公司图纸管理程序文件

技术文献管理措施编制：技术部校对：审核：批准：XXXXXXX有限企业8目录一、总则………31.目的…………32.合用范围……………………33.技术文献定义…………………34.职责…………3二、技术资料管理……………31、技术资料的类型……………32.试制图纸文献的管理………43、正式受控图纸管理文献……43.1技术文献编制和签订栏的管理……………43.2技术文献的管理与存档……43.3技术文献的修改……………43.4技术文献的保密……………5三、技术文献的发放流程………5四.技术文献的回收………………6五.技术文献的销毁………………6六、文献借阅………7七、附件……………7一、总则1、目的技术文献是我司的关键机密，是我司进行生产和管理工作共同的根据。为了保证技术文献的完整性、一致性、保密性，使企业的技术文献得到有效的控制,保证生产现场所用的技术文献为最新有效版本。特制定本制度，加强管理并规范员工的行为。合用范围合用于我司技术部所波及到的所有技术文献。3、技术文献定义本规定所述的技术文献包括产品装配图、零件图、工装夹具图、工艺图、技术原则、技术告知以及技术培训资料、顾客提供的图纸等文献资料。4、职责1）.技术部负责全企业技术文献的编制、审核、同意，更改。2）.资料员负责技术文献的复印、发放和归档管理。3）.各使用部门负责图纸的使用、保管。二、技术资料管理1、技术资料的类型1）.产品图样、产品原则、产品装配图、工装图、作业指导书、工艺卡、技术告知单、更改告知单、评审表、企业原则等各类技术性文献；2）.顾客提供的技术图纸、原则；3）.外来资料（图纸、电子文档，国标、行业原则）；4）.与顾客之间的有关技术信息的邮件、传真等。2.试制图纸文献的管理与存档1）.试制图纸底图由技术部项目负责人掌管，以便随时修改和指导试制工作。2）.产品试制阶段结束后经“评审”通过，由技术部将“正式图档”发放各部门。技术资料员将“正式图纸”存档，并将“试制用图”统一回收并销毁。3、受控图纸管理文献3.1技术文献编制和签订栏的管理1）.技术文献、技术原则及技术图纸应严格执行设计（编制）、审核、同意三级把关制度；明确各级的责、权、利。2）.技术文献标题栏中的图号、名称、设计、日期，审核、同意应签订齐全，签订不全的技术文献视为无效文献，不得发放各部门。3.2技术文献的管理与存档1）技术文献的使用、保留管理1.1受控的技术文献各级部门均应保管好，如有丢失应填写《文献丢失汇报单》由部门经理审核签字后交技术部审批后方可补发。1.2应回收的文献如有丢失应填写《文献丢失汇报单》由部门经理审核签字后由技术资料员存档。2）技术文献的存档2.1技术类文献的原稿均由技术质量部保留。2.2归档后的技术类文献由技术部资料员加盖“受控”及“发放日期”章存档、备份。2.3技术人员编制的技术文献对技术资料进行整顿审批生效后，将电子档与纸质文献同步交与技术资料员存档、备份等。3.3技术文献的修改1）.技术文献的更改权限属技术部。其他任何部门或个人不得在文献、原则图、工艺图等资料上作任何标识、涂改。2）.技术文献的修改必须按级申请执行，由部门有关人员填写《文献更改申请单》，阐明修改理由及修改详细内容，由部门领导审批后，再经技术部会审、同意、修改、签字确认，并填发《更改告知单》，最终将修改完整的原则文献及更改告知单存档立案、发放。3.4技术文献的保密1）.任何科室、个人不得私自打印、复印，或以任何形式传递、拷贝技术文献。2）.工作需要必须打印或复印时，经办人提出书面《复印、打印申请单》申请（员工填写申请理由、份数），领导审核、同意、签字后方可通过资料员打印、复印、拷贝。三、技术文献的发放流程1.试制图纸发放试制图纸文献必须加盖“试制用图”、“部门”、“发放日期”三章，缺一无效，由技术资料员发放到各有关车间部门。国家专题新品试制图纸应额外加盖“重大专题”专用章，四章缺一无效！2.受控技术图纸发放技术员把审批后的文献签订齐全后交技术资料员，技术资料按照文献需求的份数复印文献，并加盖“部门”、“发放日期”章，填写《文献发放记录》（包括该图纸发放部门及发放日期，以保证受控文献的及时回收），领用部门领导在发放记录上签名、确认。3.外协图纸发放1）.外协人员凭据“外协加工单”到生产部申请打印、复印工艺图纸。产品加工完后于图纸一起偿还生产部！2）.外协加工的图纸，须有技术部或生产部有关人员签字有效。四.技术文献的回收1.因工艺变更、尺寸需调整等原因，导致技术文献失效不再使用的，由技术部公布文献作废、失效申明告知，并及时回收。2.因图纸、文献的损坏、污损等原因不能再使用，需要重新更换图纸，需填写《受控文献领用申请表》，经部门负责人同意后，附上原有损坏的文献到技术部领用。原发放日期不变，旧的技术文献不必登记即时销毁。3.销毁的纸质文献必须通过撕碎或者烧掉，光盘等文献必须进行锤击粉碎。五.技术文献的销毁1）.由于新技术的日新月异，越积越多的技术文献会占据不必要的资源，因此有的技术文献需要销毁和清除，故文献最低保留期为1年。2）.已收回、需销毁的技术文献，由技术部统一归档，并决定文献的处置，完全没有保留价值的技术文献，由技术员校对核算后，填写《文献销毁申请表》（注明文献名称、图号和销毁理由），并经部长同意，即可销毁。3）.销毁申请表应妥善保管，有据可查。4）.销毁的纸质文献必须通过碎纸机粉碎或者烧掉。六、文献借阅1.有关部门因业务需要借阅已经归档的文献或资料时，应填写《文献资料借阅记录台账》以备查询。2.文献借阅者需保持文献完整，并按期偿还，到期借阅经办人要催还并收回文献。七、附件1、《评审邀请函》；2、《评审表》3、《文献丢失汇报单》；4、《文献更改申请单》；5、《更改告知单》；6、《复印、打印申请单》；7、《文献发放记录》；8、《受控文献领用申请表》；9、《文献销毁申请表》；10、《文献资料借阅记录台账》；评审邀请函文献编号：评审名称：评审时间：年月日午时分评审地点：评审内容：邀请部门：评审人员：部门签名：备注：编制：日期：评审表文献编号：文献型号评审日期文献名称文献编号评审内容：评审人员（请签到）：合理化提议：技术部改善实行方案：备注：编制：日期：文献丢失汇报文献编号：负责人责任部门文献名文献编号/图号丢失原因：部门审评意见：签名：日期：技术部同意：签名：日期：备注：编制：日期：文献更改申请单编号:文献名称文献图号/编号文献页数更改页数或序号版本更改原因：更改内容申请人：时间：权限部门经理技术负责人技术部部长意见签名备注编制：日期：更改告知单编号:文献名称文献图号更改日期更改页数或序号更改项数更改内容申请人：时间：部门生产部（立/卧）品保部采购外协份数签名日期备注编制：同意：日期：复印/打印申请单文献编号：申请人日期文献名称文献编号/图号复印□打印□份数申请理由：部门审批：签名：备注：编制：日期：文献发放记录文献编号：序号文献名称图号份数接受人接受日期发放类型旧文献处理备注编制：日期：受控文献领用申请表文献编号：领用人领用部门文献名文献编号/图号领用原因：部门审评意见：签名：日期：技术部同意：签名：日期：备注：编制：日期：文献销毁申请表编号:文献名称文献图号销毁页数版本销毁原因：申请人：时间：