账务处置子系统日常业务处置

第四节账务处理子系统日常处理1第1页主要内容凭证管理账簿管理期末处理2第2页总账系统日常处理是经过凭证处理、记账、期末处理等过程完成会计核实，并经过输出各种账表输出系统处理结果。此系统是一切财务数据搜集点。3第3页总账业务流程图4第4页5第5页一、凭证管理会计凭证是整个会计核实系统主要数据起源，会计凭证正确性将直接影响到整个会计信息系统真实性、可靠性，所以系统必须能确保会计凭证录入数据正确性。包含凭证输入、凭证审核、凭证输出、凭证汇总和记账等过程。6第6页（一）凭证输入

记账凭证内容普通包含两部分：一是凭证头部分，包含凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包含摘要、会计分录和金额等。假如输入会计科目有辅助核实要求，则应输入辅助核实内容。7第7页辅助核实往来业务编号第8页（1）凭证头部分

1）凭证字。输入设置时已定义凭证类别编号或名称。2）凭证号。普通地，凭证号由系统自动产生,并对连续性进行控制。编号由凭证类别编号和凭证次序编号组成，如：收款1、收款2等。

1、凭证输入内容9第9页

3）业务日期：凭证录入日期，可修改4）附件张数，即本张凭证所附原始凭证张数。10第10页三、网络课程制作特色（2）凭证正文部分

1)摘要。即对本凭证所反应经济业务内容说明。凭证每行必须有摘要内容，不一样行摘要内容能够不一样，每行摘要将随其内容在明细账、日志账中出现。2)科目。输入科目时,普通输入科目编码，计算机将依据科目编码自动切换为对应会计科目名称。输入科目编码必须在建立科目时已经定义，必须是最底层科目编码。录入科目代码，能够按F7查询

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3）金额。金额不能为“零”；红字以“－”号表示（冲销业务时）；会计科目借贷双方金额必须平衡。4）核实项目标内容。假如在科目设置时定义了对应“核实项目”，则在输入每笔分录时，同时输入核实项目标内容。

12第12页13第13页5）累计。自动计算借方科目和贷方科目标金额累计数。6）制单人签字。系统依据当前进入本功效时操作员姓名自动输入。14第14页2、辅助核实数据输入当会计科目有辅助核实要求时，会出现辅助核实内容，如部门，客户，职员等。（1）外币核实科目 如收到外商投资款20,000美元，汇率8.05电汇，编号45615第15页16第16页（2）数量核实科目 如新购空白光盘一批2元×100片，转账支票号90117第17页18第18页（3）往来科目：如收回客户欠应收帐款在输入科目回车后，光标移至此处19第19页（4）部门核实如报销本月管理人员通讯费借：管理费用–通讯费—市场部–李丹贷：库存现金20第20页（5）银行类科目如提取现金10000元备用，现金支票号12321第21页3、凭证输入辅助功效惯用摘要输入功效（按F7）：22第22页23第23页惯用凭证输入功效：调入模式凭证24第24页4、凭证输入正确性控制办法凭证类型和编号：系统自动按分类编号，防止重号、漏号，不可修改制单日期：制单日期控制不能为已结账月份，缺省用系统日期，用户可依据情况改，但日期要随凭证编号增加而递增。会计科目有效控制。系统对输入会计科目进行存在性检验、是否最末级科目检验和符合相关要求检验。如非法对应科目检验:如收款凭证中借方必要有“现金”、“银行存款”，付款凭证中贷方必要“现金”、“银行存款”，但转账凭证中不能出现“现金”、“银行存款”金额控制：科目金额不能为零。保留凭证时，系统安装“有借必有贷，借贷必相等”标准检验数据是否可接收。25第25页26第26页（二）凭证查询27第27页审核是指由含有审核权限操作员按照会计制度要求，对制单人填制记账凭证进行正当性检验。主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等假如审查认为错误或有异议凭证，应交与填制人员修改后，再审核。经过审核后记账凭证才能作为正式凭证进行记账处理。（三）审核凭证28第28页注：审核人和制单人不能是同一个人,取消审核只能由审核人进行。 凭证一旦进行了审核，就不允许对其进行修改和删除，必须经过取消审核操作后才能对凭证进行修改和删除。29第29页

审核方法有目测法、二次录入效验（双敲审核）,最惯用方法是目测法。 目测法时,可直接依据原始凭证,对屏幕上显示记账凭证进行审核,对正确记账凭证,执行审核命令，计算机在凭证上填入审核人名字；对错误记账凭证，不予审核或执行标错命令。

30第30页31第31页32第32页33第33页（四）凭证汇总记账凭证全部输入完成后，可依据输入汇总条件，有条件地对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表。进行汇总凭证能够是已记账凭证，也能够是未记账凭证，所以，财务人员能够在凭证未记账前，随时查看企业当前经营情况和其它财务信息，同时还能够依据数据异常情况检验工作中失误，从而确保凭证准确性。34第34页35第35页36第36页（五）过账凭证过账就是系统将已录入记账凭证依据其会计科目登记到相关明细账薄中过程。37第37页38第38页记账处理过程记账凭证检验：检验凭证是否平衡，假如有不平衡凭证时不能记账。保护记账前状态：记账前，系统将自动进行硬盘备份,保留记账前数据。开始记账:由计算机按照预先设计记账程序自动进行正当性检验、科目汇总、登记账簿等操作打开科目发生额/余额表及银行对账、辅助核实信息，从凭证文件取统计，按照科目发生额/余额表数据要求分类汇总相关科目标发生额/余额，-逐层汇总、更新上级科目标发生额/余额，同时更新辅助核销信息。记账标志：39第39页40第40页41第41页检验上月是否过账或结账:上月未过或结账时，本月不能过账。检验是否经过审核:若有未经过审核凭证时，不能过账。检验凭证是否平衡:假如有不平衡凭证时不能过账。过账中止发生在正式记账过程中，先经过“反过账”恢复上次未完整过账处理前状态。过账处理需注意问题42第42页43第43页（六）凭证修改（1）过账前凭证修改未审核凭证：直接修改已审核：反审核后修改，再审核44第44页(2）过账后修改 凭证过账后凭证发觉有误，可经过冲销和补充凭证法修改凭证金额少记，科目和方向正确----补充凭证比如：报销差旅费1000元，但在编制凭证时误记为100元，并已登记入账。更正方法是编制调整凭证，会计分录以下：借：财务费用900贷：银行存款900摘要栏注明：调整××号某类凭证45第45页凭证金额多记，借、应贷科目和方向正确，采取负数冲销法（红字冲销法）比如：计提短期借款利息1000元，但在编制凭证时误记为1100元，并已登记入账。更正方法是：将多记金额100（1100-1000）元，填写一张会计科目、记账方向、与原凭证相同，金额为100元负数凭证用以冲销多记金额，会计分录以下： 借：财务费用-100 贷：应付利息-100摘要栏注明：冲销（或调整）××号某类凭证。46第46页47第47页二、账簿管理企业发生业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式会计账簿，对发生经济业务进行查询、统计分析操作要经过账簿输出与管理模块完成。操作者指定输出条件后，系统对数据库中数据进行暂时处理，形成所需要数据。总账子系统提供账簿包含：分类账、明细账、日志账、科目发生额/余额表、辅助核实账簿等。48第48页总分类账反映各科目各月借方或贷方发生额、本年累计、期初和期末余额总分类账簿可引出为Excel等数据文件。49第49页50第50页科目余额表反映各科目本月借方或贷方发生额、本年累计发生额、期初和期末余额51第51页52第52页明细分类账反应各科目标本期发生明细账数据，有凭证号，摘要等信息。53第53页查看该科目总账数据查看下一个科目明细账54第54页多栏式明细账反应全部明细科目和核实科目标发生额，如管理费用下折旧、工资福利、通讯费55第55页核实项目分类总账反应某类核实项目，比如与客户、部门、供给商相关全部科目标业务。56第56页57第57页三、期末处理

期末处理是指会计人员在每个会计期末要完成一些特定会计处理工作，如一些费用计提、摊销、调汇、结转损益类科目等等。期末处理每个月只能做一次。58第58页自动转账在会计业务中有一类凭证，每个月有规律重复出现。比如:每个月都需要将制造费用转生产成本凭证等。这些凭证摘要、借贷方科目每个月基本不变，金额起源或计算方法也相当固定。所以，能够把这类凭证摘要、借贷方科目、金额起源或计算方法预先制成模板，称为自动转账凭证定义。使用时，选择需要自动转账凭证模板生成凭证，系统就会按照定义生成对应凭证，无须会计人员每个月重复编制，这就是账务处理中自动转账。59第59页摊销应由本月负担报刊杂志费。自动转账60第60页61第61页自动转账凭证格式设置完成之后，在需要生成对应转账凭证时，就能够生成记账凭证了。注意：不能忘记要将“自动结转”生成转账凭证审核过账。62第62页汇率调整主要用于对外币核实账户在期末自动计算汇兑损益，生成汇兑损益转账凭证。注意：不能忘记要将“期末调汇”生成转账凭证审核过账。63第63页结转损益能够将全部损益类科目标本期余额全部自动转入本年利润科目，自动生成结转损益记账凭证注意：在结转损益前用户一定要将全部凭证全部录入并审核过账(包含自动转账生成凭证），不然结转损益数据不正确！64第64页期末结账在本期全部会计业务全部处理完成之后，就能够进行期末结账了。系统数据处理都是针对于本期，要进行下一期间处理，必须将本期账务全