TLPM-QP740-01采购及供方控制程序

文件名称：采购及供方控制程序版次：D文件编号：TLPM-QP740-01修改状态：0编制由广治审核曾优良批准黄秀华1.0目的通过对物业管理中服务项目和供方的评估选择及采购行为的有效控制，确保采购的产品（服务）符合规定的要求，为业户提供满意的服务。2.0范围适用于公司所有服务供方和采购供方的评估选择与产品采购工作。3.0主要职责部门/岗位工作内容董事长或董事长授权人负责合同总金额在10万元以上采购项目的审批。集团财务总监负责合同总金额在10万元以内采购项目的审批。公司领导负责在权限范围内对服务供方和采购供方选择、评估结果的审批及一切物资采购申请和采购合同的审批。行政人事部负责组织实施公司所需物资、服务及工程供方的接洽、招标和评审工作；负责组织与供方的合同谈判和合同上报审批以及签订工作；负责公司所需物资的采购实施工作。品质管理部负责公司所采购物资的验收、入库及资产管理工作。负责审核环境外包服务项目申请单；负责审核环境类外包服务项目的经济合同分包服务新供方的评审；对环境供方服务质量进行半年度、年度评定。工程技术部负责审核工程、设备外包服务项目申请单；负责审核工程类外包服务项目的经济合同分包服务新供方的评审；对工程供方服务质量进行半年度、年度评定。管理处负责参与对其所采购的物资、服务及供方合同进行评审。4.0方法和过程控制4.1供方选择原则4.1.1供方的选择应遵循“质量第一、服务至上”的原则，选择有较高信誉的供方。4.1.2对生产型供方的选择，应遵循就近、产品质量好和服务及时性原则。4.1.3对服务性供方的选择，应遵循行业内口碑好、有专业资质的原则。4.2供方选择方式4.2.1商务谈判方式，流程如下A．确定商务谈判单位，商务谈判单位可从以下几个途径确定：①与本公司或集团公司发生过与采购、外包项目相关业务关系的单位或个人；②采购、外包项目原合同执行单位；③采购、外包项目及主管部门推荐；④社会大型经合法工商注册的单位；B．商务谈判需提供三家或以上单位资料。C．相关专业职能部门编制采购、外包项目（工程施工类需物品清单和技术方案及质量标准要求）所需相关资料，行政人事部负责发放至参与商务谈判单位。D．参与商务谈判的单位应按我公司统一的报价单报价（有特殊要求需在报价单中注明），报价单需经对方单位盖章确认。E．商务谈判项目经各部门评审、总经理审批后，按《合同评审及管理程序》进入相关程序。4.2.2招投标方式，流程如下：A．确定投标单位，可从以下几个途径确定：①与本公司或集团公司发生过与招标项目相关业务关系的单位或个人；②招标项目原合同执行单位；③招标项目及主管部门推荐；④社会大型经合法工商注册的单位。B．招投标需提供三家或以上单位资料。C．编制招标书①工程技术部负责编制工程施工及设备保养类招标文件。②其他相关专业职能部门负责编制其他类商品采购、外包项目招标文件。③使用部门负责提供招投标项目需要的相关资料。④行政人事部负责将招标文件发放至参与投标单位并抄送到评标小组成员。D．现场踏勘及投标答疑根据招投标项目的实际需求，组织相应的现场踏勘及举办投标答疑会，由招投标项目单位对投标单位提出的问题进行答疑。F．组成评标小组评标小组由以下人员组成：①领导成员：总经理或委托的人员、副总经理、总经理助理；②成员：行政人事部、品质管理部、工程部、财务部、主管副总、使用部门负责人及其他人员；③秘书：行政人事部采购专员。G．开标、评标、定标①投标单位应在指定的投标时间递交标书。②行政人事部负责接收投标单位递交的投标书，并负责检验投标书密封的完整性。③在投标书送达后，组织评标小组成员开标，对所评审的项目应给出明确的结论，并将评审结论记录在《项目定标审批表》上，由参加评审人员签字。各参与评审人员现场根据评标情况填写《竞标单位评议情况汇总表》，按程序报批，经审批后确定的中标合格供方。H．电话通知行政人事部负责电话通知中标公司，再进入合同签订程序。K．签订合同按照《合同评审及管理程序》要求进行。4.2.3其他方式由公司总经理或委托人书面授权使用部门采用除以上两种方式外的其他方式进行供方选择，需签订合同的按照《合同评审及管理程序》相关要求进行。4.3供方评审的内容4.3.1生产型供方（物资零售/批发/代理）评审内容（包括但不限于以下内容）A．供方资质①营业执照、税务登记证等经营证件；②(特种)行业资格证书。B．质量水平①物料来件的优良品率；②质量保证体系；③样品质量；④对质量问题的处理。C．交货能力①交货的及时性；②扩大供货的弹性；③出样的及时性；④增减订货的反应能力。D．价格水平①优惠程度；②消化涨价的能力；③成本下降空间。E．技术能力①工艺技术的先进性；②技术问题的反应能力。F．后援服务①零星订货保证；②配套售后服务能力。4.3.2服务型供方评审内容（包括但不限于以下内容）服务型供方主要包括：二次供水池（箱）清洁服务、清洁外包服务、绿化外包服务、垃圾清运服务、消杀（毒）服务、外墙清洗服务、消防系统维保服务、电梯维保服务、空调设备保养服务、停车场系统维保服务、重大维修工程服务及其他。各类服务供方评审内容如下表所示：分包服务项目评估内容水池(箱)清洗服务1.供方应具有国家/地方卫生主管部门（如深圳市卫生防疫站）颁发的营业执照。2.供方清洗人员应具有国家/地方卫生主管部门颁发的健康证、上岗证。3.供方技术能力。4.供方市场信誉。5.价格。清洁外包服务1.供方具有营业执照及相关证书。2.供方技术能力。3.供方市场信誉。4.价格。绿化外包服务1.供方具有营业执照、资质证书及相关证书。2.供方技术能力。3.供方市场信誉。4.价格。消杀/毒服务1.供方具有营业执照、资质证书及相关证书。2.供方技术能力。3.供方市场信誉。4.价格。垃圾清运服务1.供方具有营业执照。2.供方市场信誉。3.价格。外墙清洗服务1.供方具有营业执照。2.外墙清洗人员具有深圳市劳动局颁发的高空作业许可证。3.供方技术能力。4.供方市场信誉。5.价格。消防系统维保服务1.供方具有营业执照、资质证书等相关证明文件。2.供方行业内信誉。3.供方技术及后援服务能力。4.价格。电梯维保服务1.供方具有营业执照、资质证书等相关证书。2.供方技术及处理问题的能力。3.行业内信誉。4.价格空调设备维保服务1.供方具有营业执照、资质证书等相关证书。2.供方行业内信誉。3.供方技术及后援服务能力。4.价格停车场系统维保服务1.供方具有营业执照。2.供方技术及处理问题能力。3.价格重大维修工程服务1.供方具有营业执照、资质证书等相关证书。2.供方技术及后援服务能力。3.行业内信誉。4.价格4.3.3免评审供方A、知名大型连锁商场（超市），如：家乐福、天虹、万佳、华润、沃尔玛、百佳、新一佳、苏宁电器、国美电器、顺电、山姆会员店、百安居、麦德龙等；B、产品原生产厂家（必须具备厂家出厂证明）。4.3.4供方提供合同条款的合理性须加以评价，必要时提出修改意见并与供方沟通，直至双方达成一致。4.3.5对于固定的供应商，须与供方签订合同或协议。4.3.6外包工程项目须制订报价清单和检查/工艺流程标准，按要求评估。4.4各类供方的评审要求4.4.1服务供方对生产型/服务型供方，应由行政人事部组织品质管理部、财务部、服务使用部门及相关专业人员到供方现场进行考察，了解供方生产能力、财务状况、品质保障能力、售后服务等信息，并填写《供方实地考察评审表》。必要时需到供方客户现场了解产品/服务的具体情况。4.对物资（品牌）零售/批发/代理供方，应到供方现场进行考察，了解供方资料、办公地点、人员等的真实性；通过电话咨询被评估供方的现有客户，或到其客户现场了解供方产品的质量、售后服务等信息。并将考察结果填写《供方实地考察评审表》。4.4.3合格供方登记行政人事部负责将合格供方登记在《合格供方登记表》中。4.4.4合同签订行政人事部负责填写《策划方案/合同呈批表》，并将已中标单位的一式四份合同原件一并按程序报批，经批准后由行政人事部负责签订合同，并将两份原件分别交财务部和档案室存档，使用部门和行政人事部留存复印件备查。4.5合格供方资格的定期评估与合同续签4.5.1对已选择提供服务的供方（包括免评审供方），由服务使用部门每年根据相关的监控记录及服务情况对其进行一次复评，填写《年度供方评价报告》，并报总经理审批。评估除按前述第4.3条执行外，重点审查各部门对供方工作的检查、验收记录。如服务供方在半年内连续三个月服务不符合我司要求，采购供方在半年内出现两个批次不合格供货，相关部门应取消其合格供方资格，更新《合格供方登记表》，另行评估、选择供方。经年度评估合格的供方或服务方，方可参与下一年度该分包项目的投标。4.6供方监控4.6.1部门负责人根据本项目的实际情况，指定一名或多名监控人员，负责对服务供方的服务质量进行监控，监控的依据主要是与供方签定的合同约定、公司制度要求、相关服务标准要求。4.6.2服务供方应于每月28日前提交下月工作计划；每月5日前，提交上月问题点的整改措施。4.6.3供方监控人必须每天对供方进行检查，并做好记录。内容包括：A.供方员工出勤情况，须填写《分包方员工考勤表》或使用其他考勤方式进行考勤；B.员工仪容仪表是否符合公司BI要求；C.产品/服务质量是否符合合同要求；D.各项定期作业等本日工作任务的完成情况；E.各项问题点的纠正措施落实情况；F.工作完成后清场情况；G.其他。4.6.4对于清洁、绿化、消杀(毒)、垃圾清运外包服务的监控，不仅要按照4.6.1、4.6.2和4.6.3的要求进行，还要严格按照《环境供方管理作业指导书》进行监管，详见其具体内容要求。4.7合格供方档案管理行政人事部应对所有合格供方建立独立档案，档案应包括下列材料：合法经营资格证明材料；专业服务资质证明（必要时）；《供方实地考察评审表》；《项目定标审批表》；《竞标单位评议情况汇总表》；《策划方案/合同呈批表》；《年度供方评价报告》。4.8采购的实施4.8.1采购的分类与控制对直接应用于业户服务和维修的物资、对外分包服务项目的采购，相关部门应组织对供方进行评估，在经评估合格供方处实施采购。具体评估工作参照本程序4.3条执行。4.8.2采购文件的审批A.物资申请部门对所需物资，每月在规定时间内填写《物料申请·采购·入库·领用表》进行申报。必要时，对专业技术较强的物资采购，申购部门应提供采购技术说明作为采购和验收的依据附在《物料申请·采购·入库·领用表》后，按采购审批流程进行报批。B.紧急临时采购金额在1000元以内的，经请示部门负责人后，先行购买，并在一个工作日内补办流程。对于金额超过1000元的，应由部门负责人电话请示总经理并发短信息确认后，先行购买，并在一个工作日内补办流程。C.采购人员收到已审批完的《物料申请•采购•入库•领用表》后，与相关合格供方进行沟通并向相关供方发送《材料采购订单》实施采购。D.当公司或业户提出在供方现场实施验证时，公司必须在采购文件中对要开展验证的安排和产品的放行作出规定。4.9采购物资的检验4.9.1对采购来的物资，品质管理部负责点收，申请部门负责办理入库手续，相关使用人员负责检验。验收合格后，验收人在《物料申请•采购•入库•领用表》上签名，作为物资验收合格入库的确认。对机电Ⅰ级、Ⅱ级设备设施入库必须有产品合格证及相关技术资料。4.9.2验收内容包括数量、规格、型号是否符合采购文件的要求，包装是否完好，质量是否满足使用要求。4.9.3验收方法采用抽样法：对同品批量为1件的物资，抽验100%；5-10件的物资，抽验50%；11-50件的物资，抽验20%以上；对批量50件以上的，抽验不低于15%，只有验收合格的物资方可办理入库手续。对新购机电Ⅰ级、Ⅱ级设备必须逐件验收。仓管员应对验收结果进行记录并详细填写《物品检验记录表》。4.9.4对验收不合格的物资，或之后在使用中发现的不合格物资由仓管员填写《退货记录表》，办理退货手续。4.10使用人领用物资，仓管员须进行登记，规范填写《物品领用登记表》。4.11文件和记录的归档保管所有供方评估选择及相关的合同等文件和质量记录，由相关部门文件管理员按《文件控制程序》和《质量记录控制程序》统一归档保管。4.12对于物资供方，应以经验收合格并完整办理入库和出库手续作为付款的依据，包括《物品检验记录表》、送货单等。4.13对于工程项目，应由项目所属部门填写《供方服务质量评价表》后经部门负责人、品质技术部工程负责人以及工程承包方共同验收合格并签字后，方可支付工程款。4.14对于服务供方，应由服务受益部门填写《供方服务质量评价表》后经部门负责人及品质技术部负责人确认签字后，方可支付费用。5.0质量记录5.1TLPM-QR722-01-015.2TLPM-QR740-5.3TLPM-QR740-5.4TLPM-QR740-01-5.5TLPM-QR740-5.6TLPM-QR740-5.7TLPM-QR740-5.8TLPM-QR740-01-07《物料申请•5.9TLPM-QR740-5.10TLPM-QR740-5.11TLPM-QR740-5.12TLPM-QR740-5.13TLPM-QR740-表格编号：TLPM-QR740-01-01版次/修改状态：D/0记录编号：供方实地考察评审表单位名称地址联系人电话传真服务范围：□服务项目供方评价项目评价结果1在工商部门注册，具备法人资格的经济实体；□是□否2从事过类似工作的优良业绩；□是□否3信誉良好；□是□否4有相应的工作条件和技术实力或专业资质证书；□是□否5价格合理；□是□否□物资采购供方评价项目评价结果1应具有合法经营场所；□是□否2信誉良好；□是□否3提供产品有合格证或试用合格；□是□否4价格合理；□是□否5有持续供货能力，供货周期满足公司需要；□是□否`评价结果□评为合格供方□评为不合格供方评价人评价部门负责人相关部门负责人意见行政人事部意见主管领导意见总经理意见表格编号：TLPM-QR740-01-02版次/修改状态：D/0记录编号：竞标单位评议情况汇总表竞标项目/工程评议书编号序号竞标单位评议结果竞标内容评议情况得分评议情况得分评议情况得分评议情况得分1商务标部分（共60分）2公司简介是否详实（5分）3资质证照是否齐全（5分）4公司主要技术力量简介（5分）5公司业绩概况（5分）6性价比参数（40分）7技术标部分（共10分）8与招标文件要求符合程度（2分）9对本项目的服务承诺（4分）10对本项目服务方案及标准（4分）11现场答辩部分（共30分）12回答问题是否顺畅（10分）13对本次招标熟悉情况（20分）合计得分小组评议结果到会人数：位，有效票：票，占%；弃权：票，占%。评标小组人员签名附：《供方考察评审表》、《供方评定表》评标地点评标时间：年月日表格编号：TLPM-QR740-01-03版次/修改状态：D/0记录编号：项目定标审批表项目内容：评审时间：评审地点：参加人员：评审过程：参与单位方案主要内容价格（元）备注考察及评审情况评审结果：1、评审过程符合公司采购控制程序。2、评审小组根据综合分析，决定由成为该项目的合作方。3、参加评审人员签名：签字物业公司意见物业集团意见董事长授权人意见董事长意见领导审批：表格编号：TLPM-QR740-01-04版次/修改状态：D/0记录编号：合格供方登记表更新日期：年月日序号供方企业名称企业性质经营业务范围企业资质固定营业地址联系人联系电话登记人/日期：归档/日期：表格编号：TLPM-QR740-01-06版次/修改状态：D/0分包方员工考勤表序号日期姓名上班下班上班下班上班下班上班下班上班下班上班下班上班下班上班下班1签名时间2签名时间3签名时间4签名时间5签名时间6签名时间7签名时间8签名时间9签名时间10签名时间备注部门负责人/日期：分包方确认/日期：考勤员/日期：归档/日期：管理处：分包方：表格编号：TLPM-QR740-01-05版次/修改状态：D/0服务供方名称评价日期供应物资范围或产品名称或服务范围、期限及项目：本年度供应服务评述相关部门意见行政人事部意见主管领导意见：副总经理意见：总经理意见：年度供方评价报告归档：日期：表格编号：TLPM-QR740-01-07版次/修改状态：D/0物料申请·采购·入库·领用表序

号申请部门填写行政人事部填写物品名称品牌规格型号单位数量使用说明需求时间单价金额供应商总计(人民币):申请人申请部门负责人技术部门行政人事部分管业务副总分管行政副总总经理物业集团董事长授权人董事长采购人入库人领用人注：1、各管理处/部门请于月底24日前将下月计划采购的物料填写本表（电子档）交行政人事部上报；

2、紧急临时采购经请示部门负责人后，先行购买，并在一个工作日内补办流程；

3、本表经总经理审批后，由行政人事部进行采购，并同时复印叁份，连同原件共四份，分别由采购人、入库人和领用人进行签名，各执一份，由采购人负责报帐和归档。申请部门：日期：编号：表格编号：TLPM-QR740-01-08版次/修改状态：D/0退货记录表供方名称编号退货日期序号物品名称规格型号单位数量订单号退货原因供方确认签名仓库确认签名表格编号：TLPM-QR740-01-08版次/修改状态：D/0记录编号：退货记录表供方名称编号退货日期序号物品名称规格型号单位数量订单号退货原因供方确认签名仓库确认签名表格编号：TLPM-QR740-01-09版次/修改状态：D/0序号物品名称规格型号单位数量单价金额领用人签名日期维修派工单号码已用数量退回数量物品回收情况经办人签名123456789101112物品领用登记表表格编号：TLPM-QR740-01-11版次/修改状态：物品检验记录表序号物品名称规格型号总数量检验方法检验结果供应商名称备注逐检抽检合格不合格抽样比例抽样数量审核：检验人：仓管员：采购员：物资管理员：归档人：日期：日期：日期：日期：日期：日期：表格编号：TLPM-QR740-01-10版次/修改状态：供方服务质量评价表业务类别：□长期业务□短期业务合同/协议名称合作方/分包商联系人/电话供方服务评价验收周