第一章 文书与文书工作

文秘专业主讲教师：方晓蓉文書工作與檔案管理上篇文书工作第一章文书与文书工作要点提示：本章主要解决三个概念性的问题：文书公务文书文书工作

一、文书的含义与特点

1、文书的概念

文书是国家机构、社会组织或个人在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料。

第一节文书概述法人及其代表形成公务文书，个人一般形成私人文书。文字材料的载体是多样化的。反映了文书与其他文字材料所不同的特有属性。（1）文书是一种书面文字材料；（2）文书有特定的格式；（3）文书具有应用性；（4）文书具有具体的目的性、针对性；（5）文书形成和使用的主体是社会组织或个人、家庭。这一定义的具体含义如下：书面材料的演变中国古代文书书面材料的演变：甲骨、青铜、竹木简册、缣帛、纸张（宣纸）、机制纸其他国家文书书面材料的演变：泥版、纸草、棕榈叶、桦树皮、羊皮纸、机制纸书面材料的演变甲骨文书青铜文书青铜铭文竹木简册书面材料的演变泥版文书羊皮纸书面材料的演变2、文书的特点文书

是形成者在社会活动中为了一定的目的而制作的，其内容直接与形成者的活动相关；有特定体式、名称的信息记录；是同时具有原始记录性、针对性、有效性、凭证性、实用性、传递性等性质的信息记录。二、文书的分类文书可分为私人文书和公务文书，文书学所研究的主要是后者。私人文书具有如下特点：（1）作者是私人或家庭；（2）内容是私人事务；（3）制作、处理、保存自己决定。文书的分类体系公务文书文书私人文书通用文书专用文书行政公文党的机关公文人大、军队…个人或家庭形成的契约、条据、书信、日记、书稿、家谱……正式公文其他杂体文书事务文书计划、总结、简报、规章制度等“白头文件”日常应用文：礼仪类、书表类……财经文书法律文书外交文书、人事文书……学习重点文书的功能记载功能

文书的多文种、多类型是文书记载功能的各种表现形式

凭证功能

主要通过文书的有效性来体现，文书的内容是凭证功能的实质存储功能文书物质材料质量是基本条件，科学管理与保护是根本保证传递功能传递是文书发挥效用的重要步骤之一三、文书的功能第二节公务文书及其作用一、什么是公文

1、公文的定义公文文书，一般可称“公文”或“文件”。是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务、记载工作活动的重要工具。公文特点由法定作者制成并向一定的对象发布公文必须反映与处理公务活动具有规范体式和特定的处理程序具有法定的权威和效力是依法行政和开展公务活动的重要工具2、公文的特点公务性程式性工具性时效性专任性二、公文的分类

公文的分类是指按某一标准或从某一角度将某类文件与其它文件区分开来。便于文件按不同情况、不同要求分别处理、管理与保管。不会影响文件本身的性质和作用。这里所指公文是指文件实体，非集合概念

1、根据形成和作用的领域的不同

通用公文各类国家机关和其它组织在工作中普遍形成和使用的文书，如：命令、通知、计划、请示等。专用公文一定专业机构或在一定专项领域内根据特殊需要专门形成和使用的文书，如：审计文书、司法文书等。

2、根据物质载体的不同

纸质文件各类国家机关和其它组织在工作中普遍形成和使用的文件，如：通知、计划、请示等。磁介质文件如：录音文书、录像文书、磁盘文书等。感光介质文件如照片、影片、缩微文件等。上行文：向所属上级领导、指导机关报送的文件；

下行文：向所属被领导、被指导的下级机关送达文书；平行文：向无隶属关系和指导关系的其它机关送达的文书。

3、根据传递方向的不同

4、根据内容性质的不同

规范性文书强制性法规文书，如条例、办法等；领导指导性文书如命令、指示、通报、通知等；公布性文书可直接公之于众的文书；陈述陈请性文书如各种报告、请示等；商洽性文书各类函件；说明性文书如各种证书、证明、协议等。公文效用是法定的；公文的效用是不等的；现行效用不是永久的。现行效用历史效用1、存史作用2、查证和参考作用

1、记录与凭证依据作用；2、规范与行政约束作用；3、领导与指导作用；4、知照与联系作用；5、宣传与教育作用。现行效用在效力上的不等决定历史效用的大小

指文书转化为档案后所具有的作用

指文书形成时所具有的现行执行效用三、公文的效用强弱、作用范围、有效期限等不同每份公文都具有的，其它作用则要具体分析

第三节文书工作及其任务一、文书工作的性质和作用

1、文书工作的含义文书工作也称文书处理工作，主要是指公文的形成、处理和管理的程序、手续等。

2、文书工作的性质综合性专业性与技术性机要性时效性1、综合性：表现为工作本身有综合性，与其它工作相互融合、渗透。要求：必须试行集中统一管理。2、专业性与技术性：有特定的工作范围、运动规律、专用术语、处理手段，操作环节上有技术要求。要求：更新观念，加强学习。3、机要性：由文件的属性与效用决定。要求：严格规章制度；良好的政治素质和工作态度；技术保障。4、时效性：文件的针对性和现实有效性的特征决定了文书工作的时效性。要求：完备的规章制度；时效观念；提高自动化水平。文书工作的性质重要作用

实现机关职能的重要条件1、经办理归档手续后，这部分文件即转化为档案，保存在机关档案室供机关查考利用；2、有查考保存价值的文件，在现实使用后要进入暂时保存和永久保存的阶段。1、机关工作的纽带；2、机关接受与传递信息的通道；3、机关联系人民群众的途径；4、领导与业务部门的工作助手；5、机关保密工作的重要环节。3、文书工作的作用国家档案事业的重要基础历史意义

现实意义

二、文书工作的基本原则与要求基本原则与要求1、准确原则：文书工作质量的核心就是准确，准确原则贯穿于文书工作的全过程。要求：建立规章制度；建立监督机制；提高质量意识，加强责任感。2、精简原则：精简文件、精简文件处理手续。要求：不解决实际问题的、可发可不发的文件坚决不发，必须发的确定发送范围，严格控制印数；明确职责、减少层次、推行文书工作标准化。3、高效原则：必须保证文件现实效用的及时发挥。要求：文件处理上作时限规定。4、保密原则：文书工作的机要性决定了文书工作必须遵循保密原则。要求：加强保密意识、保密纪律教育，落实保密措施。四原则相辅相成、密切相关：没有质量，保密、高效变得毫无疑义；没有保密与高效，质量不能落到实处；没有精简，质量、高效受到影响。三、文书工作的任务

1、总体任务根据工作的需要和客观实际，高质量的形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务。

2、三大工作环节公文形成；公文处理；公文管理文书工作具体任务

1、拟写与制作文件2、传递文件3、办理文件4、处置办结文件（1）立意；（2）撰拟；（3）审核修改；（4）核准确认；（5）制作正式文本；（6）履行生效手续。（1）封装；（2）登录；（3）选择传递方式；（4）投送。即依照定稿和规范格式制作文件正本、副本、存本等。

用印或签署，以表明文件的正式和法定效力。

（1）收受文件；（2）分流；（3）阅处。（1）整理归档；（2）销毁；（3）清退；（4）暂存。四、文书工作的组织机构与人员文书工作的领导机构是各级党政机关和负责人；管理机构是各级党政机关办公厅室。设立文秘部门或配备专职人员负责文书处理工作。机构设置大体有两种情况：（1）大机关在办公厅（室）下设文书处、文书科；（2）小机关只在办公室设专职或兼职文书。文书部门的任务主要是形成文书、处理文书、保管文书。组织形式1、集中式：是指机关的全部文书工作，除文件的承办外，其他环节都集中由综合部门统一处理2、分工（分散）式：是指机关的全部文书工作由机关的综合部门和机关的业务部门共同分工承担。组织形式的选择必须从本机关的实际需要出发，选择与本单位职权任务、内部机构设置、收发文数量、驻地分布及文件人员的配备情况相适应的组织形式。1、文书工作的组织形式及其选择单位领导高度重视，加强对机关公文处理工作的领导和检查；

模范地参与文书工作。2、文书工作的分工、职责文书工作是综合性工作，由单位领导层、综合部门及其负责人、业务部门及其负责人，文书工作人员分工负责。综合部门负责人1、领导与组织2、审核文件3、签发文件以办公室名义制发4、办文5、撰拟一部分重要文件6、销毁文件职责是主管单位文件处理工作并指导下级单位文件处理工作。2、文书工作的分工、职责业务部门负责人1、领导与组织；2、审核文件；3、签发文件：审定签发以本部门名义发出的文件；4、办文；5、撰拟一部分比较重要的文