会计学课件-总账系统

总账系统第一节总账系统概述一、总账系统的任务总账系统的任务主要包括以下几个方面：

1、及时、准确地采集和输入各种会计凭证。

2、高效、正确地完成记账过程。

3、随时为企业管理提供信息。

4、建立总账系统与其他子系统的数据接口。二、总账系统与其他子系统的关系三、总账系统的特征

总账系统与其他子系统相比，具有以下几个重要特征：（一）规范性强，一致性好（二）综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用（三）控制要求严格，正确性要求高第二节总账系统的流程分析

一、手工总账系统的业务流程提问:手工账务处理是如何进行的?二、手工会计下总账系统处理流程的缺陷

通过以上分析可以看出，手工会计下的会计核算形式都是围绕如何减少工作量而产生的，因此也就决定了这些处理形式先天带有手工处理的局限性，主要缺陷有以下四点：

1、数据大量重复。

2、信息提供不及时。

3、准确性差。

4、工作强度大。三、总账系统的数据处理流程四、电算化方式和手工方式下总账系统处理流程的区别

1、数据处理的起点与终点不同。2、数据处理方式不同。3、数据存储方式不同。4、对账的方式不同。5、会计资料的查询统计方式不同。

第三节总账系统的功能模块

第四节总账系统日常业务处理—、凭证处理（一）凭证输入

凭证输入的正确性检查凭证号连续性检查。凭证号是记账凭证的标识，反映了经济业务发生的顺序，编号必须连续，不能有重号、漏号。凭证日期的检查。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭证日期必须为公历日期，凭证日期应随凭证号的递增而递增。科目代码合法性检查。金额检查。任何一张凭证都必须满足“有借必有贷”的原则。因此，对每一张凭证存入凭证文件之前，必须自动进行借贷平衡检查。（二）凭证审核审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。凭证审核的目的是防止错弊。审核人和制单人不能是同一个人,取消审核只能由审核人进行。凭证审核图：凭证审核的控制功能1、如果记账凭证已经过审核，要消除原审核签章，即将该凭证变为未经审核状态，必须由审核人自己进行。2、要修改已审核过的记账凭证时，必须先取消签章，然后才能修改。

3、审核人与制单人不能为同一操作员，否则系统应拒绝审核签章。（三）凭证记账记账即登记账簿,也称登账或过账,它是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法,是会计核算主要方法之一。记账应注意的问题1、记账前，应首先进行数据备份。2、上月没有结账，本月不能记账。3、未审核的凭证不能记账。4、借贷不平或内容不完整的凭证不能记账。5、经过记账的凭证，以后将不再允许修改，只能采取补充登记法或红字冲销法进行更正。二、账簿处理

账务处理的最终目标是产生各种账簿和报表。账簿处理模块的功能就是根据企业管理及会计制度要求对账务数据库文件进行排序、检索和汇总处理，最后输出所需的账表。输出的账表主要包括：日记账、明细账、总账、综合查询账表等。输出的方式主要包括：账表的打印输出、账表的屏幕显示输出、账表的磁盘文件输出。（一）日记账输出模块（二）明细账输出模块（三）总账输出模块三、银行对账模块电算化条件下，银行对账模块的基本思想如下：（一）银行未达账的获取（二）输入银行对账单（三）自动对账（四）手工核销未达账项（五）产生银行存款余额调节表

（一）期初银行未达账的获取

使用总账系统后，银行日记账已由计算机自动生成，只要将未达业务从其他业务中分离出来，放入银行未达账文件中即可。对于使用总账系统前的期初未达账项，应由操作员手工录入。

（二）输入银行对账单

用户把银行给企业的对账单输入计算机，存入对账单文件。目前大部分银行只能以书面的形式将对账单交企业。如果银行电子化程度高，就可以用软盘或通过计算机网络传送对账单，从而减少人工输入的工作量。（三）自动对账

由系统自动在对账单文件和银行未达账文件中寻找完全相同的经济业务予以核销。所谓完全相同的经济业务是指经济业务发生的时间、内容、摘要、结算票据号、收或支金额都相同的经济业务。由于同一笔业务在银行和企业日记账上分别由不同的人记载，经济业务发生的时间、摘要等不可能一模一样。实际上，除原始凭证票据号（如支票号）唯—外，对账单上的日期往往与企业记的银行存款账日期是不一致的。凭证号又往往没有，摘要更难以一致，其他与业务有关的类型可能只以一个符号代表，所以比较经济业务是否相同的标准只有票据号和收或支金额了。对于没有票据号的经济业务，只能看收或支金额和其业务类型（如委托收款、托收承付等）是否相同。（四）手工核销未达账项

有些账项通过计算机程序来完成银行自动对账是困难的，例如对同—笔收款业务，企业可能按商品类别在银行存款日记账上作了两笔以上的记录，而银行只作了—笔记录（即对账单上只有一个记录），要设计出计算机程序判断这类情况是相同的，并用银行的一记录来抵消企业的多个记录是很困难的。由于系统自动对账后，已经核销了一部分的相同业务，需要手工核销的业务已经剩下不多了，从成本效益的角度看，用手工的方式来核销这些剩下的未达账项还是比较合理的。（五）产生银行存款余额调节表

在退出银行对账模块前，系统应自动根据本次的对账结果产生银行存款余额调节表，生成银行存款余额调节表的处理过程为：1、从科目余额发生额库中取得企业银行存款账面余额，从银行对账单上取得对账单余额。2、将银行未达账库中的未达账项取出作为企业已收银行未收或企业已付银行未付的项目。3、将对账单中的未达账项取出作为银行已收企业未收或银行已付企业未付的项目。4、检验。5、若平衡，编制出银行存款余额调节表。银行对账图：第五节期末处理一、自动转账二、期末结账一、自动转账

（一）自动转账处理步骤1、定义自动转账分录。2、自动生成转账凭证

定义完转账凭证后，只需执行生成转账凭证功能即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到记账凭证文件中去。操作步骤一般如下：（1）选择自动转账凭证生成模块。（2）选择要执行的自动转账凭证。（3）选择完毕后，屏幕将显示要生成的转账凭证。（4）若凭证类别、制单日期和附单据数等与实际情况略有出入，可直接在当前凭证上进行修改。（5）确认系统显示的凭证是希望生成的转账凭证时，选择确认，将当前凭证追加到记账凭证库文件中。（二）自动转账处理应注意事项1、自动转账应在结账前进行。2、转账科目只能录入明细级科目。3、自动转账凭证必须经过审核后，才能记账。4、将所有涉及到该转账的未记账凭证记账，否则，生成的转账凭证数据可能有误。5、对多张已定义好的转账分录在生成转账凭证时，应注意生成的次序。6、注意自动转账凭证的发生频度，以免重复转账造成错误。二、期末结账（一）结账主要完成的工作

1、停止本月各账户的记账工作；

2、计算本月各账户发生额合计；

3、计算本月各账户期末余额并将余额结转下月月初。（二）结账的主要过程1、备份结账前的数据。2、检查该月的所有凭证是否均已记账，结账日期是否正确，其他相关子系统的数据是否传递完毕等。3、如果是年终结账，系统会产生下年度的空白账户文件，并结转年度余额。4、当成功地结账后，系统做结账标志。结账图：（三）系统结账的控制措施1、上月未结账，则本月不能结账。2、上月未结账，则本月不能记账，但一般允许填制、审核凭证。3、本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。4