格。 （临时应急性物品除外）2、一致性原则：采购人员定购的物品必须与采购计划表所列要求、规格、型号、数量一致。如特殊原因数量不能完全与采购计划表一致，经审核后，差值不得超过请购量的 10%。、质量控制原则：采供部人员要了解采购物品的规格，型号，验货标准按公司验货标准执行。4、保量原则：采购人员需根据库房周报表及物料采购上下线标准进行采购，无特殊情况不得超量采购。、廉洁原则：采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。作为采购人员需做到以下几点。1）、自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。2）、廉洁自律，不收礼，不受贿。3）、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。4）、加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。5）、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。四、采供程序管理：1、采购计划：采购人员根据库房周报表及采购库存上下线进行采购，若物料接近上下线需订购，采购人员要根据实际情况填写《请购单》，请购单要注明名称.规格型号.数量.等信息报至上级领导和主管副总审批。审批签字后方可订购。2、供应商选择：为了加强对供应商的的筛选与评定供应商级别指标体系采购人员需从以下几方面选定供应商。---------------------------- 精品word文档 值得下载 值得拥有-------------------------------------------------------------------------- 精品word文档 值得下载 值得拥有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1）、合法性：供应商必须证照齐全，具有相关资质。2）、质量水平：物料来件的优良品率，质量保证体系，样品质量过关，对质量问题的处理方法。3）、交货能力：货期的合理性，交货的及时性。4）、价格水平：是否与当前市场环境下的标准价相符合。5）、技术能力:工艺技术的先进性，后续研发能力，产品设计能力。3、采购价格：采购人员需时刻收集市场采购物料信息，每一个物品都应该有三家及以上的报价。并对采购物料进行询价、比价、议价并做好记录按低价原则进行采购。4、采购合同签订：采购合同应注明产品名称，规格型号，价格，数量，交货期，付款方式，货物包装，交货方式，风险承担，异常处理，质量验收标准等信息。合同发生争执时依据合同条款进行处理。5、采购进度跟催：为确保供应商准时交货， 采购人员应提前进行电话、 传真联系或者亲自到供应商处跟催。若供应商无法在预定的时间交货，采购人员需提前通知相关部门，寻找解决办法。同时必须与供应商进行协商，并及时将协商结果知会相关部门。6、验收入库：（1）、物料到达公司后应由采购人员进行初检， 验货标准按公司相关标准执行。 检验合格后应填写请验单交由质量部进行复验。若采购人员初检不合格应及时联系厂家协商处理办法。（2）、物品由质量部检验合格后开具合格证交于库管人员， 经库管核对数量后开具入库单进行入库。7、付款存档：货物检验合格入库后， 凭仓储部开具的入库单填写付款申请单， 交由部门上级领导审核，分管副总审核， 财务审核，最后交易总经理审核在提交财务进行付款， 同时如需发票，要配合财务部向供应商索取发票。最后连同合同、付款申请单及其他单据进行存档，以备后期查阅和参考。五、采购异常处理1、采购项目的撤销部门严格按照制定的采购标准（库存上、下限）实施采购，采购不得超标准进行，采购之前须制定采购计划， 不得计划外实施采购， 对采购预算资金合理安排控制。 为防止采购价高质低现象的产生， 防止采购腐败，建立采购撤销机制， 对有重大误解和明显有失公平不正常的采购项目，坚决予以撤销。2、紧急采购紧急采购是指在紧急情况下所需要进行的采购， 是为了完成急迫的任务而进行的采购活动。紧急采购的流程严格按照采购流程制度进行， 尽可能的缩短采购全过程的时间， 遇到特殊问题请示上级领导或主管副总进行特殊处理。 同时，如发生紧急采购的情况， 应与其他部门及时进行沟通，其他部门也应给与最大限度支持和配合。---------------------------- 精品word文档 值得下载 值得拥有-------------------------------------------------------------------------- 精品word文档 值得下载 值得拥有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3、交货质量异常处理货物的验收严格按照采供部原辅料，包材验收程序验收。采购是货物检验的第一道关卡，在货物到达后，采购员需严格进行检验，如有异常情况，不做入库处理，同时及时联系供应商进行协商解决（换货、重做等）。如遇到的问题不是很大，且生产急需，应及时报告上级领导以及质量部，同时联合生产部进行检验和协商，按照公司规定特采处理。其他货物质量异常问题视情况而论。4、交期延误罚扣处理交期延误罚扣处理按与供应商签订的合同具体规定进行协商处理，同时作为采购员，因自身原因造成的货物交期延误在月考核中扣除该项绩效分数。5、价格变动处理这里涉及的价格变动主要为供应商供货价格上涨的处理，价格下降在此不做累述。如接到供应商提出的供货价格上涨通知，应该按照以下程序进行处理：1）、及时与供应商沟通，询问价格上涨的具体原因（市场环境、原料成本、人工成本，运费物流等等）；2）、按照供应商给出的原因，进行市场考证和分析，确定是否为真实情况；3）寻找联系其他的供应商进行询价比价；4）填写工作请示单，具体说明价格上涨的原因，原因考证的结果，必须有根有据，交于上级领导以及分管副总进行审批；5）报备财务存档。六、部门工作目标与考核1、部门工作目标：1）、保证物料供应：2）、采供合理化、3）、降低采购成本、4）、提升企业竞争力。2、部门考核（ KPI）1）、采购计划准确率；2）、采购计划完成率；3）、采购物品合格率；4）、价格合理性；5）、物料到货率；6）、后期生产过程中物料使用不良率。3、供应商考核1）、资质规模；2）、生产成本交货保证能力；---------------------------- 精品word文档 值得下载 值得拥有-------------------------------------------------------------------------- 精品word文档 值得下载 值得拥有-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------