系统改造需求说明

系统改造详细需求说明1引言1.1目的随着信息化部逐渐对原有ADF系统的重新翻写，整个集团信息化管理与工程责任体系的推进，如未来在承德的上线，原运行的4+1工程系统的改造是必然的。改造完成后达成的目标：1） 翻写后的系统由于程序bug出问题的几率变小（信息化）；2） 实现以往在业务上未实现但有需求的功能；3） 其他公司后续上线后，使用人员不必再经过详细系统培训，功能使用变化不大；4） 能有效的帮助操作人员管理其工作业务内容；5） 能很好的和工程责任体系融合，既能独立运行，也可以在未来上线工程责任体系时不用做变动；1.2文档约定字体样式使用情景正文样式用于正文表格内字体表格中使用的字体重点关注样式用于正文、表格等重点备注样式用于表格隔行或重点备注待详细描述样式用于还需要补充录入的段落标准、制度、重要讲话摘录样式正文中穿插随时使用备注样式表后及正文后备注使用1.3产品的范围主要业务内容包括项目立项、合同建立、付款申请和凭证生成初始化内容不再需要总部的参与，子公司可自行进行初始化；数据结构能更好的支持查询等功能，为工程决策提供指导；更柔性化的流程设置功能，更完善的数据变动记录及回溯；综合描述2.1产品前景工程4+1系统在没有任何经验可借鉴的前提下进行开发并能够运行且与其他系统进行对接，但经过4年左右的运转，出现的问题通过人工干预的方式解决，在解决问题的过程中，逐渐认识到其实有些问题可以通过某些机制将问题彻底的消除。由于ADF编程已不再进行，希望通过此次规划，能够在未来改写系统或修正系统时将错误消除。新的工程责任体系的推广，对于数据的收集的广度以及数据来源责任人的确定，数据的准确性提出了更高的要求，原来4+1工程系统必须进行改造，才能满足未来的数据就源问题。2.2产品功能功能点功能描述初始化1） 项目初始化方式不用进行变动，具体数据及表格变动见产品详细需求章节2） 合同初始化功能（不再建立对应的付款单，而是记录数据并以初始数据进行后续控制，初始数据在特殊情况下可修改）合同建立3） 实现公司下合同的建立；4） 实现多币别和合同的支持；5） 取消合同相关信息的流程性限制，强化信息链接；6） 取消估验概念，增加合同执行状态相关功能；7） 简化合同操作页面；合同支付8） 取消合同与付款的关联，建立合同执行状态与付款单的关联；9） 支持承揽企业变更、合同支付资金分摊；10） 取消付款单与凭证资料的强制关联，建立柔性关联；11） 改变工程凭证的生成机制，支持多笔资料共同生成凭证，支付部分等功能；12） 增加付款的作废功能；系统功能13） 建立提醒机制，增加业务人员的主动性；（工程师责任体系中，工作台已实现）14） 页面流程的柔性化配置；15） 流程设置功能的变动；

2.3用户类和特征用户类型主要工作内容描述（专业工程师工作）项目管理工程师•负责管理项目信息，保证正确、完整；合同管理工程师负责合同信息的正确与完整；负责汇报合同生命周期的重要事件；工程执行进度的报送；对于凭证生成项目（三方协议，企业更名）业务的标识及处理合同支付工程师根据合同的执行情况和公司资金情况，在领导的指导下，为供应商进行合同款项的的支付计划的编制；工程付款申请单的管理（申请、撤销）工程会计•工程付款申请单、工程估验、发票的相关凭证生成；系统功能数据支持工程顶层报表、年度预算、工程投资统计、付款计划编制产品形态及功能清单主要产品设计理念功能设计在提取过程中有效数据同时，应符合业务人员日常的工作习惯理清责任界面，解决接口众多，沟通频繁的问题；从工程业务控制转换为专业工程师工作和责任的管理与记录；3.2产品形态项冃数躬功能流程图示意项冃数躬顶H基本信息录入.■IT

冋顼tfu作叵变更到票数据合乂执和情况L报数据关联图示意信息化编制业务模型描述4.1场景：初始化系统特点介绍项目初始化采用子公司项目管理工程师进行录入，在系统内进行区分。合同初始化由子公司合同管理工程师进行录入，在系统内进行区分，同时记录该合同的支付、到票信息作为未来投资统计、付款等操作的依据。方案概述和关键特征工作台的主要目标项目初始化：采用原项目基本信息编辑页面即可实现；增加重复性检查POP,方便操作人员确定前的查看。合同初始化：合同初始化在合同建立页面进行，避免了系统生成虚假的单据,使数据更加真实可信,同时修改也比较方便,对其他数据影响小。4.2场景：合同管理场景介绍工程涉及合同种类繁多,且各类合同格式、付款依据、付款方式、计价方式差异较大。按照合同标的的不同,将合同分为建筑安装、设备、工程材料、其他四类来进行管理,记录合同建立、执行、到合同最终验收关闭的整个过程。合同管理过程的动作：合同建立、合同到票、合同执行进度汇报、合同结算、合同审计、合同留扣质保金、合同变更、合同关闭。方案概述和关键特征合同管理的主要目标1、 关于合同的操作通过『工程合同管理』一个页面来完成,方便用户操作；2、 『工程合同管理』的设计暂考虑直接调用财务的承揽企业信息,不影响如后续增加承揽企业评价功能。使用集团统一的承揽企业ID可减少出错的可能性；3、 将原来合同估验的内容去除,增加『工程执行情况』页签和合同管理人来记录合同整个生命周期的执行过程；工程合同的执行过程很复杂，只有现场的设备工程师、预算工程师才能根据合同的实际情况来判定合同的真正执行情况，通过设计，让工程师真正的去起到监督合同执行的责任；4、加强合同变更的功能，支持合同其他变更内容；5、支持多币别，但不因为此少量合同造过多的页面显示；6、改变合同相关抛账方式，见“产品接口描述”章节；7、合同到票记录到合同资料中，不再和合同的付款一起进行。待商议问题如采用合同管理人方式进行管理，可考虑增加『我管理的合同』类似页面，便于管理人了解自己管理合同的进展状态，相当于一个管理入口。4.3场景：合同支付场景介绍合同签订后，当满足合同支付条件，财务有资金计划时，工程投资工程师应该针对工程合同来替承揽企业申请支付工程款项并协助承揽企业办理款项。工程会计在凭证生成与记账页面，根据工程的原始资料来生成合适的凭证并记账。基于角色的业务流程工程合同支付合同管理1:程师投资管理匸程师合同管理1:程师投资管理匸程师匚程会计原始凭证资料的提供与整理原始凭证资料的提供与整理y凭证二成匹记账/芽:证规则设方案概述和关键特征合同支付的主要目标改变原工程支付申请的申请方式，所有付款采用1种付款方式；系统给予付款申请人员以方便的数据显示便于发现合同执行过程中的过程问题，而非仅记录的填写单据；改变财务记账凭证生成方式，减少系统判断和错误发生；柔性化凭证规则设定，不再与原始凭证单据审核发生联系；待商议问题

查看】作为一个链接，通过POP来进行显示，建议做单独显示页面利于查看（具体略）项目基本信息暂不考虑的问题如此更改页面后，通过简单授权可以将承揽企业引进系统，让其自己去申请支付工程投资工程师，只需负责协助承揽企业办理支付相关手续即可。4.4场景：系统功能改进4.4场景：系统功能改进略）场景介绍系统主要页面非流程页面无审核，如子公司需要如何通过配置实现基于角色的业务流程方案概述和关键特征项目基本信息的主要目标项目基本信息暂不考虑的问题待商议问题产品详细需求解决方案5.1功能点：初始化功能概述初始化的功能主要是为了对于未计入系统的项目、合同，将其纳入工程系统，保证数据的完整性，同时对于初始化的数据，可以和正常数据一样进行后续操作。关键数据原系统初始化方案是在推行后由于未考虑后加的，因而保持原数据结构不变采用的是生成虚拟单据的方式。此次进行后，建议编制程序，可以对以往数据系统进行分析，并一起初始化。信息化完成数据库关系设计后编写功能操作5.1.3.1项目初始化页面简介项目性质：预i+竣工时间项目骗号：项目名称：预计开始时间:项目性质：预i+竣工时间项目经理：项目目标；投资则算：| 万元 项目级别：|菲重点1贝目二□初始化项目项目方案等附件:1）为了完成项目初始化功能，增加了如上图红框所示的一个字段和一个按钮。2）“初始化项目”：如选中该项，则“预计开始时间”、“预计竣工时间”可以不为必填项填写。3） 【检查初始化项目是否有重复】点击该按钮后，弹出『项目弹出POP』，如果“项目编号”、“项目名称”有重复的，就提示“当前数据库中已有重名（相同编号）的项目请仔细检查”；4） 【确定】项目编号有重复，不予进行最终确定。

5.1.3.2合同初始化页面简介合同初始化步骤：1）录入合同基本资料并确定；2）录入合同初始化信息并确定。査询条件琬I丨窝称合同基本賢科•■I.査询条件琬I丨窝称合同基本賢科•■I..1台冋墮車台可也行悄融'合冋和妬化nij*\扑币坦市fli枷格坦叭［台冋劉執_.1审计值I 77 ②■L二二鈕：計［|元和晋幷|刊圭|檢改|合同初始化信息』：只有“合同状态”选择为“已审计”时，才可填写“留扣质保金金额”，合同状态为“已结算”时，可填写“结算金额”。“执行中”时，可以填写已完成进度数额”。对于标识为初始化的合同，必须进行初始化资料确定后才可进行后续操作。

功能点：合同管理功能概述合同的管理功能主要有以下几个方面：1）合同建立：合同建立包含几部分内容合同基本资料的填写。填写完成并确定后即可进行合同变更（部分）、合同付款，合同执行情况填报、合同发票填写等工作。合同详细资料的填写。根据不同类型的合同具有不同的填写内容。主要包含补充内容及附件、设备列表、甲供材信息、清单内容等。填写完成并确定后可进行合同变更详细资料，合同设备变更、甲供材申请等内容。2） 合同到票：填报合同发票，针对工程管理特点，发票必须针对合同开立，不准针对供应商开立。3） 合同执行情况汇报：包含合同执行进度汇报、合同结算、合同审计、合同留扣质保金、合同关闭。合同关闭后处理进行后续合同的欠款的合同付款申请外，不能再对合同进行其他任何操作，提供合同关闭可以有效的预估项目投资，了解项目进展。因而合同关闭的条件为：1）合同全额发票已到；2）合同执行完成（有合同负责人线下确定）；4） 合同变更：包含补充协议签订，合同项目更正、承揽企业更正等。5） 合同关闭：确定合同执行完成。5.2.2关键数据5.2.2关键数据信息化完成数据库关系设计后编写功能操作5.2.3.1工程合同管理页面简介：合同管理页面分为3个部分，1）左侧查询页面，用于查询已经存在的工程合同，初始化显示时隐藏。2）合同基本资料部分，用于填写合同基本资料。3）合同详细资料部分，通过页签记录合同执行过程中的信息。

合冋内宵详翊傭息—合同箱、j合冋执打情况、合同和曲优佶训外而勞币別苗搭组叭|合冋到烝■：-.i.l.i-rt冋百 □ tr：--：.nI强 瞒定1□补克说明泾时秤口骂单苗忌□用戻将肯邑®状态；（己确认■翔中）莎坦氓存出牖|导;\|.斥号口卫弓闻旧厝单顷闻咼舌舉两目昌柠筋目制征韬逹讦虽单匱IHH握首甲旳査询条件合同墓本资斡 轴|購走|few査询条件合同墓本资斡 轴|購走|few1、“合同状态”：编辑中，合同基本信息尚未确定；“执行中”：合同信息已确定执行完毕”：有合同的责任人确定该合同已执行完毕。2、”合同金额“，第一次确定时为原始金额，后续显示则显示为当前变更后的金额。3、当“多币别合同/外币合同”为选中状态时，『外币/多币别价格组成』页签可用初始化合同”为选中状态时，『合同初始化信息』页签可用。4、“合同归属项目”，系统可自动帮其填写为当前选择的项目；5、对于初始化合同，必须在合同基本信息和初始化信息都确定后，才可以进行后续的操作。6、待合同基本资料确定后，才可以进行合同详细资料部分的填写。7、当“多币别合同/外币合同”为选中状态时，按照合同中确定金额或按照当前汇率价格折合成人民币填写。8、对于一些项目前期的政府款项，也可通过此页面录入并通过工程系统进行支付。按钮说明：1、【修改】按钮可以修改的内容”合同“，”合同编号“，”合同名称“，”预付款比例“，”质保金比例“，”合同开始时间“，”合同完成时间“，”合同负责人“。执行修改时，应检查”合同编号“是否重复，如重复，给予用户提示且不保存数据。2、只有当合同的基本信息【确定】后，才可以对项目合同的详细信息进行确定；否则只能保存；待考虑问题：“合同归属项目”此处的项目如果项目有进行WBS划分，考虑可以选择到WBS这样可解决大项目分解为子项的各子项的费用统计问题合同内容详细信息』：合同内容详细信息根据合同类型的不同出现不同的页面显示。补充协议』：页面展示见上图，记录一些重要记录和附件。合同详细资料部分』各页签简介：合同内容详细信息』：合同内容详细信息根据合同类型的不同出现不同的页面显示。补充协议』：页面展示见上图，记录一些重要记录和附件。页签名称功能合同内容详细信息针对合同类型的不同，保存对应的详细内容以利于信息管理合同变更合同执彳丁过程中发生的变更记录合同执行情况记录合同的执行状态，便于了解合同的执行情况合同初始化信息初始化合同的相关信息补充外币多币别价格组成针对进口合同，主要用于处理多币别的支付申请合同到票情况记录合同的到票情况言司fi帝；：代号苗丙 Z』补九说细jKFtfft|垃诂羊信息］_|甲St村信忌SSSiSiSS\［合冋奁更一 言司fi帝；：代号苗丙 Z』补九说细jKFtfft|垃诂羊信息］_|甲St村信忌进度款支付比例［畑;进度款支付比例［畑;〔已确认嘟B中）保存刑除序号清甲项蹒冯项目特证肯注:.一匡羊仃1程里SHI1）合同内容详细信息，采用多个页签显示，以方便用户区分不同的内容进行填写。不同的内容填写完毕后“确定”后，系统在页签切换文字前自动打上了V,以示提醒,标识该页签中有内容。通过点击文字来进入不同的页签。2）合同基本信息以建筑安装合同进行示例，分为了3个页签，分别是补充说明及附件、清单信息和甲供材信息。3）请将所有页签内容填写完毕后，在点击确定

针对招标，评标等内容，如果后续开发的话，可以在此页前中的“补充说明及附件”中嵌入链接即可。“补充说明”字段，主要要求合同责任人将合同的付款条款的规定及其他一些重要条款复制于此，以便于日后合同执行过程中参考。『合同初始化信息』当合同基本资料中选中“初始化合同”字段时，该信息必须填写。各同内容详细倩宜\|咅同吏更\］舍冃帆行悟况\］咅同初站化洁外币/■蚩币别桥格组叭I各同刘重\牺増暂存硝走值改牺増暂存硝走值改1、 只有“合同状态”选择为“已审计”时，才可且必须填写“留扣质保金金额”和“审计金额”，合同状态为“已结算”时，才可且必须填写“结算金额”。“执行中”时，才可且必须填写“已完成进度数额”。2、 【确定】时应该保证相关数据填写完整，除第1点的潘多填写外，“已入账发票金额”和“已付款金额”必须填写。3、 【修改】最好记录修改数据。修改在未发生业务单据时可以进行。发生后不能进行修改，只能通过异动进行改动。『外币或多币别价格组成』：当合同基本资料中选中“初始化合同”字段时，该信息必须填写。折合人民丐 •元—；「I瑁厅11刪除I鲫11碩走市別支忖条件、比例，方武等浣明折合人民币”直接带入合同基本资料的合同金额；

『合同执行情况』：反映了合同的进展状态，应由合同责任人定时进行更新，从此页面合同责任人应根据合同条款和合同的执行情况实时确定合同的应付金额。自冃弓客评迁W旦 刍冃三至刍冋!1』転云L言叵朴7势-飞怖柜爼成 差冃列寺疝如己料设刑騒收|増行」了瞬]mJ[汇扌瞰行项目1直同应灯调基 .X1已主成世住烈訓元结才左 「乐和留扣岳煤金金颔1ZI元工计乍元<±sjSl1・J釜歆此次罚扣金慈1元吾计二打;U「府是扣Ei■庙框1E炫J?l亍筍11亓豆计二好J「F0肿休血号广SSNJfa極15.<A齢頼附件師W列表近抿执行项目厂报后应讨金额事项简要说用详姐歩料蚕走…«.1）“应付金额”：按照合同条款，应付金额应是扣除质保金之后的金额，合同支付将参考此处给出的应付金额和发票到票情况进行。2）“汇报执行项目”字段选择“合同审计”和“合同关闭”，时允许填写留扣质保金额，以便于合同及时关闭和后续质保金的支付留扣。保证质保金留扣的及时记账。3）累计进度金额的计算：设备到货值+施工（进度/结算/审计）值4）应付金额的计算：根据合同约定，且在事项简要说明中给予说明。汇报执行项目允许填写字段进度结算（施工）“已完成进度数额”“汇报后调整”、“事项简要说明”合同结算（施工）“结算值”、“汇报后调整”“事项简要说明”合同审计（施工）“审计值”、“留扣质保金金额”“汇报后调整”、“事项简要说明”罚扣“此次罚扣金额”，“汇报后调整”、“事项简要说明”奖励“此次奖励金额”，“汇报后调整”、“事项简要说明”设备到货【设备到货验收】POP内情况、“汇报后调整”、“事项简要说明”合同应付调整“汇报后调整”、“事项简要说明”合同关闭“留扣质保金金额”“汇报后调整”、“事项简要说明”

合同到票』：记录合同到票情况。台冋内習详纽愴息\[合冋娈更\J台冋执行嘀况\|台冋初蛤化愴宜\|外币砂币别州&组於\]昔冋至庶发票列表发崇诟号握崇娄型£孚土西：£芋开/日发票列表发崇诟号握崇娄型£孚土西：£芋开/日1址原则上工程系统中的合同应按照合同进行开票。如出现当一个承揽企业多个合同同时开一张票的情况时，首选为让企业换票。系统也支持在工程系统录入虚拟发票，财务统一生成凭证，不存在风险和系统问题。『合同变更』：合同执行过程中，需要对合同基本信息进行修改，或需要签订补充协议，更改合同归属项目等一系列内容均在此处进行。『合同变更』：页签分为3个功能区。1）功能列表区：当前仅设计了【补充协议】、【承揽企业变更】、【合同归属项目变更】3个最常用功能，可以随后续需求进行增加；2）功能显示区：该区域用于显示功能相关子页面；3）变更信息列表区：此处显示当前合同所执行过和正在撰写的变更，点击任意行，则在功能显示区显示该行变更的详细内容。承揽企业变更』合同ih疔恬况\|曽同初堀优信詡外帀塚帀别们格组叭［昔同到車卄充协■破朿廃企业娈更7L卄充协■破朿廃企业娈更7L变更信息列表;JTTMwSi~JTTMwSi~I~TFMO-I肯gt=J.I 才KSE*!丄：* I UES补亢协饮承挽企业麥更含问项目归風麥更-;二补亢协饮承挽企业麥更含问项目归風麥更-;二虽然页面中灰色显示的字段为查询出来的，但除合同名称外其他字段的值在确定时应该给予保存，以备未来了解合同的执行过程。合同项目归属变更』外币，昜币别曲榕组成自巨巧吾空訐启慝外币，昜币别曲榕组成爾定聽灵信怠列表：虽然页面中灰色显示的字段为查询出来的，但除“合同名称”外其他字段的值在确定时应该给予保存，以备未来了解合同的执行过程。备注参考：由于初始化合同和多币别合同基本资料填写完成尚不能执行后续操作设，计时应考虑基本资料确定和合同确定为2个状态。

功能点：合同支付功能概述1、改变“用途代码”+“规则”生来判定凭证的方式。技术腫夯费皙佔技术腫夯费皙佔分摊拽岀分摊转入工程结算（审计）師工靈结算S&Sfcfe扌HM或奖励暂佔罚隸勘察费習诂监理费暫估设计醛暫诂可行性硏究费暂倍咨词费暫IS设爸祖赁费暂佔基也弱用倍验测星贵估验评佶贵估監施工贵背店维修费備枳鞫让工程吊运暑生产吊运黄存货抹Sffi^Z程隸存擴抹嶽付诽备熬固走竟声抵工程隸固走贵声柢设备隸制料離暫估产品抵工程款产品柢设督戴维修馬结茸（审计〉此种生成方式在系统的运行过程由于以下问题造成很多运行中的错误，至今也频繁发生。1）凭证规则设定不完整，导致审核过后找不到规则；2）操作人员误选选错；3）系统服务档机（财务、工程），最终导致表单审核信息错误，无法生成抛账数据，此时只有通过异动来处理。4）由于此数据来自财务系统，财务系统变更也有影响。系统变更后，无论单据今后是否要审核，都不再再审核后生成凭证，而是在工程会计做账时，根据工程人员提供的基本资料，自行生成凭证（1、手动；2、自己已设定若干规则，自己判断选择哪种规则生成）；2、由于引进了合同负责人的概念，一方面系统可以很好的记录合同的执行情况，同时为资金平衡、申请付款、投资统计等提供了重要的依据，付款时工程支付工程师不用再逐一填写单据基本信息，只需根据筛选条件确定合同付款金额即可，同时将原4种付款方式合并为1种；3、付款时合同到票和应付金额清晰显示，更易掌握合同执行情况了解项目支付状态；4、支持公司下合同和多合同的一起申请支付的情境。、化Ayfr,t|—t关键数据信息化完成数据库关系设计后编写功能操作1、工程付款『付款单的生成』子页面主要是用于新增付款申请单，过程描述：1）生成工程付款申请单，填报相关基本资料（承揽企业，付款原因）2）选取付款的合同及填写合同的支付金额，添加到付款单细项中去（如上图所示，付款细项均来自下面对于合同付款情况的查询），同一承揽企业如果合并支付可以选取多个合同；3）【暂存】以便修改，经领导确认后点击【确定】后，工程会计可以根据此付款申请单和相关其他原始凭证进行凭证制作。字段/按钮说明：“冗余校验”：1）正常，表示不存在冗余的情况；2）冗余，存在有编辑中或者进行中（已确定但未生成凭证）的该合同的付款申请单据；如果冗余状态表示该合同不能加入当前付款申请单中，直至数据处理完毕。点击表格中“冗余”二字，系统将通过弹出窗口显示对应的付款申请单（如是多个则显示多个弹出窗口），方便作业人员查看或及时处理。正常状态可以正常填写本次申请金额，用于付款申请。“系统说明”：系统说明只起到提示的作用，根据申请金额和合同状态、应付金额的对比，分为正常支付，超额应付支付，超合同额支付，质保金支付四中状态。“付款申请单状态”：包括编辑中（【暂存】后），进行中（【确定】后），退回（工程会计将凭证资料退回），已生成凭证（【抛账】后）三种情况。【对应外币金额】：付款采用人民币方式申请（外币对应人民币金额一般由财务确定），对应支付的外币额应进行记录，如是外币合同时必须填写。『付款单的查看与处理』子页面，用于付款操作人员处理自己的付款单，主要功能为通过查询条件查询付款申请单，并可根据查询结果执行相应的操作申请单当前状态执行操作执行后状态编辑中删除表单被删除进行中撤销编辑中进行中删除表单被删除退回撤销编辑中退回删除表单被删除已生成凭证不可执行任何操作为防止误操作，提供了全选的选项框在表格的最右上角。在选择执行【撤销全部】或【删除全部】时，应保证全选按钮是选中的才可执行。2、凭证生成与记账原4+1页面叫『凭证查询与记账』