采购业务流程

采购业务流程规范（试行）为规范公司财务管理，规范采购工作流程，现根据公司相关制度，制定采购业务流程规范。一、采购前期工作（一） 供应商认证1、 公司实行供应商认证制度，其适用于以下采购行为：a、 所有生产性固定资产、物资及加工劳务等；b、 一次采购金额达5000元以上或月累计采购金额20000元以上的非生产性物资（包括但不限于办公用品、后勤用品及服务等）；2、 对认证合格供应商建立名录，采购业务经办部门须及时将经过公司领导审批的合格应商名录提交财务部作为付款备查依据；3、 对于从非名录中供应商采购物资、服务及其他办公用品财务有权拒绝付款；4、 供应商认证过程需符合供应商认证流程的相关规定。（二） 采购分工公司采购工作按采购对象分工负责，具体分工如下：1、 采购部负责生产所需物资、服务及固定资产的采购；2、 行政部负责除采购部采购分工以外的其他物资和服务的采购。（三） 采购申请、批准权限1、 原材料等生产性物资由计划部门申请，部门审核，经总经理批准后执行，生产性物资单次采购金额三万元以下的可由主管生产副总经理批准后执行；2、 其他非生产性物资由使用人申请，部门审核并经总经理批准后执行，对单次采购金额1000元以下的可由各部门经理批准后执行。四） 采购询价及采购合同1、 原则上物资或服务的采购必须有三家以上合格供应商的报价传真，从其中选择性价比最高的供应商作为供应单位；2、 在签订合同前必须由生产、质量、技术、财务等部门及相关分管副总对合同进行评审并经总经理（或受权人员）批准方可签订正式合同；3、 采购合同原则上必须使用我公司的标准合同版本，对需要修改合同固定条款的需经公司领导批准后方可执行，对于因擅自修改标准合同版本之条款对公司造成的损失由相应责任人承担。五） 采购合同基本要件及合同保管1、合同条款要件采购合同必须具备如下基本条款：a、合同标的、规格型号、单价、金额、开票日期、发票种类（是否增值税专用发票）、税率；b、 履约方式、售后服务和质量担保条款、付款方式；c、违约责任、纠纷解决途径（调解、诉讼、仲裁）及诉讼地的约定。2、采购合同的保管采购合同原件要及时交财务部备案和保管，以兹作为财务核算和付款之依据，原则上对于没有合同或合同没有交财务保管的采购业务财务有权不予付款；3、采购合同需按同一规则编号，且不得重号，生产性物资采购合同原则上需从ERP系统中打印。因受ERP软件模块和功能的限制，其他非生产性物资的采购合同暂不纳入ERP系统管理。六）采购发票1、 原则上供应商必须提供增值税专用发票，报销和付款必须先取得对方合法、完整、真实、有效的增值税专用发票，生产用物资和服务必须取得增值税专用发票；2、 办公用品、福利用品等管理物资和服务的采购可不要求其开具增值税专用发票，但亦须取得正规合法的普通发票；3、发票的开票单位、合同的签订单位、材料入库单（包括送货单）的单位必须一致方可作为采购入库和报销凭据。采购入库一）生产物资采购入库1、由采购部通知仓库待收物料预计送达时间、品种、规格、型号、数量等信息，并同时通知质量部检验，2、 仓库依据质量部的检验结果，对合格品办理入库手续（不合格品直接交采购部退供应商，不办理入库手续），并从ERP系统中开具入库单；3、 采购部取得仓管员签字后的入库单与正规合法的发票作为作为请款或冲销预付款之凭据。（二）非生产性物资入库对办公用品、后勤行政用品等其他非生产性物资的入库无须办理ERP系统入库手续，由仓库开具手工入库单作为报销和付款手续；采购款项支付一）采购对帐采购业务经办部门于每月底索取各供应商对帐单，并催回本月所采购物资的发票，供应商未按时开具发票的其货款延至下月结算。（二）请款时间为及时归集当月费用，采购业务无论其货款是否在业务发生当月支付，均应在当月向财务办理请款手续，请款单应注明合同号并将入库单、发票作为附件，否则财务有权拒绝付款；三）货款支付方式原则上采购业务不予预先付款，也不能由采购人员支付现金采购后报销，而只能在采购物资已入库且发票到期后将货款支付到开票单位的对公帐户；对于确须预付款的采购业务，采购业务经办部门必须于每周五前提交下周的付款计划，财务不再接受即时付款申请；（四）月结日及付款日公司月结日为每月25日，即当月25日前的所有采购业务均从25日起算月结天数，每月的15-18日为货款支付日，支付以前月份到期货款。采购业务经办部门须于每月的8-11日提交月结款付款计划。四、退货及其他（一） 供应商来料不良的，经质量部检测确认后由采购业务办理部门直接退供应商，并办理收货数量扣减的相关手续（取得对方退货签收单，与供应商及时对帐确认等）；（二） 如因