通信行业案例：卓扬科技全力打造内部管理的高效与畅通

卓扬科技全力打造内部管理的高效与畅通用户背景上海卓扬科技有限公司是由招商局集团投资成立的一家从事网络通信产品研究、设计、生产、销售及服务的高科技企业。作为一家专业的宽带互联网设备供应商，卓扬科技专注于为网络运营商提供具备持续发展能力的网络通信解决方案和产品技术服务。公司总部位于上海漕河泾新兴技术开发区，为开发区重点扶持企业，并在国内的主要地区设立了分支机构。作为一家外商独资企业，卓扬科技在创立之初就极为重视管理体系的建立和企业文化的形成。公司在内部管理方面，按照ISO9001：2000的要求建立了质量管理体系，并依照国际先进管理思想，以企业运营战略为导入点，面向业务流程进行了全面的资源规划和机构设计，随着业务的不断发展，卓扬科技希望对管理进行进一步的提升，利用先进的信息技术打造高效与顺畅的管理和办公平台，于是公司引进了e-cology协同管理平台，帮助卓扬科技有效提升管理水平，从而实现其市场战略和持续性发展目标。信息化动因及目标伴随着企业越来越快的发展，企业管理上存在的一些问题逐渐突显，很大程度了降低了员工的工作效率，阻碍了公司战略发展的整体步伐，主要集中体现在：在人员管理方面：企业的发展使公司规模不断扩大，人员不断增多，人力资源部门每天都需要处理很多不同形式的应聘文件，纸质、邮件的，整理起来需要花费很多时间；公司每月都要安排培训，培训后很多员工还是经常会问一些很基础的问题，培训的效果也不是很明显；新员工招聘进来，但是很多人都不知道有这个新员工进来，在一起工作一年多，也不知道这个新员工是谁，员工之间还是很陌生；异地机构的管理总是遇到很多问题，往往汇报的情况与现实情况有比较大的差异，而且很多分公司的员工经常找领导，因为他遇到问题后总是找最熟悉的人解决，但是这样做加大了领导的工作压力；员工一旦请假，很多工作都没有办法正常开展；领导对每一个员工的情况不是很了解，没办法与每一位员工很好的沟通；员工出差在外，遇到问题很难得到快速解决；在企业文化建立和知识管理方面：公司成立到现在也已经有十几年的历史，但是在企业文化、知识的积累方面做得很不够，很多宝贵的经验，案例、设计等都随着员工的流失而流失；经常发觉自己要找资料参考很难，经常需要问很多人，在自己的笔记本上也经常翻来覆去找资料，每天都很浪费时间；每周写计划、月工作总结都很头疼，每周、每月都要花很多精力督促员工，不是因为他们不愿意写，而是很多时候需要绞尽脑汁的回忆一周、一个月的工作，工作效率很受影响；在公司各种制度和管理体系上：公司制度都是在挂在墙上，写在纸上，没有深入到每一个员工的工作中；每天都收到很多人的邮件，但是每次想追逆的时候都很难，一个事情的处理要经过很多人，但是邮件经过层层转发之后，连自己都不知道现在是谁在处理；领导休假很困难，因为一旦休假很多工作根本就没有办法正常开展；公司按照现有制度运营了很多年，不知道制度到底是否合理，效率高不高，不知道如何改善；公司的预算和成本很模糊，不清楚花了多少钱，花在什么地方，预算很难做，成本也不好控制；领导对销售过程不是很了解，不知道从何帮助员工改善。问题的出现催生了对信息技术和办公管理系统的迫切需要，卓扬科技希望借助协同OA系统满足日常办公信息化管理，同时实现了公司内部人员的顺畅沟通，为管理层提供一个透明清晰的组织管理，形成企业特有的组织文化。关键需求协同办公OA解决方案卓扬科技借助泛微协同办公OA系统e-cology建立了一个电子化的虚拟企业组织，利用系统人员的角色、权限、安全级别与企业人员一一对应，将企业各种管理制度用电子化流程一一体现，建立了标准化的管控体系和电子化管控模式：建立标准管控体系以往卓扬的制度都有，但是往往执行过程中，每一个员工都凭自己的经验来做事，尤其是很多的事情的办理与签批都是按照对于制度的理解去办理，而管理层也缺乏对制度的完全理解，甚至在某些事情上碍于情面而无法处理。因此，卓扬科技与泛微公司一起联手花了2个多月的时间在系统上重新制定和梳理了管理流程，包括了：人事类流程：请假、加班、升职、用人申请、离职申请、总结与计划、考核流程后勤类流程：资产申请、办公用品申请、会议室申请、车辆申请、公章管公文管理：发文管理、收文管理、电子签章行政类流程：签报、工作报告、新闻、通知、公告、请示批复销售管理流程：报价审批、特价审批、方案审批项目审批流程：立项审批、项目过程控制、项目计划变更审批合同审批：销售合同、采购合同、行政合同、广告合同审批费用审批流程：出差、借款、请款、付款、资金、预算审批、预算变更审批。各项流程的电子化流转使领导从监督和繁琐的事务中走出来，使员工摆脱成篇的条条规定，而更专注于自己所负责的各项工作上。架设了统一的信息与知识获取通道在知识管理方面：卓扬科技建立了内部知识仓库，将文档、新闻、公告、通知、规章制度、员工手册、员工奖励等信息都集中在知识库中，及时将这些数据与信息都通过统一的通道获取，同时又将已经沉淀的知识作了二次整理，将文档汇编成了知识地图，在企业内部建立了专家网络，并且定期的组织员工进行知识的更新。企业的知识与文化在协同办公OA系统中逐渐积累和沉淀下来，自动地被更多的员工逐渐了解和获取，促进员工的自我学习和快速成长，摆脱对领导的依赖，带来员工之间交流学习的良好的氛围。合同台帐管理卓扬的营销是以过程销售控制为核心的，因此卓扬要求每一个销售人员都必须把与客户的所有信息都建立起来，其中包括了以下：客户管理：客户档案管理、客户的联系过程管理、客户的相关资料管理；合同审批：对合同相关的所有的审批过程进行管理，包括合同的起草、审核、修改、会签、以及最后的归档；合同登记：对所有签订合同的档案以及执行过程，包括了合同关键信息管理；合同付款管理：对执行中的合同的付款等情况进行管理，对付款进行审批、付款的情况进行追踪；合同的查询与统计：对合同的付款、执行等情况做分析；实现远程移动办公e-cology系统采用B/S架构的客户端设计，可以应用于互联网络。卓扬科技的全国各地分支机构、合作伙伴、客户可以通过Internet与卓扬科技总部保持沟通，信息及时而高效地传输汇总并得到处理。避免了由于人员外出而带来的工作停滞问题。应用成果通过了将近三年的努力，卓扬科技目前基本上完成了整个管理体系架构的建设。在这个虚拟的网络办公室中，领导可以轻松的处理日常事务、下达任务和指令、查看工作报表和财务报表；各个部门经理可以掌握下属的工作情况；客户可以通过门户了解卓扬的产品信息，提交问题并得到快速的解决。员工之间、部门之间以及公司与客户之间建立了一个高效的协作组织，使得业务的处理更加快速和便捷，交流和沟通变得更加顺畅。协同办公OA系统改变了卓扬传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，使员工可在任何时间，在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。协同办公OA平台帮助卓扬建立了内外部的平滑业务链，各人员、各部门、各机构、客户、伙伴都可参与企业的商务过程，建立高效的协作体系。我们希望协同办公系统在卓扬的成功使用，可以树立成为协同办公系统在通信行业的一个典范，为更多的同行业企业在信息化建设过程中提供一定的参考和借鉴。577100180309001209557903682285963308257710018030900123865761373997357606965771001803090013594578077579902515512577100180309001238757716498260181805157710018030900121385721311921589183265771001803090012359579036822361076053577100180309001235657613528614379174257710018030900123555750878697046932791708810034335527410122994432583337917088100343355275101866732938832008170881003433561071015811525015005221708810034335610810100018005987173217088100343354295101074194142687017170881003433561841018786608696288021708810034335618510177583117408667417088100343356109101086014373