世界500强前十央企集团公司子公司行政公文处理实施细则

总则第一条为使企业行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据中华人民共和国国务院8月24日公布，1月1日起施行的《国家行政机关公文处理措施》，结合企业实际，制定本实行细则。第二条*****有限企业行政公文（如下简称“公文”），是企业在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、归档等一系列互相关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、精确、安全。第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，保证国家秘密的安全。第六条各单位负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导和检查。第七条综合办公室是公文处理的管理机构，主管企业公文的处理工作。第八条各单位行政秘书负责该单位的公文处理工作。公文种类第九条企业行政公文的种类重要有：决定合用于对企业重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。通告运用于公布企业各有关方面应当遵守或者周知的事项。告知合用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相从属机关的公文，传达规定下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（四）通报合用于表扬先进，批评错误，传达重要精神或者状况。（五）汇报合用于向上级机关汇报工作，反应状况，答复上级机关问询。（六）请示合用于向上级机关祈求指示、同意。（七）函合用于不相从属单位之间商洽工作，问询和答复问题，祈求同意和答复审批事项。会议纪要合用于记载、传达会议状况和议定事项。公文格式第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件阐明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分构成。（一）企业商业秘密分为2级，即*****商业秘密和*****商业机密。公文密级由主办部门确定。公文密级标注现方式为“商业秘密”、“商业机密”。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。以企业名义印发的上行文，使用“*****”红色公文首页（见附图1）；以企业名义印发的某些平行文、下行文，视实际状况酌情使用“广东*****工程有限企业”红色公文首页（见附图2）；以企业名义印发的信函式公文使用“*****工程有限企业”信函纸（见附图3）。（四）发文字号由机关代字、年份、序号构成。以企业名义印发的公文，由综合办公室负责统一编号。机关代字一般由发文机关代字和发文机关主办文献的部门代字构成。以企业名义印发的上行文，发文字号为*****〔20××〕×号；以企业名义印发的平行、下行文，机关代字应包括“*****”和主办文献部门代字，如综合办公室起草的文献发文字号为“*****办〔20××〕×号”，人力资源部起草的文献为“*****人事〔20××〕×号”，财务部起草的文献为“*****财务〔20××〕×号”等；以企业名义印发的信函式公文，发文字号为“*****函〔20××〕×号”。（五）请示、汇报等上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联络人的姓名和电话。（六）公文标题应当精确简要地概括公文的重要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送机关指公文的重要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。以企业名义下发全企业的公文，主送机关的统称为：各部门。（八）公文如有附件，应当注明附件次序和名称。（九）公文除会议纪要外，应当加盖印章。（十）成文日期以负责人签发的日期为准。（十一）公文如有附注（需要阐明的其他事项），应当加括号标注。（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的规定标注主题词。（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（十四）文字从左至右横写、横排。第十一条公文中各构成部分的标识规则，参照《企业公文格式模板》执行。第十二条公文用纸采用原则A4型（210mm×297mm），左侧装订。发文办理第十三条发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等过程。以企业名义印发的公文制作流转程序重要包括：主办单位拟稿、综合办登记审核、企业领导审批签发、综合办排印样稿、拟稿单位校对、综合办印刷、加盖印章、拟稿单位分发等。第十四条草拟公文应当做到：（一）符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以阐明。（二）状况确实，观点明确，表述精确，构造严谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点对的，篇幅力争简短。（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。“特急件”应提前一种工作日、“急件”应提前二个工作日送达综合办公室。（五）人名、地名、数字、引文精确。引用公文应当先引标题，后引起文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明详细的年、月、日。（六）构造层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明精确的中文译名。（九）公文中的数字，除成文日期、部分构造层次序数和在词、词组、常用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用中文外，应当使用阿拉伯数字。第十五条草拟以企业名义印发的公文，拟稿单位应按规定填写“*****发文稿纸”（见附图4）有关内容，连同按公文规范格式打印的文稿和公文电子版一并送综合办公室，由综合办公室按程序办理。第十六条企业所属各单位拟制的以企业名义印发的公文送企业领导签发前，由综合办公室进行审核。审核的重点是：与否确需行文，行文方式与否妥当，与否符合行文规则和拟制公文的有关规定，公文格式与否符合本实行细则和有关规定等。第十七条企业发文内容如波及多种部门业务，应事先会签。会签部门必须明确签订意见或表明态度。第十八条各单位职权范围内的事务，由各单位自行发文或联合发文，自行编号，重要负责人签发，须经企业审批的事项，经企业同意也可以由下属单位行文，文中应当注明经企业同意。第十九条除以公函形式商洽工作、问询和答复问题、审批事项外，一般不应向企业系统外企事业单位正式行文。确需向企事业单位行文的，应按企业行文程序办理。第二十条拟制公文，对波及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当积极与有关单位协商，获得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位负责人应当出面协调，仍不能获得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出意见，并与有关单位会签后报请上级机关协调或裁定。第二十一条公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续与否完备，附件材料与否齐全，格式与否统一、规范等。收文办理第二十二条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承接、催办等程序。流转程序重要包括：签收、登记、办公室按分工送企业领导、企业领导批办、有关部门承接、综合办公室催办、反馈执行信息等。第二十三条收到公文，办公室负责人提出拟办意见，按分工送企业领导批办。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。第二十四条承接部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当准时限规定办理，确有困难的，应当及时予以阐明。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当及时退回综合办公室并阐明理由。第二十五条公文办理中遇有波及其他单位职权的事项，主办单位应当积极与有关单位协商；如有分歧，主办单位负责人要出面协调，如仍不能获得一致，可以报请上级机关协调或裁定。第二十六条送企业领导指示或者交有关部门办理的公文，综合办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。请示汇报第二十七条严格执行请示、汇报制度，保证企业政令畅通、协调统一。需要向上级单位请示、汇报的事项，由综合办公室归口，按规定渠道上报。第二十八条各单位需向企业请示或汇报的事项，包括：（一）需要企业经理办公会议研究决定的事项；（二）企业财务、人事、资本运行、项目管理和行政后勤中规定需要请示或汇报的事项；（三）企业决定和布署的执行状况及工作中碰到的重大问题；（四）重大工程项目的动工建设及进展状况；（五）对市场及有关专业领域的重大研究成果及分析预测；（六）重大公共和突发事件以及重特大安全、环境保护事故和也许引起次生事故或引起公共事件的事故及重大隐患；（七）波及全局稳定的重大群体性上访事件以及出现的带有普遍性的倾向和问题；（八）各单位机构及编制的调整；（九）各单位举行确实需邀请企业领导和部门负责人参与的多种会议、周年庆祝、动工典礼、奠基典礼、经验交流、总结、表扬和团体活动等各类活动；（十）各单位重要负责人离开驻地（紧急状况，可电话汇报总经理，事后补办手续并在总部总经理办公室立案）；（十一）其他应向企业请示、汇报的事项。第二十九条企业各单位向企业领导请示、汇报事项，应填写“公文呈批表”（见附图5），经部门重要负责人签字后方可呈报。连同“请示”或“汇报”原件送交综合办公室办理，不适宜直接送领导个人。第三十条波及两个及两个以上部门事项的，主办部门报送企业领导前，经各有关部门会签，协商一致；如状况特殊，意见难以统一，由主办部门将多种不一样意见以附件形式一并上报。会签部门明确签订意见或表明态度。会签后的请示、汇报呈报，由综合办公室统一管理。第三十一条坚持重要事项逐层请示汇报制度。除突发事件外，企业所属各单位一般不得越级向企业领导请示和汇报。第三十二条除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”和“汇报”。确需请示的事项，由单位负责人提出，以部门名义呈文至综合办公室办理。第三十三条“请示”应当一文一事；一般只写一种主送机关，不要同步多头报送。“汇报”不得夹带请示事项。第三十四条企业领导审批公文时，对有详细请示事项的，主批人应当明确签订意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表达已阅知。第三十五条突发公共事件处置，按照*****企业有关应急预案和有关规定执行。公文管理第三十六条公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。第三十七条企业各行政单位应当建立健全本单位公文处理的有关制度。第三十八条公开公布行政公文，必须经发文机关同意。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。第三十九条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整顿（立卷）、归档。个人不得保留应当归档的公文。第四十条归档范围内的公文根据其互相联络、特性和保留价值等整顿（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能对的反应本单位的重要工作状况，便于保管和运用。第四十一条不具有归档和存查价值的公文，通过鉴别并经办公室负责人同意，可以销毁。公文的保密按有关规定办理。第四十二条各单位的办公室或主管领导对上级部门和本单位发出公文的贯彻贯彻状况应当进行督促检查并建立督查制度。第四十三条本实行细则自年月日起施行。企业过去印发和施行的有关公文处理的多种文献同步废止。第四十四条本细则由综合办公室负责解释。

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附图三：*****有限企业*****函〔20╳╳〕╳号╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳函╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳：╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳