百邦采购管理制度及工作流程2016

广州百邦生物科技有限公司采购管理制度及工作流程一、目的：为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。二、适用范围：适用于本公司采购管理。三、内容：1、总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。2、采购基本采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算采购流程图如下图所示：采购需求采购需求总经理运营总监财务运营总监审批总经理运营总监财务运营总监审批财务部确认付款条件及帐期采购计划审批寻找供应商产品采购部 总监寻价、比价、议价采购洽谈总经理审批验收不合格入仓退货计划对账合同的签订交货验收验收合格下单总经理审批验收不合格入仓退货计划对账合同的签订交货验收验收合格下单建立供应商资料财务结算 财务结算1）采购计划：采购员应根据请购单和公司规划制订采购计划； 2）供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分；3）询价、比价、议价；4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况；5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误，以采购员的确定和合同为验收数据；6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货；7）财务结算：货物入库后，财务结算。3、申请商品采购流程图采购订购采购部审批（有合同）采购订购采购部审批（有合同）采购部审批（无合同）总经理/运营总监审批公司部门提出需求1）由公司或部门及个人请购提出采购需求；2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、运营总监审批；3）审批通过后，由财务审核，采购主管下单。4、申请付款流程图根据供应商帐期限根据供应商帐期限采购总经理/运营总监审批采购部审批采购人对账采购总经理/运营总监审批采购部审批采购人对账财务部财务部审核付款1）采购商品入仓后，做应付款计划；2）计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；3）采购部审核到期应付款；4）总经理批准付款。5、商品到货验收流程进仓成本会计审核入库单仓管打入库单仓管验货进仓成本会计审核入库单仓管打入库单仓管验货1）仓库根据供应商送货单验收产品；2）验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复。6、市场营销及促销流程代理客户或终端客户订单落实配送营销及促销计划代理客户或终端客户订单落实配送营销及促销计划1）每周/月/季度/年度例会上确定市场营销及促销计划；2）确定产品及物料信息，包括价格、货源、促销执行时间；3）报总经理申请促销采购资金；4）落实采购订单和市场营销及促销执行方式；5）反馈市场营销及促销结果并有报告通报上级。7、退货流程退单同意退单同意不同意供应商退货申请单仓库采购部审核不同意供应商退货申请单仓库采购部审核代理客户及终端客户代理客户及终端客户报损1）公司及部门和代理客户及终端客户填写退货申请单，写明原因；2）采购部根据公司部门及客户合同合作情况，审核退货申请审核通过可退回仓库，仓库每周应以供应商为单位做退货单；3）不能退回的，做报损处理，报损要核算报损成本及比例。四、采购管理制度：1)建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表；2)建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉；3)每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划；4)签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人；5)所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决；6)验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。五、采购部职责A．采购部工作职责1.制定并完善采购制度和采购流程：1）根据公司的长期计划，拟定部门的工作方针和目标；2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行；2.制定并实施采购计划：1）根据公司拓展规模及年度经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划；3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划；4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况；5）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量。3.采购成本预算和控制：1）编制月度/周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本；2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；3）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项；.4.选择并管理供应商：1）根据公司的采购需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟；2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统；3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查；4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性。B．采购部主管职责1、直配供应商引进及维护2、采购部日常管理，主要包括：1）部门工作安排（日、周、月）；2）供应商谈判；3）相关流程制定和调整；4）突发事件的处理。3、订单的审核，参考安全库存1）应付款的管控；2）库存金额的管控以及消耗；3）审核并调整周/月采购需求和计划；4）与其他部门的协调；5）库配需求的统计和采购计划的制定；6）日常订单的制定和跟进；7）退货处理；8）库配供应商的谈判、引进和维护；9）库配商品市场营销及促销计划的制定和落实；10）批发毛利率与毛利额周、月报表；11）货品残损率周、月报表；12）不动销商品率月报表（以30天不动销品为制表标准）；13）库存商品缺货率汇总日反馈报表（公司标准比例不可超20%）。C．采购主管职责（分管系统和直配）1、系统信息