采购手续规程

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更改记录序号发行日更改对象·更改内容批准审查拟制01999.5.12新发行柳玉辉崔戈李建敏11999.12.21修改第2页，4.7.2采购合同部分，增加关于验收标准的要求柳玉辉崔戈李建敏1.目的本规程是为了明确公司的采购手续，保证采购活动合理地进行。2.适用范围与生产相关的物品的采购由商务部负责。其它如能源与通讯、书籍、饮食等不适用于此规程。3.职责商务部是采购的责任部门。采购申请方负责向商务部提出采购申请，商务部根据采购需求进行采购，并负责对分供方的评价和选择。4.程序4.1法规的遵守商务部在执行采购的过程中，须遵守国际和国内相关的法律或法规。商务部员工应了解相应的法律、法规，并充分认识到守法的必要性。4.2采购体制的建立商务部依据采购需求，执行采购任务。商务部有责任与相关单位保持联系，把握商业动向，并收集、整理相关的资料。4.2.1关于商业动向的要点：本公司的销售、生产、设备计划。商品的使用过程、质量、制造方法、代用品及生产厂家、流通机构。经济形势和市场动向。供应商的质量保证能力。新产品动向。与采购相关的法规及商业惯例。4.2.2关于相关资料的要点：采购资金支出计划。采购物品相关的规格、规范和需求规格说明。分供方相关的调查资料，包括产品或项目的名称和编号。购买价格等统计资料。产品目录、说明以及采购合同、订单等资料。费用清单。开发环境以及对人员的要求4.2.3采购的物品或项目包括：物品：原材料、配件、委托物、产品、机械设备、消耗品、软件包等均可统称为物品。委托物：依据本公司的设计和规范，委托生产的软件、配件或其它产品称为委托物。委托物的分类和管理不在本规程内规定。4.3交易文件对于长期的供应商，原则上应签署交易基本合同。4.4采购申请采购申请方需要从外部购入物品时需向商务部提出申请。采购申请需得到采购申请责任者的批准。采购申请责任者应为项目负责人以上级别。4.5采购申请的确认对采购申请需确认以下事项：购买事项是否得到批准；质量、交付期、数量是否恰当；记载事项是否完备。4.6分供方的评定与选择4.6.1对分供方本身的考察在能力方面的考虑主要注意以下几点：技术水准(特别需要时，还要由技术部门认定)及实物质量；制造能力或销售能力以及质量保证能力；与本公司的合作意向程度；在行业界的地位、得到的评价以及对其他企业的供货业绩；经营状态以及经营者的人格；产品的系列化程度及本公司产品的购买状况；过去与本公司交易的实际情况；以往的供货业绩4.6.2对价格的考虑对于市场中种类较多的物品，原则上要从3个以上竞争者中来估价。当把订单分割开有利时也可分开采购。对于不适于进行竞争估价的物品，单独估价时应详细地研究估价内容。对于反复购买的物品要特别注意分散购买以降低风险。4.6.3编制合格分供方名单，每年公布一次。4.6.4依据分供方考核办法对其进行动态控制。4.6.5建立分供方档案，保存有关记录。4.7采购合同4.7.1签订合同出现以下事项时，采购前需要签订采购合同；需要交预付金；交易条件比较复杂；如果不明确交易条件，事后可能会发生问题。4.7.2合同要求按照合同书规范来制定、签署、更改、执行合同。合同中应规定具体的验收标准，参见S-06000《采购管理作业标准》。4.7.3采购合同由商务部提交并经主管领导审批，形成正式文件。4.7.4口头订单或合同也应经审批，并形成文件。4.8交货期由于不可补救的原因而发生了交付期延迟时，事先要与购买请求一方联络。需要取消或更改订货时，购买请求方应立即与商务部联系。4.9验收4.9.1购买的物品原则上必须经过商务部接收并放置到指定的场所，依据合同中规定的验收标准进行验收。验收时原则上需要购买申请者的认可。4.9.2当有必要要求分供方按供方的质量体系实施评审以确认分供方的工作时，应把这一要求纳入到合同中去，同时也要把验收测试要求纳入到合同中。4.9.3当合同规定顾客方或其代表在产地(或是收到产品时)确认采购的产品是否符合规定的要求时，应注意的是，顾客方的确认既不能免除我方提供可接收产品的责任，也不能排除其后顾客的拒收。4.9.4同时要注意的是当顾客方或其代表在分供方处进行确认时，我方不能将这种确认作为分供方实施有效的质量控制的凭证。4.10付款付款由财务部门负责，相关的联络工作由商务部负责。4.11问题处理这里是指出现数量不符、质