内审工作指南

内部审计工作指南内容一、营运部分：1、收银管理：（1）、收银权限管理：超市的权限是由收银课长随身携带,不得乱丢、乱放，更加不能借于收银员使用。如有折扣、更改、删除、挂单、退货等必须由收银组长或者营运组长操作。权限应该按照公司规定，每15天必须更换一次权限号码，并且登记在册。（收银权限是超市的金钥匙，管理好会给公司减少不必要的损失，同时也是某些人的生财工具，防止事故发生。）（2）、积点卡消费管理：积点卡不能冲抵现金、团购若有折扣，不能使用积点卡消费、不能赊销积点卡、销售积点卡的现金必须当天存入银行。（应建立积点卡进、销、存登记明细本）。（3）、收银溢缺管理：预防收银溢缺，应对收银员进行抽查，收银员下机进行签退，不得离岗和携带私人现金上岗。长款不能查找的，必须存入公司营业外收入。短款由防损员或收银课长一同查找，查找不出按100%赔款。（4）、删除、退货管理：收银员录入商品编码错误或顾客要求取消某件商品的购买，需通过授权号管理员授权删除。退货分别为配送直送，配送商品经物流中心退货至供应商，直送商品门店可以直接退货至供应商。接到退货通知时，检查库存是否有退货通知的商品，如有将商品按供应商分箱装好，由防损员、柜主、当班主管签字封箱，由收货部进行退货。2、收货管理：（1）、直送收货管理：供应商接订货后，持送货单据和送货商品送货到收货部；收货部接到收货单据，审核是否我公司所下订单。查询供应商是否有坏货退换，如有先进行坏货退换；收货部根据送货单据（冻品类直接根据供应商的送货单据验收），按照收货单据上的品种对商品予以验收。验收遵循双人验收原则，一人持单据点数量，一人检查商品质量；验收完毕两人进行签字确认（禁止代签），收货员将单据交给电脑员，收货组长对已验商品进行抽检。收货员将已验商品存放于相应区域验收商品存放位。（冻品类商品，由收货员引导供应商送货员将冻品送到冻柜下）；柜组对商品验收单对验收商品进行抽检，抽检无误后在商品验收单上签名（禁止代签）；电脑员将送货单据和收货单据交柜组和收货办。（2）、直送欠条管理：1)供应商跟门店借货出去时，因在欠条上注明不能超过一个月，并要求供应商签名和留下联系方式便于追踪。2）门店借货给供应商，因了解供应商是否能及时返还，并注明借货原因。（3）、配送收货管理：配送中心配送车到达后，收货部打印出配送商品收货单据；对于整车配送，收货员打开车门后，应检查商品是否有倒塌现象，如发现商品倒塌应该与配送中心联系，并对全部配送商品明细验收；收货员卸货后，根据配送商品收货单据对配送商品点总数验收，无误后，司机离去；收货员对配送商品进行明细验收，验收完毕后，将配送商品分类别存放于相应区域。如果有差异，联系配送中心核查原因解决；收货部验收员将配送单据传给柜组和电脑员。（4）、贵重商品收货管理：贵重商品验收工作，应由两名验收人员（或两名以上）共同开展；贵重商品“双人验收”，皆为收货部收货主管和防损员进行收货；贵重商品：烟酒必须100%的进行查验、点数；（5）验收不合格商品处理：1）供应商直送商品：收货主管发现不符合验收要求的商品时，不予验收并在商品验收单上注明原因（其中符合验收要求的商品可以入库），将单据给电脑员，同时在“供应商送货商品质量问题登记本”登记收货日期、商品编码、品名、规格、质量问题及验收员、供应商名称；2）配送、调拨如发现质量、数量等差异情况，在单据上注明，并在“调拨配送商品质量问题登记本”登记相关情况后，办理相应的退货或返配或补单手续。3、销售管理：（1）、团购管理：1）团购折扣是否符合相关规定人员的审批控制范围；2）DM商品团购是否参予折扣；3）团购商品出货（出门），是否有相关人员签字确认；4）折扣商品是否享受会员积分；（2）、退货管理；退货单是否有相关人员签字确认，有无顾客签字确认；（3）、卡券销售管理；1）是否有卡券台帐登记本；2）卡券与台帐是否一样；3）是否按规定发放卡券返利；二、商品管理部分：1、库存管理：（1）、缺货管理。检查DM商品、必备商品、报纸稿、自由品牌商品的缺货率。在检查之日商品状态处于非稳定品的断货不记入考核范围内。标C门店百货商品不列入考核，标B门店营运部先行确定百货品类列入考核的门店。DM商品：取快讯启动后三天内的同期销售量，同期非促销的按2倍库存量，同期促销的按1.2倍库存量。必备及自由品牌商品：按商品部提供的库存量为依据。每个季度不少于1次/店，DM每期检查。市内所有门店，DM检查强店和指定的重点门店。检查结果反馈：每个季度第一个月15日前，反馈上季度检查结果。审计稽查部根据商品下发的以上各检查商品表，每季度定期检查门店考核商品库存及进货情况，按业态进行汇总，核算出各项指标考核数，建立《缺货管理检查汇总表》，交总经理室审批。（2）、订单管理。检查订单日期：直送订单日期为检查当天的前6天算起；配送订单日期则从检查日当天前3天算起；开单不回货不计算在处罚范围内（检查时点，必须是订单结束日到期）。（3）、退、调货管理。A、调货：检查系统商品调拨单录入审核，进出门登记，门店柜主主、当班主管、供应商及制单人是否对调拨单确认签字。B、退货：配送商品退货均由商品部通过A模下发退货通知，门店凭退货通知将配送商品退货到配送中心退货仓。退货通知须写明供应商代码，供应商名称或商品名称、商品编码、生产日期、门店退货截止日期、退货仓退货截止日期、退货条件、采购负责人及其处理办法和处理时间，并经商品采购部经理级以上管理人员签字确认。经采购员协商，供应商同意就退货条件中的商品进行退货的，供应商合法委托人必须在退货通知签字确认。退货通知在A模发布之日起，通知要求市内门店退货截止日期至少为七天，市外门店退货截止日期至少为十天，配送中心必须将食品类、生鲜类退货商品在三天内整理完毕；日化、百货类退货商品在七天内整理完毕，并按照退货通知中“供应商办理退货手续时间段”内退货。退货结束后，由配送中心退货仓整理退货商品，总退货数量不超过五个的，原则上不退回供应商，由商品部总监签批报损。对于供应商离场进行的清场退货时，无论直送、配送商品都必须经过物流中心退货，门店不允许直接清退。2、商品损耗管理：（1）、报损溢余管理1）生鲜报损管理规定，见发文通知：2010-3-10总经理室下:关于生鲜商品报损管理的规定（详看附件）——《生鲜日报损登记表》A、生鲜商品报损单据管理是否完整填写明细资料，核对好商品的编码、名称、数量、金额等信息后，再正确填写；B、是否当天发生的单据当天录入；C、表格填写流程是否规范：柜组负责人对需报损的商品填写《生鲜日报损登记表》，门店生鲜主管清点、检查、核实并签字确认，最后店长核查签字确认已报损的金额是否超过审批金额。报损商品出门，需经防损员核实并签字确认。《生鲜日报损登记表》一式两份，生鲜主管、防损员各留存一份。2）成品商品报损管理：（公司目前没有明确的发文规范成品的报损和溢余管理）在亿惠达系统此模块是公司控制操作的，当商品状态由稳定品变为历史商品或清场品时，而该商品还有系统库存存在，就会在商品报损模块中体现出来（报损商品可从盘点亏损中体现出来）。3）商品报损溢余管理：是否有表格登记：A、生鲜商品因报损错误录入可做溢余处理，进入溢余模块按原单据录入审核，可冲减在报损中录错的单据，该单据做作废处理，门店生鲜主管签字确认并保留，然后再做正确的单据录入报损模块。B、成品商品被公司报损后如报损错误或还有库存并且还可退货的，可做溢余处理，目前公司无《商品报损溢余登记表》，门店可制作表格登记，并有柜组、主管、店长签字确认。（2）、损耗管理：1）配送回货时，有差异是否填上《配送回货差异表》，是否有相关人员签字确认，基本上当天差异次日可以解决完。2）《贵重商品二次收货登记本》是否在收名烟名酒和贵重商品时，有防损员和专柜柜组二次百分百验货，是否有收货员、防损员、主管、柜组签字确认。3）供应商的不正确引起的损耗，不同质量等级的商品混杂、将退货商品随意带出、定好的价格无故更改：《供应商欠货登记本》上是否有欠条超过1个月以上的单据，有无柜组、当班主管、店长、供应商业务员签字确认。4）门店调拨不正确引起的损耗，是否做有《商品进出门登记本》，是否有柜组、当班主管、店长、供应商业务员签字确认；5）是否有专门的直送残次退货区，是否建立有《各部门破损登记本》，记录标记和处理标记，各部门柜组、主管签字确认。6）直送供应商残次、清场商品退货/换货不及时，不利于商品的保管，易造成商品在门店变质、损失。见发文通知2010-8-12总经理室下：关于配送商品退货的管理规定——《近过期商品登记本》是否有记录标记和处理标记，是否有各部门柜组、主管签字确认。7）商品保质期管理，见发文通知，2010-8-17总经理室下:关于门店商品保质期管理的规定（详看附件）——《商品保质期预警本》，是否是否有各部门柜组、主管签字确认。8）收款机失误引起的损耗：扫描时出现金额错误、收银员与顾客之间的不正当默契、收银员与员工之间的不正当默契、修正不正当的行为、收银员的架空退货及其货款侵吞。-《收银员抽机检查表》，是否每天进行2次以上抽机检查，是否有收银员、收银课长、防损员签字。9）盘点不正确引起的损耗，点错数、商品漏盘、盘点人员不负责，《盘点修正表》、《收银机商品录入修正表》，是否有柜组、录入人员、复核人员、店长签字确认。10）员工不注意引起的损耗与员工不正当行为引起的损耗-《员工进出门店登记本》，是否有员工登记出入时间、出入原因、出门时是否经过防损员检查。3、盘点管理：（1）、盘点前：门店盘点前的准备工作，是否一货一签，橡皮筋和小纸合是否准备好；仓库存货是否按类别分开堆放，是否建立仓卡，残次破损及近过期商品是否分开存放；门店盘点前的区域划分，人员安排是否到位；检查各种单据是否审核完毕（直配送单、领用单、生鲜加工单、返厂单、调拔单）。（2）、盘点中：门店是否按盘点流程一点一复；使用“盘点人员安排及盘点差错表”对回收和发放牌架卡进行统计；修改盘点差异应填写盘点修正表并签名。（3）、盘点后：制作门店盘点盈亏表；检查门店是否有虚盘现象；（4）、赠品（会员礼品）盘点：赠品（会员礼品）是否建立台账；对盘点表进行复盘并签名。4、赠品：（1）、门店是否建立台账；（2）、门店是否当天入库，入库数量是否与送货单相符；（3）、是否有补损商品未入库;5、生鲜管理：（1）、订单管理：1）订单是否审核；2）订单量的控制是否合理；（2）、收、退、换货管理：1）生鲜收货有无称重；2）生鲜收货有无按订单量收货，有无超订单收货现象；3）热鲜猪肉附送赠品有无入库；4）退货单有无供应商签字确认；5）收、退货录入是否及时；6）换货时如果不是相同品种和规格，需在系统内做出调整。换货原则是否符合公司规定，供应商换货的商品价值是否大于或等于需换商品价值；（3）、价格、变价管理：是否填写《小时促销单登记本》，是否有相关人员签字确认；（4）、加工、分割管理：1）门店是否对加工、分割单据进行编号管理；2）是否执行单据领用登记本；3）单据填写是否完整、准确，是否有相关人员签字确认；4）加工、分割单据是否及时录入电脑，录入是否错误；5）加工、分割单据原料与产成品是否相对应；6）原材料成本高于售价时，是否有店长签字确认；7）是否有利用加工单变相处理报损生鲜商品；8）加工、分割单