文件档案管理制度

文件档案治理制度-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-CompanyOne1目的：为保证公司档案的完整性、有用性和有效性，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，维护文件档案的安全，特制定本制度。适用范围：公司生产质量治理、设备、基建、研发、财务、行政等需要归档存储的文件、录像、图片资料的治理。责任：各部门负责人、档案治理员。内容：1、存档原则、对公司规定立卷归档的文件资料，各部门依据要求，依据实际状况及文件档案特点定期向文件档案治理员移交，集中治理，任何个人不得据为己有。、批记录生产、检验完毕后即时归档。、生产、检验关心记录完毕后经各部门审核后准时归档，QA领用批生产的报告不另作归档，随批记录即时归档〔如A、B级干净区沉降菌检测报告、浮游菌测试报告、干净区外表微生物监测记录、干净区人员监测记录、清场合格证等〕。、临时记录及文件即时归档。相关的培训记录及安康档案由企管部归档保存。、公司全体员工都有保护档案的义务。2、档案的分类及治理一级二级一级二级三级分类分类分类存档期限密级划分治理责任人原料、辅料、中生产质量治理档案质量标准间产品、成品(仅现行版)、内包材、外包材、生产介质、其他生废旧，之后原件保存五年。机密SMP文SOP生产部档案员质量部档案员部门代码生废旧，之后原件保存五年。隐秘1文件记录批记录

部门代码产品代码

与稳定性、验证有关的记录保存八年；其它记录保 一般存五年。保存至效期后一年〔未规 隐秘定效期则保存五年〕。数据备份部门代码计量 内部校验、外部校验原料、辅料、中

保存八年 机密保存至有效期后一年 隐秘间产品、成品 生废旧，之后原件保存检验方法(仅现行版)、内 五年。 隐秘包材、外包材、生产介质、其他供给商档原料、辅料、化案 学试剂、其它

有业务联系的合格供给商永久保存；不再作为供给商后保存一年。产品配方、产品批件、包装设计、工艺规程、空白

隐秘工艺规程、技术转移资料为绝密产品档

产品代码

批记录、质量标准生废

级，质量标准为案 旧，原件保存五年；其它资料保存八年。技术转移资料永久保存。

机密级，其它资料为隐秘级。合同复印件

设备选购、工程基建、托付合 永久保存 机密同、其他合同验证主打算、厂设备厂房建设档案

验证文件工程基

房及公用系统、设备验证、方法学验证、工艺验证、清洁验证；设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程治理

长期保存至产品、设备、方法等失效后一年。

机密设备部经理或指定部门内专建 〔变更、进度控永久保存制、质量控制〕、工程验收、工程报批资料、其他公用系统、物料仓库等的关心设设备运行资料保存八年，设备档案备、生产中心 其它资料在设备报废一年

绝密 人负责QCQC设后销毁。备、QA设备技术转让合同、研发部合作协议、保密经理或协议、原辅料采永久保存绝密指定部购、托付合同、门内专其他合同人负责研发档案

合同复印件技术转移产品代码永久保存技术转移产品代码永久保存绝密批文产品代码永久保存绝密公司重大事项合合同复印件同、员工劳动合同、保密协议、永久保存机密其他合同培训打算、总员工培训结；内部培训记录、外部培训报告、离职人员培训档案、个人培个人培训档案员工离职一年后销毁，其它培训资料保存五年。隐秘训档案资质、证书、部门职责、职务说注册申报资料永久保存；注册申报资料为通用治理明书、手册、注其它资料生废旧，原件绝密级；其它册申报资料、其保存五年。为隐秘级他集团发文、会议

企管部主任或指定专人负责其他纪要、政府发文、人员安康档案、薪酬、考核保存八年，人员档案为员工离职后一年销毁。机密等会计账簿总账、明细账、日记账、关心账、涉外账永久绝密会计凭证记账凭证、原始凭证永久绝密财务档案财务报表年度报表、决算报表月度报表、中期报表永久15年绝密绝密财务部经理或指定专移交清册、销毁清册25年机密人负责其它资料银行对账单、余额调整表财务软件光盘和使用手册5年永久机密机密软件数据库备份5年绝密注：1、没有在此范围内的呈请上一级领导或逐级请示确定。2[2023]045号《合同保管制度》治理。、公司设档案治理员一名，对全公司电子版档案进展治理。3、公司保密文件档案各密级的定义。、绝密：是公司涉密事务中的核心局部，限极少数人知悉的事项，一旦泄密会使公司利益患病危害和重大损失，涉及公司命运。、机密：是公司涉密事务中比较重要的局部，限少数人知悉，一旦泄密，将给公司造成严峻的损失。、隐秘：公司保密事务中重要程度较低的局部，一旦泄密会对公司造成确定的危害，或者潜在的损失，对公司内部公开，对外部保密均为隐秘级。4、文件档案的存储方法公司的所以档案必需同时以两种形式四种方法存储：纸质档案〔文件盒存于部门文件柜〕、电子档案〔专用电脑存储、移动硬盘存储、刻录光盘存储〕5、文件资料的接收、归档、查阅、借阅、拷贝、接收、接收时间A、文件：复印分发至各部门后，文件档案治理员即可将原件存档。B、记录：依据《记录治理制度》执行。C、其他资料：各部门收集、整理本部门归档的文件资料交于文件档案治理员。、接收程序A、整理需要归档的文件资料。B、归档人员从文件档案治理员处领取一份《文件档案移交清单》或申请一份《文件档案移交清单》电子版。C、资料由归档人员移交，移交填写《文件档案移交清单》，移交人和文件档案治理员检查资料的正确性、完整性，并确认无缺陷后在《文件档案移交清单》上签字。《文件档案移交清单》复印一份，原件及电子版交文件档案治理员保管。D、批记录不用填写《资料移交清单》，移交双方直接在相应的发放回收记录上签字确认即可。、归档、文件档案治理员在接收文件后依据档案分类即时更相应电子台帐。、纸张版：文件档案治理员做好案卷标签和名目后，按类别存放于相应位置。、依据重要性程度保密纸质版文件需要扫描电子版的由各部门档案治理人员到企管部亲自扫描，并责令身边人员回避到安全距离，一般文件档案可以托付行政文员扫描。、电子版档案文件夹与纸质版档案盒一一对应，文件名目也要一一对应。、立卷要做到纸质版文件档案整齐、有序、美观，翻开档案盒第一页为整盒档案的名目，名目的第一个文件应在档案盒的最底部。、每个月各部门依据工作进度所建立的档案电子版〔必需为PDF格式〕，在月例会前一天拷贝到公司特地存档的电脑里，由公司档案治理员做好交接记录，并进展治理。、公司档案治理员每个月定期更存档的移动硬盘；移动硬盘档案与公司特地存档的电脑档案、各部门纸质档案内容保持全都。完成光盘存入公司档案柜。、电子数据：需备份的电子数据由公司的指定人员负责对公司的电子数据资料进展备份，备份的光盘依据备份日期进展编号，编号用黑色油性QGB01 20230701日企管部备份的第一张光盘。备份的光盘上面不得粘贴标签。、查阅一般、隐秘级文件档案经本部门负责人同意后即可查阅，机密和绝密级资料查阅人填写《文件档案查阅、借阅、拷贝申请单》，机密、绝密文件需经部门负责人和总经理逐级批准方可查阅，查阅时不得带出档案室。、借阅、借阅程序：一般、隐秘文件档案经部门负责人批准后到档案室办理借阅手续。机密、绝密资料借阅人须填写《文件档案查阅、借阅、拷贝申请单》，由部门负责人和总经理逐级批准。借阅时做好相应的《文件档案借阅台帐》,记录不得借阅。、借阅期限：隐秘级资料借阅一周后归还，最多可续借一次；机密、绝密级资料必需三天内归还，有特别要求必需在申请中说明。、借阅要求：借阅人必需疼惜资料，保证资料的完整，按时归还，借阅人不得擅自复印借阅资料。文件档案治理员准时催还借阅资料并检查资料是否齐全、有无损坏。、拷贝〔包括复印和拷贝电子版〕需复印的文件资料必需填写《文件档案查阅、借阅、拷贝申请单》，按借阅批准程序经批准后交文件档案治理员，由文件档案治理员复印或拷贝发放，填写《文件档案复印拷贝发放记录台账》。任何人不得私自复印公司任何文件资料或以其它方式转存。6、档案的定期整理。原则上每半年由档案相关责任部门负责人和文件档案治理员对档案室的全部资料进展一次全面清查，更台帐和检索名目，将过期、作废的文件资料从架上移出。也可以依据实际状况每季度整理一次。7、档案的销毁。由文件档案治理员填写《文件档案销毁申请单》，经档案相关责任部门负责人批准后进展销毁，并做好《文件档案销毁记录台账》。销毁时需有现在监视员监视。8、档案安全。文件档案治理员负责档案室安全治理工作，档案柜要排列整齐、划类分区、明显标记、维护良好。档案要完整和安全。做好防火〔放置消防设施〕、防潮〔除湿〕、防虫〔放置驱虫药〕、防霉〔定期清洁后除湿〕、防光〔窗帘遮光〕、防有害气体等档案防护的各项工作，每天离开时要检查门、窗、电是否关闭。9、文件档案的保管、纸质档案由各部门责任人或指定部门内专人负责保管。、电子档案〔专用电脑存储〕由公司档案治理员保管。、移动硬盘由总经理保管。10、文件档案移交、工作需要或档案治理人员调动、离职时应履行档案移交手续，交接双方必需依据移交名目清点核对，并在交接文据上签字确认，部门负责人为监交人。公司档案治理员移交由总经理或托付专人监交。、文件档案治理人员移交后，仍对公司文件档案负有保密义务，严格履行与公司签订的《保密协议》，如有泄密公司将依法追究其责任。11、文件档案治理考核及违规惩罚、文件档案治理列入部门负责人和档案治理人员每个月工作考核，分值55分全扣。总经理考核公司档案治理员，公司档案治理员考核部门负责人，部门负责人考核部门内部档案治理人员。、文件档案治理员不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介