集团商务接待标准规范

集团商务接待标准规范商务接待工作应坚持对等接待、各负其责、相互配合的原则。上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。同时，应规范服务，提高办事效率，热情周到，视客情适度接待，提倡节约，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。公司各部门在接到重要来访预约后，可报行政中心备案，并协助拟定接待计划。需公司领导出面、行政中心协助的重要接待，应提前2天告知行政中心。行政中心或相关组织部门在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，应首先了解来宾基本情况，如来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等基本信息。拟定接待计划，和接待流程，确定接待标准（接待车辆、下榻酒店、接待陪同人员、餐饮及礼品等标准），通知参与接待的领导和协助部门做好接待准备工作。接待申请表应详细填写客人姓名、单位、职务、电话，接待事由，主客姓名，对接人联系方式，是否需要车辆安排，若需要，请具体说明车辆需求。七、接待级别及标准一、一级接待对于政府职能部门（含事业单位）副厅级（含）以上、银行分行副行长（含）以上、分行信贷处及营销处处长、总行行长（含）以上、重要合作单位副总经理（含）以上人员，属于一级接待。在接待一级接待人员时，集团主要领导或所属各公司董事长、总经理负责接待，需要提前等候于迎接地点，并确保所有接待人员着西服、皮鞋，佩戴工号牌。同时，两位司机、所有办公室员工、领导包括许董在内，应该统一着装。接待部门的接待人员应陪同，参加陪同人员应着指定服装。在接待过程中，接待部门的接待人员需要确保公司环境干净整洁、室温适度、灯光合适。根据需要准备领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果，香烟，调试好音响设备，投影，摄影摄像设备。如果在会议室开会，需要提前准备鲜花、零食、咖啡、宣传册、摄影、PPT。水果准备需要提前准备6种水果，分盘装；茶水需要统一茶具用茶；纸、笔需要统一使用会议专用记录本、笔；激光笔、录音笔、投影仪也需要准备好。如果在许董办公室开会，需要提前准备6种水果，分盘装；茶水需要统一茶具用茶；董事长办公室灯光全开或者调至适宜亮度。二、餐饮标准餐饮标准为每人300-500元。三、住宿标准住宿标准为五星级酒店（协议酒店以方便接待）。四、用车需求根据各公司实际情况及来宾人数安排车辆，原则上配备各公司接待车辆档次最高的车辆，车上配备企业宣传册、常备应急药盒、纸巾（独立包装湿纸巾、抽纸）、矿泉水、雨伞。五、礼品安排礼品安排需要经过部门领导审批、集团总裁审批、行政审批后才能进行。根据需要安排，由接待部门负责人确定；会议安排根据需要安排，由接待部门负责人确定；餐饮标准100-200元/人三星级酒店、快捷酒店（注意房间检查）住宿标准根据实际情况安排，原则上提供接待车辆，车上配备企业宣传册、常备应急药盒、纸巾（独立包装湿纸巾、抽纸）、矿泉水、雨伞；礼品安排根据情况购买当地特色礼品，原则上使用印有公司LOGO的礼品袋、信封或遮阳伞；旅游景点根据情况、来宾意愿和兴趣，结合当地旅游资源，提前制定旅游景点和参观路线。接待部门的工作人员负责保持公司环境整洁、室温适宜、灯光恰当。为会议做准备时，需要准备领导席签、欢迎牌、指示牌、公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果，并且要调试好音响设备、投影仪和摄影摄像设备。在会议室开会时，需要提前准备PPT，并统一使用会议专用记录本和笔。会议需要激光笔、录音笔和投影仪等设备。在许董办公室开会时，需要提前准备两种水果，并分盘装。茶水需要统一使用茶具。董事长办公室的灯光需要全开或调至适宜亮度。餐饮标准和住宿标准根据各公司实际情况和来宾人数来安排。原则上，需要配备接待车辆和企业宣传册、常备应急药盒、纸巾（独立包装湿纸巾、抽纸）、矿泉水和雨伞。礼品需要根据情况购买当地特色礼品，并使用印有公司LOGO的礼品袋、信封或遮阳伞。接待部门需要根据情况、来宾意愿和兴趣，结合当地旅游资源，提前制定旅游景点和参观路线。在接待礼仪方面，接待人员需要注意仪表、举止、言语和态度。迎接来宾时，要注意把握迎候时间，并且按照规定顺序进行介绍。在介绍各方人士时，通常应由尊而卑，按照职务的高低，依次引见介绍。（六）接受名片时，应以恭敬的态度双手接受，并默读一遍后郑重地收入口袋中。（七）在走廊上陪同客人时，通常应走在客人的右前方，并不时地向左回头，以配合客人的步伐。在转弯处，应伸出右手示意，并说“这边请”。（八）进入电梯时，应告诉客人要去几楼，并让客人先进先出。（九）在座谈时，客人落座后，应以双手奉茶，先给客人倒茶，再给主人倒茶。如果是和领导一起座谈，应先给领导倒茶，然后再给同事倒茶。（十）送客时，应根据客人的身份确定送别的规格。如果送到公司门口或车边，应招手示意客人远去后再离开。该商务接待规范自2018年7月26日起生效。附件为接待申请表，包括申请部门、申请人、接待级别