工作分析与岗位说明书撰写

2023年9月11日工作分析与岗位说明书撰写1目录

1、工作分析基础

2、如何撰写岗位说明书

3、撰写岗位说明书的注意事项什么是工作分析工作分析是指对各种工作的性质,责任,相互关系以及任职人员的知识,经验,技能等进行调查和分析,并以科学系统的描述做出规范化记录的过程.

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工作分析所要回答的是两大问题：第一，“某一岗位上的人应该做什么？”第二，“什么样的人来做最适合？”什么是工作分析性质责任相互关系知识技能经验工作分析工作说明任职条件工作分析的意义作工分析岗位说明书岗位再设计招聘人员配置培训绩效标准薪酬管理高绩效团队基础结果应用上级的理解或组织期望任职者的理解沟通上级的理解或组织期望任职者的理解承诺工作分析的意义:工作分析的过程也能推动公司上下级之间加强对岗位内涵的理解

系统的工作分析还是一次很好的上下级沟通的机会。通过进行工作分析中任职者和其直接上级的有效沟通，将有助于建立管理者和任职者对岗位的共同理解。缺乏规范而完善的书面岗位说明，人们对岗位的职责和要求不清楚；虽然有书面的岗位说明，但与实际工作的情况不符，很难遵照它去实施；经常发生推诿扯皮、职责不清或决策困难的现象（如前面的例子）；刚刚进行了组织机构和工作流程的变革或调整；当需要招聘某个岗位上的新员工时，发现很难确定用人的标准；当需要对员工的绩效进行考核时，发现没有根据岗位确定考核的标准；当需要建立新的薪酬体系时，无法将各个岗位的价值进行评价。何时需要实施工作分析工作分析信息收集常用方法工作分析信息收集方法的选择依据1、根据被分析岗位的性质的特点2、根据工作分析的目的工作分析的信息收集方法参与法工作日写实法访谈法问卷法选择什么方法呢?测时法测时法能较多、较深刻地了解岗位的工时消耗情况不适用于管理类职位、研究工作、耗时长或技术复杂的工作、不确定性工作访谈法效率较高面谈对象可能持怀疑、保留态度；对提问要求高；易失真 问卷调查法费用低；速度快，调查面广；可在业余进行；易于量化；可对调查结果进行多方式、多用途的分析对问卷设计要求高；可能产生理解上的不一致参与法短期内可掌握的工作不适用于需进行大量训练或危险的工作工作日写实法可揭示工作的动态性，生动具体费时；难以形成对一般性工作行为的总的概念工作分析常用方法对比目录9

1、工作分析基础

2、如何撰写岗位说明书

3、撰写岗位说明书的注意事项岗位说明书——工作分析的结果岗位说明书是对岗位的基本信息、总体目标、职责范围、权限、工作联系及任职条件等岗位信息作出明确规定的人力资源管理文件。它是所有人力资源管理工作的基础。概念:10岗位说明书是什么？是不是岗位基本情况说明岗位的全部工作成果岗位作业指导书解决岗位任职条件的文件权限分配表岗位工作指南岗位工作流程岗位价值评估的依据决定薪酬高低的唯一11岗位说明书编写前需要的准备工作1一————清晰的组织结构董事会总裁办财务管理中心人力行政中心总部职能总裁预算委员会审计委员会光电事业部业务板块打火机事业部番禺五金厂江西装配厂广西装配厂封开装配厂开发部技改部出口部计划及物流部品管部机电部国内部礼品部事业部生产副总经理外务副总裁财务副总裁番禺气阀厂番禺清洗厂注塑部（番禺封开江西广西）岗位说明书编写前需要的准备工作2——清晰的部门二级结构图和岗位名称人力行政中心总监行政主管司机保安花工清洁工档案文员车队长前台文员保安队长薪酬绩效专员人事专员招聘培训专员清洁工食堂帮工食堂大厨外派人事行政主管水电工岗位说明书的基本内容岗位基本信息岗位总体目标岗位职责任职条件岗位说明书模板百得国际企业集团岗位说明书岗位名称

所属部门

岗位层级

直接上级

职族类别

岗位编号

岗位总体目标

工作模块岗位职责

任职条件基本要求

经验

知识基本知识

专业知识

技能基本技能

专业技能

潜在能力

岗位说明书包含的内容——工作标识提供了岗位基本信息，包括岗位名称、所在部门、岗位定员、直接上级、直接下级、所辖人数等，主要反映该岗位的岗位性质、考核关系、在组织中的地位及未来可能发展的岗位方向。岗位名称所属部门直接上级职族类别任职者的岗位名称。（限定词+名词）填写具体部门名称填写行政隶属关系中直接上级主管的所在单位及岗位岗位层级岗位层级该岗位属和职族（暂不填写）16简单，准确地说明该岗位存在的意义及它对整个组织成功的独特贡献，可通过思考以下问题来概括：（1）为什么要设立本岗位（该岗位实现了组织的哪些目的）？（2）如果不设本岗位公司将无法实现哪些工作目标（如果没有这一岗位的存在，则不能实现哪些组织功能）？岗位说明书包含的内容——岗位总体目标形式：总是始于一个主动词继续说出这一动词起着什么样的作用，要达到什么目的根据（……），做（……）工作，达到或确保（……）结果。或为了……,在……指导下，做（……）工作，达到或确保（……）结果。示例岗位说明书包含的内容——岗位总体目标根据（……），做（……）工作，达到或确保（……）结果。或为了……,在……指导下，做（……）工作，达到或确保（……）结果。在公司经营管理委员会的指导下，研究拟定公司人力资源战略规划，建立和完善各项人力资源管理制度和工作流程，并通过与各部门经理的协调与配合有效开展人力资源工作，为公司实现经营目标提供可靠的人力资源保证。某公司人力资源部部长根据企业发展战略对企业核心能力建设的要求和员工职业发展的需要，建立企业培训体系和员工职业发展体系，实现企业发展与员工职业发展的统一。某公司培训与发展经理18某公司事业部营销副总根据公司市场及利润策略，计划、指导及控制本事业部各销售部门，确保实现全球范围内本事业部所有产品的销售目标。某公司总经理根據公司戰略發展規劃和年度經營計畫，通過領導、計畫、控制全面的公司經營活動，不斷提升公司的經濟效益、品牌價值、經營理念，確保公司經營計畫的實現和可持續發展。

某公司管理副总根據公司發展戰略，通過對公司管理體系、服務體系和企業文化體系的建設，確保員工價值得到充分的體現和公司的效益最大化。

某公司薪酬福利主任依據公司薪酬福利政策，通過建立和完善薪酬管理系統以及組織日常薪資運作，確保公司內部薪酬福利的合理分配以及對外保持良好的市場競爭力。

某公司生产经理根据收受订单状况,通过合理组织相关资源,按计划低成本、高质量地生产优质产品。

岗位说明书包含的内容——岗位总体目标示例以下岗位总体目标描述正确吗？总经理：带领全体员工实现董事会批准的战略目标和年度经营目标，保持企业的可持续发展。为员工创造生活、为客户创造价值、为股东创造财富。答案：根据公司战略发展规划和年度经营计划，通过领导、计划、控制全面的公司经营活动，确保公司经营计划的完成。销售部经理：根据公司总体市场及销售策略，全面负责销售部门的队伍建设、销售任务、渠道建设、风险控制工作，同时负责核心渠道销售规律的归纳与总结。

答案：根据公司总体市场及销售策略，全面负责销售部门的队伍建设、销售任务、渠道建设、风险控制工作，同时负责核心渠道销售规律的归纳与总结，保证销售部全年各项销售指标的顺利完成。生产计划员：依据公司经营计划，编制生产配套计划，下达并根据实际情况及时、准确的协调指导计划的进行及修正，以保证生产的正常有序，从而保证整个公司目标的实现。答案：依据公司工程机械月度生产计划，编制工程机械生产部月度生产配套计划，并根据实际生产情况及时、准确的对计划进行修正，以保证生产的正常有序。岗位说明书包含的内容——岗位总体目标是岗位总体目标的逐一分解落实描述了工作的成果而非过程每项职责描述了单独的、不同的结果如果岗位没有改变，职责不会改变岗位说明书包含的内容——工作职责（1）特征:21岗位总体目标、工作模块及岗位职责之间的关系

岗位总体目标工作模块岗位职责根据公司人力资源规划和政策，通过人力资源状况的调查、分析、员工招聘和培训，实现公司人力资源的合理配置和增值，保障用人部门人员结构、数量、质量的合理制度流程识别本部门所归口必须建立的人力资源管理制度和流程目录；起草、建立本部门归口的管理制度和流程；推（执）行本部门归口的管理制度和流程；

定期对本部门归口管理制度和流程的有效性和实用性进行评审，并提出改善意见；组织结构根据公司战略和年度经营计划提出组织结构调整方案，并报人力行政总监审核；根据组织结构的批准方案对部门职责进行重新界定；负责对组织结构、部门职责运行情况进行评估和改进；工作分析通过工作分析，协助各部门进行岗位调整、岗位设置及岗位定编；通过岗位评估，调整和确定岗位的层级关系；协助各部门进行岗位说明书的编制和动态维护；薪酬绩效对各部门绩效考核效果进行跟踪分析，并定期编制绩效考核分析报告；负责确定新入职和岗位异动员工的薪资层级；负责组织新入职员工试用期满的转正考核；组织对普通员工定期进行人事考核和结果反馈；协助人力行政总监对部门经理级以上人员定期进行人事考核和结果反馈；编制年度人事考核和绩效考核报告，并提出人员异动方案；其他协助人力行政总监编制人力资源规划；负责招聘、筛选、选拔、留用各岗位人员人员，保障用人部门需求，重点负责中层主管、部门经理引进；协助人力行政总监对各部门提出的绩效考核与薪酬申诉进行处理；人力行政总监不在岗时，代理总监行使授权范围内的各项职权；按年、月编制本岗位工作计划与总结；及时了解和掌握员工思想动态，并提出相应对策；完成总监交办的各项临时性工作；（人力资源主管岗位）岗位说明书包含的内容——工作职责（2）工作职责的构成：23A 行为动词＋目的，（最终结果）B（频度副词）对………进行＋行为动词C负责…….的＋行为动词如：负责事业部内部跨部门人员的调动审核，或审核事业部内部跨部门人员的岗位调动如：对公司生产管理中心的管理状况进行分析，不断向总经理提出改善建议。

战略运营总监组织、指导集团公司年度营运计划的编制，审核所属公司的年度经营计划，以确保集团公司发展战略的落实。示例行为动词:组织、指导、审核目的（工作本身）:集团公司年度营运计划的编制，所属公司的年度经营计划最终结果:确保集团公司发展战略的落实岗位说明书包含的内容——工作职责24某公司人力资源部培训专员组织实施新员工入职和员工晋升前的培训工作，确保员工尽快进入最佳工作状态。示例行为动词:组织实施目的（工作本身）:新员工入职和员工晋升前的培训工作最终结果:确保员工尽快进入最佳工作状态岗位说明书包含的内容——工作职责25岗位说明书包含的内容——工作职责1）明确列举出欲描述岗位所必须执行的任务；2）分析任务并将相关任务归类成数项不同的工作；3）逐条指出每项工作的执行内容；4）各项工作职责按照该岗位的主要业务流程顺序进行；如工作之间缺乏必要的流程关系，则按工作职责重要性进行排序；5）结合岗位总体目标检查各项岗位职责，确保清楚、准确地归纳反映了该岗位的工作产出26（3）撰写工作职责的技巧27岗位总体目标、工作模块及岗位职责之间的关系

岗位总体目标工作模块岗位职责根据公司人力资源规划和政策，通过人力资源状况的调查、分析、员工招聘和培训，实现公司人力资源的合理配置和增值，保障用人部门人员结构、数量、质量的合理制度流程识别本部门所归口必须建立的人力资源管理制度和流程目录；起草、建立本部门归口的管理制度和流程；推（执）行本部门归口的管理制度和流程；

定期对本部门归口管理制度和流程的有效性和实用性进行评审，并提出改善意见；组织结构根据公司战略和年度经营计划提出组织结构调整方案，并报人力行政总监审核；根据组织结构的批准方案对部门职责进行重新界定；负责对组织结构、部门职责运行情况进行评估和改进；工作分析通过工作分析，协助各部门进行岗位调整、岗位设置及岗位定编；通过岗位评估，调整和确定岗位的层级关系；协助各部门进行岗位说明书的编制和动态维护；薪酬绩效对各部门绩效考核效果进行跟踪分析，并定期编制绩效考核分析报告；负责确定新入职和岗位异动员工的薪资层级；负责组织新入职员工试用期满的转正考核；组织对普通员工定期进行人事考核和结果反馈；协助人力行政总监对部门经理级以上人员定期进行人事考核和结果反馈；编制年度人事考核和绩效考核报告，并提出人员异动方案；其他协助人力行政总监编制人力资源规划；负责招聘、筛选、选拔、留用各岗位人员人员，保障用人部门需求，重点负责中层主管、部门经理引进；协助人力行政总监对各部门提出的绩效考核与薪酬申诉进行处理；人力行政总监不在岗时，代理总监行使授权范围内的各项职权；按年、月编制本岗位工作计划与总结；及时了解和掌握员工思想动态，并提出相应对策；完成总监交办的各项临时性工作；（人力资源主管岗位）281）对于同一部门但不同层级的职员，要区分其工作职责的范围和程度。如：部门经理对部门负全责；副经理(如有)负责组织制定、实施部门经理的分管业务；专业人员/员工的职责主要在具体执行层面上。2）注意用词的准确性。如：“负责”表明员工对所述工作职责有最终决定权，此时才可以考虑使用“负责”。部门经理/副经理应多用“领导”、“指导”、“监督”、“组织”等动词；专业人员/员工应多用针对可以完成具体工作的动词，如“开展”、“执行”、“收集”、“填写”、“保管”、“保存”、“办理”等。3）注意避免病句。4）岗位职责的描述坚决避免使用形容词、副词，比如：积极地、努力地、做好、尽快、不断、有效等。岗位说明书包含的内容——工作职责（4）注意事项针对制度、方案、计划等文件：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见针对信息、资料：调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估描述职责的动词分类A(根据宾语不同）岗位说明书包含的内容——工作职责在填写工作职责的时候，应尽量以动词作为一句话的开端，同时尽量避免使用“做好”、“搞好”等词。可以参考下列动词：（5）规范化用词参考：29思考行为：研究、分析、评估、建议、倡议、参与、推荐、计划直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作描述职责的动词分类B岗位说明书包含的内容——工作职责30

维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接待、安排、监控、汇报、计划、经营、确认、概念化、合作、协作、主持、获得、核对、检查、联络、设计、带领、指导、评价、评估、测试、建造、修改、执笔、起草、拟定、收集、引导、传递、翻译、组织、控制、操作、保证、预防、解决、推荐、介绍、支付、计算、修订、承担、支持、谈判、商议、面谈、拒绝、否决、监视、预测、比较、删除、运用其它：岗位说明书包含的内容——工作职责描述职责的动词分类C31所用动词的解释：规划——为实现组织长期发展目标和长期利益，对组织的发展方向、资源配置、实现目标的途径和手段所做的安排。计划——规定组织的目标，制定整体战略以实现这些目标，以及