管理计量学课件-管理信息系统的管理与评价

管理信息系统的管理与评价8.1管理信息系统开发的项目管理8.1.1信息系统开发中项目管理的特点1.项目管理的概念项目管理是指在一定资源如时间、资金、人力、设备、材料、能源和动力等约束条件下，为了高效率地实现项目的既定目标(即到项目竣工时计划达到的质量、投资和进度)，按照项目的内在规律和程序，对项目的全过程进行有效的计划、组织、协调、领导和控制的系统管理活动。项目的管理是“一把手”工程，领导参与是关键。项目经理必须合理配置项目参加人员，制定项目建设的有关规范，及时产生详尽的报表，正确评价项目的进展情况。2.加强信息系统开发项目管理的重要意义(1) 可以进行系统的思考，进行切合实际的全局性安排。(2) 可为项目人力资源的需求提供确切的依据。(3) 通过合理的计划安排对项目进行最优化控制。(4) 能够提供准确、一致、标准的文档数据。3.信息系统开发项目管理的工作流程管理信息系统开发项目管理的工作流程与信息系统开发过程的阶段划分有关。各个阶段的主要活动如下。1) 系统规划(1) 战略规划，根据组织的目标与发展战略确定信息系统的发展战略。(2) 组织信息，需求分析对组织的信息需求进行总体分析，确定信息系统的总体结构方案，划分建设项目。(3) 资源分配，对系统建设所需各类资源进行估计与安排。2) 系统分析(1) 系统初步调查，开发项目的可行性研究，现行系统的详细调查，新系统逻辑方案的提出与开发。(2) 系统设计系统总体结构设计，数据存储设计，输入、输出设计，处理过程设计，计算机与网络系统方案的选择。(3) 系统实施软件编程与软件包的购置，计算机与网络设备的安装与调试，系统测试，新旧系统的转换。3) 系统运行与维护系统运行与维护包括：系统运行的组织与管理，系统评价，系统的纠错性维护，适应性维护，完善性维护，预防性维护，系统更新，现行系统问题分析，以及新系统建设的启动。4.信息系统开发中项目管理的阶段划分管理信息系统开发的项目管理可分为两个阶段，即立项与可行性论证阶段和项目实施管理阶段。1) 立项与可行性论证阶段对于管理信息系统的项目开发前期，一般分为两步：第一步为初步可行性研究，即进行初步调查，提出项目建议书；第二步为可行性研究，即正式研究阶段。第一步的项目建议书被项目主管部门批准后，项目就被列入计划，也就是项目立项。接下来就可以开始正式的可行性研究，项目是否正式实施还有待可行性研究报告是否被审查批准。对一些小项目，上述过程可以从简。可行性研究是在项目开发前期对项目的一种考察和鉴定，对拟议中的项目进行全面的、综合的调查研究，其目的是要判断项目可行与否。信息系统技术可行性研究要从系统开发的计划出发，论述系统开发力量的可行性，同时论证系统方案中所采取的各种技术手段上是否可以实现。信息系统经济可行性研究主要是对项目进行经济评价，分析系统建设投资的可能性以及评价系统运行之后给组织带来的效益。信息系统营运可行性研究要给出的方案是否可以从人力、物力和组织工作等方面保证项目按计划完成实施，还要说明项目开发后在经济、技术和环境等方面能否保证系统正常运行。2) 项目实施管理阶段。项目实施管理的目的是通过计划、检查和控制等一系列措施，使系统开发人员能够按项目的目标有计划地进行工作，以便成功地完成项目。项目组的人员组成应面向项目而不是按专业进行组织，一般由项目负责人领导，项目组内可按任务进行再分组。当大型的信息系统项目分为多个子项目进行开发时，需要有一个总的项目管理组负责对各个子项目的公共部分作出指导、协调和管理，各个子项目相应有各自的项目管理小组。项目实施管理的主要内容包括：开发管理、测试管理、运行管理和项目后评价管理。开发管理的主要内容有：制定文档，预计需要的资源，费用估算，安排工作任务和日程，定期做评审，质量保证管理，开发总结报告，以及处理意外情况等。测试管理的主要内容有：制定测试计划，测试分析并报告，编制用户手册。运行管理的主要内容有：人员的组织与管理，设备和资料管理，财政预算与支出管理，作业时间管理。项目后评价管理的主要内容有：技术水平与先进性评价，经济与社会效益分析，系统的内在质量评价，系统的推广使用价值评价，以及系统的不足之处与改进意见等。项目实施管理贯穿于系统分析、系统设计、系统实施、系统维护和评价的整个系统开发过程。项目管理的工作程序和组织界限是非常重要的，有必要建立项目管理的总体框架，以引导人们成功地建设信息系统。步骤如下。(1) 问题分析。初始调查要由拥有经验的人员而不是新手去做，对项目应当认真研究和估价其变革的程度、项目的内涵和最终实现的成本。(2) 选择正确的项目。在选择项目时，应注意首先开始的项目要限制规模，以保证成功率一般应在一年内能看到成果。大项目可以分成子项目，以表明完成的进度。(3) 选任项目负责人。项目负责人(项目经理或项目组长)负责项目日常事务，并且负责按给定的时间、成本和质量去实现项目目标。其任务包括编制项目计划，建立和培训项目队伍，以及分配和协调项目任务。(4) 具体指明责任。用户负责人应主持决定整个项目中用户参与程度。项目负责人要直接向用户负责人汇报工作。(5) 建立项目计划和确定工作标准。项目计划包括组织计划、工程计划、会议计划、环境设施计划和成本计划等内容。目前，常用的计划方法有甘特图法、计划评审法(ProgramEvaluationandReviewTechnique，PERT)等。工作标准是对计划执行程度的度量，标准应简单明确、易于衡量、能够实现，并且带有强制性。(6) 限定任务。具体指明任务细节。在编制项目计划中，项目负责人必须决定要完成哪些任务，如何去完成，哪些资源能用，谁完成和用多长时间完成。要想保证信息系统开发工作的顺利启动，首先要建立项目的组织机构——项目组。项目组可以由负责项目管理和开发的不同方面的人员组成，项目组由项目组长或项目经理来领导。一般来说，可以根据项目经费的多少和系统的大小来确定相应的项目组。项目组根据工作需要可设若干小组，小组的数目和每个小组的任务可以根据项目规模、复杂程度和周期长短来确定，可以设立的小组有：过程管理小组、项目支持小组、质量保证小组、系统工程小组、系统开发与测试小组以及系统集成与测试小组等。1.项目经理(项目组长)项目经理(项目组长)是整个项目的领导者，其任务是保证整个开发项目的顺利进行，负责协调开发人员之间、各级最终用户之间、开发人员和广大用户之间的关系。同时，他拥有资金的支配权，可以把资金作为强有力的工具来进行项目管理，对项目经理的资金运用情况可采用定期向上级汇报等方法进行合理监督。项目经理在实施项目领导工作时，要时刻注意所开发的系统是否符合最初制定的目标；在开发工作中是否运用了预先选择的正确的开发方法；哪些人适合于做哪些工作等。8.1.2项目管理在信息系统开发中的组织机构设置对于小型项目，项目经理可以独立进行工作，直接管理各类开发技术人员，必要时可以求得外部机构的支持；对于中型项目，应划分出各个任务的界限，由不同的人去管理，项目经理通过这些人来实施各项管理工作；对于大型项目，应有专门的管理机构进行辅助管理，项目经理应能保证其思想的实施，并通过管理机构对开发技术人员的工作实施管理，同时注意对其产品的审核。2.过程管理小组过程管理小组的任务是负责整个项目的成本及进度控制、进行配置管理、安装调试、技术报告的出版、培训支持等项任务，这是一个综合性的机构，用以保证整个开发项目的顺利进行。3.项目支持小组项目支持小组的任务是保障后勤支持，它要及时提供系统开发所需要的设备、材料；负责进行项目开发的成本核算；负责合同管理、安全保证等。特别是对大型项目而言，由于其涉及的资金巨大、开发人员众多、材料消耗也多，尤其要进行科学的管理。4.质量保证小组质量保证小组的任务是及时发现影响系统开发质量的问题并给予解决。问题发现越早，对整个项目的影响越小，项目成功的把握就越大。5.系统工程小组由于信息系统开发是一项系统工程，因此可以按照工程的一般特性，用系统的观点制定出系统开发各个阶段的任务，这是系统工程小组的工作职责，即将整个开发过程按阶段划分出若干个任务，规定好每个任务的负责人、任务的目标、检验标准以及完成任务的时间等。只有明确每一项任务的责、权、利，才能使得开发工作顺利进行。6.开发与测试小组开发与测试小组的任务是充分利用系统开发的一些关键技术、开发模型以及一些成熟的商品软件从事各子系统的开发与集成，并对各子系统进行测试。这是整个开发项目的关键，因此要组织好该小组的成员，并采用统一的方法和标准进行工作。7.系统集成与安装调试小组系统集成是对整个信息系统进行综合的过程，该小组成员在充分注意软件、硬件产品与所开发的信息系统之间的结合、注意最大限度地保证系统可靠性及发挥系统的最高效率的前提下完成信息系统的软件、硬件等各方面的集成，并做好整个系统的测试与安装调试工作。8.1.3信息系统开发中项目管理的内容与步骤在具体实施管理信息系统开发项目管理时，可按任务分解、计划安排、项目经费管理、项目审计与控制和项目风险管理五个步骤来进行。1.任务分解任务分解(Work

Breakdown

Structure，WBS)，又叫任务划分或工作分解结构，是把整个信息系统的开发工作定义为一组任务的集合，这组任务又可以进一步划分成若干个子任务，进而形成具有层次结构的任务群。使任务责任到人，落实到位，运行高效。1) 任务划分的内容任务划分包括的内容有：任务设置，资金划分，任务计划时间表，协同过程与保证完成任务的条件。任务设置是在统一文档格式的基础上详细说明每项任务的内容、应该完成的文档资料、任务的检验标准等；资金划分是根据任务的大小、复杂程度，所需的硬件、软件、技术等多种因素确定完成这项任务所需的资金及分配情况；任务计划时间表是根据所设置的任务确定完成的时间；协同过程与保证完成任务的条件是指在任务划分时要考虑为了完成该项任务所需要的外部和内部条件，即哪些人需要协助、参与该项任务，保证任务按时完成的人员、设备、技术支持和后勤支持是什么等。在进行了任务划分之后，将这些任务落实到具体的人，并建立一张任务划分表，在这张表中标明任务编号、任务名称、完成任务的责任人，其中任务编号是按照任务的层次对任务进行编码，层次最高的任务为1，2，3，……对任务1的分解为1.1，1.2，1.3，……对任务2的分解为2.1，2.2，2.3，……以此类推。2) 任务分解的方法任务分解的主要方法有以下3种。(1) 按系统开发项目的结构和功能进行划分。即可以将整个开发系统分为硬件系统、系统软件、应用软件系统。硬件系统可分为服务器、工作站和计算机网络环境等，考虑这些硬件的选型方案、购置计划、购置管理、检验标准和安装调试计划等内容，制定相应的任务；系统软件可划分为网络操作系统软件、后台数据库管理系统和前台开发平台等，考虑这些软件的选型、配件、购置和安装调试等内容并制定相应的任务；对于应用软件系统可将其划分为输入、显示、查询、打印和处理等功能，考虑对系统进行需求分析、总体设计、详细设计、编程、测试、检验标准、质量保证和审查等内容并制定相应的任务。(2) 按系统开发阶段进行划分。即按照系统开发中的系统分析、系统设计、系统实施及系统实施中的编程、系统测试、系统安装调试、系统试运行和系统运行等各个阶段划分出每个阶段应该完成的任务、技术要求、软硬件系统的支持、完成的标准、人员的组织及责任、质量保证和检验及审查等项内容，同时还可根据完成各阶段任务所需的步骤将这些任务进行更细一级的划分。(3) 将上两步合起来进行划分。采用这种方法主要是从实际应用考虑，兼顾两种方法的不同特点而进行。在进行任务划分过程中应特别注意两点：一是划分任务的数量不宜过多，但也不能过少。过多会引起项目管理的复杂性与系统集成的难度；过少会对项目组成员，特别是任务负责人有较高的要求，而影响整个开发。因此应该注意任务划分的恰当性。二是在任务划分后应该对任务负责人赋予一定的职权，明确责任人的任务、界限、对其他任务的依赖程度、确定约束机制和管理规则。2.计划安排依据任务划分即可制定出整个开发及项目管理计划，并产生任务时间计划表。开发计划可以划分为计算机硬件系统及系统软件配置计划、应用软件开发计划、测试和评估计划、验收计划、质量保证计划、系统工程管理计划和项目管理计划等。(1) 计算机硬件系统、系统软件配置计划包括：建立系统基准，配置、选型、购置、安装调试过程，在变化的情况下如何保持系统基准的稳定，最终产品的文档。(2) 应用软件开发计划包括：将用户需求转化为相应的项目，软件开发过程，集成软件的过程，测试软件的过程。(3) 测试和评估计划包括：整个系统的集成，整个系统的测试，给用户展示系统的工作情况，准备给用户使用系统。(4) 验收计划包括：准备验收文档，如何将最终系统提供给用户。(5) 质量保证计划包括：验证开发质量，确定外部产品质量。(6) 系统工程管理计划包括：管理全部系统开发任务，跟踪用户对系统开发的需求。(7) 项目管理计划包括：何时及如何完成任务、建立完成的策略和标准，各种计划的协调。计划安排还包括培训计划、安装计划和安全性保证计划等。当这些计划制定出来后，可以画出任务时间计划表，表明任务的开始时间、结束时间，表明任务之间的相互依赖程度。这个任务时间计划表可以按照任务的层次形成多张表，系统开发的主任务可以形成一张表，它是所有子任务时间计划表建立的基础。3.项目经费管理项目经费管理是信息系统开发项目管理的关键因素，项目经理可以运用经济杠杆来有效控制整个开发工作，达到事半功倍的效果。在项目管理中，赋予任务负责人一定职责的同时，还要赋予其相应的支配权，也要对其进行适当的控制。在经费管理中要制订两个重要的计划，即经费开支计划和预测计划。(1) 经费开支计划包括：完成任务所需的资金分配，确认任务的责权和考虑可能的超支情况，系统开发时间表及相应的经费开支。经费开支如果需要变动，应及早通知项目经理。(2) 预测开支计划包括：估计在不同的时间所需的经费情况，了解项目完成的百分比，与经费开支计划相比较。预测开支应允许项目经理做有计划的经费调整。4.项目审计与控制相应的管理内容和步骤如下。(1) 制定系统开发的工作制度，按照所采用的开发方法，针对每一类开发人员制定出其工作过程中的责任、义务、完成任务的质量标准等。(2) 制定审计计划，按照总体目标和工作标准制定出进行审计的计划，以便对执行结果进行审计。(3) 分析审计结果，按计划对每项任务进行审计，分析执行任务计划表和经费的变化情况，确定需要调整、变化的部分。(4) 控制，即根据任务时间计划表和审计结果，掌握项目进展情况，及时处理开发过程中出现的问题，及时修正开发工作中出现的偏差，保证系统开发工作的顺利进行。5.项目风险管理任何一个系统开发项目都应具有风险管理，这样才能充分体现出成本分析的优点，在风险管理中应注意以下6点。(1) 技术方面必须满足需求，应尽量采用商品化技术，这样可以降低系统开发的风险。(2) 开销应尽量控制在预算范围之内。(3) 开发进度应尽量控制在计划之内。(4) 应尽量与用户沟通，不要做用户不知道的事情。(5) 充分估计到可能出现的风险，注意倾听其他开发人员的意见。(6) 及时采纳减少风险的建议。总之，风险管理也是项目管理的重要内容，是项目经理的特别职责。风险管理过程可以划分为以下几个步骤。1) 风险辨识首先列出一个潜在问题表，然后再考虑其中有哪些问题会出现风险。风险的确定应听取技术专家和广大用户的意见。潜在的风险源包括以下4种。(1) 在总体规划和系统分析阶段所进行的需求分析不完全、不清楚、不稳定、不可行，最终影响软件集成和系统集成。设计结果的可用性、可实施性、可测试性较差，影响系统的后续开发工作。(2) 在程序设计过程中，可能出现的非一致性或系统的支持较差。(3) 在整个开发过程中，遇到困难和问题时，开发人员可能出现的矛盾和不协调性将影响系统开发的质量和开发进度。(4) 在实施项目管理过程中，计划的准确性、可监控性、经费运用及分配情况等都将对整个开发工作产生影响。2) 风险分析对辨识出的风险进行进一步的确认后分析风险概况，即假设某一风险出现后，分析是否会有其他风险出现，或是假设这一风险不出现，分析它将会产生什么情况，然后确定主要风险出现最坏情况后，如何将此风险的影响降低到最小；同时，确定主要风险出现的个数及时间。3) 风险缓和通过对风险的分析确定出风险的等级，对高级的风险要制定出相应的对策，采取特殊的措施予以处理，并指定专人负责重要风险项目的实施，同时在风险管理计划中进行专门的说明。4) 风险跟踪对辨识后的风险在系统设计开发过程中进行跟踪管理，确定还会有哪些变化，以便及时修正计划。具体内容包括：实施对重要风险的跟踪，每月对风险进行一次跟踪，风险跟踪应与项目管理中的整体跟踪管理相一致，风险的内容和对项目开发的影响应随着时间的不同而相应的变化。因此，在项目实施管理过程中，随时研究项目的风险并作出相应的对策是管理工作不可缺少的。通常影响项目内在风险的因素有三个：项目的规模、业务的结构化程度和项目的技术难度。把这三种因素的高低(或大小)组合起来，所可能产生的8种项目风险估计。项目管理中风险管理方法是根据项目风险水平进行组织和管理的。为了搞好项目管理，可采用以下4种措施和技术。(1) 项目组与用户结合的外部结合措施和技术，如用户项目管理组织、用户参加的项目小组和用户指导委员会。(2) 项目组协调工作的内部结合措施和技术，如项目评审会、备忘录和项目组参与决策。(3) 任务结构化、条理化的规范的计划措施和技术，如关键路线图、抓重大事件以及项目审批程序等。(4) 估计项目进程的规范化控制措施和技术，如具有差异分析的一系列正式的状态报告。显然地，如果一个风险高的项目获得成功，将能得到最大的期望效益。当冒着某种风险去实现规模大、非结构化的高技术项目时，把具有不同风险和不同项目组织管理的一些项目结合起来，可以使企业获得令人满意的结果。对信息系统的建设来说，项目管理中风险管理十分重要，因为其涉及方方面面的开发人员和广大的最终用户。为了保证系统开发的顺利进行，除了要建立一整套的管理职责和规范，坚持将一种正确的开发方法贯穿始终外，还要做好各类人员的思想沟通，“使开发项目组的全体人员自始至终都能保持一个声音说话”。8.2管理信息系统的运行管理8.2.1管理信息系统的运行管理目标和内容1.信息系统运行管理的目标信息系统运行管理的目标就是对信息系统的运行进行实时控制，记录其运行状态，进行必要的修改与扩充，以便使信息系统真正符合管理决策的需要，为管理决策者服务。2.信息系统运行管理的内容1) 信息系统日常运行的管理(1) 数据的收集，一般包括数据收集、数据校验及数据录入3项子任务。(2) 完成例行的信息处理及服务工作，常见的工作包括：例行的数据更新、统计分析、报表生成、数据的复制及保存以及与外界的定期数据交流等。(3) 安排专职人员负责计算机本身的运行与维护。(4) 系统的安全管理。2) 信息系统运行情况的记录在信息系统的运行过程中，需要收集和积累的资料包括以下5个方面。(1) 有关工作数量的信息。(2) 工作的效率。即系统为了完成所规定的工作，占用了多少人力、物力及时间。(3) 系统所提供的信息服务的质量。(4) 系统的维护修改情况。(5) 系统的故障情况。上述5个方面中，通常在正常情况下的运行数据是比较容易被忽视的。因为发生故障时，人们往往比较重视对有关的情况加以及时的记载，而在系统正常运行时，则不那么注意。事实上，要全面地掌握系统的情况，必须十分重视正常运行时的情况记录。如果缺乏平时的工作记录，就无从了解瞬时情况。如果没有日常的工作记录，表示可靠性程度的平均无故障时间指标就无从计算。对于信息系统来说，这些信息的记载主要靠手工方式记录。对于信息系统来说，各种工作人员都应该担负起记载运行信息的责任。3) 对系统运行情况进行检查与评价信息系统在其运行过程中除了不断进行大量的管理和维护工作外，还要在高层领导的直接领导下，由系统分析员或专门的审计人员会同各类开发人员和业务部门经理共同参与下，定期对系统的运行状况进行审核和评价。为系统的改进和扩展提供依据。系统评价一般从以下3个方面考虑。(1) 系统是否达到预定目标，目标是否需做修改。(2) 系统的适应性、安全性评价。(3) 系统的社会经济效益评价。对系统定期进行各方面的审计与评价，实际上是看系统是否仍处于有效适用状态。8.2.2信息系统运行管理的组织与人员配置1.信息系统运行的组织目前企业常见的信息系统运行组织机构主要有两种方式。(1) 信息中心在经理之下、各职能部门之上，有利于信息资源的共享，并且在系统运行过程中便于协调和决策，但容易造成脱离管理或服务较差的现象。(2) 信息处与其他职能部门平行，其特点是信息资源可以为整个企业共享，但信息处理的决策能力较弱，系统运行中有关的协调和决策工作将受到影响。由于目前计算机、网络和通信等各项技术的发展，客户/服务器体系结构的运用，信息系统在企业组织中的地位最好是将上述两种方式结合在一起，各尽其责。信息中心主任最好是由企业组织中的副总经理兼任，这样更有利于加强信息资源管理。2.人员配置人员管理的三个方面的内容如下。(1) 明确地规定其任务及职权范围，尽可能确切地规定各类人员在各项业务活动中应负的责任，应做的事情，办事的方式，工作的次序。简单地说，要有明确的授权。(2) 对于每个岗位的工作要有定期的检查及评价，为此，对每种工作都要有一定的评价指标。这些指标应该尽可能有定量的尺度，以便检查与比较。这些指标应该有一定的、客观的衡量办法，并且要真正按这些标准去衡量各类工作人员的工作，即必须有检查和评价。(3) 要在工作中对工作人员进行培训，以便使他们的工作能力不断提高，工作质量不断改善，从而提高整个系统的效率。3.系统主管人员的责任及其绩效评价原则系统主管人员的责任是：组织各方面人员协调一致地完成系统所担负的信息处理任务、掌握系统的全局，保证系统结构的完整，确定系统改善或扩充的方向，并按此方向组织系统的修改及扩充工作。其工作的评价标准应是整个应用系统在管理中发挥的作用及其效益。数据收集人员的责任是：及时、准确、完整地收集各类数据，并通过所要求的途径把它们送到专职工作人员手中。数据是否准确、完整、及时，则是评价他们工作的主要指标。数据校验人员(或称数据控制人员)的责任是：保证送到录入人员手中的数据从逻辑上来讲是正确的，即保证进入信息系统的数据正确地反映客观事实。在系统内部发现的不正确数据的数目及比例，是衡量校验人员业务水平的主要指标。数据录入人员的任务是：把数据准确地送入计算机。录入的速度及差错率是他们工作的主要衡量标准。硬件和软件操作人员的任务是：按照系统规定的工作规程进行日常的运行管理。系统是否安全正常地运行是对他们工作的最主要的衡量指标。程序员的任务是：在系统主管人员的组织之下，完成系统的修改和扩充，为满足使用者的临时要求编写所需要的程序。编写程序的速度和质量是他们工作情况的衡量标准。4.企业信息系统管理人员的学习培训信息系统的主管人员应该鼓励并组织各类人员进行知识更新和技术学习。给予时间、创造条件，使他们能够在完成日常工作的同时，在业务知识和工作能力上不断进步。各类人员的知识更新或业务学习，无疑应该围绕工作的需要来进行。8.2.3信息系统运行管理制度的建立与实施企业启用新管理信息系统后，便进入长期的使用、运行和维护期。为保证系统运行期正常工作，就必须明确规定各类人员的职权范围和责任，建立和健全信息系统管理体制，保证系统的工作环境和系统的安全，为此要有效地利用运行日志等对运行的系统施行监督和控制，这也是系统正常运行的重要保证。作为高层领导的经理要定期检查系统运行情况，发现问题及时处理；而信息管理部门的负责人除了要负责监督系统运行外，还要对本部门各类人员的工作进行检查和监督，积极做好各类人员的管理工作，只有这样才能保证信息系统为各层管理服务，充分发挥信息资源的作用。1.信息系统运行的机房管理专用机房要有一套严格的管理制度，正式行文并张贴在墙上。该制度主要包括：操作人员的操作行为。例如，开机、关机、登记运行日记和异常情况处理等；出入机房人员的规定；机房的电力供应；机房的温度、湿度和清洁度；机房安全防火等；严格禁止上网玩游戏和与外来盘互相复制，防止计算机病毒感染和传染；不得在带电状态下拔、插机器部件和各电线、电缆。2.信息系统运行管理系统的运行是长期的，而不是突击性的，要使每一个操作计算机的人养成遵守管理制度的习惯。对运行中的异常情况要做好记录、及时报告，以便得到及时处理，否则可能酿成大问题，甚至出现灾难性故障。系统中的数据是企业极其宝贵的资源，禁止以非正常方式修改系统中的任何数据。数据备份是保证系统安全的一个重要措施，它能够保证在系统发生故障后能恢复到最近的时间界面上。重要的数据必须每天备份，可使用两套软盘，单日用A套软盘，双日用B套软盘。每周要对软盘做一次格式化，以便清除软盘上的坏区。一些系统在发生对数据的重要修改前也应有相应的备份功能，以便保证系统数据的绝对安全。3.信息系统运行日记运行日记的内容应当包括：①时间；②操作人；③运行情况；④异常情况，如发生时间、现象、处理人、处理过程、处理记录文件名、在场人员等；⑤值班人签字；⑥负责人签字。系统运行日记主要为系统的运行情况提供历史资料，也可为查找系统故障提供线索，因此运行日记应当认真填写、妥善保存。4.信息系统运行的档案管理信息系统档案包括：①系统开发阶段的可行性分析报告；②系统说明书；③系统设计说明书；④程序清单；⑤测试报告；⑥用户手册；⑦操作说明；⑧评价报告；⑨运行日记；⑩维护日志等。上述文档是系统的重要组成部分，要做好分类、归档工作，进行妥善、长期保存。档案的借阅也必须建立严格的管理制度和必要的控制手段。8.3管理信息系统的评价8.3.1系统评价的概念从广义上来讲，系统评价应贯穿于系统整个生命周期各个阶段的重要决策手段和工作环节之中。例如，在系统分析阶段进行的可行性分析评价、在系统设计阶段进行的系统设计方案的评价以及在系统实施阶段要进行的正确性评价等。从狭义上理解，系统评价为系统投入运行以后的评价。管理信息系统的评价历来是一项困难的工作，之所以困难是因为信息系统本身的诸多特点造成的。其一，信息系统工程和一般工程不一样，其投资不可能是一次性的，也不可能只是硬件的投资，随着系统的建设和运行，将有一系列不明显的费用投资(如开发费用、软件费用、维护费用和运行费用等)，而且这些费用的比例越来越大。其二，信息系统的见效有着强烈的滞后性、相关性及不明显性。信息系统见效要在系统建成之后相当长一段的使用时间之后，而且信息系统的效益与管理体制、管理基础、用户使用的积极性以及用户的技术水平等有着非常密切的相关性。信息系统的评价与其他工程系统的评价相比具有复杂性和特殊性。8.3.2系统评价的内容对信息系统的评价主要从以下几个方面进行。(1) 系统运行的一般情况，包括：系统功能是否达到设计要求，用户付出的资源是否控制在预定界限内，以及用户对系统工作的满意度(响应时间、操作方便性和灵活性等)。(2) 系统的使用效果，主要有：用户对系统提供的信息的满意度，提供信息的及时性、以及提供信息的准确性和完整性。(3) 系统的性能，主要包括：计算机资源的利用情况，系统的可靠性，以及系统的可扩充性。(4) 经济上的评价内容，主要是系统的效果与效益的变化。直接评价内容包括：系统的投资额；系统运行费用，包括直接评价与间接评价两个方面的内容；系统运行所带来的新增效益；投资回收期。间接评价内容包括：对企业文化的提升所起的作用；对企业体制与组织机构的改革所起的作用；对管理业务流程重组与优化所起的作用；对企业各个部门之间信息的沟通与交流所起的作用；为客户提供方便所起的作用。8.3.3系统评价的指标系统的评价指标可以从以下三个方面进行。1.系统指标(1) 人机交互的方便性与灵活性。(2) 系统的响应时间。(3) 输出信息的准确性与用户使用的方便性。(4) 系统的可靠性。(5) 系统的可维护性。(6) 系统安全保密措施的完整性、规范性与有效性。(7) 系统文档的完整性与规范化。2.与经济效益有关的指标(1) 系统投资额，包括系统开发及维护所投入的所有资金及安装费用，各类人员的人工费用、培训费用等。例如，系统硬件、软件的购置。(2) 系统运行费用，包括消耗性材料费用、系统投资折旧费用及硬件日常维护费用等。(3) 系统运行新增加的效益，主要反映在成本降低、库存积压减少、流动资金周转加快、销售利润增加以及人力减少等方面。(4) 投资回收期，是通过新增效益、逐步收回投入的资金所需的时间。3.与间接经济效益有关的指标间接经济效益是指应用管理信息系统带来了企业管理的一系列变革，促进了企业管理决策水平的提高，从而为企业带来的经济效益。系统的间接经济效益主要表现在以下几个方面。(1) 系统的应用对企业基础数据管理的科学化和规范化起到推动的作用，信息的数量和质量得到提高。(2) 管理信息系统的应用往往意味着先进管理思想和管理方法的规范化应用，为企业的发展带来了一系列变革，为企业带来不可预计的经济效益。(3) 系统的应用使工作人员从繁重的重复性工作中解脱出来，投身到更有意义的工作中，这不仅提高了劳动的效率，而且改变了工作的性质。(4) 系统的应用会提高企业对供应、生产、销售、经营和管理数据的分析能力，并结合市场分析、竞争对手分析和行业分析等为企业制定经营战略、进行经营决策提供更强有力的支持。8.3.4系统评价的方法1.层次分析法层次分析法是将与决策总是有关的元素分解成目标、准则、方案等层次，在此基础之上进行定性和定量分析的决策方法。这种方法的特点是在对复杂的决策问题的本质、影响因素及其内在关系等进行深入分析的基础上，利用较少的定量信息使决策的思维过程数学化，从而为多目标、多准则或无结构特性的复杂决策问题提供简便的决策方法，尤其适合于对决策结果难于直接准确计量的场合。2.模糊综合评判法模糊综合评判法是基于评价过程的非线性特点而提出的，它是利用模糊数学中的模糊运算法则，对非线性的评价论域进行量化综合，从而得到可比的量化评价结果的过程。模糊综合评判的过程是：将评价目标看成是由多种因素组