会计基础 项目七

会计基础下篇实务技能篇项目七设置和登记会计账簿目

录CONTENT1认识会计账簿2设置和登记会计账簿3查找和更正错账4更换和保管会计账簿01一、会计账簿的概念与基本内容二、会计账簿与账户的关系三、会计账簿的种类认识会计账簿会计账簿是会计资料的主要载体之一，对于充分发挥会计在经济管理中的作用具有重要意义。设置和登记会计账簿是编制财务报表的基础，是连接会计凭证与财务报表的中间环节。本项目主要介绍会计账簿的概念与基本内容，会计账簿的种类，会计账簿的登记要求，会计账簿的格式与登记方法，对账、结转和更正错账等。项目导读（一）会计账簿的概念会计账簿，简称账簿，是指由一定格式的账页组成，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。（二）会计账簿的基本内容1．封面封面主要用来标明账簿的名称，如总分类账、各种明细分类账、库存现金日记账、银行存款日记账等。（二）会计账簿的基本内容2．扉页主要用来列明会计账簿的使用信息，如科目索引、账簿启用和经管账簿人员一览表等。3．账页是账簿用来记录经济业务的主要载体，包括账户的名称、日期栏、凭证种类和编号栏、摘要栏、金额栏，以及总页次和分户页次等基本内容。账簿与账户的关系是形式和内容的关系。账户是根据会计科目开设的，账户存在于账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体。没有账簿，账户就无法存在。然而，账簿序时、分类地记载经济业务，是在各个具体的账户中完成的，账簿只是一个外在形式，账户才是它的实质内容。（一）按用途分类又称日记账，是按照经济业务发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿。在我国企业、行政事业单位中，库存现金日记账和银行存款日记账是应用比较广泛的日记账。1．序时账簿（一）按用途分类是按照分类账户设置登记的账簿。按其提供核算资料的详细程度不同，分类账簿可分为总分类账簿和明细分类账簿。2．分类账簿（1）总分类账簿，简称总账，是按照总分类账户设置的，总括地反映某类经济活动。主要为编制财务报表提供直接数据资料，通常采用三栏式。（一）按用途分类（2）明细分类账簿，简称明细账，是按照明细分类账户设置的，用来提供明细的核算资料。格式主要有三栏式明细账、多栏式明细账、数量金额式明细账等。2．分类账簿总账对所辖明细账起统驭作用，明细账对总账进行补充和说明。分类账簿是会计账簿的主体，也是编制财务报表的主要依据。（一）按用途分类又称辅助登记簿或补充登记簿，是对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。3．备查账簿备查账簿只是对其他账簿记录的一种补充，与其他账簿之间不存在严密的依存和勾稽关系。根据企业的实际需要设置，没有固定的格式要求。该种账簿可以提供某些有用的参考资料或信息，如代管商品物资登记簿、委托加工材料登记簿等。（二）按账页格式分类是设有借方、贷方和余额三个金额栏目的账簿。各种日记账、总分类账，以及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿1．三栏式账簿又分为设对方科目和不设对方科目两种，区别是在摘要栏和借方科目栏之间是否设有一栏“对方科目”。设“对方科目”栏的，称为设对方科目的三栏式账簿。不设“对方科目”栏的，称为不设对方科目的三栏式账簿。适用于只需要进行金额核算的经济业务。（二）按账页格式分类是在账簿的两个金额栏目（借方和贷方）按需要分设若干专栏的账簿。这种账簿可以按“借方”和“贷方”分设专栏，也可以只设“借方”或“贷方”专栏，设多少栏则根据需要确定。收入、成本、费用明细账一般采用多栏式账簿。2．多栏式账簿（二）按账页格式分类是在账簿的借方、贷方和余额三个栏目内，每个栏目再分设数量、单价和金额三小栏，借以反映财产物资的实物数量和价值量的账簿。原材料、库存商品等明细账一般采用数量金额式账簿。3．数量金额式账簿（三）按外形特征分类简称订本账，是在启用前将编有顺序页码的一定数量账页装订成册的账簿。1．订本式账簿优点是能避免账页散失和防止抽换账页；缺点是不能准确为各账户预留账页。适用于重要的和具有统驭性的总分类账、库存现金日记账和银行存款日记账。（三）按外形特征分类简称活页账，是将一定数量的账页置于活页夹内，可根据记账内容的变化随时增加或减少部分账页的账簿。2．活页式账簿优点是可以根据实际需要增添账页，或抽去不需要的账页，便于分工记账。缺点是账页容易散失和故意被抽换。适用于明细分类账。（三）按外形特征分类简称卡片账，是将一定数量的卡片式账页存放于专设的卡片箱中，可以根据需要随时增添账页的账簿。多用于固定资产的明细分类核算。3．卡片式账簿02一、会计账簿的启用 二、会计账簿的登记要求 三、会计账簿的格式与登记方法四、对账与结转设置和登记会计账簿启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并在账簿扉页上附启用表。从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。按账户顺序编号，并须定期装订成册，装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录以便于记明每个账户的名称和页次。登记会计账簿必须以审核无误的会计凭证为依据，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，如划“√”，表示已经记账，以免重记或漏记。会计账簿中书写的文字和数字应紧靠底线书写，占格距的1/2。发生登记错误时，比较方便进行更正。1．准确完整2．注明记账符号3．书写留空不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。（1）按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录。（2）在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数。（3）在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额。（4）根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。4．正常记账使用蓝黑墨水或者碳素墨水5．特殊记账使用红墨水6．顺序连续登记应当在“借或贷”等栏内写明“借”或“贷”字样，表明余额的方向。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在“余额”栏“元”位处用“

”表示。每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样。也可以将本页合计数及余额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样，以保持账簿记录的连续性，便于对账和结账。不得涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，必须采用正确的方法予以更正。7．结出余额8．过次承前9．采用正确的方法更正（一）日记账的格式与登记方法1．库存现金日记账的格式与登记方法库存现金日记账，是用来核算和监督库存现金日常收、付和结存情况的序时账簿。库存现金日记账的格式主要为三栏式。库存现金日记账必须使用订本账。三栏式库存现金日记账，是用来登记库存现金增减变动及其结果的日记账。设有借方、贷方和余额三个金额栏目，一般将其分别称为收入、支出和结余三个基本栏目。由出纳人员根据库存现金收款凭证、库存现金付款凭证及银行存款付款凭证，按照经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔进行登记。（一）日记账的格式与登记方法1．库存现金日记账的格式与登记方法具体登记方法：（1）日期栏。填制记账凭证的日期，应与库存现金实际收付日期一致。（2）凭证栏。登记收付款凭证的种类和编号，如“库存现金收（付）款凭证”简写为“现收（付）”，“银行存款收（付）款凭证”简写为“银收（付）”。（3）摘要栏。用于简要说明入账经济业务的内容，文字要简练并能将问题说清楚。（4）对方科目栏。登记库存现金收入的来源科目或支出的用途科目，如从银行提取现金，其来源科目（对方科目）为“银行存款”。（一）日记账的格式与登记方法1．库存现金日记账的格式与登记方法具体登记方法：（5）收入栏（或借方栏）。根据现金收款凭证和银行存款付款凭证登记现金的增加。（6）支出栏（或贷方栏）。根据现金付款凭证登记现金的减少。（7）余额栏。每日收付完毕后，计算现金收付的合计数，并根据“上日余额+本日收入−本日支出=本日余额”的公式，逐日结出现金余额，即通常说的“日清”，月终同样要结出当月现金余额，也就是“月结”。不管是日清，还是月结，都要将库存现金日记账的账面余额与库存现金实存数加以核对，以检查现金收付是否有误。如账款不符，应查明原因，报请领导批准并及时处理。库存现金日记账要做到“日清月结”、账实相符，类比做人、做事，同样也要“今日事今日毕”，不能“明日复明日”，并且要经常将自己实际完成的结果与制订的计划相对比，向内使劲，找出差距和原因，做到“账实相符”。（一）日记账的格式与登记方法2．银行存款日记账的格式与登记方法银行存款日记账，是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿。按企业在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。银行存款日记账由出纳员根据与银行存款收付业务有关的记账凭证，按时间先后顺序逐日逐笔进行登记。根据银行存款收款凭证和有关的库存现金付款凭证登记银行存款收入栏，根据银行存款付款凭证登记其支出栏，每日结出存款余额。银行存款日记账的格式主要为三栏式，其格式与登记方法和库存现金日记账基本相同。（二）总分类账的格式与登记方法总分类账是指按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿。最常用的格式为三栏式，设有借方、贷方和余额三个金额栏目。登记方法因登记的依据不同而有所不同。经济业务少的小型单位的总分类账，可以根据记账凭证逐笔登记。经济业务多的大中型单位的总分类账，可以根据记账凭证汇总表或汇总记账凭证等定期登记。（三）明细分类账的格式与登记方法明细分类账是根据有关明细分类账户设置并登记的账簿。它能提供交易或事项比较详细、具体的核算资料，以弥补总账所提供核算资料的不足。在设置总账的同时，还应设置必要的明细账。根据记账凭证和相应的原始凭证进行登记。对于不同类型经济业务的明细分类账，可根据管理需要，依据记账凭证、原始凭证或汇总凭证逐日逐笔或定期汇总登记。固定资产、债权、债务等明细分类账应逐笔登记。种类多、收发频繁的库存商品、原材料等明细分类账可以逐笔登记，也可以定期汇总登记。有关收入、费用和成本等明细分类账可以逐日汇总登记，也可以定期汇总登记。采用活页式账簿或卡片式账簿。明细分类账的格式主要有三栏式、多栏式和数量金额式三种。（三）明细分类账的格式与登记方法1．三栏式明细分类账是设有借方、贷方和余额三个栏目，用以分类核算各项经济业务，提供详细核算资料的账簿。其格式与三栏式总分类账基本相同。主要适用于只进行金额核算而不需要进行数量核算的资本、债权、债务等账户，如“应收账款”“应付账款”“短期借款”“应付职工薪酬”等账户。（三）明细分类账的格式与登记方法2．多栏式明细分类账是根据经济业务的特点和管理的需要，在同一账页内将属于同一总账科目的各个明细科目合并在一张账页上进行登记，即在按照明细项目设若干专栏。适用于收入、成本、费用等账户。（三）明细分类账的格式与登记方法3．数量金额式明细分类账页分为借方、贷方和余额三大栏，在每栏内又分设“数量”“单价”“金额”三小栏。主要适用于既要进行金额核算又要进行数量核算的账户。提供了企业有关财产物资数量和金额收、发、存的详细资料，有助于加强实物管理和使用监督，保证财产物资的安全完整。（四）总分类账与明细分类账的平行登记1．方向相同总分类账户记入借方（贷方），其所辖明细分类账户也应记入借方（贷方）。2．期间相同可以有先有后，但必须在同一会计期间全部登记入账。3．金额相等总分类账户本期借方（贷方）发生额=其所辖明细分类账户本期借方（贷方）发生额合计总分类账户期初（期末）余额=其所辖明细分类账户期初（期末）余额合计（一）对账1．对账的概念对账，就是核对账目，是对账簿记录所进行的核对工作。为了确保账簿记录的正确、完整和真实，在有关经济业务入账之后，必须对账簿记录进行核对。目的就是保证账证相符、账账相符和账实相符。对账工作一般在月末进行，即在记账之后、结账之前进行对账。遇特殊情况，如有人员办理调动手续前或发生非常事件后，应随时进行对账。（一）对账2．对账的内容（1）账证核对是指将账簿记录与会计凭证核对，核对账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容和金额等是否一致，记账方向是否相符，做到账证相符。（一）对账2．对账的内容账账核对的内容：①总分类账簿之间的核对。②总分类账簿与所辖明细分类账簿之间的核对。③总分类账簿与序时账簿之间的核对。④明细分类账簿之间的核对。（2）账账核对是指核对不同会计账簿之间的有关记录是否相符。（一）对账2．对账的内容（3）账实核对是指各项财产物资、债权、债务等账面余额与实有数额之间的核对。账实核对的内容：①库存现金日记账账面余额与库存现金实际库存数逐日核对是否相符。②银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额定期核对是否相符。③各项财产物资明细账账面余额与财产物资的实有数额定期核对是否相符。④有关债权、债务明细账账面余额与对方单位的账面记录核对是否相符。账账核对与账实核对的区别在于：账账核对是同单位的账与账核对；账实核对是不同单位的账与账核对，以及同单位的账与实物资产核对。（二）结账1．结账的概念结账，是一项将账簿记录定期结算清楚的会计工作，就是在会计期末将本期内所有发生的经济业务全部登记入账以后，计算出本期发生额和期末余额。可以对一定期间的账务工作进行结算、了结，并为总括反映财务状况、考核财务成果及编制财务报表提供资料。分为月结、季结和年结。包括：一是结清各种损益类账户，据以计算、确定本期利润。二是结出各资产、负债和所有者权益账户的本期发生额合计和期末余额。（二）结账2．结账的程序（1）结账前，将本期发生的经济业务全部登记入账，并保证其正确性。对于发现的错误，应采用适当的方法进行更正。（2）在本期经济业务全部登记入账的基础上，根据权责发生制的要求，调整有关账项，合理确定应计入本期的收入和费用。（3）将各损益类账户余额全部转入“本年利润”账户，结平所有损益类账户。（4）结出资产、负债和所有者权益账户的本期发生额和余额，并转入下期。上述工作完成后，就可以根据总分类账和明细分类账的本期发生额和期末余额，分别进行试算平衡。（二）结账3．结账的方法（1）对不需按月结计本期发生额的各项应收、应付款明细账和各项财产物资明细账等，月末余额就是本月最后一笔经济业务记录的同一行内余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划单红线，不需要再次结计余额。（2）库存现金日记账、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要在最后一笔经济业务记录下面通栏划单红线，结出本月发生额和余额，在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。（3）对于需要结计本年累计发生额的明细账户，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额

，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划双红线。（二）结账3．结账的方法（二）结账3．结账的方法（4）总账账户平时只需结出月末余额。年终结账时，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏划双红线。（5）年度终了结账时，有余额的账户，应将其余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样，以免混淆有余额的账户和无余额的账户。“结账”划线的目的是突出有关数字，表示本期的会计记录已经截止或者结束，并将本期与下期的记录明显分开。通常，只在年终“本年合计”或“本年累计”下通栏划双红线（表示封账），其他情况下通栏划单红线。03一、错账查找方法 二、错账更正方法查找和更正错账（一）差数法是指按照错账的差数查找错账的方法。在记账过程中只登记了会计分录的借方或者贷方，漏记了另一方，从而形成试算平衡中借方合计数与贷方合计数不等。（二）尾数法是指对于发生的差错只查找末位数，以提高查错效率的方法。这种方法适合于借贷方金额其他位数都一致，而只有末位数出现差错的情况，如只差0.5元，只需看一下尾数有“0.5”的金额，确认是否已将其登记入账。（三）除2法是指以差数除以2来查找错账的方法。当某个借方金额错计入贷方（或相反）时，出现错账的差数表现为错误的2倍，将此差数用2去除，得出的商即是反向的金额。（四）除9法1．位数错位例如，会计人员将300误记为30（属于将数字写小），两者的差是300−30=270，270÷9=30，则30为错误的数字，扩大10倍后即为正确的数字300。再如，会计人员将40误记为400（属于将数字写大），两者的差是400−40=360，360÷9=40，则40为正确的数字，扩大10倍后即为错误的数字400。（四）除9法2．邻数颠倒例如，会计人员将8714误记为8174，两者的差是8714−8174=540，540÷9=60，这表明发生数字颠倒在十位与百位之间。根据商的首位是6，则可判断颠倒的两个数的差是6，这样在账簿记录中就可查找百位数与十位数之间的下列数字，1与7、2与8、3与9，即查找17，28，39中哪一个数字颠倒了。当查到17这个数字时，就可结合该项业务的会计凭证，核对其是否将8714误记为8174。（1）“邻数颠倒”的两个数为什么可以用“除9法”查找错账：以一个两位数为例，假如这个数的十位是X，个位是Y，那么这个数是“10X+Y”，颠倒后变为“10Y+X”，其差数是“9（X-Y）”；以此类推，三位数、四位数……因此，“邻数颠倒”的两个数的差是9的倍数，运用到会计上，即可采用“除9法”查找错账。（2）“邻数颠倒”的两个数的差“除9”后的商：如果是1位数，表明发生数字颠倒在个位与十位之间；如果是2位数，表明发生数字颠倒在十位与百位之间；如果是3位数，表明发生数字颠倒在百位与千位之间；以此类推……（一）划线更正法在结账前发现账簿记录有文字或数字错误，而记账凭证没有错误，应当采用划线更正法。更正时，可在错误的文字或数字上划一条红线，在红线的上方空白处填写正确的文字或数字，并由记账人员和会计机构负责人在更正处盖章，以明确责任。需要注意的是，应将全部数字划销，并保持原有数字清晰可辨，以便审查。记账凭证中的文字或数字发生错误，在尚未过账前，也可用划线更正法更正。【例7-1】记账人员张三，把2365.50误记为3265.50时应做如下更正。（记账凭证上的数字为2365.50）（二）红字更正法更正方法是：用红字填写一张与原记账凭证完全相同的记账凭证，在摘要栏内写明“注销某月某日某号凭证”，并据以用红字登记入账，以示注销原记账凭证，然后用蓝字填写一张正确的记账凭证，并据以用蓝字登记入账。（1）记账后发现记账凭证中应借、应贷会计科目有错误所引起的记账错误。（二）红字更正法更正方法是：按多记的金额用红字填制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，在摘要栏内写明“冲销某月某日第×号凭证多记金额”，以冲销多记的金额，并据以用红