出差管理制度

员工出差管理制度.2.3行政办公室制总则为规范员工出差行为，保障员工权益，提高工作效率，加强差旅费及有关费用开支的控制与管理，结合xxx企业(如下简称:企业)实际状况，特制定本制度。合用范围本制度合用于企业因公出差全体员工,波及出差事项均须按照本制度执行。出差类型与审批权责出差人员应提前2-5个工作日办理出差申请，填写《出差审批单》，逐层核准后方可执行。当日出差：出差当日也许来回的。出差前应填写《外出申请单》，由部门主管核准。国内远途出差：出差必须在外住宿的。二日及以上由部门主管审核，由主管副总核准，部门主管以上人员一律由董事长核准。员工国外或港澳台地区出差,一律由董事长审批，差旅费管理结合本制度和国家有关规定执行。行政办公室负责出差备用金申请的审核、差旅费报销的审核。出差管理原则出差人员必须按照高效、经济、安全、便捷原则选择交通工具、路线和时间，反对挥霍行为。出差必须先获同意或被安排出差，对私自主张者不予报销差旅费。倡导力行节省并对限额控制的差旅费用实行超支自理。公务出差兼私人旅行，企业承担公务出差部分的差旅费。重要专业业务出差人员须在出差结束后5个工作日内向行政办公室提交《出差汇报》，并作为领导与否同意报销差旅费的重要根据。出差审批流程各部门负责人都应合理安排外出人员，并考虑完毕任务的期限，确定出差地点、路线和时间等有关事宜。出差人员需填写《出差审批表》并送行政办公室立案。出差人员凭《出差审批表》办理差旅费预借审批。出差中途变化路线，或需要延长出差时间时，需报直属领导同意，报销审批时另附阐明。否则其差旅费不予报销。出差人员在出差期间工资照发，但不另计加班费。员工未经核准而私自出差者，财务部不予报销差旅费，因特殊状况者除外，但事后必须补办手续，阐明详细状况。差旅费用包括内容交通费：采用原则内凭票报销，超支不补的原则。住宿费：采用原则内凭票报销，超支不补的原则。出差补助：包括出差膳食补助及市内交通补助。采用按日包干，节省归己，超支不补的原则。业务招待费：限于销售业务人员和因业务工作特殊需要人员，在开展业务时所必要支付的招待应酬费用，采用事先请示，报批后凭票据实报销的原则。1000元(含)如下须主管副总核准同意，1000元以上须报请董事长核准同意，并不再报销工作餐费。当日出差规定出差当日来回的，各级别出差人员可选择市内公共交通和长途大巴作为交通工具，并凭汽车企业开出的有效汽车发票报销交通费，如确无汽车发票的或费用报销凭证丢失的，应将详细状况加以阐明，经部门主管查实后予以报销；使用企业提供的交通工具者，依《企业车辆管理制度》执行。当日出差在午餐时间未能及时赶回企业就餐的各级别出差人员，统一按每天15元支给午餐补助。报销措施凭经同意的“外出申请单”报销午餐补助，如因业务或工作需要宴请客户或接受客户宴请的，午餐补助不予计发。当日出差人员必须于当日赶回，不得在外住宿。但因实际需要，应事先告知部门主管报请主管副总，其发生的必要的费用，可在其返回企业后依对应的原则予以报销。国内远途出差规定出差费报销原则员工出差乘坐车、船、飞机和食宿费用都应力行节省，并按不超过规定限额报销。限额控制的详细原则按下表规定执行:职级交通费(含交通保险)住宿费限额(元/夜)出差补助含膳食交通(元/天)飞机高铁动车火车轮船董事长/总经理按实报销按实报销按实报销副总经理商务舱一等座卧铺一等舱一线都市600一线都市100二线都市400二线都市三线都市300三线都市总监/经理经济舱二等座卧铺二等舱一线都市400一线都市80二线都市300二线都市三线都市300三线都市主管经济舱二等座卧铺二等舱一线都市300一线都市70二线都市200二线都市三线都市200三线都市其他人员经济舱二等座卧铺二等舱一线都市300一线都市50二线都市200二线都市三线都市200三线都市备注一线都市是指：北京天津上海广州深圳。2、二线都市是指：南京武汉沈阳西安成都重庆杭州青岛大连宁波济南哈尔滨长春厦门郑州长沙福州乌鲁木齐昆明兰州苏州无锡。3、三线都市是指：除一线、二线都市之外的地区。4、国外出差费用每批次由总经理和董事长事先审定同意执行原则。交通费的报销审核交通费(含交通保险)的报销按照原则控制，凭票报销，超支不补的措施，各级他人员出差报销交通费时,行政办公室按上述原则予以控制。超过原则的原则上不予报销，在原则以内的根据当班的飞机票、火车票、汽车票据实报销。企业领导出差可使用企业车辆，其他人员在发生紧急、重要事务时可申请使用我司车辆。使用企业车辆时，依《企业车辆管理制度》执行。随同董事长、总经理一同出差人员，鉴于便于工作，其交通费、住宿费、出差补助等报销可据实报销。未使用我司交通工具，因公务出差发生的来回机场，车站的交通费据实报销。一般状况应依经济、便捷、节省为原则，可选择市内公共交通和机场大巴作为交通工具，如遇特殊状况，请示分管领导后可乘坐出租汽车。出差人员前去既无飞机通航也无火车开通的地区出差，交通费按长途汽车汽车票价据实报销。出差期间有下列状况之一者，不予报销交通费：（1）未经同意，私自乘坐超原则而发生的超支部分；（2）借出差之际探亲、访友和旅游而发生的交通费增支部分；（3）出差有企业商务车接送或搭乘企业员工车辆的；（4）未经同意，自带私车发生费用超过乘坐公共交通工具费用的部分。住宿费报销审核住宿费按照限额控制，凭票报销，超支不补的报销措施，各级他人员出差报销住宿费时，行政办公室按上述限额原则予以控制。超过原则的原则上不予报销，在原则范围内，根据住宿发票报销住宿费，不能提供住宿发票的不予报销。两人以上同性别的人员一起出差时，每两人按其中一人职级较高者原则报销住宿费，另一人不得再行报销。住宿费审核以实际过夜天数和限额标精确定，并附与出差时间、出差地点一致的有效的住宿报销凭证，超过限额原则的部分自理。因外事或重要业务需要招待来宾住宿或需要提高来宾及随同人员住宿费原则的，应事先向分管领导汇报。经审核同意后执行，报销时须附注事由阐明。出差期间有下列状况之一者，不予报销住宿费：由接待单位免费接待安顿的；参与会议、学习、培训，其会议培训期间支付的会议费、培训费、资料服务费等综合性费用中已包括了住宿费的。出差期间公休与延期的处理（一）出差中公休：出差过程中，若遇公休日，应以公务为重，继续执行出差任务，如碰到出差单位公休无法办公，可安排休息；为防止此类状况，出差前应事先与有关单位联络。（二）超期停留：出差过程中，因交通中断或其他不可抗拒原因导致超过预定期限停留的，在核清事实的基础上，按照实际差旅费报销。（三）出差期间不能准时回企业时，出差者必须向主管领导汇报公务进展状况，并保持手机24小时开机。差旅费报销程序（一）出差人员结束出差回企业后，应在5个工作日内，按规定办理报销手续、结清借款。对无端未报销者不予再次借款。超过报销期，账面有个人出差借款的，财务部有权从当月工资中先行扣回。（二）差旅费报销审签程序：1、先交行政办公室对单据有效性及费用原则符合性进行稽核，符合规定的签名后交还出差人；2、按审批权限送部门负责人或分管领导签字同意；3、财务部门进行资金支付审批；4、审签手续完备后到出纳处报账或抵冲借款。差旅费报销违规与失职追究（一）出差人员不得违反规定虚报差旅费；不容许以非出差期间发生的费用票据或非正式票据虚列支出。否则，财务部有权拒绝受理，情节严重的移交风险控制部调查处理。（二）经查实为虚增报销者，责令退回虚报金额，并按虚报额处以三至五倍的罚款。（三）各级审签人员因把关不严而失职，使弄虚作假的票据得以报销，后经查实已无法收回，由此给企业导致经济损失的，由各级审签人员承担对应的连带责任。（四）部门负责人和分管领导如有故意偏护、纵容员工弄虚作假的违规行为，一经查实，按虚报额处以三至五倍的罚款，同步另视情节轻重予以行政处分。其他可报销的差旅费用主管级别（含）以上，每年一次的探亲来回路费可报销，原则按火车硬卧、高铁或动车二等座价格原则执行。企业认定的特殊或稀缺人才前来面试所产生的交通差旅费用可报销，原则按火车硬卧、高铁或动车二等座价格原则执行，极其特殊的人员，经董事长签字同意后，可报销飞机票。因企业经营管理需要，邀请专家或商业伙伴前来培训指导或洽谈合作的差旅费用，经董事长签字同意后可报销，原则依实际状况而定。附则本制度由行政办公室负责修订和解释。本制度自下发之日起执行。附件：外出申请单出差申请表借款单(购置)出差汇报单差旅费报销单(购置)xxx行政办公室2月3日附件：出差申请表出差人所属部门职务填表时间出发时间出差类型出差日期年月日至年月日:共天出差省市与地区出差事由出差行程计划事由月日至月日:共天月日至月日:共天交通工具安排飞机□火车□汽车□其他□申请费用元(￥)部门主管审批办公室审批财务部审批分管副总核准董事长核准签字：日期：签字：日期：签字：日期：签字：日期：签字