人事档案管理办法

人事档案管理办法目录TOC\o"1-3"\h\u1.总则 21.1目的 21.2适用范围 22.权责 22.1.人力资源中心 22.2档案管理员 32.3各管理中心 32.4员工 33.员工人事档案的分类 43.1第一类 43.2第二类 43.3第三类 43.4第四类 44.档案的整理 45.档案的收集、保管和销毁 56.档案的提供和利用 67.档案的移交/转递 77.1员工调动 77.2辞职、解除劳动合同或被开除、辞退 77.3转递档案应遵守下列规定 78.附则 79.附录 7附件1：《员工档案目录》 8附件2：《人事行政审批表》 9附件3：《人事档案查（借）阅登记表》 10附件4：《人事档案移交/转递通知单》 114.3档案材料目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写，具体要求如下：4.3.1题目与材料相符，太长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目；4.3.2档案材料页码按图书编页法进行编页，凡有文字页面均为一页，已印有页码的材料应如数填写。4.3.3档案编码规则：员工工号为其人事档案编号，第一类原始履历材料类别号为JC，第二类调动、考核、奖惩材料类别号为YD，第三类培训、培训考核、专业技能提升材料类别号为PX，第四类其他员工个人可供公司参考的相关材料类别号为QT。例：在档案第一类材料第一页右上角编写JC01，右下角编写档案页码001。5.档案的收集、保管和销毁5.1对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料等要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。5.2立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、准确、文字清楚、手续齐备。5.3严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重予以记过处分。5.4在职员工档案按所在部门进行归档存放，离职人员的人事档案资料保存期限为五年，需要销毁档案材料时，必须履行登记手续并经主管领导批准，方可粉碎销毁。6.档案的提供和利用人事档案资料（包括人事电子档资料）属保密性资料，非经主管领导审批同意，任何人不得查询；因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：6.1必须查阅档案时，只限于部门经理级（含）以上人员查阅本部门属下的相关资料，不得查阅其他部门的档案资料，查阅人事档案应填写审批表，按规定程序逐级审批，方可查阅。6.2人事档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经主管领导批准，并严格履行登记手续。6.3查阅档案，必须严格遵守保密制度，严禁在档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以记过处分。6.4查阅档案时，不得抄录或复印档案内容，如特殊情况，须经人力资源中心负责人允许后方可抄录或复印，抄录或复印的材料应在不超过五个工作日内送回档案室处理。6.5档案一般不得外借，在特殊情况下，经人力资源主管领导批准可以借出，但借出时要进行借阅登记，按期归还，如不按时归还，要及时催收，以免遗失。6.6人事档案应按部门分类编号管理并保持及时更新，由相关人员专职管理。7.档案的移交/转递7.1员工调动：调动工作交接并办理所有手续后，如无特殊情况，档案室应将其在本单位的人事档案全套复印移交调动单位，原件封存档案室。7.2辞职、解除劳动合同或被开除、辞退：离职人员的人事档案资料保存期限为五年，按规定需要销毁档案材料时，必须履行登记手续并经主管领导批准，方可粉碎销毁。7.3转递档案应遵守下列规定：7.3.1对移交的员工档案，必须填写人事档案转递通知单，并密封包装，员工对应档案材料，应齐全，不得扣留或分批移交。7.3.2接收单位收到档案经核对无误后，应在回执单上签名盖章，并将回执单立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防档案丢失。8.附则本办法由人力资源中心拟定，经中心副总审核、总裁批准后实施，并由人力资源中心负责解释，自发文之日起执行。9.附录附件1：《员工档案目录》新进人员姓名：部门：职位：入职日期：NO.文件名称原件/复印件页数状态备注1求职履历表口原件口复印件2面试提纲口原件口复印件3笔试题目口原件口复印件4个人简历口原件口复印件5身份证复印件口原件口复印件6户口本复印件口原件口复印件7毕业证复印件口原件口复印件8学位证复印件口原件口复印件9专业/职业证书口原件口复印件10入职体检报告口原件口复印件11离职证明或个人离职承诺书口原件口复印件12新员工入职培训确认书口原件口复印件13不购买社保申请书口原件口复印件14中国银行银行卡复印件口原件口复印件15蓝底一寸证件照及电子档案口原件口复印件16劳动合同口原件口复印件17保密协议口原件口复印件18竞业协议口原件口复印件19口原件口复印件20口原件口复印件附件2：《人事行政审批表》附件3：《人事档案查（借）阅登记表》序号查/借阅日期查/借阅资料内容查/借阅人归还日期备注注：如查/借阅资料需带离档案室时注明原件/复件件，便于后续档案资料归还及回收管理。附件4：《人事档案移交/转递通知单》单号：兹将员工等人的人事档案材料移交/转递，请按档案目录清点查收，并将回执及时退回。大中集团投资有限公司人力资源中心年月日姓名移交/转递原因档案材料数量（页码）备注回执于年月日收到移交/转递