【某医院食堂采购成本管理存在的问题及改进建议8500字（论文）】

某医院食堂采购成本管理存在的问题及改进建议摘要 21引言 42国内外研究综述 42.1供应商管理相关研究综述 42.2采购成本控制相关的研究综述 53理论基础 63.1采购 63.2成本核算 63.3成本核算的管理与控制 63.4医院食堂的财务成本构成 64医院食堂财务管理及成本核算的现状 64.1医院食堂财务管理及成本核算的现状 64.1.1XX医院食堂的组织结构及人员设置 64.1.2食堂采购的基本流程 74.1.3食堂的采购的方式及质量控制现状 85XX医院食堂采购成本管理存在的问题 85.1采购组织结构及人员设置存在的问题 85.2采购流程存在的问题 95.3采购方式及质量控制存在的问题 95.3.1采购方式存在的问题 95.3.2质量控制存在的问题 106对XX医院采购成本管理的改进建议 106.1调整采购的组织结构 106.1.1高度的非正式沟通 106.1.2组织的分权化管理 106.1.3精兵简政 106.2采购流程的优化与改进 116.3采购方式的改进及采购质量的控制 126.3.1采购方式的改进 126.3.2采购质量的控制 127结论 13参考文献 141引言对于医院食堂的财务管理是整个医院财务管理的一项重要的工作之一，这项工作需要财务人员认真学习国家在财务管理上面的政策于制度，从而能够控制食堂的各项成本，并且要对整个食堂的运营情况有一个正确且全面的了解，这对于提高食堂的收益是很有价值的。怎样对医院食堂的成本进行管控，使得医院在食堂财务这方面的管理水平得到一个较大的提高，从而提升医院食堂的运营收益，这就是本论文主要研究的问题。一个完整的财务管理过程包含着财务的预测、控制、决策、分析、检察、诊断、监督等很多的步骤，这些对于医院食堂的经营管理都是关键性节点，想要更好的达成医院给食堂的定下的营收目标，食堂的运营人员应当认真的学习和贯彻这些财务控制手段。医院食堂的经营成果，对食堂的服务水平进行变革是一个众所周知的困难点，尤其是涉及到食堂的食品安全、价格等问题的时候，解决这个问题是推动医院食堂营业服务和市场的多数餐饮业务相匹配的关键，其发展情况对后勤问题的改善具有很大的影响。医院的餐饮业需要超越过去的陈旧管理模式，积极引进学习新的更加科学高效的管理规范从而提升收益，对于消费者以人群为一个比较特别的消费群体，他们之间有着一些相同的部分：其一他们因为没有自己的收入渠道，所以对餐饮的价格变动很关注；其二他们对于当今的网络生态更加的了解，对于自身的利益比较看重，当出现不好的服务时，会运用网络的力量传播的更广，造成大的负面影响。由于市场消费群体与医院餐饮业的消费人群存在很大的差别，所以不能将两者规划为同一种类型，进行分析。所以，医院要根据他们服务对象的特点这种情况，进行研究，制定一套合理的管理办法。根据收集到的数据可以知道，大多数行业的采购开销占了销售额的5到7成，具体到餐饮行业来说，采购成本一般会超过6成，因此降低采购的花销可以显著的提高利润。为了有效的管控医院食堂在运营过程中的采购等必要开销的成本，需要通过管理物流费用的支出，分析出合理有效的物流方式，减少物流在运行的过程中造成的多方面资源的浪费，以此来让医院食堂在采购物流上的成本有效的减少，进而增加医院食堂的经济收益。2国内外研究综述由于世界经济发展越来越统一化，企业想要提高经济利润，在市场行业竞争中占有一定的地位，需要对公司采购部门的管理方式进行完善，对于管理方式的改善情况能否为企业的发展带来有利的影响，全世界的专家学者对于管理方面有着极多的深入研究，取得了很多有效的成果，对于餐饮采购之中的各个程序进行了分析，研究了管理方式的合理性以及管理中存在的漏洞。2.1供应商管理相关研究综述在20世纪60年代，国外的相关专家学者对供应商的选择情况在企业中的影响进行了分析。他通过收集相关资料，分析出在选择供应商的评断标准中，最重要的就是供应商的供货质量要在物美价廉的基础上达到标准水平，同时还要在规定时间内保证送货速度。只要这3种基本条件得到实施吗，那么就会促进企业经济利润的增长。部分学者认为对公司利润影响的根本原因是原材料的质量好坏决定的，其他方面对利润的影响基本不大。AsinusandGriffin研究显示，大多数企业在生产费用支出中，大部分是对供货方的成本支出进行控制。克里斯多夫的研究数据表明，对供应商的各方面情况进行有效的管理，能够很大程度的减少企业的支出成本。中国是在20世纪90年代末期，才开始对供应商管理方面进行了一系列的研究。国内的专家学者通过研究汽车公司的各个零器件的供货质量以及供货方各方面的情况，达成共识：价格因素不能单方面决定供应商的选择，认为企业在进货过程中，应该对送货方的质量，送货时间是否准时以及送货价格是否合理等方面进行严格的把控。后来，侯学者依据博弈论重新设计了激励采购供应商的新机制。大陆的专家学者对于医院食堂的改革情况进行了分析，认为首先应该对供货来源中的各种问题进行处理，然后根据实际发展情况，制定出新的管理方式，提高餐饮业的运行情况，使其利润得到增长；秦义以常州某高院，作为研究对象深入研究了餐饮行业的供货商管理手段：张晓丹女士也对供货商管理手段给出了自己的意见。2.2采购成本控制相关的研究综述全世界的学者都对采购的成本控制与管理问题有过很多的研究。受限于时代，这种研究1900年之前比较少，直到20世纪20年代，国外的专家学者发布了相关文献，第一次出现了采购成本的概念，只不过不够完善，只涉及到了采购的价格；在1979年，国外学者Claessens分析了采购相关运行方式，编制了相关书籍，到这时候他提出的关于总成本的概念才和现在的概念差不多；1993年学界正式出现了所有权总成本的概念。国内学者郭思英分析材料成本的高低直接影响产品的价格，把好材料价格关，把采购的成本控制在一个较低的程度；其他的一些学者也提出了例如把采购的方向转向需求产业链，来以此减小公司的采购成本；或者是认为在未来采购不再是以价格为唯一标准，而是会转变成战略采购模式，进而加强采购的成果。而一些学者则研究了如何来平衡采购成本，他们采用多种分析方式对供应商的选择标准，制定了详细的标准，并根据制定的标准对公司的采购数量进行预测，为此控制企业的采购成本。对于医院食堂如何控制成本支出，梁可志论述了高院餐饮采购管理的重要性，提出了采购成本控制的6种方法；来汉樵以浙江省水利水电专科医院为例，对高院餐饮采购成本进行了全面分析，并提出了采购成本控制的具体措施。3理论基础3.1采购企业为了获得生产过程中需要的相关材料，支付相关的费用，从而利用获得材料进行生产，就是属于采购。企业在生产过程中所需要的材料，一般都是需要通过到市场进行采购的方式来获得的。这种活动的进行，需要付出一定的资金，进而加快了企业资金的流动情况。企业在运行过程中，对于材料的采购程序比较繁琐，只要详细的了解相关流程，才能合理的减少企业成本的支出，使企业利用最优惠的价格，获得符合标准的材料，这对企业的经济利润的增长会带来很大的影响。3.2成本核算医院在采购食品时，其设计各项费用，例交通费、运输费等等都会算作成本支出，其中成本支出还分为括内部和外部两种情况。企业的资金支出、运行费用支出、检验产品质量费用支出等都属于内部支出；采购材料支出的费用、对材料进行运送支出的费用等属于外部支出。一般从简单方面来定义采购成本，就是企业在购买原材料所支出的费用。如果从深度方面进行概括的话，就是企业才购买材料的过程中，每一个环节都需要花费一些钱，将每个环节支出费用进行计算总和，就属于采购成本。3.3成本核算的管理与控制企业在进行材料购买之前，对购买材料需要支出的费用，提前进行规划和调整，就属于成本控制，这种控制行为在运行时，需要遵守公司的相关规定制度，在有限的范围内进行控制，才能真正达到控制结果的实现。3.4医院食堂的财务成本构成食堂在正常运行过程中，所需要支出的费用就是医院食堂成本。根据支出情况，可以细分为3类。一是直接成本，医院食堂在运行过程中，需要购买基本生活使用的相关材料，进而支出的费用，就属于直接产生的费用。二是直接人工，医院食堂在运行过程中，不管是购买相关材料，还是进行后续流程的操作，都需要人工进行完成的，所以人工付出了劳动，医院需要对其付出的劳动情况，支付相应的费用。比如薪酬等。三是管理支出，这部分主要是医院食堂在对食堂运营生产过程中所产生的，因为是管理成本，主要是付给管理人员的薪资。4医院食堂财务管理及成本核算的现状4.1医院食堂财务管理及成本核算的现状4.1.1XX医院食堂的组织结构及人员设置现如今，医院食堂主要是由总负责人来管理整体的物资采购，在总负责人下面有着图示上的四个部门。在这之中，食品采购计划的制定、分析收集到的数据和监督其他人的工作质量都是由计划部门的员工来做。原材料是由采购部工作人员来购买的，同时也管理者原材料供应商。仓储和加工也负责着各自的工作。总负责人总负责人加工部仓储部采购部计划部加工部仓储部采购部计划部保鲜部计划管理部保鲜部计划管理部其他原料部统计管理部其他原料部统计管理部质量管理部质量管理部组织结构图1目前采购部共有15名员工，具体人员结构如表2。年龄段20-30岁31-40岁41-50岁50以上人数0564学历初中高中中专大专人数5622表14.1.2食堂采购的基本流程该食堂当下的食品原料采购标准流程如下：(1)由院方提供人群饮食需求的具体情况，将饮食需求转呈给食堂负责人，在经过该负责人核对库存量，明确需要采购的食品种类及食品数量制成采购清单，最后将采购清单交由采购部。(2)在采购部接到采购清单后，将采购清单按食品种类分给具体的采购人员，采购人员根据采购清单与相应的食品供货商进行联系，经过详细的沟通交流确认订单，等待供货商发货。(3)负责仓库的人来发放原材料给医院食堂来制作销售。(4)在食堂把原材料制作并贩卖后，计划人员收集信息，根据各项辅料的稀缺程度，将采购信息反馈给采购部，采购部在与仓管人员进行详细的库存核对，根据库存量确定食品或辅料的采购量，由采购人员在次进行购买。长久以来，形成了下图所示的工作流程。剩余库存剩余库存仓储部采购部计划部仓储部采购部计划部剩余原辅料剩余原辅料原辅料原辅料供应商供应商各食堂各食堂采购流程图24.1.3食堂的采购的方式及质量控制现状1.应该寻找固定可靠的供应商来购买那些需求量大和质量更高的食物。2.而其他一般性的物品又采购人员直接去市场购买。5XX医院食堂采购成本管理存在的问题5.1采购组织结构及人员设置存在的问题根据第一个结构图可以发现以下的问题：1.医院食堂的四个重要部门都交由总负责人来领导，负责人管理如此多的工作，而又没有一个为其分担那些不那么重要的事务的部门，会导致行政效率低下，反而降低了整个的管理水平。2.在医院食堂如图所示的组织部门中缺少了一个专门负责监督管理的部门，从制定计划到采买原材料以及进库再制作成供应全体师生员工的食物的过程中，总负责人的是无法方方面面的管控的，食品安全重于泰山，所以很有必要设立一个监管部门。3.原材料的采购存在不合理的方案，且繁琐的流程会让效率低下，部分采购环节可以视作一个环节，致使采购成本加大，内耗增加，工作效率降低。从表1(采购物流中心人员表)可以看出以下问题:人员设置较多，不利于工作的开展，甚至严重影响工作效率。医院食堂共有员工100人，而采购管理部门设置为15人，从设置比例上来看严重失调；采购人员年龄结构分配工作存在不足。整个采购部门的平均年龄较大，在对未来的判断上会变得保守。采购管理部门的15人当中，三分之二都是四五十岁的人，剩下的三分之一也有三十多岁了，这些年龄较大的员工存在着这样那样的问题，很难把事情做的详细周密，思维也没有年轻人那么活跃，会显得比较迟钝。另外，采购管理队伍的整体人员职业素养相对低下，绝大多数人都是低学历水平，这种情况会影响推广一些更先进的管理技术。会让新的网络技术和管理技术的推广变的困难。在当代经济的发展下，文化已经远远取代了资本的地位，即便是医院负责后勤的员工应该有着充足的知识。5.2采购流程存在的问题根据图二则可以发现以下五个方面的问题1.整个系统中缺乏监管。缺乏系统的监管，食堂的管理人员往往也处于很被动的局面，他们了解采购工作在供食中的地位，但是没有一个行之有效的方法来监管采购的进行。对于采购工作的管理往往只是表面工作，对于采购工作的深层影响完全不加以考虑。2.整体的物流采购是不流畅的，有分割的。从事采购工作的人员没有与供应商连接起来，没有具体的流程来确保人员之间的信息交流，造成了流程的割裂，不顺畅，当采购员工在统计各类食品的稀缺度时，没有明确的标准，其在评判稀缺程度时，完全是依靠个人的主观想法，因此，常会造成供需比率失调。且采购人员在实际采购过程中，缺少对于原材料市场价格信息的了解渠道，导致用超过市场平均价格的钱来购买物品，使得公司的利益受到损失，这些都是由于对采购人员管理缺少整体的管控，没有一个整体的成本观念。3.流程中没有质检环节。如果没有质检人员对于原材料质量的把控，负责采购的人往往会在采购时选择那些价格低廉的商品作为目标，忽视了质量问题。有可能会出现食品安全问题，或者导致消费者口碑下降。4.这个流程不符合减少管理支出，增加工作效率的初心。当下，该医院食堂的采购成本体系还处于待完善的阶段，在食品采购--加工--出售的整个过程中，食堂的管理人员相对的更加关注利润的第一个来源，把更多的精力用在改进生产的手艺上面，比如食物的外观、营养含量等，在生产过程中控制材料的使用数量，减少不必要的浪费。第二个利润来源，即销售环节的利润，会想方设法的增加销售收入，为此举办各种活动，开发新的产品类型。然而，面对着公司的第三个利润源，即对于原材料购买环节的管理以减少成本这方面，因为医院师生饮食需求过大，且饮食需求存在较大的差异化，导致采购人员所采购的食品种类增多，而食堂并没有一套相对完善的管理体系。5.采购人员的工作效率低下。由于食品的采购量庞大，整个采购部门仅有15个采购人员，致使采购人员的工作量过大，虽然会有部分供货商送货上门，但是依然无法缓解采购人员的工作压力。繁重的工作压力致使采购人员的工作效率不断降低，这也是出现饮食供需比率不协调的影响因素之一。5.3采购方式及质量控制存在的问题5.3.1采购方式存在的问题目前对于食品的采购存在分类不清晰，采购没有太强的相关性。如果一次性的把供货商的货物放入仓库储存，不仅会面临食品保质的难题，更甚着出现食品安全隐患。而让采购人员独自去市面上购买原料，会降低原有的采购谈判优势。这种方式还可能会导致采购人员的腐败问题。5.3.2质量控制存在的问题食品适量安全与食品的具体收发日期必须严格的按照与供应商签订的合同来进行。交易过程的重点放在价格的谈判上。因此，采购人员常会与多个供货商进行大量反复的交流沟通，最终在众多的选择中，选取价格、质量都合理的供应商，订单才决定下来。在此过程中，院方必须要有明确的参照标准，规范采购人员的采购行为。假如现有的食品质量控制标准不合理，会导致采购工作出现各种问题影响质量和效率。6对XX医院采购成本管理的改进建议6.1调整采购的组织结构对于一个能高效运行的组织结构而言，其需要有两个重要的作用：其一使得组织中的大家分工明确，可以做到把庞大的项目分成几个易于控制的部分，之后分给相关的人员；然后就是有效的提高各部门工作人员的协调配合能力，需要应用正规的组织与团队信息共享网络来安排采购的大量人员的工作。一个优秀完善的组织架构会有下面几个优点：6.1.1高度的非正式沟通优秀的公司其自身的存在就代表了一个大型的、不拘一格的、非封闭式的沟通交流渠道，这样的企业对于员工的各种不那么正式的交流表现出善意。6.1.2组织的分权化管理为了能够切实提高工作效率，进而扩大收益，各经营良好的企业都会将各项工作细化，企业内部设立多个部门，使内部员工可以有条不絮的完成工作。6.1.3精兵简政根据我收集到的资料可以了解到很多优秀的公司并不会架设繁杂的矩阵结构，而是根据企业发展需求，增设相应的机构。这类机构的职能单一，往往可以在短时间内适应变化多端的市场环境。笔者结合xx医院食堂的发展现状，依照组织架构的两个基本职能，可以在下面4个方面对基础进行改进：1.建设一个负责物流环节的采购中心，让其中的负责人直接向总负责人报告，让总负责人统一的管理2.设立监管部门，对采购部门的各项工作进行严格的监管，规范采购人员的工作行为。3.要设置一个定时评价各种可选供货商的机构，让他们根据每个供货商的真实评级来选择合格的供货商。4.要简化裁撤制定计划的人员，对于每个人的工作流程也要优化，提高人员的积极性和效率。为此设计了以下更加合理组织结构图示。总负责人总负责人采购中心采购中心质检部加工部仓储部采购部计划部质检部加工部仓储部采购部计划部保鲜库市场采购供应商计划管理保鲜库市场采购供应商计划管理统计管理统计管理基地派送基地派送其他原料库其他原料库大宗购物大宗购物组织结构图56.2采购流程的优化与改进综合xx医院食堂采购工作中存在的问题，详细制定出完善合理的流程计划。从而降低该医院食堂的采购支出并且符合采购物品的指标。基于建立医院食堂采购流程如下图，制定计划的人员需要了解仓库的库存数量然后结合库存数量与客户的反馈制定方案给采购管理部门，由管理部门来给其他人员下任务，再让他们到市场上或者找供货商采购，在这期间，当采购人员选择供应商，且与其签订完采购合同以后，让食堂运营中负责质检的员工来把货物检查验收，之后再让负责入库的员工把原料收入仓库或者下发。库管要按时的向负责规划的员工报告剩余库存，然后结合库存数量与客户的反馈从而再整一个新的采购方案给物流人员，这样就是一个完整的过程。

采购中心采购中心采购部制定采购计划采购部制定采购计划采购市场采购市场供应商选择供应商选择客户意见反馈客户意见反馈制定订货策略制定订货策略仓储部入库制定进货策略仓储部入库制定进货策略实施进货实施进货质检部验收质检部验收采购流程图66.3采购方式的改进及采购质量的控制6.3.1采购方式的改进医院食堂在日常的采购环节需要采购的物品种类很多但又相对固定，对于这种情况，可以将计划采购的物品分为主食、副食、新鲜蔬菜、食用油和其他调味品这几个大的类别，更具体的又可以详细的划分。1.对于那些保质期比较长的原料例如主食、食用油等可以寻找全国各个地区的价格合理的供货商而不用局限于当地。2.如果是需要保鲜的那些原料比如副食则应当就近选择供应渠道。3.对于新鲜的蔬菜的采购则可以与当地的蔬菜生产中心建立长期的供货合约，或者自己建设一个生产基地，从而保障蔬菜水果的新鲜安全，种类丰富。除此之外还可以将运用ABC分类法把各级供应商按照重要程度进行分类，和A级供货商可以签订合约建立一个更加长久的合作，餐饮公司只管提出需求，让供应商来解决需求，结合仓库的库存，制定合理的采购清单。采购人员可以分批量的进行采购，以保证仓库的库存不会大量积压。6.3.2采购质量的控制通常的情况下，医院食堂往往会使用公开招标的方法来寻找供货商家。食堂采用公开的招投标可以让各家供应商之间更加激烈的竞争，运用这种方式的时候，食堂的采购工作人员需要对于全医院的师生在饮食方面的需求特别了解，这样才能从公开的招标环节采购到质量符合要求的原材料。食堂对于日常性消耗物品的采购主要是小单，向采购设备这种大单比较少的。所以对于大量的小单来说，应当使用询价的采购方式，至于大单则可以让多家供货商之间竞争，并且和供货商多次的谈判来确定需求，且要求供应商在三天内确定食品报价。采购人员根据医院内部的饮食需求与供应商进行慎重的谈判，在谈判结束后可参照开标的方式让供应商对最后报价进行公开报价。医院在采购材料制定的相关标准能够有效的保障食品质量的优劣。制定合理科学的评定标准是采购的前提。在采购商品的过程中可以使用最合理的价格购买最为优质的食品。对于整个行业的集体性采购的控制手段来说，从事采购的工作人员应当对整个市场的各种详细信息有着充分的了解，把项目的各种要求考虑其中，才可以较好的运用该审核方式。在很多的采购情形中，需要将采购物品的质量重点考虑，