建筑仓库物资管理通病

2013年

物资管理培训交流会调研部：宋志成

序言各位领导，各位同仁大家好！我来介绍一下项目仓库管理，项目仓库物资管理是指项目在施工过程中，对施工所需物资的使用、储备等有计划有组织和对物资的控制。我们一个项目物资的资金就占整个工程资金60%，就是说有60%的资金从我们仓管手里经过，所以我们就要想怎么来管好物资这一块，仓库也要成为项目管理的利润中心。仓库不光是用卡尺、卷尺和称重计量对物资验收的储运站，还要从这个基础上发展。我们今天在一起学习物资管理制度是为更好地加强工程物资管理，提高物资利用率，保障工程的质量和进度，争取效益最大化。

1、工程物资采购2、物资验收、入库、出库

3、物资使用管理4、场地物资清理5、物资出门

6、废料处理7、剩余物资管理

8、仓库管理人员职责

9、仓库安全管理

10、部分物资验收规范、流程及案例

一、工程物资采购

工程物资采购分集团化招投表采购、项目常规物资。以下是项目常规物资采购流程：1、施工单位填写所需要的材料申购单（预算员预算）→施工员、仓库管理员、技术负责人复核→项目经理审核→采购员上ERP走采购流程（ERP上不得少于3家报价，严禁串标表等舞弊行为）2、经过ERP审批完成后通知送货。二、物资验收1、物资验收流程查阅合同，比价单→核对送货单内容→核对材料外包装内容→抽检拆开包装物，查看实物→清点数量并收取物资相关资料后在送货单签字2、仓库收货员必须依据《合同》或《比价单》(不超过一千元物资需填写项目零星比价单）进行物资验收。《合同》或《比价单》应详细描述所购物资、材料、设备设施的各种技术要素、质量标准、作为仓库验收的依据。采购人员应将所采购的物资样品（并填写《封样单》交仓库封样。无《合同》、《比价单》及技术要素、质量标准却无封样的物资可以拒收。仓库管理人员确因无验收依据、标准的物资而拒收，由此而影响施工，由采购人员负责。3、物资进场后，仓库人员要及时组织验收，先查看物资是否列入批准的“周月采购计划”（或批准的请购单，调整计划需办理手续），然后按采购合同（或采购要约）要求验收并及时通知用料施工方。4、物资必须送到指定的地方能验收，卸货时损坏所造成的损失由卸货方承担，如堆放砂石料要到硬化地面等。5、验收物资时必须有二位收货人员同时到场验收并签字。验收时必须在送货单上注明名称、品牌、规格、数量、计量方法等，对《合同》或《比价单》不符合的物资应拒收，对短斤少量的按实际数量验收并在送货单上注明，对质量有明显缺陷的应拒收。钢材、管件等验收，应用卡尺测量量厚度或称重。6、收货员在验收物资时遇有不确定因素的，应及时向仓库主管汇报，不得擅自处理。对结构较为复杂、技术含量较高的材料、设备设施，仓库人员要请专业的施工技术人员、监理、质检员到现场参与验收。施工技术人员、监理、质检员对工程物资的质量负责，验收合格后，参与验收的人员应在送货单上签字。7、仓库必须及时组织收货（钢筋等贵重物资原则上夜间不收货），以保障施工需要和道路畅通。收货员收货及时应同时向供货方索要相关资料，并及时送达资料员。对有疑问的材料和设备，可以直接报监督部或者经项目经理签字同意后，送当地权威部门检测。对纳入国家3C认证目录的产品（例如:电气产品、电线电缆、灯具、玻璃电梯等）必须有3C认证书。8、对双包单位的物资材料，同样必须严格按照物资验收的标准、规范和流程进行验收。9、收货员应将当天验收合格的货单及时交与仓库主管，由仓库主管比照供货商回单审核后，经项目经理签字后给予办理入库手续。10、仓库主管应经常与项目有关技术人员及监理沟通协作，共同做好物资管理工作。11、由于仓库管理人员责任性不强，验收不仔细，造成物资短少，质差而影响施工给公司造成损失的，将追究当事人的责任。三、物资入库1、入库流程：仓库保管核对验收单和货物→仓库会计填写机打入库单→仓库保管员核对入库单签字→整理分类物资、登记台帐→项目经理审核2、除大型设备设施、空调水管等场地物资须在室外堆放外，其余物资均须进入库房存放。项目部在搭建临时用房时，要充分考虑仓库用房。易燃、易爆及其他危险品的管理按《红星家具集团安全纲要试行方案》的要求执行。室外物资应按照便于取材使用、不易被压、不易混取原则选择存放点。仓库要确定专人每天对室外物资进行定时巡检并做好记录，确保物资安全。3、室内物资应归类集中，摆放有序，签牌明示，同时设有台帐记录簿4、每月月底要对库存物资进行一次盘点（实盘）、对帐，对短少的物资要排查原因，并将盘库结果情况书面报告项目经理和项目财务部门，并送项目采购员一份，便于采购员及时了解物流情况。5、全面使用“ERP企业管理软件”来进行工程物资的管理，仓库管理员要督促供货商及时办理验收合格物资的入库手续。仓库管理员、材料会计办理入库手续时，要依据有效送货单并详细核对送货单与《合同》、《比价单》是否相符。由仓库会计填制一式三联的“入库单”（必须要填写“合同号码或比价单号码”，同时收到对方发票的，加填“发票号码”），一份交项目财务部进行帐务处理，一份材料会计自留，并据以登记ERP材料明细帐，一份交供货商办理结账手续。6、对有问题、有争议或确因工程需要超过〈合同〉规定量未按采购计划采购的物资可暂缓办理入库手续，仓库主管应及时向项目经理和财务主管部门反映，待手续齐全后或征得领导同意后再办理入库手续。实盘的含义：只要库房存放的物资材料都要盘点。（含物资已采购进场，材料会计没来的及办理入库手续的物资）四、物资出库1、物资领用的流程：使用人申请（施工班组负责人签字）——施工员审核——项目经理批准——填写出库单——仓库验单发货并签字。2、所有领用部门确定1-2名领料员到仓库领用物资材料，并将领料员名单报给仓库。(避免今后工程决算时扯皮）3、施工单位领用物资材料时，应详细填写领料单，注明用途和施工部位，施工员要仔细核对（竣工后要对各施工单位领用的材料汇总，并报工程决算审计），仓库管理员、材料会计办理出库手续时，要依据有效领料单（领用部门、用途施工部位和数量规格明确，并经相关审核批准），由材料会计填制一式三份的“出库单”（必须要填写“用途和施工部位），一份交财务部进行账务处理，一份材料会计自留，并据以登记ERP材料明细账，一份交领用部门。（除大宗设备设施、材料外，库存物资一次领用量原则上不超过二天的使用量）。禁止先领料后补签字或代签代领材料。4、雨衣、雨鞋、大衣、工作鞋等劳保用品的领用（仅限于红星项目管理人员，如有特殊情况要由项目经理签字同意后再发放），由部门负责人填领用单，项目经理批准，仓库核实实际人数。发现有冒领、多领，除由仓库追回多领用物品之外，同时追究部门负责人的责任。工程结束后，大衣等（可使用价值的）用品须带到下个工地继续使用。5、仓库发货时要认真核对物资领用单和库存货物，避免错发。若发现发错货物并造成损失，则将追究相关人员的经济责任。6、、项目上的人员（含总包方人员）领、借用项目的数码相机、电脑配件（如u盘）及其他用品，应予以登记，在调离项目或项目结束时，应办理归还或移交手续，否则不予办理调离手续。仓库应主动实施催还。如遗失应照价赔偿，使用不当而造成物品损坏，应由借用人负责修理或赔偿。如因仓库不及时催还而造成损失，由仓库负责人承担经济损失。7分包单位借用本公司的物资、设备和材料时，先到财务交付保证金，再到仓库办理借用手续（需项目经理签字）。使用期内若需维修，则由借用单位负责并承担维修费用。归还时，若有损坏，则由借用单位承担维修费用或赔偿，遗失由借用单位照价赔偿。8、仓库发货时要认真核对物资领用单和库存货物，避免错发。若发现发错货物并造成损失，则将追究相关人员的经济责任。9、项目上的人员（含总包方人员）领、借用项目的数码相机、电脑配件（如u盘）及其他用品，应予以登记，在调离项目或项目结束时，应办理归还或移交手续，否则不予办理调离手续。仓库应主动实施催还。如遗失应照价赔偿，使用不当而造成物品损坏，应由借用人负责修理或赔偿。如因仓库不及时催还而造成损失，由仓库负责人承担经济损失。10、有押金的包装物或设备机具等材料，物资部门在发料时应在出库单上注明“有押金”字样，领用单位尽可能保持原物品完好无损，造成损失的，由责任方承担损失。11、施工班组临时借用物资及设备工具等，必须由项目经理同意并填写物资借用单签字后才可借出，（贵重物资到财务交一定的押金）临时借用物资不可超出3天。借用方损毁借用物资及设备要作等价赔偿。五、物资使用管理1、物资使用过程中，以遵循“节约、高效”原则，严格控制成本。2、工程物资管理，项目经理为第一人。物资使用过程中，施工员承担相应职责。仓库管理员履行监督管理职能。3、所有用于工程建设的物资，施工班组一律不得制作工具，一经发现，仓库人员一方阻止并组织整理，并同时向项目经理报告，追究有关人员的经济责任。4、施工单位申请采购物资材料时，施工员应认真考察施工现场，根据施工的实际需要，仔细审核申购单，并由仓库主管查阅该物资的库存情况后（签字），在申购单上签字。如实际采购量与实际使用量之间有较大差距而造成浪费、所购物资材料、设备设施不能使用或无需使用造成的浪费，将追究施工员的责任。项目经理在物资管理过程中，应确实履行管理职能1、经常了解各种物资的采购、保管、使用等信息，掌控物资流向。2、吸收仓库负责人参加会议并听取其关于物资管理的汇报；及时通报工程进度；部署上下道工序之间的衔接；提出做好物资管理的要求；协调解决物资使用过程中出现的问题。3、检查物资管理部门及有关人员履行职责的情况，督促检查保安在物资安全方面的工作。4、对违规使用物资造成损失的施工队及相关部门、人员执行最后的处罚权。5、大力支持物资成本管理人员履行职责，奖罚分明。施工员对本职范围内的材料、物资的使用具有直接的监督管理职能并负有相应责任。1、及时、准确了解本职范围内材料、物资的领用、存放、使用情况，督促施工人员要精确使用，一料多用，要逐步拟订技术性使用标准，限制施工人员对材料物资使用的随意性行为。2、当日施工完毕后，对易被偷、被盗、易损、散落的材料物资，施工员要督促检查施工队及时整理、收集、集中存放在安全位置。3、在施工过程中，由于施工队、施工人员违规操作、责任心不强、技术素质差等原因而造成材料物资的严重浪费、损坏，施工员应视其损失的程度、金额，提出处罚意见并报项目经理批准执行。4、需要外发加工的材料，施工员(预算员）应详细计算外发料与加工返回成品的数量并在外发加工单上签字，加工的成品返回时应及时通知仓库验收。仓库管理人员及安保人员对现场物资履行的职责1、安全保卫部门要全天二十四小时加强对施工现场的巡逻，要完善“人防”、“技防”、“设施防”。对重点物资和重点部位，要组织力量采取措施重点防范，要充分发挥视频监控系统的作用。对所有出门人员所携带的物品及车辆都要严格检查登记。进场物资车辆台账必须与仓库台账相符（砂石料、砖块、砌块等），确保物资安全。2、仓库管理人员每天要对施工现场存放的物资、材料及施工人员使用物资、材料情况进行巡查监督。对违规使用、操作的施工队及相关人员提出处罚意见并报项目经理批准执行。六、场地物资清理1、工程阶段性、区域性乃至整个工程结束完工，施工员应及时组织施工队伍对所在施工区域内的物资材料进行彻底清理，并按指定地点存放。对未及时清理或清理不彻底而造成物资材料损失的，按规定追究施工班组及相关施工人员的经济责任。2、施工员在督促施工班组清理物资材料时，要根据要求将正料和废料分开清理并按指定地点堆放，严禁混堆。3、仓库管理部门除了对施工队使用、清理物资材料进行监督外，同时应组织力量对施工工地物资进行再清理时，仓库人员需要使用临时人员清理时，可向项目经理提出申请行，由项目经理安排人员。其清理费用可由相应班组承担。（具体办法由项目部安排落实）4、项目竣工结束仓库清理出来的材料、物资、半成品或成品应妥善安置并造册登记，报上级部门听候处理意见（剩余物资的处理另行细则规定）。界定的废料，在征得项目经理、财务主管部门同意后，由仓库按规定和流程进行处理。5、商场保洁队伍进场后，应在仓库人员的指导下，在清理垃圾过程中将工程的物资材料清出并存放到仓库管理人员指定的地点。6、对租赁的物资、设备等要及时收缴验收，并及时退还。如不及时退还，所增加的租赁或费用由仓库人员或相关人员承担。七、物资出门1、所有物资出门（含废料，包括商家进场装修的物资）均须持有出门证才能放行。2、商家进场装修物资的出门证由商场物业部开具，其它出门证一律由仓库具有签名资格人员开具。每张出门证须有三联（存根联、保安或者门卫联、财务联）以上单据，每张出门证上需有三人以上签名（经办人、仓库管理员、项目负责人）。出门证上应详细填写出门物资的名称、规格、数量、单位、车号等。仓库人员应到现场检查无误后才能开具出门证。出门证上保安联由保安保管，仓库每月与保安核对一次，核对无误后，双方签字封存，以备后查。3、外发加工物资出门，须凭“委托加工合同”及施工员、项目经理的签字方能开具出门证。所有外发加工物资出门，仓库应另行登记、及时跟踪。待加工成品返回验收合格后再消帐。加工成品返回验收时如发现有短少、损坏等情况，应立即向项目经理汇报并组织追查。4、所有施工班组、安装班组、商家进场时所带的工具、物资由保安造册登记并妥善保存凭据。施工班组、安装班组等工程结束离开时，由保安据册检查无误才能放行。5、保安或门卫应详细检查出门物资的品名、规格、数量并与出门证核对，凡出门证上没有的物资或出门证上开具的物资数量与车上实际数量明显不符的，一律不得放行，并立即汇报项目经理。6、夜间（视作息时间）原则上不办理出门手续，工程急需物资出门按规定办理手续才可出门。7、所有物资出门的存根、单据，仓库、保安队必须妥善保管，不得遗失，更不得擅自处理、销毁。八、废料处理1、仓库部门是废料处理的职能部门。2、所有废料出售均须项目现场过磅或量方或点数计量。废钢应不定过磅计量，要做到废料晚上不出门，没过磅没结算完毕不出门的原则。3、废料由建设事业中心界定。主要废料应先经过比价后再处理，除此以外，由仓库管理员自行处理的废料，应参照比价单原则，并报项目经理、财务主管部门同意后处理。4、废料等物资处理应严格按界定的标准执行。废料装车时，应有一名保安队员全过程监装，仓库主管派仓库管理员进行抽查。防止正料或其他材料、物资混入废料处理。施工队的废料出门时，仓库管理员应前往检查。5、主要废料的收购者应预先到财务部缴纳保证金，预付款。所有废料出门应在向财务部缴纳实际发生的金额后，仓库管理员凭财务部开具的收据发票方可开出门证。财务部门外的所有部门和人员一律不得经手现金。5、未经项目经理、财务部门同意，其他人员一律不得进入施工区收购废旧物资。废旧物资处理时必须有项目仓库、财务部、安保部三方同时到场（项目上有调研员的必须通知调研员参与）。6、仓库人员应主动会同电工、保安等有关部门，及时将散落的电线、电缆及短头（断头）等有价值的物资材料收集入库，达到一定量时，报项目经理同意后，由仓库会同财务部、保安三方共同处理。所得现金一律当即上交财务入账，不得私立小金库。7、项目在处理废料、报废设备、工具(留影像资料）时，有调研员在项目的必须通知参与。九、剩余物资管理1、剩余物资分为阶段性剩余物资和项目全部竣工结束后的剩余物资，包括生产、办公、生活所用的设备设施及用品。2、仓库人员进驻项目后，应及时将所有用于生产、办公及生活的设备，用品造册登记，建立资产台账。3、项目上所用于生产、办公、生活的设备设施、用品等，如因使用人责任性不强、操作不当而需修理或报废的，应视情况追究相关人员的经济责任。所有需要报废的设备设施、物资材料，需事先填写报废单，有项目经理签字，报中心审批后，按审批的意见执行。4、项目竣工，开业后一周内，所有的剩余物资应统一登记造册。实际盘点的剩余物资数量如与账面结存数量由差异，应认真排查分析原因并书面详细报项目经理，并经其签字后，报管理中心总经理，经审核后按审批的意见执行（审批单送调研部存档备查）。5、根据审批意见调拨到其他项目的物资，调出项目应有详细登记的调拨单。接受项目要认真验收物资的名称、规格、数量、长度等是否与调拨单相符，按实际验收的在调拨单上签字，签字后的调拨单一式二份，一份交调拨项目并据以记账，一份由接受项目据以记账。如接受项目发现所调拨的物资已损坏或无须使用，则退还调拨项目，并在调拨单上注明。6、项目结束后，自建项目仓库依据中心的审批，合理移交给商场的物资材料、设备设施，由商场负责人签字后。将移交清单报中心备查。代建项目剩余物资应询问商场是否需要剩余物资，如需要应付款后进行调拨。十、仓库人员工作职责一、仓库主管1、及时组织有关人员（质检、施工员、仓库管理员）验收按计划采购的工程物资的质量、规格、数量等，对入库物资的质量、数量负主要责任。2、拒收与合同、比价单、样品不符、质量不合格的物资，拒收无比价单、无合同、无随货资料的物资，拒收超计划、不合采购程序到达工地的物资。3、负责与采购、施工、财务等部门的沟通协调，及时反馈工程物资的验收、领用等情况。4、具体负责处理废旧物资，并督促仓库管理员、材料会计及时登记账册。5、每月组织仓库管理员、材料会计进行库存物资的盘点。每日数次巡视工地现场物资存放情况，发现隐患及时向项目经理、财务经理汇报。6、负责对部门工作的安排，参与对本部门人员的考核。参与二级（基层）物资采购比价工作并发表积极的意见。7、及时向中心管理部门或建设事业中心调研部反映有损公司利益的问题。对由于没有尽到责任而造成损失的要承担主要赔偿责任。二、仓库管理员1、协助主管及时验收物资入库，及时办理手续；工作上服从主管的安排。2、负责物资出库的日常工作，及时登记有关台帐；办理废旧物资的出库手续。3、负责管理库存物资，每月进行库存物资的盘点工作，发现问题及时向主管、财务经理汇报，严重问题必须及时向建设事业中心汇报。4、严格按各类物资的管理规范执行，严禁违规操作5、有权越级向建设事业中心调研部反映仓库管理中存在的问题，有责任向中心领导反映有损公司利益的问题。对由于没有尽到责任而造成损失的要承担相应的赔偿责任。十一、仓库安全管理1、仓库系物资保管重地,除仓管人员和因业务、工作需要的有关人员外,任何人未经批准,不得进入仓库。2、因业务、工作需要需进入仓库时,必须有仓库人员陪同,不得独自进入仓库。3、一切进仓人员不得携带火种、背包、手提袋等物进入仓库。4、仓库范围内不准点火,也不准堆放易燃、易爆物品。5、仓库不准代私人保管物品,也不得擅自答应未经领导同意的其它单位或部门的物品存仓。8、任何人员,除验收时需要,不准试用试看仓库物品物资。7、仓库应每月检查防火设施的使用实效,并接受建设事业中心安全部门的检查监督。十二、部分物资验收规范一、钢筋验收：一、验单：1、看提货单上的购货单位、地址（防止收错货）2、日期3、车号4、规格5、件数、每件支数、每支米数。6、看钢材出厂炉批号与质量证明书是否相符。二、验货：看整车钢材的包装是否完好；钢筋是否生锈；看钢材上的吊牌及钢筋横肋上的规格是否与提货单一致；用卡尺量直径，用卷尺量长度，看长度是否相符。进行现场单根称重初步验收或者整车称重磅单附在送货单上，发现不合格的立即退货；结构用钢材内在质量验收，应由仓库主管、监理工程师凭供货方当面，按比例抽样后，送专门检验部门检测力学性能、工艺性能、化学成分等技术指标。三、点货：先点整车钢筋的件数，再用粉笔划点每件的支数，用地磅或者电子吊称在项目现场过磅。四、签单：再次确认件数、过磅的磅单数量及车号相符后由两个或两个以上仓管人员同时在送货单上签字确认，并要求供货方提供钢材质量保证书和质量检验报告，最后将提货单交会计核对计算重量。验收要求：1、对包装散乱且弯曲多、锈蚀严重、长短不齐的原则上不予验收。2、禁止因钢筋工催着卸货而匆忙签收。3、钢筋进场到最终卸货地点收相符后才能签收，严禁场外点收签单。4、对散乱不易清点的，原则上先用汽吊逐件卸货后再清点。二、混凝土验收：1、看搅拌车罐的转速及混凝土的流量，一般情况下罐的转速快而流量很小甚至打不出混凝土时可判断已卸完。2、对于同一个工程部位，判断泵车卸完且本张发货单上的累计车数与上张发货单上的累计车数相连无跳号的情况下可签字确认，如上车累计车数是2，那么本车累计车数应是3，若为4则属跳号的情况，应查明原因再行处理。

3、每个区域混凝土打完，仓库主管要核算出打完的方量与项目预算员预算出的方量是否有差异，如核算出来的方量与预算方量差异大，要及时汇报项目经理并与施工员查询原因小票结算的，如项目有地磅的，必须每车过磅并做好记录。注：，商品砼的密度为2400KG/立方左右（合同有规定）三、黄沙、石子的验收：1、黄沙、石子可采用量方和抽查过磅两种方法交替进行（不主张过磅）。2、看沙的粗细和含泥量、石子的大小是否适合,看水分、杂物是否过多。3、用铁锹将突起的部分抚平成规则的方体，用卷尺测量车箱内侧的长、宽及堆放高度，货物高度可用插入细钢筋的方法来量度；计算体积；体积乘以国家规定的比重得到实际吨位。4、实际重量与送货单上注明的重量相符，由两个或两个以上仓管人员同时在送货单上签明实际重量。5、验收要求一、对送货频繁的车辆建立包含车号、车箱长宽高等数据的档案，以提高验收效率。二、对送货频繁的车辆建立包含车号、车箱长宽高等数据的档案，以提高验收效率。三、对每次收货短少超过一定范围的，直接在送货单上予以扣除，并向上级汇报，以便下次重点核查。注：一立方沙1.4—1.7吨一立方石1.5吨左右四、砌块、砖块的验收:1、看砖块（砌块）有无破损、断裂、是否与样品相符。2、摆放整齐后（高度不超2米），先点一层的块数，再点层数，两者相乘再加上零散块数即为总数。在送货单上要注明砖（砌块）堆放的位置，每层的数量和层数。3、点收相符后由两个或两个以上仓管人员共同签字确认。4、对每次收货短少超过一定范围的，直接在送货单上予以扣除，以便下次重点核查。5、签收送货单时须在送货单上注明卸货的门号及时间。五、水泥、防水剂的验收：1、看包装袋封口是否完好，有无破漏现象；随车抽查几袋称重，看重量是否达标。2、要求对方摆放整齐（一垛十包，离墙20公分，地面架空。）后再予以点收，点货前应记下原来的库存数。其他两个程序与砖块的验收程序相同。注：水泥一包50公斤，正负一公斤。六、镀锌钢管、穿线管、螺旋管及钢板的验收:1、验单：看货单上的规格、数量是否与比价单上相互。2、用卡尺量钢管厚度是否符合要求；3、是否有弯曲变形；4、钢管两端是否有毛头、是否变瘪；5、查看表面镀锌层是热镀还是冷镀，涂层是否达到合同的要求；6、用卷尺量长度看与提货单是否一致；7、是否有短料夹在其中；8、卸车后须进一步检验；9、点货：用粉笔在钢管头上内侧部位划记号逐根清点。10、验收时须有二人以上同时到场清点验收，验收合格二人均须在货单上签字。七、电线、电缆验收：1、看送货单上的规格、型号、数量是否与采购比价单相符。2、看货单与实送