07记录管理制度

版本号/修订状态：A/0～PAGE25～记录管理程序JZLY/QEOMS-ZD06-20121目的对与质量/环境/职业健康安全管理体系运行有关记录的填写、标识、收集、保护、检索、归档、贮存、保存期限和处置进行控制，以提供工程质量、过程符合要求及管理体系运行有效性的证据，同时为可追溯性和采取纠正、预防措施及持续改进管理体系提供信息。2范围适用于公司与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的所有记录的填写、标识、收集、保护、检索、归档、贮存、保存期限和处置的控制。3术语和定义采用公司《质量/环境/职业健康安全管理手册》中的术语和定义。4职责和权限4.1管理者代表a)负责组织编制和审批质量/环境/职业健康安全管理体系记录。b)负责有关记录格式更改的批准。4.2副总经理、总工程师负责审核与分管业务工作有关的记录格式的更改。4.3综合部a)负责记录在规定保存期内的收集、编目、保护、检索、储存和归档的控制。b)负责记录保存期满后的处置控制。4.4各部门、工程项目部负责本单位记录的填写、收集和归档管理；确保记录的真实、准确、清晰和完整。5控制要求5.1记录识别5.1.1记录包括工程施工和服务质量记录、管理体系运行记录、环境和职业健康安全运行控制、监测记录等，包括来自供方和相关方的记录。5.1.2记录形式包括纸张、电子文档、照片和实物等形式。5.2记录编号5.2.1管理体系记录编号按照下述方法执行。JZLY/JL-XXX-XX本条款记录序号管理手册条款号公司/记录代号5.2.2工程施工和工程质量验收记录采用相应法规或规范规定的标识或编号。5.3记录编制5.3.1工程项目部在工程开工前，依据公司质量/环境/职业健康安全管理体系记录清单，结合工程要求，由项目技术负责人组织编制项目“质量/环境/职业健康安全管理体系记录清单”。5.3.2各部门编制本部门的“质量/环境/职业健康安全管理体系记录清单”。5.3.3记录采用钢笔或签字笔并按规定表格填写，要求字迹清晰，内容完整、真实、正确、可追溯。5.3.4记录发生笔误或其他原因需进行更改时,在原有记录处划一横线，在旁处填写新的记录，并加盖更改人的印章或签字。5.3.5记录采用电子文档形式时，需要归档保存的记录均应有纸张记录。5.4记录标识5.4.1记录采用表格形式(如特殊情况不能采用表格，可采用其它形式)，其名称明确规定其用途。5.4.2记录编号方法进行，对同一记录采用再次编号的方法进行唯一性标识。5.5记录收集、保护、贮存和归档5.5.1各部门收集本部门管理体系活动中产生的记录，并对其进行编目、保护、贮存和归档。5.5.2工程项目部在施工和服务过程中形成的有关记录，在项目竣工验收后一个月内，与工程部办理交接手续，经公司总工程师审核批准后归档。5.5.35.5.4记录归档时5.6记录的检索5.6.1记录应易于检索。当有要求时，顾客在合同规定的期限内可以查阅相关记录，经总经理批准后执行。5.6.2内部审核或第二、三方审核时，记录保管人提供相关记录，作为管理体系及过程、工程项目和服务符合要求的证据。5.7记录的保存期限和处置综合部建立《质量/环境/职业健康安全管理体系记录清单》，包括各类记录格式，规定各类记录的主管部门和保存期限，经管理者代表批准后实施控